Mithilfe von Smart Cleaning, dem Einsatz digitaler Technologien unter anderem auf Basis von KI, lassen sich Ressourcen intelligenter nutzen und damit Prozesse im Interesse der Auftraggeber effizienter und transparenter gestalten. Dies zahlt sich am Ende auch bei der Ökobilanz aus.
heitszeiten, Bestätigung der Serviceleistungen, Materialverbrauch, Vorfallmeldungen und Feedback der Kunden. - © Greenbird
Bereits in den 1990er-Jahren ist das magische Dreieck der nachhaltigen Entwicklung, das sogenannte Drei-Säulen-Modell, in die politische Diskussion eingegangen. In dem Sinnbild werden die sich gegenseitig bedingenden, gleichrangigen Faktoren Ökologie, Wirtschaft und Soziales vereint. Anhand dieser können Unternehmen, auch im Rahmen der Corporate-Social-Responsibility-Leitlinien für ihr eigenes nachhaltiges Handeln formulieren, um sich dann daran messen zu lassen. Im Folgenden geht es vor allem um die Frage, wie sich ökologische und ökonomische Aspekte der Nachhaltigkeit bestmöglich vereinbaren lassen, um den CO2-Fußabdruck eines Unternehmens deutlich zu reduzieren, zum Beispiel durch die Verwendung digitaler Technologien in Form von Gebäudereinigungssoftware.
Klar ist: Durch den Einsatz passender Tools allein wird ein Unternehmen nicht nachhaltiger. Echte Nachhaltigkeit bedeutet vielmehr, in allen Bereichen der Organisation verankert zu sein und sämtliche Prozesse von vornherein effizienter und umweltschonender zu planen und zu gestalten, um Umweltbelastungen zu minimieren und die Qualität der Gebäudereinigung weiter zu erhöhen. Zudem hilft Gebäudereinigungssoftware – durch selbsterklärende Darstellungen entsteht kaum Schulungsbedarf für die Reinigungskräfte –, die Arbeit des Personals zu erleichtern und Fehler zu vermeiden. Geeignete Software für die Gebäudereinigung bedeutet auch, Arbeitsaufwand, Zeit und Energie optimal zu nutzen, was Ressourcen spart und letzten Endes das Budget entlastet.
Für Reinigungsunternehmen sind vor allem die Transparenz und Dokumentierbarkeit der erbrachten Services wichtige Bestandteile eines jeden Nachhaltigkeitskonzepts. Denn so kann die Reduzierung des ökologischen Fußabdrucks als wirklicher Verkaufsvorteil bei bestehenden und neuen Kunden kommuniziert werden. Für alle, die nach Möglichkeiten suchen, das Nachhaltigkeitsprogramm voranzutreiben, aber auch die Reinigungskosten jederzeit im Blick zu behalten, bietet die digitale Transformation eine echte Chance.
Bedarfsorientierte Reinigung auf Basis von KI
Da viele Kundenunternehmen infolge der Corona-Pandemie wirtschaftlich unter Druck stehen, ist vor allem verstärktes Kostenmanagement gefragt, auch in Sachen Gebäudereinigung. Langfristige Serviceverträge halten häufig nicht mehr mit der aktuellen Bürobelegung Schritt. Da flexible Arbeitsmodelle, ob ausschließlich im Homeoffice oder hybrides Arbeiten, inzwischen die Regel sind, ist es nahezu unmöglich, die Reinigung korrekt zu planen. Vielmehr sind Daten und Kenntnisse darüber nötig, wie stark die Räume ausgelastet sind. Erste Konsequenzen: Aufgrund der verminderten Belegung passen viele Unternehmen bereits ihre Kostenstrukturen über die Reduzierung der zu reinigenden Flächen beziehungsweise die Konzentration auf die tatsächlich verschmutzten Flächen an.
In den Vordergrund rücken immer mehr eine optimierte bedarfsorientierte Planung, Ausführung und Kontrolle von Reinigungstouren, basierend auf Daten und künstlicher Intelligenz (KI), sowie das Bedürfnis der Nachhaltigkeit. Neue vernetzte und cloudbasierte Technologien wie Internet-of-Things-(IoT)- und Software-as a-Service-(SaaS)-Modelle bieten hier nicht nur die nötige Flexibilität, sondern sparen auch Kosten. "Aus den kombinierten Daten ergibt sich eine dynamische Revierplanung, die auf dem Gebäudeplan visualisiert und dem Reinigungspersonal auf einem mobilen Endgerät angezeigt wird. Dies bietet neue Möglichkeiten für mehr Kontrolle und Transparenz über die zu erbringende Leistung. So kann unmittelbar auf die Gebäudebelegung reagiert werden, was unnötige Wege einspart. Und so lässt sich zum Beispiel die Befüllung von Seifenspendern und Papierhandtüchern im richtigen Moment in den Ablauf integrieren", sagt Robin Montens, Managing Director bei Soobr in Hamburg, der deutschen Tochtergesellschaft der Schweizer Soobr AG.
Das im Jahr 2020 gegründete Schweizer Technologie-Start-up aus Bern betreut im Facility-Management-Bereich zahlreiche Projekte von Immobilieneigentümern und -mietern in acht Ländern, unter anderem in Deutschland, und steuert täglich mehrere Hundert Reinigungstouren. Das Unternehmen möchte die digitale Transformation in der Reinigungsbranche vorantreiben, indem es die menschliche mit der künstlichen Intelligenz verbindet.
Wie Belegungsstudien in Firmen, zum Beispiel in Büros, Sanitäranlagen, Kantinen und Empfangsbereichen, zeigen, sind häufig nur etwa 60 % der Flächen belegt, sodass, anstatt einer Intervallplanung, eine bedarfsorientierte Planung und Durchführung von Reinigungstouren auf Basis sensorbasierter Belegungsdaten großes Potenzial aufweisen. "Die Lösung einer Smart-Cleaning-Plattform besteht darin, automatisierte Reinigungstouren mithilfe von KI zu planen. Schwankungen des Reinigungsaufwands werden mit dynamischen Reinigungsfrequenzen berücksichtigt", sagt Robin Montens. Oder anders gesagt: Gereinigt wird nur dort, wo es wirklich erforderlich ist. Durch die bedarfsorientierte Reinigung ist eine Übererfüllung der Reinigungsleistung kein Thema mehr. Ein wesentlicher Beitrag zu mehr Nachhaltigkeit.
Dynamische Touren statt starrer Leistungsverzeichnisse
Im Hintergrund wertet die Plattform des Start-ups Belegungsdaten aus Smart Building Solutions – intelligenten Gebäudelösungen mittels Vernetzung und Automation – und von Bewegungssensoren aus. Das Ergebnis sind dynamische Touren, welche die Reinigungskräfte auf mobilen Endgeräten wie Tablets oder Smartphones abrufen können. Das Cockpit erlaubt dem Management umfassenden Zugriff auf die Kennzahlen der Leistungserbringung des Personals. Zudem ist eine detaillierte Stellvertretungsfunktion integriert, die bei Ausfall einer Reinigungskraft die Aufgaben an die anwesenden Mitarbeitenden verteilt. Papierbasierte Reinigungstouren und aufwendige Planung entfallen mit dieser Komplettlösung.
Neben einer leicht zu bedienenden Nutzeroberfläche bietet die App die Möglichkeit, Arbeitszeiten zu erfassen und Feedback zu geben. Hohe Transparenz und laufende Qualitätskontrolle sind jederzeit gewährleistet. Das Reinigungspersonal arbeitet effizienter, und die Kunden sparen Zeit und Geld. Eine bedarfsorientierte Reinigung statt starrer Leistungsverzeichnisse, welche die tatsächliche Flächennutzung in Zeiten flexibler Arbeitsmodelle berücksichtigt, wirkt sich zudem positiv auf die Umweltbilanz eines Unternehmens aus: Der Verbrauch von Wasser, Chemikalien und Mikroplastik geht zurück.
Nach einem ähnlichen Prinzip arbeitet das Unternehmen Greenbird aus Breitenfurt, Österreich, das 2016 an den Start gegangen ist und auch Kunden in Deutschland versorgt. Die Plattform Check-me-now, mit der viele infrastrukturelle Services digital gesteuert werden können, sorgt mit dem Einsatz von IoT dafür, dass der Reinigungsbedarf automatisch erkannt wird und sich in der Folge Leistungsprozesse digital auslösen lassen. Die Plattform stellt zudem sicher, dass keine doppelten Daten erfasst werden, mit einer Oberfläche für viele Anwendungen.
"Ist nur eine Basisreinigung in einem festgelegten Turnus vereinbart, sind aber doch höhere Verschmutzungen aufgetreten, können die Mitarbeitenden auf Kundenseite mehr und gezieltere Reinigungsvorgänge über das Portal oder direkt auf der Hardware bestellen – im Sinne von Pay per Service, was neu ist", erläutert Dr. Harald Peterka, CEO von Greenbird und fügt hinzu: "Sauberkeitsempfinden ist etwas Subjektives und hier lassen sich über die Basishygiene hinaus weitere Leistungen hinzubuchen".
Das Unternehmen hat ein neues digitales Servicemanagement auf den Markt gebracht, mit der Besonderheit, dass zum Beispiel Toiletten selbstständig nach dem Servicepersonal rufen. Check me now vereint alle Lösungen in einem einzigen Gerät. Die Servicekräfte werden nicht nur über die Personenanzahl, sondern auch über Feedbacks und Intervalle verständigt. Materialverbrauch und der Zustand der Hardware können ebenso erfasst werden. "Mit Check-me-now konzentrieren wir uns auf Prozessoptimierung aufseiten des Dienstleisters. Auch hier werden nachhaltig Ressourcen gespart, aber auf einer anderen Ebene. Mithilfe der Digitalisierung machen wir aus einem reagierenden Prozess einen agierenden. Reagieren ist meist mit höherem Aufwand verbunden als die geplante strukturierte Leistungserbringung", ergänzt Harald Peterka.
Der Faktor Mensch im Smart Cleaning
Mit Blick auf das eingangs bereits genannte Drei-Säulen-Modell der nachhaltigen Entwicklung sollten neben den ökologischen und ökonomischen Aspekten die sozialen Komponenten gleichermaßen im Auge behalten werden – sprich: der Faktor Mensch im Smart Cleaning und seine Arbeitszufriedenheit vor dem Hintergrund zunehmend standardisierter Prozesse. Aus wirtschaftlicher Sicht liegen für Auftraggeber von Reinigungsleistungen wie auch für Softwareanbieter die Vorteile von Smart-Cleaning-Lösungen mit automatischen Reinigungsplänen, die, je nach System, in Echtzeit aktualisiert werden, auf der Hand:
- Der Reinigungsaufwand kann durch die Verringerung der Reinigungsfrequenzen, das Vermeiden von Reinigungsaktivitäten auf ungenutzten Flächen und die Optimierung der Arbeitswege reduziert werden.
- Durch die Digitalisierung werden die Prozesse transparenter und steuerbarer.
- Die direkt für die Reinigungsplanung Verantwortlichen werden von der Disposition der Reinigungsarbeiten entlastet.
Wie eine empirische Untersuchung (Wallimann, St. 2021: Unterschiede der Arbeitsmotivation von Menschen in den Berufsfeldern tätigkeitsorientierte Reinigung und Smart Cleaning. Ergebnisse einer begleiteten Fragebogenstudie, unveröffentlichte Bachelorarbeit. Institut für Facility Management, ZHAW, Wädenswil) ergab, erleben Reinigungskräfte mit Smart-Cleaning-Lösungen weniger Sinnhaftigkeit als ihre Kollegen mit herkömmlichen statischen Reinigungsplänen und Leistungsverzeichnissen. Sie fühlen sich durch die Software fremdgesteuert, werden täglich wechselnd auf Abruf eingesetzt und können nicht spontan auf Verschmutzungen reagieren, was ihrem persönlichen Sauberkeitsempfinden und Berufsstolz zuwiderläuft. Zwar müssen sie weniger Zeit für die Kontrollreinigung aufwenden, dafür umso mehr Zeit für das Reinigen der einzelnen Räumlichkeiten, da diese insgesamt seltener gesäubert werden (mehr zur Studie lesen Sie im rationell-reinigen-Beitrag "Digitalisierung: Der Faktor Mensch im Smart Cleaning".
Motivation korreliert mit ganzheitlicher Arbeit
Fazit: Damit die Reinigungsbranche die Vorteile von Smart-Cleaning-Lösungen ausschöpfen kann, müssen Technik und Organisation mit den Bedürfnissen der Menschen, der Reinigungskräfte, in Einklang gebracht werden. Denn nur wenn deren Wunsch, für das möglichst ganzheitliche Arbeitsresultat statt nur für einzelne Aufgaben verantwortlich zu sein, für die Weiterentwicklung von smarten Lösungen berücksichtigt wird, geht das auf Dauer mit motiviertem Personal einher, lassen sich der Wert der Gebäude erhalten und letztlich der Erfolg der Reinigungsleistungen sicherstellen.
"Da im Zuge der Automatisierung immer mehr menschliche Arbeit durch autonome maschinelle Arbeit ersetzt wird, sollte weiterführend überlegt werden, wo in der Reinigung der Mensch künftig Mehrwerte schaffen kann und wo er langfristig überhaupt eingesetzt werden soll. (…) Es ist also für die Qualität der Reinigungsleistung auch bei smarten Lösungen notwendig, dass den Reinigungskräften ein gewisser Handlungsspielraum bei der Planung und Ausführung der Reinigungsaktivitäten eingeräumt wird", heißt es in der Untersuchung weiter.
Die Zukunft der nachhaltigen Gebäudereinigung ist zweifelsohne digital und KI-gesteuert. Somit gestaltet sich die Reinigungsarbeit für Unternehmen und Personal transparenter und steuerbarer, aber auch effizienter und insgesamt ressourcenschonender. Echte Nachhaltigkeit, im Sinne des magischen Dreiecks, sollte die Rechnung immer mit den Menschen, den Reinigungskräften, machen und alle Faktoren – ökonomische, ökologische und soziale – im Gleichgewicht halten.
Simone Bittner-Posavec, Maintext | markus.targiel@holzmann-medien.de