Mit Beginn des neuen Jahres drohen empfindliche Bußgelder gemäß Hinweisgeberschutzgesetz, die Behörden und die Srafverfolgung werden aktiv. Bei aller Kritik und Skepsis im Zuge der Einführung des neuen Gesetzes sollten die Unternehmen vermeintliche Whistleblower nicht als Feindbild betrachten, sondern mit der Einrichtung der geforderten Meldestelle vielmehr transparente Strukturen schaffen und diese aktiv für ihr Employer Branding nutzen.
Bereits im Dezember 2022 hatte der Bundestag das Hinweisgeberschutzgesetz – kurz: HinSchG – beschlossen und damit die EU-Richtlinie zum Schutz von Whistleblowern (EU 2019/1937) umgesetzt. Nach einer Blockade des Bundesrates und langem Hin und Her kam es im Mai vergangenen Jahres schließlich zu einer Einigung im Vermittlungsausschuss: Am 2. Juni wurde das Gesetz im Bundesgesetzblatt verkündet, am 2. Juli trat es in Kraft. Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten hatten das HinSchG zu diesem Termin unverzüglich umzusetzen, für Betriebe mit 50 bis 250 Mitarbeitende gab es noch eine Übergangsfrist bis 17. Dezember.
Seit Anfang dieses Jahres (2. Januar) ist nun auch die sechsmonatige Übergangsfrist in Bezug auf die Bußgelder abgelaufen: Gegen Unternehmen, die ihrer Pflicht zur Einführung einer internen Meldestelle nicht nachkommen, kann grundsätzlich ein Bußgeld in Höhe von 20.000 Euro verhängt werden. Wer eine Meldung oder die darauf folgende Kommunikation vorsätzlich verhindert oder dies versucht, eine verbotene Repressalie ergreift oder dies versucht oder das Vertraulichkeitsgebot vorsätzlich oder leichtfertig missachtet, kann zudem mit einem Bußgeld von bis zu 50.000 Euro belegt werden.
Achtung: Dieser Bußgeldrahmen gilt für die Unternehmensverantwortlichen. Für die Unternehmen selbst (juristische Personen und Personenvereinigungen) kann sich in bestimmten Konstellationen im Zusammenhang mit der Verhinderung einer Meldung oder bei einem Verstoß gegen das Vertraulichkeitsgebot der Bußgeldrahmen aufgrund des Verweises auf das Gesetz für Ordnungswidrigkeiten (§ 30, Absatz 2, Satz 3) verzehnfachen und somit bis zu 500.000 Euro betragen. Damit nicht genug: Wenn fahrlässig das Vertraulichkeitsgebot missachtet wird, droht ein Bußgeld in Höhe bis zu 10.000 Euro.
Das Ziel des Gesetzes besteht letztendlich darin, Personen zu schützen, die während ihrer beruflichen Tätigkeit Kenntnis von Verstößen erlangen und diese Informationen an interne oder externe Meldestellen weitergeben.
Doch warum braucht es ein solches Gesetz überhaupt? Mitarbeiter, die fehlerhaftes oder strafrechtliches Verhalten innerhalb eines Unternehmens beobachten und erleben, wenden sich in der Regel zunächst an ihre unmittelbaren Vorgesetzten und versuchen, in ihrem Umfeld Gehör zu finden, um auf Missstände hinzuweisen. Wie aber kann das übergeordnete Interesse des Unternehmens geschützt werden, wenn das Fehlverhalten oder strafrechtliche Vergehen von den Vorgesetzten gedeckt oder sogar gefördert wird? Ein effizientes Meldesystem ist hier von entscheidender Bedeutung, um zu verhindern, dass Mitarbeiter sich direkt an die Öffentlichkeit oder die Medien wenden.
Sorge vor absichtlichen Falschmeldungen weitgehend unbegründet
Es existiert der Mythos, dass Arbeitnehmer – insbesondere bei anonymen Meldungen – gelegentlich Falschmeldungen verwenden, um Rache an ihrem Arbeitgeber zu üben oder ihn in ein schlechtes Licht zu rücken. Das Hinweisgeberschutzgesetz enthält dazu jedoch klare Bestimmungen, die Whistleblower bei vorsätzlich falschen oder grob fahrlässigen Meldungen zur Haftung für dadurch entstandenen Schaden verpflichten (vgl. § 38 HinSchG).
Felix Schmidt: "Eine Kultur des Hinschauens fördern"
Felix Schmidt, Geschäftsführer, Herrmann & Schmidt Dienstleistungen, München: "Herrmann & Schmidt engagiert sich mit seinen Mitarbeitenden aus unterschiedlichsten Nationen, Partnern und Zulieferern für eine Arbeitswelt, in der Diskriminierung, Rassismus, Hass, Ungerechtigkeit, jede Form von Gewalt und Intoleranz keinen Platz haben. In unserem Verhaltenskodex bekennen wir uns zu einer ökologischen und sozial verantwortungsvollen Unternehmensführung. Wir fördern und unterstützen Verbesserungsvorschläge und verpflichten uns, nationale und internationale Standards in die Unternehmenskultur zu integrieren.
Wir wollen eine Kultur der Aufmerksamkeit und des Hinschauens fördern. Hierzu gehört – neben Arbeitssicherheit und der allgemeinen Verbesserung der Arbeitsbedingungen – auch das Hinweisgeberschutzgesetz. Es unterstützt durch seinen gesetzlichen Charakter das Unternehmen und die Arbeitnehmervertretung. Unser Konzept „Obacht geben – Hinweis geben!“ wird gemeinsam mit Vertreterinnen und Vertretern aus dem Betriebsrat, seinen Ausschüssen sowie dem Führungskreis umgesetzt und gelebt. Es geht um Zusammenhalt und Zusammenarbeit: Jeder Mensch soll sich willkommen, wohl und sicher fühlen und einen rücksichtsvollen, verantwortungsbewussten und solidarischen Umgang miteinander etablieren und pflegen. Abweichungen davon müssen und können neutral gemeldet werden. Die Einführung eines effizienten Meldesystems ist also von entscheidender Bedeutung. Aber die rechtliche und organisatorische Umsetzung dieser bürokratischen Aufgabe ist komplex. Hinweisgeber und Arbeitgeber müssen Regeln einhalten. Wir setzen dabei auf professionelle Unterstützung einer Anwaltskanzlei. Auf unserer Webseite haben wir die Kontaktdaten verlinkt und ermöglichen dort neutrale und anonymisierte Meldungen.
Mit unserem Konzept „Obacht geben – Hinweis geben!“ wollen wir alle Mitarbeitenden dabei unterstützen, hinzusehen und hinzuhören, aufzustehen, zu helfen und füreinander einzustehen. Ziel ist es, Aufmerksamkeit zu schaffen und Abweichungen, aber auch Verbesserungspotenzial zu erkennen und die Unternehmenshygiene zu erhalten. Auf dieser Grundlage kann eine Meldestelle als Chance genutzt werden, die durch die Mitarbeitenden und die Unternehmensführung gefördert wird."
In der Praxis zeigt sich tatsächlich, dass die Sorge vor absichtlichen Falschmeldungen weitgehend unbegründet ist. Effektive interne Whistleblowing-Systeme gewährleisten, dass Hinweisgeber ihre Bedenken zunächst intern äußern können, und ermöglichen es dem Unternehmen, angemessen auf diese Hinweise zu reagieren. Wenn eine Organisation jedoch die Untersuchung solcher Meldungen vernachlässigt oder den Mitarbeitenden das Gefühl vermittelt, sie müssten aufgrund eines Hinweises Nachteile befürchten, steigt hingegen die Wahrscheinlichkeit, dass Whistleblower sich anderweitig Gehör verschaffen.
Auch wenn so mancher im Hinweisgeberschutzgesetz auf den ersten Blick eine weitere bürokratische Gängelei sehen mag: Stammtischparolen, die alle Hinweisgeber als Nestbeschmutzer diffamieren, sind jedenfalls keine richtige Reaktion darauf. Grundsätzlich sollte man sich vielmehr mit den positiven Intentionen von Whistleblowing befassen und das neue Gesetz durchaus als einen aktiven Schritt im "War for Talents" interpretieren. Mit anderen Worten: Gebäudedienstleister sollten das vorgeschriebene Meldesystem in ihre Employer-Branding-Strategie integrieren, um sowohl aktuellen als auch zukünftigen Mitarbeitern eine werteorientierte Kommunikation zu bieten. Das HinSchG kann für den Gebäudedienstleister also durchaus ein Instrument zur Unternehmenshygiene darstellen und dabei helfen, das zivilrechtliche und strafrechtliche Risiko des Geschäftsführers, Gesellschafters oder Unternehmers zu minimieren.
Karsten Winkler: "Transparenz ist heute unabdingbar"
Karsten Winkler, kaufmännische Leitung, Henning Facility Services, Hamburg: "Heutzutage ist es unabdingbar, eine transparente Unternehmenskultur zu fördern. Der Schutz von Hinweisgeberinnen und Hinweisgebern ist hier von grundlegender Bedeutung, damit potenzielle Missstände frühzeitig erkannt und beseitigt werden können. Dafür schafft das Gesetz die notwendige Relevanz.
Ich muss aber auch ehrlicherweise sagen, dass mein erster Gedanke diese Gesetzgebung hinterfragt hat. Zum einen sehe ich uns als Unternehmen derzeit mit vielen Auflagen konfrontiert, die alle eine Berechtigung haben, jedoch in der Umsetzung auch zu deutlich mehr Aufwand und Bürokratie beitragen. Zum anderen unterstützen wir als Familienunternehmen seit jeher eine offene und vertrauensvolle Kommunikation untereinander und versuchen, die Hierarchien möglichst flach zu halten.
Das Hinweisgeberschutzgesetz bringt weitere Möglichkeiten, dieses Vertrauen zu stärken. Seit Beginn letzten Jahres haben wir uns damit befasst und uns die Frage gestellt, ob es intern oder extern zu lösen ist. Letztendlich haben wir uns für eine interne Lösung entschieden, um die Informationswege kurz zu halten. Die interne Meldestelle haben wir auf der Homepage und im Intranet veröffentlicht. Zwei Mitarbeiterinnen kümmern sich um etwaige Eingänge und haben vollste Kompetenz und Befugnis, einem Verdacht nachzugehen. Seit nun mehr als sieben Monaten ist die interne Meldestelle aktiv und konnte bisher eine Meldung verzeichnen, die sich im Nachhinein als nicht haltbar klassifizierte.
Der persönliche Weg über Kollegen und Kolleginnen, Vorgesetzte oder den Betriebsrat ist oftmals beliebter. Dennoch denke ich, dass gerade in der Gebäudereinigung das Gesetz und insbesondere die interne Meldestelle vor allem den vielen Beschäftigten in den Objekten dabei helfen kann, über Missstände im Unternehmen zu informieren. Weiterhin wird es vor allem denjenigen helfen, die vielleicht doch Angst vor Repressalien haben und so anonymisiert ihre Themen schildern können. Das wiederum steigert die Transparenz der Unternehmenshygiene und kann uns helfen, ein besserer Arbeitgeber zu werden."
Folgende Punkte gilt es dabei besonders zu beachten:
- Die internen Meldesysteme müssen sowohl eine schriftliche oder mündliche als auch eine persönliche Meldung von Vorfällen erlauben.
- Innerhalb von sieben Tagen muss ein Hinweis von der internen Meldestelle bearbeitet beziehungsweise bestätigt werden.
- Spätestens drei Monate nach Meldung sind Hinweisgeber über die ergriffenen Maßnahmen zu informieren.
- Die Anwendungsbereiche des Hinweisgeberschutzgesetzes beziehen sich auf das EU-Recht und das nationale Recht.
- Das Hinweisgebersystem muss DSGVO-konform sein und die Identität des Hinweisgebers schützen. Das Angebot einer anonymisierten Abgabe von Meldungen wird ausdrücklich empfohlen, ist aber nicht verpflichtend.
- Mitarbeiter von Betrieben mit weniger als 50 Beschäftigten müssen vom Arbeitgeber auf externe Meldestellen verwiesen werden.
Im Ernstfall richtig versichert sein
Es existiert keine Versicherung, die die Verpflichtungen aus dem Hinweisgeberschutzgesetz übernimmt – ein Gebäudedienstleister kann sich also nicht einfach davon freisprechen. Dennoch ist es von großer Bedeutung, dass die abgeschlossene Betriebshaftpflichtversicherung im Ernstfall die anfallenden Kosten und Schadenersatzansprüche deckt oder ungerechtfertigte Ansprüche seitens des Risikoträgers abgewiesen werden können.
Dieter Gitzen: "Ein Gesetz hätte es nicht gebraucht"
Dieter Gitzen, CEO, Samsic Germany Holding, Wiesbaden: "Eine gute und transparente Kommunikation im Unternehmen ist ein Grundpfeiler unserer DNA. Dazu gehört meiner Meinung nach aber auch, dass Mitarbeitende und Außenstehende sich natürlich mit uns auch in anonymer Form in Verbindung setzen können. Unfaire und wie im Beitrag erwähnte Rache am Arbeitgeber werden wir nicht wirklich eliminieren können, aber ganz sicher können wir unsere Schwachstellen besser und vor allen Dingen schneller erkennen und in Folge schließen.
Kommunikation fängt bei uns in der Geschäftsführung an und reicht bis zu allen Mitarbeitenden. Speziell in Seminaren, unseren Jahresgesprächen oder den Regelmeetings ist auch das Thema der Hinweisgeber präsent und wir haben schon vor einiger Zeit diese Möglichkeit allen Personen und Institutionen eröffnet.
Als international tätige Gruppe haben wir uns dazu entschieden, in diesem Kontext ein einheitliches System einzuführen – und das sowohl mit Spezialisten der Gruppe als auch externen Fachleuten. Zwar sind unsere internen Kontroll- und Compliance-Systeme schon sehr ausgeklügelt; Lücken kann man trotzdem sicherlich nicht immer zu 100 % ausschließen. Ich denke hier insbesondere an Netzwerkpartner und an die hiermit verbundene Zusammenarbeit, aber auch an unsere sehr dezentrale Arbeitsweise.
Ein Gesetz mit den entsprechenden Vorgaben und Regularien hierzu hätte es aus meiner Sicht nicht gebraucht. Jetzt ist allerdings geregelt, wie jeder Akteur im Markt vorzugehen hat. Ob alle Unternehmungen unisono die Umsetzung realisiert bekommen, bleibt abzuwarten. Aber vielleicht hilft dieses neue Gesetz ja auch, schwarze Schafe im Markt zu entdecken, möglicherweise geschäftsschädigende Themen auszurotten und den Ruf der Branche insgesamt zu verbessern. In diesem Zusammenhang wären zum Beispiel mögliche Bestechungsaktivitäten, unfaire Beschäftigungsverhältnisse und Absprachen oder generelle Verstöße in der Branche zu nennen."
Wie bereits erwähnt, schützt das HinSchG den Hinweisgeber vor Repressalien und Benachteiligungen (§ 36 HinSchG). Selbstverständlich könnte ein Hinweisgeber zu dem Ergebnis kommen, dass er aufgrund eines Hinweises von seinem Arbeitgeber benachteiligt wird. Wenn der Arbeitnehmer diesen Anspruch nun aktiv verfolgt und den Gebäudedienstleister in Haftung nimmt, sollte Letzterer über seine Betriebshaftpflichtversicherung Versicherungsschutz genießen. Dieser Anspruch ist umfassend abgedeckt, sofern der Unternehmer die Klausel "Ansprüche aus Benachteiligung" versichert hat und diese Klausel nicht ausschließlich auf das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) beschränkt ist.
Durch die korrekte Integration der Klausel "Ansprüche aus Benachteiligung" in die Betriebshaftpflichtversicherung ist der Versicherer im Falle von Ansprüchen dazu verpflichtet, dem Gebäudedienstleister Versicherungsschutz zu gewähren. Dazu wird er den Anspruch in Bezug auf seine Berechtigung und Höhe prüfen. Im Falle berechtigter Ansprüche wird der Versicherer den Schadenersatz an den Mitarbeiter auszahlen. Bei unberechtigten Ansprüchen hingegen wird der Versicherer den Schadenersatzanspruch zurückweisen und auch das Prozessrisiko sowie die Prozesskosten übernehmen. Die Abwehr unberechtigter Ansprüche stellt im Rahmen der Risikoeinschätzung eine der entscheidenden Maßnahmen dar, um einen sinnvollen Risikotransfer im Zusammenhang mit dem neuen HinSchG zu gewährleisten.
Was Betriebe in puncto interne Meldestelle beachten sollten
Auch wenn es längst erledigt sein sollte: Betriebe, die noch keine interne Meldestelle eingerichtet haben, sollten dies schnellstens nachholen und dabei folgende Punkte beachten:
- Prüfung der vorhandenen Meldekanäle auf Konformität beziehungsweise erstmalige Einrichtung eines neuen Meldesystems und Bestellung eines Projektverantwortlichen, der für die Implementierung zuständig ist.
- Es sollte entschieden werden, ob der Betrieb der Meldestelle durch das Unternehmen selbst oder durch Dritte, etwa eine Anwaltskanzlei oder sonstige Dienstleister, durchgeführt werden soll. Im Falle einer Auslagerung sind insbesondere die Vertraulichkeit und die datenschutzrechtlichen Anforderungen durch einen Auftrag zur Datenverarbeitung sicherzustellen.
- Zu den neuen Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes ist auch die Erfüllung arbeits- und datenschutzrechtlicher Anforderungen sicherzustellen. Der zuständige Datenschutzbeauftragte sollte unbedingt eingebunden werden.
- Vor der erstmaligen Implementierung eines Systems sollte überprüft werden, ob betriebsverfassungsrechtliche Mitbestimmungsrechte betroffen sind. Daher sollten zuerst die Zuständigkeiten der in Betracht kommenden Verhandlungsgremien geklärt werden.
- Für einen reibungslosen Ablauf und zur Sicherstellung der notwendigen Fachkunde sollten die Beschäftigten und insbesondere die Systemverantwortlichen hinreichend geschult werden, um etwaige Haftungsfälle wegen falscher Verwendung des Systems oder unzureichender Dokumentation et cetera auszuschließen.
- Insbesondere verwendete Klauseln zum Geheimnisschutz in den Arbeitsverträgen sollten überprüft werden, um die Gefahr gänzlich unwirksamer Klauseln zu beseitigen (Verbot geltungserhaltender Reduktion).
Sofern aufgrund des Hinweisgeberschutzgesetzes Verstöße oder Straftaten offengelegt werden, die zu einem Strafverfahren gegen Mitarbeiter des Gebäudedienstleisters, gegen die Geschäftsführung und/oder Organe des Unternehmens führen, greift weiterhin die Spezial-Strafrechtschutzversicherung und übernimmt die Kosten der strafrechtlichen anwaltlichen Vertretung.
Kostendeckung bei arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen
Es versteht sich von selbst, dass im internen Meldesystem des Hinweisgeberschutzgesetzes berechtigte Missstände und Straftaten keinesfalls ignoriert werden dürfen. Die Meldestellen sind sogar dazu verpflichtet, Strafanzeige zu erstatten. Unter bestimmten Umständen kann sogar die Selbstanzeige des Gebäudedienstleisters ein geeignetes Instrument zur Aufklärung sein. In solchen Fällen ist es unerlässlich, unverzüglich rechtliche Beratung in Anspruch zu nehmen.
Das Hinweisgeberschutzgesetz setzt in Bezug auf die Strafverfolgung keine neuen Standards, eröffnet jedoch eine zusätzliche Möglichkeit, strafrechtliche Verfolgung rasch und konsequent einzuleiten. Compliance ist nicht nur präventiv ausgerichtet, sondern kann auch repressiv agieren. Um auf Verstöße zu reagieren, werden die Staatsanwaltschaften ihre Befugnisse erweitern und nutzen. Der Gebäudedienstleister sollte seine Firmenrechtsschutzversicherung darauf überprüfen, ob arbeitsrechtliche Auseinandersetzungen dem Grunde nach über den Versicherungsvertrag gedeckt sind. In der Regel ist die Kostendeckung in Bezug auf das HinSchG in den Premium-Produkten der Gesellschaften enthalten.
Geschäftsleitung in der Verantwortung
Die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes fällt eindeutig in den Verantwortungsbereich der Geschäftsleitung und unterliegt allgemein der "Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns". Geschäftsführer können sowohl gegenüber dem Unternehmen (Innenhaftung) als auch gegenüber Dritten, wie beispielsweise Vertragspartnern, Kunden, verbundenen Unternehmen, Wettbewerbern und dem Staat (Außenhaftung) haftbar gemacht werden. Das Hinweisgeberschutzgesetz betont erneut die Wichtigkeit einer D&O-Versicherung (Directors and Officers Insurance). Unabhängig davon, ob es sich um Geschäftsführer, Vorstandsmitglieder, Aufsichtsratsmitglieder oder Prokuristen handelt, sollten Gebäudedienstleister eine solche Versicherung für ihre Führungskräfte und leitenden Angestellten abschließen, um sie vor finanziellen Risiken zu schützen.
Christoph H. Neumann, Sicherheitshalber | guenter.herkommer@holzmann-medien.de
Christoph H. Neumann
ist spezialisierter Versicherungsmakler für Gebäudedienstleister.