In wenigen Tagen gebaut: Mit sogenannten Low-Code-Plattformen lassen sich bestimmte Unternehmensprozesse sehr schnell automatisieren. Ein Dienstleister aus Westfalen nutzt Power Apps von Microsoft, um Abläufe in der Sonderreinigung zu vereinfachen und damit das Personal zu entlasten.
Im Oktober 2015 brachte Microsoft Power Apps auf den Markt, um Anwendern den vergleichsweise einfachen Bau von digitalen Lösungen zu ermöglichen. Als sogenannte Low-Code-Plattform verlangen sie keine Entwicklerkenntnisse, sondern bieten einen Baukasten aus frei kombinierbaren Vorlagen.
"Wir können Firmen damit etwas an die Hand geben, das spezifische Geschäftsprozesse schnell und einfach digital abbildet", erklärt Johannes Demir. Er ist Geschäftsführer der BSS Mitte GmbH, einem IT-Dienstleister mit Sitz in Kassel. Dass diese Varianten immer öfter nachgefragt werden, sieht er in der gewachsenen Akzeptanz für digitale Umsetzungen seit der Corona-Krise, gleichzeitig steige der Druck für die Betriebe wegen Personalengpässen. "Viele erkennen hier auch Chancen, ihr Personal zu entlasten."
In den vergangenen Wochen hat die BSS zusammen mit HD Kottmeyer Gebäudedienste in einem Pilotprojekt eine Umsetzung mit Power Apps getestet, die spezifische Prozesse in der Sonderreinigung vereinfachen soll.
Bis zu 400 Einträge täglich
Kottmeyer ist ein mittelständisches Unternehmen mit Standorten in Harsewinkel, Bielefeld und Emsdetten. Allein in der gewerblichen Sonderreinigung sind an den Standorten rund 50 Mitarbeiter beschäftigt, von denen jeder täglich mehrere Kunden anfährt. Pro Tag erhalten sie einen Sonderzettel, auf dem sie Daten zu jedem Auftrag und Zeiten notieren. Das dient der Lohnbuchhaltung zur Kostenerfassung und beantwortet letztlich die Frage, wann und ob sich Aufträge rechnen. Die 50 Gebäudereiniger teilen über die Tageszettel An- und Abfahrten oder auch Rüstzeiten und die eigentliche Arbeitszeit möglichst genau mit. So produzieren sie mitunter bis zu 400 Einträge täglich, die eine Mitarbeiterin der Lohnbuchhaltung händisch in Zeiterfassungsbuchblätter überträgt. Ein enormer Aufwand, den man längst vereinfachen wollte. Die Daten über ein Tablet einzugeben oder über die Oberfläche in einem Rollencenter mit seinen unterschiedlichen Funktionen, erwies sich aber als kaum mobiltauglich.
Eine maximal einfache Lösung Da für die Sonderaufträge nur wenige Angaben relevant sind, bot sich eine knappe und auf wenige Daten reduzierte Umsetzung per Power App an. Mit der neuen Lösung erhalten die Gebäudereiniger auf ihrem Sonderauftrag lediglich einen Barcode, der die Auftragsnummer enthält. Sie scannen ihn mit ihrem Handy. Damit ist bereits automatisch erfasst, wer bei welchem Kunden ist. Anschließend können sie den Auftrag mit wenigen Eingaben fertigstellen, die Zeiten zum Beispiel über Shortcuts eingeben. Die Übertragung der Daten geschieht jetzt automatisiert.
Kurze Bauzeit
"Der Aufwand für die Umsetzung einer solchen App beträgt in der Regel nur wenige Tage", sagt Johannes Demir. "Eine Voraussetzung dafür ist natürlich, dass das Unternehmen den Prozess definiert hat, man also genau weiß, was es umzusetzen gilt." Da Power Apps quasi auf der grünen Wiese entstehen, lassen sie sich dann auch präzise auf den Bedarf der Firma designen, sogar auf sie branden, und sie sind problemlos erweiterbar. Gerade bei Prozessen mit geringen Datensätzen wie Checklisten oder Auftragsbestätigungen mit digitalen Unterschriften sieht Demir sie deshalb als sehr geeignet.
Aus Sicht des IT-Dienstleisters kommt noch ein wesentlicher Vorteil hinzu. Power Apps funktionieren zwar auch ohne Anbindung an andere Systeme. Da das Produkt aus dem Microsoft-Umfeld stammt, bringt es eine vorgefertigte Schnittstelle zu Dynamics 365 Business Central mit und sichert damit den nahtlosen Informationsaustausch mit dem ERP-System. So laufen die Daten auch bei Kottmeyer aus der App automatisch in Business Central ein und können über weitere Schritte auch bis hin zur Rechnungsstellung verarbeitet werden.
Einfach umzusetzen – groẞer Effekt
"Die Lösung kommt inzwischen sehr gut bei den Mitarbeitenden an, die in die Pilotphase eingebunden sind", berichtet Frank Mannefeld, IT-Leiter bei Kottmeyer. Für die Glasreiniger ist sie in erster Linie komfortabel, für die Lohnbuchhaltung entfällt stumpfes Abschreiben, das mehrere Stunden in Anspruch nahm. Die Fehlerquote sank merklich, weil ungenaue Übertragungsfehler oder Unleserlichkeit wegfallen. "Wichtig war uns aber in erster Linie, die Personen zu entlasten, die täglich bis zu 400 Datensätze eintippen müssen." Damit werden Ressourcen frei, die an anderer Stelle dringender benötigt werden. Bis Ende des Jahres soll die Anwendung deswegen an allen Standorten laufen.
Facebook versus Kottmeyer
Die eigentlichen Hürden für technische Neuerungen, so der IT-Leiter, sind selten die Tools selber, sondern die Akzeptanz dafür bei den Mitarbeitenden. Digitaler Wandel ist nie problemlos und stets erklärungsbedürftig, musste Frank Mannefeld erfahren. Er ist seit Einführung des ERP-Systems im Jahre 2010 bei dem Unternehmen beschäftigt, Prokurist und leitete jahrelang den kaufmännischen und den IT-Bereich. Mittlerweile ist Digitalisierung zu einem wichtigen Baustein der Unternehmensentwicklung geworden und damit auch zu seiner Hauptaufgabe.
So musste er den Gebrauch der App nie erläutern. "Sie ist selbsterklärend und einfach", sagt Frank Mannefeld. Aber der kaufmännische Prozess hinter der App ist vielen unklar. Es stünde auch immer wieder zur Diskussion, dass Digitalisierung und auf Handys installierte Apps nicht dazu da sind, Mitarbeiter zu kontrollieren oder zu tracken. Die App selber habe ausgesprochen beschränkte Zugriffsrechte, anders als andere Anwendungen, die allgemein sehr ausgiebig genutzt würden: "Facebook gibt man alles", fasst es Frank Mannefeld zusammen, "Kottmeyer unterstellt man Bewegungsprofile". Mit allen im Unternehmen im Gespräch zu bleiben, sieht er deshalb als beste Lösung, um digitale Prozesse zu implementieren.
Reimund Lepiorz | markus.targiel@holzmann-medien.de