Gebäudereiniger am Datentropf? Segen und Fluch der E-Vergabe

Mit gemischten Gefühlen gehen Dienstleister im Augenblick noch an das Thema E-Vergabe heran. Sind die Zweifel oder Sorgen berechtigt? Wo liegen die Vorteile, was sind die Nachteile, kann die neue Aufgabenstellung mit vorhandener EDV bewältigt werden? Hier ein erster Erfahrungsbericht.

© Stadler, IDM

Segen und Fluch der E-Vergabe

-Jetzt kommt auch noch die E-Vergabe, werden Sie sagen. Als ob Sie als Gebäudereiniger nicht schon genug Administration und EDV-Probleme am Hals hätten! Die EU-Vergaben, das Entsendegesetz, die Sofortmeldung – eigentlich sollten Sie und Ihre Mitarbeiter ja reinigen, und das möglichst gut und kundengerecht. Aber: Seit einiger Zeit veröffentlicht der Bund seine Ausschreibungen nicht mehr im Bundesausschreibungsblatt, sondern ausschließlich online, beispielsweise über die elektronische Vergabeplattform E-Vergabe. Und viele andere ziehen bei der Ausschreibung von Reinigungsleistungen nach.

Was bedeutet E-Vergabe?

Für Unternehmen, die sich an Ausschreibungen beteiligen und Angebote abgeben möchten, werden sämtliche relevanten Unterlagen und Services online angeboten. Voraussetzung für die Nutzung der E-Vergabe-Plattform ist zunächst eine Registrierung unter www.evergabe-online.de, die wiederum ein Signaturzertifikat, entweder digitaler Natur oder eine per speziellem Lesegerät erkannte Signaturkarte, erfordert.

Die konkrete Beteiligung an Ausschreibungsverfahren, das heißt die Anforderung wichtiger Unterlagen oder die Angebotsabgabe an sich, erfolgt mithilfe des so genannten Angebotsassistenten AnA, dessen Benutzeroberfläche die schnelle Abwicklung der Beteiligung an Verfahren beziehungsweise die Abgabe von Angeboten ermöglicht. AnA muss, wie einige andere Softwareprogramme auch, auf dem eigenen Rechner installiert werden. Danach kann mit der eigentlichen Arbeit auf der Vergabeplattform begonnen werden.

Mit Startschwierigkeiten rechnen

Das hört sich zwar im ersten Moment vergleichsweise simpel an, kann aber zur ersten ernsthaften Hürde auf dem Weg zum versprochenen Komfort ausarten. Will heißen, es dauert doch recht lange, bis auch nur die Grundvoraussetzungen für eine Installation erfolgt sind. Erste Beeinträchtigungen der zuvor frohen Erwartungshaltung sind nicht auszuschließen. Außer Sie sind eines der wenigen Großunternehmen in der Branche und lächeln nur milde über diese Probleme, weil Sie über eine eigene Spezialtruppe zur Lösung der Probleme verfügen.

Als registrierter Nutzer kann nach der Anmeldung der Angebotsassistent gestartet werden. Über eine Suchmaske im E-Vergabe-Portal können die Verfahren ausgewählt werden, die jeweils von Interesse sind. Es kann nach bestimmten Leistungen oder Kategorien, nach einem Veröffentlichungszeitraum, nur in Deutschland oder auch EU-weit gesucht werden. Für die relevanten Verfahren besteht nunmehr die Möglichkeit, die Verfahrensunterlagen anzufordern und danach Schritt für Schritt den Anweisungen zu folgen.

Informationen per E-Mail

Als registrierter Nutzer wird man auch per E-Mail benachrichtigt, wenn neue Unterlagen zu einem Verfahren vorliegen, in dem man aktiv ist. In dieser E-Mail ist in der Regel bereits ein Link zu den betreffenden Unterlagen vorhanden, dem man dann einfach folgt.

Im Angebotsassistenten selbst können die Unterlagen sodann entweder in ihrer Gesamtheit oder gegliedert nach bestimmten Dateien in ein gewünschtes Zielverzeichnis exportiert werden.

Umgekehrt ist zur Angebotsabgabe natürlich auch ein Import eigener Dateien möglich, soweit dies durch die ausschreibende Stelle für zulässig erklärt wurde. Hierfür müssen die Dateien dem Angebotsassistenten zunächst bekannt gemacht werden, indem sie aus dem Dateiexplorer in den Ausgangsordner des Angebotsassistenten übertragen werden.

Weitere wichtige Funktionen des Angebotsassistenten sind die Beantragung einer Teilnahme an Verfahren (so genannter Teilnahmeantrag) sowie die Angebotsabgabe.

Dafür existieren im Angebotsassistenten verschiedene Ausgangsordner. Für den Teilnahmeantrag ist die Übertragung aller gewünschten Dateien in das betreffende Ausgangsverzeichnis erforderlich, aus welchem diese dann als Zipdatei komprimiert und verschlüsselt übertragen werden. Analog verläuft die Abgabe von Angeboten, wobei hierfür ein eigener Ausgangsordner existiert.

Nach dem Versand bleibt es in beiden Fällen möglich, die Dokumente jederzeit in der Version einzusehen, in der sie verschickt wurden.

Für alle genannten Funktionen stellt der Angebotsassistent verschiedene Möglichkeiten der Datei- beziehungsweise Dokumentverwaltung und -gruppierung zur Verfügung, was je nach Menge und Größe von verschiedenen Verfahren sehr sinnvoll sein kann. Allerdings sind stets die Restriktionen der ausschreibenden Stelle zwingend zu beachten.

Nach einiger Zeit der Nutzung der E-Vergabe und des Angebotsassistenten kann festgestellt werden, dass die Bereitstellung des Angebots in digitaler Form grundsätzliche Vorteile bietet. Allein der Komfort der elektronischen Angebotsbearbeitung anstelle des Bewältigens größerer Papierstapel ist vor allem für den Ausschreibenden erfreulich.

Nicht aufgeben!

Allerdings muss auch erwähnt werden, dass es der Einplanung eines gehörigen Maßes an Zeit und Durchhaltewillens bedarf, bis Registrierung und Installation des Angebotsassistenten abgeschlossen sind. Schon die korrekte Verwendung des S-Trust-Zertifikates zur erfolgreichen erstmaligen Anmeldung verläuft nicht unbedingt reibungslos.

So wurde bei der PIN-Eingabe eine Fehlermeldung angezeigt, die PIN sei nicht korrekt. Dies hat den Autor anschließend einige Zeit und Nerven gekostet. Auf Nachfrage bei der S-Trust-Hotline, die zu allem Überfluss erst nach mehrmaligem Versuch erreichbar war, wurde bedauerlicherweise eine vollkommen falsche Auskunft zum weiteren Vorgehen erteilt. Diese konnte erst nach weiterer Nachfrage bei der Servicestelle des Beschaffungsamtes aufgedeckt werden und hat somit zu einem erheblichen Zeitverzug vor der Benutzung von E-Vergabe und Angebotsassistent geführt.

Zudem sind auch die einzelnen Arbeitsschritte im Angebotsassistenten nicht immer sofort intuitiv und einfach zu durchschauen. So erfordert es beispielsweise einigen Durchblick, bis klar wird, wie genau der Export von einzelnen gewünschten Dateien in ein ausgewähltes Zielverzeichnis reibungslos vonstattengeht. Teilweise kann es in solchen Momenten durchaus hilfreich sein, einfach „drauflos zu klicken“, um nicht weitere kostbare Zeit zu vergeuden, in der man verzweifelt versucht, einzelne Details im Aufbau des Angebotsassistenten zu verstehen, die zwar durchaus sinnhaft sein mögen, aber ab und zu dann doch den Blick auf das jeweils Wesentliche ein wenig verstellen.

Zeitersparnis? Nicht unbedingt

Insofern darf trotz des unbestreitbar praktischen Nutzens der elektronischen Vergabeplattform und des Angebotsassistenten zumindest die durch die Hersteller im Internet beworbene Zeitersparnis durch die Nutzung des Services insbesondere beim Bieter in Zweifel gezogen werden. Zumindest sieht der Autor das für die „normalgroßen“ Gebäudereiniger so, die eben keine Spezial-EDV-Abteilung haben, sondern nur eine Angebotssachbearbeitung. Natürlich lernt man dazu und kommt beim zweiten und dritten Angebot bereits besser zurecht als beim ersten. Trotzdem wird der Aufwand für den Bieter nicht deutlich geringer als bei der Beteiligung an einer klassischen Ausschreibung. Was einerseits durch den Verzicht auf jegliches Papier an Zeit gespart wird, kommt andererseits durch das Lernen und die Anwendung des „elektronischen Handwerks“ (fast) wieder hinzu.

Anders verhält es sich beim Ausschreibenden. Dieser erspart sich zum einen das Durcharbeiten von vielen Metern an Papier und zum anderen auch Auswertungsarbeit. Für alle auf dieser Seite Beteiligten ist es durchaus ein Segen, mit der Plattform zu arbeiten.

Nicht auf die lange Bank schieben!

Wenn zunächst der eine oder andere Dienstleister angesichts anfänglicher Skepsis und Probleme die E-Vergabe am liebsten vielleicht weit von sich schieben möchte, dem sei gesagt: Die Entwicklung ist nicht aufzuhalten. Also bleibt nur der dringende Rat: Beschäftigen Sie sich möglichst bald mit diesem Thema. Denn die E-Vergabe wird nicht nur bei Ausschreibungen der Bundesagentur für Arbeit, sondern bei immer mehr Ausschreibungen der unterschiedlichsten Auftraggeber früher oder später Standard sein.

Josef Stadler | peter.hartmann@holzmannverlag.de