Cloudbasierte Branchenlösung Mit Software auf Wolke sieben

Auf der Suche nach einer cleveren Verwaltungssoftware sollte sich ein mittelständischer Gebäudereinigungsbetrieb die cloudbasierte Büro-Software eines Hamburger Anbieters ansehen. Diese Erkenntnis gewinnt man beim Austausch mit Thomas Bobsien und Sena Maric-Bobsien, geschäftsführende Gesellschafter eines Gebäudedienstleisters. Das für die Branche entwickelte Programm hat den beiden schon viel Zeit am Schreibtisch erspart.Das Unternehmen Bobsien Gebäudereinigung & Service ist alleine schon eine Erfolgsgeschichte für sich. Im Dezember 2014 gegründet, ist der Fachbetrieb binnen zweieinhalb Jahren auf 59 Mitarbeiter gewachsen und betreut in Hamburg und Umgebung gewerbliche Kunden in dreistelliger Zahl. Dass sich der Durchbruch derart schnell eingestellt hat, dürfte der Unternehmensphilosophie geschuldet sein: Beide Inhaber treten für eine hohe Kundenorientierung und Dienstleistungsqualität ein und legen außerdem großen Wert auf die Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter. Die für die Kontaktpflege benötigten zeitlichen Freiräume verschafft ihnen die Büro-Software Skyline. Sie wurde bereits kurz nach Unternehmensgründung eingeführt und wuchs seither mit dem Betrieb mit. Dies ist möglich, weil Skyline eine Cloudlösung ist. Das Programm für die administrative Verwaltung liegt auf Servern von Fortytools (Hamburg) und wird von den Kunden des Softwareanbieters mitbenutzt. Es müssen also keine Programme und leistungsfähigen Server mehr gekauft und von Fachleuten stationär auf unternehmenseigenen Rechnern zum Laufen gebracht werden. Ein Internetzugang und ein PC oder ein Tablet reichen aus. Über sie loggt sich der Nutzer auf dem Portal https://skyline-web.de ein und er kann mit sämtlichen Softwaremodulen arbeiten. Im Gegenzug bezahlt der Gebäudereiniger eine monatliche Nutzungsgebühr, die sich nach der Beschäftigtenzahl des Betriebs bemisst. Für den Unternehmensgründer Thomas Bobsien war der flexible Mietbeitrag ein wichtiges Argument für die Software: „In unseren Anfangszeiten haben wir nur bestimmte Teile der Software gebraucht. Den an der Nutzung orientierten Mietpreis empfanden wir daher als fair.“ Endgültig überzeugt hat ihn dann die einmonatige Probezeit, in der seine Frau und er das System nach einer kostenlosen Schulung auf Herz und Nieren testen konnten. „Anders als die meisten anderen Softwarelösungen für die Branche ist Skyline einfach zu bedienen und quasi selbsterklärend“, berichtet Sena Maric-Bobsien. Sie spricht aus Erfahrung. Wie ihr Mann hat auch sie vor der Selbstständigkeit als Führungskraft in der Gebäudereinigung mit verschiedenen Softwaresystemen gearbeitet. Im Rückblick empfindet sie diese als viel zu kompliziert. Informatiker mit BranchenerfahrungDie besondere Leistung der Software besteht in der detailgenauen Umsetzung der kaufmännischen Anforderungen von Gebäudereinigern. Dabei sind die Branchenerfahrungen des Geschäftsführers Sebastian Gauck in die Entwicklung eingeflossen. Er kennt die Prozesse der reinigenden Dienstleister und hat sie in der Software abgebildet. Diese ist seit dem Jahr 2010 verfügbar und inzwischen bei einer hohen dreistelligen Zahl von Gebäudereinigern im Einsatz. Die durchschnittliche Größe seiner Kunden gibt Sebastian Gauck mit etwa 50 Mitarbeitern an. Betriebe mit mehreren hundert Beschäftigten gehören nicht mehr zur Zielgruppe von Fortytools, denn Unternehmen dieser Größenordnung haben in den Bereichen Kalkulation und Controlling üblicherweise spezielle Anforderungen an ihre Software. Mit Ausnahme des Kalkulationsmoduls bildet Skyline sämtliche im Büro anfallenden Aufgaben ab. Die Software unterscheidet dabei einen kaufmännischen Teil und die in der Disposition anfallenden Tätigkeiten. Der kaufmännische Softwarebereich ist in die Arbeitsmasken Kunde, Angebote, Aufträge, Rechnungen, Mitarbeiter, Lieferanten und Artikel untergliedert. Auch in der Ferne alle Daten im BlickDer zweite Teil der Skyline-Software ist der Disposition gewidmet. In diesem Bereich werden die Einsatzplanung und die Zeiterfassung vorgenommen. Die einfache Bedienung des Programms zeigt sich auch hier. Da Bobsien Gebäudereinigung & Service überwiegend in der Unterhalts-, Glas- und Fassadenreinigung tätig ist, handelt es sich um regelmäßig wiederkehrende Arbeiten. Beim Anlegen des Kunden werden diese mit den eingeplanten Zeiten eingegeben und der Wiederholungszeitraum eingestellt. Das System überträgt diese dann automatisch in die Einsatzplanung. Sena Maric-Bobsien kontrolliert die Disposition trotzdem täglich und justiert bei Bedarf manuell nach. Dies gilt insbesondere bei Feiertagen, die das System nicht berücksichtigt. „Wir bieten jedem Kunden eine individuelle Regelung an. Ein Betrieb, dessen Räume täglich gepflegt werden, kann möglicherweise über Weinachten oder Ostern auf eine Reinigung verzichten. Einem Kunden, bei dem wir nur einmal pro Woche sind, bieten wir in jedem Fall eine Terminverschiebung an. Diese Flexibilität unterstützt die Software.“ In dem Dispoteil des Programms laufen alle objektrelevanten Daten zusammen. So können während einer Reinigung zusätzliche Informationen, Kommentare und Dokumente sowie Fotos erfasst werden. Wenn also beispielsweise vor Ort bei einemKunden ungeplante Reinigungsarbeiten – etwa an einem stark verschmutzen Teppich – durchgeführt werden müssen, können diese festgehalten werden. „Sollte es zu einem späteren Zeitpunkt seitens des Kunden zu Rückfragen kommen, sind die Informationen jederzeit abrufbar.“ Dabei macht sich ein weiterer Vorteil der Software nützlich: Da sie Bildschirmgrößenoptimiert ist, läuft sie auch auf einem Mobiltelefon oder einem Tabletcomputer. Die Mitarbeiter eines Gebäudereinigungsbetriebs können ihre Aufgaben also direkt an der Einsatzstelle festhalten und mit Fotos dokumentieren. Gleiches gilt beispielsweise auch für vom Kunden unterschriebene Lieferscheine: Sie können abfotografiert und hochgeladen werden. Die Information ist dadurch beim Gebäudereiniger in Echtzeit verfügbar, denn Skyline ist internetbasiert. Das Programm teilt seine Inhalte mit allen, die Zugang und eine entsprechende Zugriffsberechtigung auf die Daten haben. Diesen Nutzen hat das Ehepaar während ihres Urlaubs schätzen gelernt. Obwohl sie nicht vor Ort waren, standen ihnen alle wichtigen Informationen zur Verfügung. Sie finden sich in Form von übersichtlich aufbereiteten Statistiken und in Kästen auf der Einstiegsseite. Das System zeigt dort etwa noch nicht abgerechnete Leistungen, offene Posten (zum Beispiel nicht beglichene Kundenrechnungen), eine Bankkontenübersicht sowie eingegangene und nicht versendete Dokumente. Außerdem weist es auf Jubiläen und Geburtstage hin. Dieses Instrument schätzen die Bobsiens, weil „ein Glückwunsch zum Geburtstag eine Wertschätzung darstellt und von unseren Mitarbeitern sehr positiv aufgenommen wird“. Eine Software, die positiv überraschtSkyline scheint alle Tätigkeiten abzudecken, die im Büro eines Gebäudereinigers anfallen. Darüber hinaus unterstützt es bei branchentypischen Pflichten. Die Software übernimmt beispielsweise die im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung geforderte Dokumentation oder weist auf die anstehende Wiederholung der Betriebsanweisung eines Beschäftigten hin. Sollten trotzdem Fragen aufkommen, kann sich ein Betrieb telefonisch an die Hotline wenden oder online den Unterhaltungskanal anwählen. Über beide Medien kommt innerhalb weniger Minuten die benötigte Hilfe. Allerdings macht Sena Maric-Bobsien selten davon Gebrauch. Die Software ist leicht verständlich gestaltet, so dass sie sich selbst in zahlreiche Funktionen eingearbeitet hat. Dabei hat sie noch längst nicht alle Möglichkeiten des Systems für sich erschlossen: „Die Software kann mehr als wir zum jetzigen Zeitpunkt nutzen.“ Dieser Umstand kann sich allerdings schnell ändern. Wenn das Wachstum von Bobsien Gebäudereinigung & Service in dem vorgelegten Tempo weitergeht, werden die unentdeckten Menüpunkte bald in die tägliche Arbeit integriert werden. Und das könnte schon bald geschehen: Das Unternehmen stellt in Kürze für das Büro einen weiteren Mitarbeiter ein. Sabine Anton-Katzenbach | markus.targiel@holzmann-medien.de