Abschied auf Raten Elektronische Vergabe ersetzt Angebote auf Papier

Die elektronische Abwicklung von Ausschreibungen sowie Angebotserstellung und -abgabe gibt es bereits seit 2003. Richtig ernst wird es für Gebäudedienstleister Ende 2010. Dann heißt es bei Ausschreibungen des Bundes, Abschied zu nehmen von der Erstellung von Angeboten auf Papier. Ab diesem Zeitpunkt können Dienstleister Angebote nur noch auf elektronischem Weg abgeben.

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    Zum 1. Juli 2009 erfolgt durch die Bundesagentur für Arbeit bundesweit die erste Großausschreibung von Gebäudereinigungsarbeiten als elektronische Vergabe.
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Elektronische Vergabe ersetzt Angebote auf Papier

-Schon seit 2006 können allerdings die Vergabestellen entscheiden, ab wann die elektronische Vergabe bindend vorgeschrieben wird. Die Bundesagentur für Arbeit als einer der großen Auftraggeber des Bundes nutzt bereits seit Oktober 2007 die Vergabeplattform des Bundes, um Ausschreibungen im Internet zu veröffentlichen und elektronisch abzuwickeln. Vergabeunterlagen der Bundesagentur für Arbeit können also schon jetzt nur noch elektronisch über die Vergabeplattform abgewickelt werden.

Softwareinstallation zum Einstieg

Die Beteiligung an der elektronischen Vergabe setzt zunächst voraus, dass auf dem Rechner des Gebäudedienstleisters einige Softwarekomponenten installiert werden. Keine Sorge, Sie müssen die Komponenten nicht kaufen! Auf dem Informationsserver www.evergabe-online.info stehen alle benötigten Softwarekomponenten und Dokumente zum Umgang mit der E-Vergabe zum Download bereit. Zudem steht den Bietern eine technische Hotline unter 022899 610-1234 zur Verfügung. Auf dem Rechner müssen installiert werden:

  • Java,
  • Adobe Reader,
  • jSign (beinhaltet OpenLimit),
  • Angebotsassistent (AnA),
  • Leistungsverzeichnis-Cockpit.

Das Programm „Leistungsverzeichnis-Cockpit“ ist für die Beteiligung an Ausschreibungen der Bundesagentur für Arbeit erforderlich.

Bei der Installation der notwendigen Programme ist zu beachten, dass die vorgegebene Reihenfolge eingehalten wird. Darauf wird in den Unterlagen besonders hingewiesen.

Signatur beantragen

Wer sich an der E-Vergabe beteiligen will, braucht eine elektronische Signatur. Benötigt wird eine digitale Signatur von allen Personen, die mit E-Vergabe arbeiten sollen. Gleich ob der Sachbearbeiter, der Dokumente empfängt oder versendet, oder der Unterzeichnungsbefugte, der die Angebote schließlich unterschreibt: Ohne die digitale Signatur geht nichts.

Hier ist die einfachste Lösung die so genannte fortgeschrittene Signatur. Sie ist für zwei Jahre gültig und gegen eine Gebühr von 10,23 Euro erhältlich. Die Signatur von S-Trust kann beantragt werden unter www.s-trust.de/evergabe und wird nach einigen Tagen inklusive Passwort postalisch beziehungsweise per E-Mail zugestellt. Daneben kann eine qualifizierte elektronische Signatur (Kosten etwa 200 Euro) eingesetzt werden. Bei dieser Lösung ist eine Chipkarte und ein Datenlesegerät notwendig.

Eine Liste qualifizierter Signaturen kann unter www.evergabe-online.info/signaturen abgerufen werden.

Registrierung auf der Plattform

Nachdem die Installation der Softwarekomponenten erfolgt ist und die beantragten Signaturen vorliegen, steht noch die einmalige Registrierung auf www.evergabe-online.de an – damit sind die notwendigen Vorbereitungen erledigt. Auf der Vergabeplattform finden sich die aktuellen Ausschreibungen beziehungsweise alle öffentlichen Vergabeverfahren des Bundes. Die Verdingungsunterlagen können elektronisch angefordert beziehungsweise heruntergeladen werden. Sollte es zu den angeforderten Verfahren neue Unterlagen oder Dokumente geben, erhält der Bieter übrigens automatisch per E-Mail eine Benachrichtigung.

Versand ohne Risiko

Sind alle benötigten Dokumente bearbeitet und zur Abgabe bereit, werden sie in den Angebotsassistenten (AnA) importiert. Die Sorge, dass die Vertraulichkeit der Dokumente gewahrt bleibt, ist – so wird von den Verantwortlichen versichert – unbegründet. Denn der Versand der Unterlagen erfolgt automatisch verschlüsselt. Die Angebote können übrigens auch von der ausschreibenden Stelle erst nach der Angebotsöffnung eingesehen werden.

Der Eingang der Unterlagen der E-Vergabe wird unmittelbar nach dem Versand schriftlich bestätigt, der Bieter hat damit eine 100prozentige Sicherheit, dass die Zustellung erfolgreich war.

Was bringt die E-Vergabe?

Zeitersparnis und einfachere Auswertung sind die Vorteile, die von den ausschreibenden Stellen genannt werden. Per Mausklick kann jeder interessierte Dienstleister die Verdingungsunterlagen anfordern, ebenso schnell gehen die fertigen Angebote raus. Dazu entfallen Druck- und Versandkosten, was angesichts von Ausschreibungsunterlagen in Telefonbuchstärke auch eine Kostenentlastung ist.

Weitere Argumente, die für die E-Vergabe sprechen, sind die zeitnahe Veröffentlichung und Bereitstellung der Verdingungsunterlagen. Hinzu kommt die Bieterkommunikation über die Plattform sowie die E-Mail-Benachrichtung, sollte es zu laufenden Verfahren neue Unterlagen geben.

Wenn alle Anfangsprobleme, die es sicher in nahezu allen Unternehmen geben wird, gelöst sind und der Umgang mit der E-Vergabe Routine geworden ist, greift ein weiterer Vorteil: Die Unterlagen können von mehreren Mitarbeitern gleichzeitig bearbeitet werden. Das funktioniert auch dann, wenn in verschiedenen Abteilungen oder verschiedenen Niederlassungen zeitgleich an einer Ausschreibung gearbeitet wird. Der langwierige Versand von Unterlagen zwischen einzelnen Niederlassungen auf dem Postweg ist nicht mehr nötig. Voraussetzung natürlich immer: Wer an den Dokumenten arbeitet, braucht die bereits erwähnte anerkannte digitale Signatur.

Rechtzeitig einsteigen

Allen, die sich mit diesem Thema neu beschäftigen, ist dringend anzuraten, den Zeitaufwand, der bis zu einer reibungslosen Arbeit erforderlich ist, nicht zu unterschätzen. Also: Nicht erst ein paar Tage vor Ablauf der Angebotsfrist loslegen, sondern genügend Zeit einplanen. Sinnvoll ist sicher auch der Besuch von Informationsveranstaltungen, die das Beschaffungsamt regelmäßig in Bonn und Berlin durchführt. Die Teilnehmer werden auf diesen Seminaren in den Umgang mit der E-Vergabe eingewiesen.

Kleineren Unternehmen, die an das Thema E-Vergabe mit Respekt, vielleicht sogar mit Sorge, herangehen, mag eine Feststellung des Beschaffungsamtes Mut machen: Es wurde festgestellt, dass sich KMU leichter mit der Installation der E-Vergabe tun als Großunternehmen.

Peter Hartmann | peter.hartmann@holzmannverlag.de