Digitalisierung in der Reinigung: Wo die Vorteile liegen

Immer wichtiger in der Gebäudereinigung wird der Einsatz digitaler Lösungen, die ­statische Reinigungspläne und die papiergebundene Verwaltung ersetzen – durch ­bedarfsorientiertes Arbeiten und effiziente Geschäftsprozesse.

Da Anonymität und Diskretion gewahrt bleiben sollen, nutzt das System Radarsensoren. Es werden keine Bildaufnahmen gemacht, um die Frequentierung und den Zustand von Räumlichkeiten zu kontrollieren. - © Kärcher

An einem einfachen, zufällig gewählten Beispiel wird klar, wie viel Zeit und Aufwand in unnötig absolvierten Wegstrecken stecken können: Der Flughafen John F. Kennedy in New York hat eine Terminalgesamtfläche von über 350 Hektar. Um von einem Einsatzort zum nächsten zu gelangen, müssen also zum Teil lange Wegstrecken zurückgelegt werden, und zwar egal, wie klug die Einsatzplanung gestaltet ist.

Die visuelle Kontrolle beispielsweise von Sanitärbereichen – Sauberkeit, Füllstände von Seifen- oder Handtuchspendern, Füllstand Mülleimer et cetera – kann vor diesem Hintergrund ein echter Zeitfresser sein. Hinzu kommt, dass das Auffüllen beziehungsweise Auswechseln von Verbrauchsmaterial je nach Gegebenheiten ­unwirtschaftlich und damit nicht nachhaltig sein kann.

Daten erfassen und klug ­auswerten

Werden jedoch die Frequentierung von Räumlichkeiten sowie der Stand der zur Verfügung gestellten Verbrauchsmaterialien über Sensoren erfasst, so kann aus diesen Daten eine dynamische, bedarfsorientierte Steuerung der Reinigung erfolgen.

Notwendig dafür ist eine künstliche Intelligenz (KI), die aus den Informationen für ein Objekt zunächst bestimmte Muster errechnet – beispielsweise, wo und wann generell mehr Publikumsverkehr und somit Reinigungsbedarf zu erwarten ist und wo weniger. Zudem werden geänderte Rahmenbedingungen sofort erfasst und als aktuelle Aufgabe an die Reinigungskräfte übermittelt.

Der Einsatz sensorbasierter KI-Systeme ist derzeit auf dem Vormarsch. Verschiedene Kosten-Nutzen-Rechnungen für große Objekte zeigen auf, dass sich der Erfolg sehr schnell und klar in Zahlen ausdrückt (siehe Interview-Kasten auf Seite 22). Nebenbei werden die Abläufe für Reinigungskräfte angenehmer, da unnötige ­Wege eingespart werden und zielorientiertes Arbeiten möglich ist.

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    Da Anonymität und Diskretion gewahrt bleiben sollen, nutzt das System Radarsensoren. Es werden keine Bildaufnahmen gemacht, um die Frequentierung und den Zustand von Räumlichkeiten zu kontrollieren.
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    Die Sensoren erfassen automatisch auch Füllstände von Seifenspendern ...
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    ... und anderen Verbrauchsmaterialien. Kontrollrundgänge werden überflüssig.
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    Das System führt zu bedarfsorientierten Reinigungsplänen, die in Echtzeit dynamisch auf besondere Ereignisse angepasst werden können.
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    Für Reinigungskräfte auf dem Smartphone oder Tablett, für den Objektleiter auf dem PC oder mobilen Endgeräten, erfasst die Operations-&-Fulfillment-Software die ­komplette Wertschöpfungskette in der Gebäudereinigung.
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    Während der gesamten Installations­zeit ist das System für den Kunden sichtbar und nutzbar. So ist die Installation keine Black Box, an deren Ende eine umfangreiche ­Neuprogrammierung befürchtet werden muss.
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    Objektleiter können über verschiedene Objekte hinweg alle Aufgaben und ­Reinigungskräfte in Echtzeit koordinieren. Dabei zeigt das System alle relevanten Mitarbeiter­informationen an.
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    Reinigungskräfte erhalten die Möglichkeit, ihre Arbeit – bei Bedarf inklusive Fotodokumentation – zu protokollieren.
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    Die automatisierte Erfassung von Arbeitszeiten und erledigten Aufgaben unterstützt dabei, den Qualitätsnachweis gegenüber dem Gebäudebetreiber zu erbringen.

Entlang der Wertschöpfung ­effizient arbeiten

Die tragenden Säulen der Reinigungsdienstleistung sind Objektleiter und Reinigungskraft. Neben der  stärker am konkreten Bedarf orientierten Reinigung spielt die effiziente Planung und Steuerung der Belegschaft eine große Rolle, um angesichts von steigendem Fachkräftemangel alle Arbeiten erledigen zu können.

Dem gegenüber steht vielerorts die sogenannte Zettelwirtschaft, also das zeitraubende Hantieren mit ausgedruckten Leistungsverzeichnissen oder der manuellen Dokumentation von Arbeitszeiten, die später am PC eingegeben werden müssen. Derartige Medienbrüche sind aufwändig und kosten vor allem eines: Geld.

Kernstücke im Arbeitsalltag von Gebäude­dienstleistern sind die übergeordnete Verwaltung von Mit­arbeitern und Objekten sowie die Unterstützung des konkreten Arbeitseinsatzes einer einzelnen Reinigungskraft vor Ort. Zwar sind bereits Apps verschiedener Hersteller verfügbar, die für einzelne Prozessschritte Insellösungen anbieten. Es gibt jedoch auch eine umfassende Operations-&-Fulfillment-Software am Markt, die alle Prozessschritte bündelt und dann in Form von Apps für den jeweiligen Anwender ­ausspielt.

Über ein Kontrollzentrum hat der Objektleiter die Möglichkeit, basierend auf Objektdaten und Leistungsverzeichnissen Dienst- und Schichtpläne für alle Mitarbeiter zu erstellen – passend zu bereits geleisteten Arbeitszeiten, Qualifikation, Verfügbarkeit vor Ort, Krankheit oder Urlaub. Spontan auftretende Kundenanfragen oder neue Aufgaben im Objekt lassen sich ebenfalls in Echtzeit und unkompliziert buchen und verteilen.

Die Reinigungskraft wiederum kann sich via Einsatz-­App den Dienstplan anzeigen lassen, einen Navigationslink zum ­Objekt einsehen, bei Arbeits­beginn ein- und bei Arbeitsende ausloggen oder Pausen erfassen. Die erledigten Aufgaben können mit der benötigten Arbeitszeit protokolliert und bei Bedarf mit Fotonachweis dokumentiert werden. Da die Zeiterfassung digital läuft und direkt an den Objektleiter übermittelt wird, erfolgt die Bezahlung von Lohn und gegebenenfalls geleisteten Überstunden ohne ­Verzögerung.

Um eine solche Softwarelösung im Unternehmen nutzen zu können, müssen zunächst die Stammdaten – also Personal- und Objektinformationen – eingegeben werden. Wird zur Unternehmenssteuerung bereits ein ERP-System verwendet (Enterprise Resource Planning), aus dem Daten migriert werden können, nimmt dieser Prozess nicht viel Zeit in Anspruch. Mitarbeiter ohne PC-Zugang werden im Anschluss daran einfach über ihre mobilen Endgeräte eingebunden, Büro-Mitarbeiter nutzen die PC-Version.

Über digitale Lösungen den Arbeitsalltag erleichtern

Wichtig für die Akzeptanz im Betrieb sind eine hohe Nutzerfreundlichkeit und eine intuitive Bedienung sowie Fremdsprachenfunktionen in Form von In-App- und Live-Übersetzungen. Dadurch wird Belegschaften mit verschiedenen Muttersprachen die Anwendung so leicht wie möglich gemacht.

Es zeigt sich, dass über digitale Lösungen der Arbeitsalltag von Objektleitern und Reinigungskräften erleichtert werden kann. Unnötige Aufgaben fallen weg, produktive Tätigkeiten finden mehr Raum. Hinzu kommt, dass durch die durchgängige digitale Erfassung von Tätigkeiten gegenüber dem Kunden deutlich mehr Transparenz erreicht wird. Dies kann in Zeiten, in denen Hygiene einen besonderen Stellenwert einnimmt, auch Sicherheit und Gewissheit über den Zustand von Räumlichkeiten schaffen.

Systeme, die die Zufriedenheit von Gebäudenutzern in Bezug auf die Sauberkeit erfassen, können zusätzlich dazu beitragen, das Ergebnis der Reinigung zu bewerten. Digitale Systeme leisten somit über die gesamte Wertschöpfung hinweg einen wichtigen Beitrag dazu, die Qualität der Reinigungsdienstleistung zu erfassen und zu verbessern – ein Vorteil für Gebäudedienstleister und ihre Kunden.

Alexandra Lachner, freie Autorin, Philipp Andernach, SoniQ Services, Philipp Kipf, Kärcher | markus.targiel@holzmann-medien.de