Smart Cleaning: Eine App im Praxiseinsatz

Ein Friedrichshafener Entwickler hat eine Softwarelösung speziell für Gebäudedienstleister auf den Markt gebracht. Zu den Funktionen zählen unter anderem digitale Arbeitszeiterfassung, mobiles Leitsystem sowie Qualitätskontrollen gemäß DIN EN SIO 9001 und DIN EN 13549. Wie Nutzer die Software bewerten und wie die App half, Personen aus deinem defekten Fahrtstuhl zu befreien.

Die zunehmende Digitalisierung bedeutet für Unternehmen einen Umbruch bestehender Prozessmodelle und Wertschöpfungsketten. Gleichzeitig können digitale Lösungen die Geschwindigkeit, die Effizienz und die Sicherheit von Produktions- und Dienstleistungsabläufen erheblich steigern.

Auch die Reinigungsbranche befindet sich im Wandel und nutzt mehr und mehr das Potenzial der Digitalisierung. Wie in anderen Branchen besteht auch hier der Wunsch, die klassische Papierverwaltung durch neue, digitale Möglichkeiten zu ersetzen. Ein klassisches Beispiel ist die Zeiterfassung, die oft noch mit analogen Dienstplänen und Arbeitsscheinen auf Papier erfolgt. In der Praxis bedeutet das viel Arbeit für alle Beteiligten. Gleichzeitig ist das Procedere nicht selten unübersichtlich und umständlich. Die Informationen liegen zudem erst zeitverzögert vor.

Softwarelösungen speziell für Gebäudereiniger

Im Zusammenhang mit derartigen Herausforderungen sind intelligente, auf den Praxisalltag von Gebäudereinigungen abgestimmte Softwarelösungen von Vorteil, die einfach zu bedienen sind und Datensicherheit garantieren. Das hat sich auch die App Novoworker des gleichnamigen Unternehmens aus Friedrichshafen auf die Fahnen geschrieben.

Sven Häring, der Entwickler der Software, führt selbst ein Gebäude­reinigungsunternehmen und verspürte bereits 2015 den Wunsch nach einem digitalen Helfer für seine tägliche Arbeit. Damals gab es allerdings noch keine marktreife Lösung für seinen Bedarf. Und so schloss er sich kurzerhand mit einem IT-Spezialisten zusammen, um sich selbst zu behelfen.

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So entstand in mehreren Jahren Entwicklungsarbeit und Praxiseinsatz die angesprochene App. Da sie sich im firmeninternen Gebrauch bestens bewährte, brachte Härings Team sie als Branchenlösung zur Marktreife. Seit 2018 ist die App sowohl für Android als auch für iOS erhältlich. Sie bietet eine leicht zu bedienende Nutzeroberfläche und vereint für die Gebäudereinigung zentrale Funktionen wie eine systematische Arbeitszeiterfassung, mobiles Aufgabenmanagement, bedarfsgenaue Dokumentationsmöglichkeiten in Echtzeit sowie verschiedene Möglichkeiten statistischer Auswertungen.

Novoworker besitzt derzeit laut eigenen Angaben einen Kundenstamm in dreistelliger Höhe. Die Anzahl der Mitarbeiter, welche die Zeiterfassung bereits nutzen, bewege sich im höheren vierstelligen Bereich. Darüber hinaus befinden sich viele Novoworker-Kunden aktuell in der Test- und Einführungsphase. Deshalb gibt es auch seit diesem Monat einen zweiten Unternehmensstandort in Weingarten, wo kostenfreie Schulungen für Neukunden angeboten werden.

NFC-Technologie: So funktioniert die App

Die Technologie hinter der Softwarelösung kennt man beispielsweise vom kontaktlosen Bezahlen: Datentransfer mittels Übertragungsstandard NFC ­(Near Field Communication). Dabei werden in den zu reinigenden Objekten NFC-Chips fest installiert. So kann unter anderem sichtbar gemacht werden, wer wann und wo mit Hilfe der Smartphone-App eingecheckt hat.

Auch wichtige Informationen können so hinterlegt werden, etwa die Bestätigung geleisteter Aufgaben vor Ort inklusive Bilddokumentation. Diese kann nur in ­Echtzeit erfolgen, da ein Zugriff auf gespeicherte Bilder auf dem Smartphone nicht möglich ist. Dies stellt eine transparente und aussagekräftige Aufgabenerfassung für Objektleitung, Reinigungs­unternehmer, Auftraggeber und nicht zuletzt die ­Mitarbeiter sicher.

2020 wurde die Softwarelösung zudem mit einer Funktion zur Qualitätskontrolle gemäß DIN EN ISO 9001 und DIN EN 2859 ergänzt. Sie bietet damit alle Funktionen für typische Herausforderungen in der Reinigungsbranche – und das für alle Beteiligten.

Im Praxiseinsatz: Das sagt der Auftraggeber

Wir haben uns die Software in typischen Alltagssituationen aus der Perspektive der beteiligten ­Akteure angesehen und mit Geschäftsführer Sven Häring gesprochen sowie zwei Auftraggeber befragt, in deren Objekten das System nun seit gut einem Jahr im Rahmen von Gebäudereinigung und Facility Management eingesetzt wird.

In einem Referenzobjekt wurde der zuständige technische Hausmeister lange Zeit mit einer Geister­erscheinung verglichen. Denn der Auftraggeber sah ihn so gut wie nie, was ganz unbewusst ein Gefühl der Verunsicherung aufkommen ließ. Die Aufgaben des externen Dienstleisters – etwa die Sicherstellung der Haustechnik, das Beseitigen von Störmeldungen, Kontrollgänge, Sicherheitsüberprüfungen sowie der Austausch von defekten Bauteilen und Leuchtmitteln – sind für das Tagesgeschäft des mittelständischen Betriebs von größter Relevanz. Auch nach mehreren Gesprächen konnte diese grundlegende Verunsicherung nicht beseitigt werden, weshalb der Auftrag­geber schließlich entschied, einen neuen Anbieter zu suchen.

Den Zuschlag erhielt dieses Mal ein Dienstleistungsunternehmen, welches die App nutzt, um übertragene Aufgaben systematisch abbilden, dokumentieren und kontrollieren zu können. Am ersten Arbeitstag stattete der Dienstleister das gesamte Objekt mit NFC-Chips aus, um das Leitsystem effektiv nutzen zu können. Für den Auftraggeber war sofort eine Veränderung spürbar. Dank der Möglichkeiten zur ausführlichen Echtzeitdokumentation im Rahmen der Arbeit mit dem digitalen Leitsystem erhielt er nun regelmäßig und ­zeitnah aussagekräftige Tätigkeitsprotokolle und Bildnachweise. Dieses Mehr an Transparenz sorgte innerhalb kürzester Zeit für deutlich weniger Rückfragen sowie höhere Zufriedenheit seitens des ­Auftraggebers.

Das sagt der technische Hausmeister

Die Geschichte geht noch weiter: Auch der ursprünglich eingesetzte technische Hausmeister Wolfgang Baur profitierte von Novoworker. Er wurde aufgrund seiner Objekt­erfahrung vom neuen Dienstleister übernommen und entsprechend geschult.

Für den technischen Hausmeister stellte die Umstellung auf das neue System zunächst eine kleine Herausforderung dar. Sein gesamtes bisheriges Arbeitsleben kannte er nur Papierdokumentation und musste sich an die völlig neue Arbeitsweise mit dem Smartphone erst einmal gewöhnen. Doch bereits nach zwei Wochen beherrschte er die App und konnte die Vorteile für sich nutzen.

Das zeigte sich schon bald bei einem Einsatz, als er Personen aus einem defekten Fahrstuhl befreien musste. Mit seinem Smartphone hatte er mittels NFC-Chip auf die direkt am Fahrstuhl hinterlegte Bedienungsanleitung Zugriff. Den Weg ins Büro konnte er sich damit sparen und stattdessen direkt mit der Fehlerbehebung beginnen. Und die betroffenen Personen waren auch wieder schneller im Freien.

Das sagt die Objektleiterin

Im Büro des neuen Gebäudedienstleisters treffen wir die für eines der Objekte zuständige Objektleiterin ­Julijana Popovic. Sie sitzt am Schreibtisch und blickt auf den Bildschirm ihres PCs. Seit sie die App einsetzt, hat sich einiges verändert. Dank der Kommunikationsmöglichkeiten in Echtzeit könne sie nun schneller als früher auf Abweichungen im Arbeitsalltag reagieren und steuernd eingreifen.

Da Qualitätskontrolle und Berichtswesen einfacher, transparenter und übersichtlicher geworden sind, seien auch die Reklamationen deutlich zurückgegangen. "Die gesamte Verwaltung hat sich vereinfachtc, fügt die Objektleiterin hinzu. Früher sei sie Mitarbeitern unter anderem nur wegen vergessener Arbeitsscheine mit dem Auto hinterhergefahren. Nun liegen alle wichtigen Informationen auf Knopfdruck sofort in Echtzeit vor.

Mit dem Einsatz der Software regelt sich vieles von selbst – zum Vorteil aller Beteiligten. In einem anderen, großen Betrieb, für den der Gebäudedienstleister tätig ist, konnte dank Unterstützung der App nicht nur das Vertrauensverhältnis zwischen Auftraggeber und Dienstleister erhöht werden. Wie uns berichtet wird führte die Zeit­erfassung dazu, dass innerhalb von fünf Monaten ein vierstelliger Betrag an Lohnkosten eingespart wurde. Dabei wurden die Mitarbeiter keineswegs angewiesen, schneller zu arbeiten. Im Objekt wurde lediglich die Zeiterfassung in Kombination mit einer Stempeluhr eingeführt.

Fazit: Digitaler Helfer für mehr ­Effizienz

Die Software ist ein digitaler Helfer, der mehr Zufriedenheit und Sicherheit für alle Beteiligten bietet. Die Softwarelösung ist einfach und schnell zu adaptieren und verspricht Effizienzgewinne. Interessant sollte sie für Gebäudereinigungsunternehmen jeglicher Größe sein. Was das Programm auszeichnet, ist vor allem die Nähe zum Arbeitsalltag der ausführenden Mitarbeiter sowie der Objektleitung. Derjenigen also, welche die Wertschöpfung im Reinigungsunternehmen generieren.