Der FM-Verband Gefma hat den seit 2003 etablierten "Mustervertrag Facility Services" und die "Leistungsbeschreibung Facility Services" grundlegend überarbeitet und neu aufgelegt.
Ausschreibungen für Facility Services und die korrespondierende Vertragsgestaltung sind komplexe Prozesse. Die Regelwerke Gefma 510 (Mustervertrag) und Gefma 520 (Leistungsbeschreibung) bieten Orientierung beim Erstellen und Umsetzen rechtsverbindlicher Vereinbarungen.
"Mit dem 'Mustervertrag Facility Services' hat Gefma eine auch in juristischen Fachkreisen etablierte Vorlage und wertvolle Arbeitshilfe für die Gestaltung von FM-Verträgen entwickelt", sagt Klaus Forster, gemeinsam mit Wolfgang Inderwies Leiter des für die Publikation verantwortlichen Arbeitskreises "Ausschreibung und Vergabe". Für die Neuauflage wurden nicht nur die Inhalte aktualisiert. Es sind auch wichtige Schwerpunkte hinzugekommen.
Der Mustervertrag enthält nun auch rechtliche Regelungen zur Qualitätssicherung für das Verhältnis zwischen Auftraggebern und FM-Dienstleistern. Auch wenn entsprechende Vereinbarungen wie Service-Level-Agreements oder Bonus-Malus-Regelungen sehr individuell sind, liefert der Mustervertrag praxisnahe Beispiele, die sich mit juristischer Expertise gut an die individuellen Bedürfnisse anpassen lassen.
Ein weiterer neuer Inhalt resultiert aus der ausklingenden Corona-Pandemie: Ein zentrales Kapitel befasst sich mit FM-spezifischen Pandemieregelungen. Aus den Folgen der Pandemie haben sich unzählige rechtliche Fragestellungen zu Leistungsänderungen oder Vergütungsanpassungen ergeben. Sie werden im neuen Mustervertrag berücksichtigt.
Nachhaltigkeit ist weiterhin ein zentrales Thema: In der aktualisierten Version der Richtlinie findet der Nutzer auch Empfehlungen zu einem strukturierten ESG-Berichtswesen, die der transparenten Nachweispflicht der EU-Taxonomie entsprechen.
Auch die "Leistungsbeschreibung Facility Services" wurde vom Arbeitskreis "Ausschreibung und Vergabe“ grundlegend überarbeitet und neu aufgelegt. Vor dem Hintergrund der EU-Taxonomie ist ESG nun fester Bestandteil der 140 Seiten umfassenden Publikation. Die beschriebenen FM-Leistungen berücksichtigen in der Neuauflage die Vorgaben des europäischen Green Deals. Die aktuelle Leistungsbeschreibung nimmt auch den Start und die Beendigung der Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Facility-Management-Dienstleister in den Fokus: "Hierbei kommt es in der Regel zu erforderlichen Einmalleistungen. Damit diese vertraglich verlässlich geregelt sind, erläutert die Leistungsbeschreibung Facility Services die notwendigen Aufgaben für Auftraggeber und Dienstleister detailliert, so dass ein reibungsloser, verbindlicher Prozessablauf gewährleistet ist", sagt Gefma-Arbeitskreisleiter Wolfgang Inderwies.
Konkrete Kalkulationsvorgaben beziehungsweise eindeutige Preisabfragen sind außerdem ein entscheidender Erfolgsfaktor bei Ausschreibung und Vergabe komplexer Facility Services. Die aktualisierte Leistungsbeschreibung liefert für die beschriebenen Leistungen ein Muster für ein korrespondierendes Preisverzeichnis in Form einer Excel-Tabelle und gibt wesentliche Hinweise für die Preiskalkulation. "Natürlich sind Leistungsbeschreibung und Preisverzeichnis im Anwendungsfall individuell anzupassen, die Unterlagen bieten jedoch sowohl für die Ausschreibung von Einzelleistungen als auch für sogenannte Paketvergaben eine solide Grundlage", sagt Wolfgang Inderwies.
Leistungsbeschreibung und Mustervertrag sind inhaltlich aufeinander abgestimmt. Zum Mustervertrag wird ein umfangreicher Leitfaden (Gefma 510-1) mitgeliefert. Er beinhaltet viele Regelungen und deren Anwendung und gibt auch Nichtjuristen einen Einblick in die Grundlagen des Vertragsrechts im Facility Management.
Beide Richtlinien sind im Online-Shop von Gefma zum (kostenpflichtigen) Download erhältlich. /HH