Werden die Entwicklung und Umsetzung eines Tagesreinigungsprogramms ordnungsgemäß durchgeführt, helfen sie Gebäudebetreibern Kosten einzusparen, steigern die Nachhaltigkeit und Sicherheit, verbessern den Kundenservice und erhöhen die Produktivität.
Tipps zur Implementierung
Egal ob Reinigungstätigkeiten ausgelagert oder hausintern abgewickelt werden, die Tagesreinigung bietet viele Vorteile. Nun ist die Umstellung auf ein neues Reinigungsverfahren kein Wechsel, den man einfach über Nacht vollzieht, sondern ein Prozess, der Vorbereitung und Training erfordert. Facility Manager müssen sicherstellen, dass alle Beteiligten in Bezug auf den Wechsel zum Tagesreinigungsprogramm an einem Strang ziehen. Zur Implementierung eines wirksamen Programms, das auch dauerhaft Bestand hat, kann man einer einfachen Checkliste folgen.
Die Vorteile der Tagesreinigung
Tagesreinigung kann einem Objekt und dessen Nutzern eine Vielzahl von Vorteilen bieten. Da die Reinigung nicht länger nachts erfolgt, können Gebäude ihre Energiekosten senken: Lichter können ausgeschaltet bleiben und Einstellungen der Heizungs-, Lüftungs- und Klimatechnik an frühere Tageszeiten angepasst werden. Nach Angaben der Building Owners and Managers Association International (BOMA Intl.) lassen sich mit Tagesreinigung jährlich Energieeinsparungen von bis zu acht Prozent erreichen. Bei großen Einrichtungen, wie mehrgeschossigen Bürogebäuden, Bildungseinrichtungen oder Lagerhallen, lassen sich so deutliche Kosteneinsparungen erzielen.
Die Vorteile von Tagesreinigung sind nicht allein mit Kosten verbunden. Wird die Reinigung tagsüber durchgeführt, können sich die Gebäudenutzer von der Qualität der Arbeit unmittelbar überzeugen. Wenn Probleme auftreten, können diese direkt angesprochen und in kürzester Zeit behoben werden - Beschwerden werden dadurch reduziert.
Zudem sind für die Reinigungskräfte Verschmutzungen auf Teppichen und in anderen Bereichen bei Tageslicht besser sichtbar, was die Produktivität und Effizienz steigert. Es ist sogar möglich, dass Tagesreinigung zu geringeren Fluktuationsraten führt, da die weniger beliebten Nachtschichten wegfallen. Und schließlich lässt sich die Sicherheit erhöhen: Gebäudeeigentümer können ihre Immobilien nachts abschließen, da kein Zugang für Reinigungskräfte erforderlich ist.
Die Umstellung auf Tagesreinigung sollte der zuständige Facility Manager zunächst mit der Geschäftsleitung und dann mit dem externen Reinigungsdienstleister bzw. dem hausinternen Reinigungspersonal besprechen, bevor die Gebäudenutzer über das neue Programm informiert werden. Die oberste Führungsebene wird Einblicke in die Vorteile und etwaigen Nachteile der Tagesreinigung haben wollen. Der Facility Manager sollte sich vorher darüber informieren, wie lange es z.B. dauern wird, bis sich Energieeinsparungen auszahlen, oder welche neuen Geräte und Werkzeuge für die Tagesreinigung notwendig sein werden.
Wenn ein externer Gebäudedienstleister die Reinigungsaufgaben ausführt, ist abzuklären, ob alle Reinigungsarbeiten in die Tagesstunden vorverlegt werden können oder ob es bestimmte Arbeiten gibt, die nur nachts durchgeführt werden können. Für die Ausführung störender Arbeiten, wie Staubsaugen, Feuchtwischen in den Waschräumen und periodische Arbeiten, können auch die frühen Morgen- und Abendstunden sowie die Wochenendtage in Betracht gezogen werden.
Mit einem erfahrenen Dienstleister lässt sich die Logistik eines Tagesreinigungsprogramms leichter erarbeiten. Falls die Reinigung hausintern durchgeführt wird, sollte sich der Facility Manager Feedback von Hauswirtschaftsmitarbeitern holen, um ihre Meinung über die Einführung eines solchen Programms zu hören. Sobald das Reinigungspersonal für das Tagesreinigungsprogramm ausgebildet wurde, ist es an der Zeit, sich Unterstützung von den Gebäudenutzern zu holen.
Da die Tagesreinigung nicht nur Auswirkungen auf das Reinigungspersonal hat, sondern auch auf die Gebäudenutzer, ist es äußerst wichtig, dass diese das neue Reinigungsprogramm absegnen. Um diese Hürde zu überwinden, sollte der Facility Manager mit den betreffenden Personen kommunizieren und ihnen erklären, wie das Programm funktioniert und sich auf sie auswirken wird. Es sollte betont werden, dass die Reinigung bei Tage die ökologische Verantwortung fördert und Gebäudebetriebskosten senkt. Skeptikern kann z.B. der Einsatz leiserer Reinigungsgeräte erläutert werden, die die Geräuschentwicklung auf einem Minimum halten.
Ein weiteres Muss ist Equipment, mit dem sich Böden schnell trocknen lassen, sodass kein Risiko für Unfälle durch Ausrutschen und Hinfallen entsteht. Darüber hinaus sollten die Vorteile der direkten Kommunikation mit dem Reinigungspersonal herausgestellt werden, beispielsweise im Hinblick auf etwaige Sonderwünsche der Gebäudenutzer.
Umfassende Schulungen
Umfassendes Training ist das A und O einer jeden neuen Initiative. Um einen erfolgreichen Arbeitsablauf zu gewährleisten, müssen Reinigungspersonal und Facility Manager sich in jeden Aspekt der Tagesreinigung einleben. Neben der Auswahl der richtigen Chemikalien und Arbeitsutensilien geht es auch um spezifische Arbeitstechniken und auch um das persönliche Verhalten beim Reinigen mit direktem Kundenkontakt. Eine weitere Priorität stellt die Sicherheit dar; das Reinigungspersonal sollte auf Personen achten, die sich in der Nähe von Maschinenkabeln und feuchten Böden bewegen.
Reinigungsplan erstellen, überwachen und anpassen
Tagesreinigung erfordert einen Reinigungsplan, der gut durchdacht ist. Man sollte dabei mit den Personen, die das Gebäude nutzen, zusammenarbeiten, um ein besseres Verständnis für ihre Zeitpläne zu bekommen und um herauszufinden, wann die beste Zeit für die tägliche Reinigung ist. Zum Beispiel können die Mittagsstunden ideal für das Staubwischen der Schreibtischbereiche sein, wenn sich die Angestellten typischerweise außer Haus in der Mittagspause befinden; und das Staubsaugen der Konferenzräume könnte am besten in den Zeiten durchgeführt werden, in denen keine Meetings geplant sind - wie den frühen Abendstunden. Der Zeitplan sollte bekanntgegeben werden, bevor das Programm beginnt - so wissen alle involvierten Personen jeden Tag Bescheid, wann welche Bereiche gereinigt werden. Es sollte auch daran gedacht werden, den Zeitplan flexibel zu gestalten. Es ist wahrscheinlich, dass er an manchen Tagen überarbeitet werden muss, um ihn besonderen Umständen anzupassen.
Als Facility Manager will man sicherstellen, dass der Roll-out des Programms reibungslos abläuft. Um allen den Einstieg in das neue Programm zu erleichtern, kann die Tagesreinigung abschnittsweise eingeführt werden, indem man zunächst mit nur einer Abteilung oder einem einzelnen Gebäude eines gesamten Unternehmens beginnt, um erste Rückmeldungen zu beurteilen.
Wenn alles gut läuft, kann die Tagesreinigung in zusätzlichen Bereichen oder Gebäuden nach einem vorgegebenen Zeitplan eingeführt werden. Als verantwortlicher Facility Manager sollte man zur Einführung der Tagesreinigung verfügbar sein, um die Abläufe zu überwachen. Nach einigen Wochen sollte eine Umfrage unter den Gebäudenutzern durchgeführt werden, um Feedback über die Effektivität der Reinigung, das Verhalten des Personals sowie die Sicherheit zu sammeln.
Bei Tagesreinigung handelt es sich nicht - wie häufig angenommen - um Nachtreinigung, die tagsüber durchgeführt wird. Die Reinigungsvorgaben müssen dem neuen Tagesreinigungsprogramm entsprechend geändert werden. Dazu gehört, Stellenprofile nach Bedarf anzupassen, Zeiten und Frequenzen bestimmter Reinigungsarbeiten zu ändern sowie neue Reinigungsgeräte wie nichtmotorisierte Teppichkehrmaschinen und Staubsauger mit niedrigen Dezibelwerten einzuführen.
Zusätzlich können Überwachungsmechanismen angewendet werden, die sicherstellen, dass die vereinbarten Aufgaben durchgeführt werden. Falls man auf Hindernisse stößt, sollte man sich nicht davor scheuen, den Reinigungsplan zu überarbeiten. Es ist wahrscheinlich, dass einige Änderungen, basierend auf dem Feedback von Gebäudenutzern, vorgenommen werden müssen.
Hans Kielgas | markus.targiel@holzmann-medien.de