Zwei Monate Planung für drei Tage Messe - rationell reinigen Gebäudedienste

Bei der DKM, der internationalen Fachmesse für die Finanz- und Versicherungswirtschaft in Dortmund, finden bereits acht Wochen vor Messebeginn die ersten Gespräche mit den unterschiedlichen Dienstleistern statt: Der Veranstalter legt großen Wert auf jedes Detail. Von da an beginnen beim Dienstleister die Planung und Organisation des Reinigungsauftrags. Doch bei solch einem Auftrag kann nie an alles im Vorfeld gedacht werden. Schnelles Reagieren ist dann gefragt.Zwei Monate Planung für drei Tage Messe - Die DKM ist die Internationale Fachmesse für die Finanz- und Versicherungswirtschaft. Zum 13. Mal lockte die Leitmesse tausende Fachbesucher in die Dortmunder Westfalenhallen und präsentierte sich in einem exklusiven Ambiente. Gerade diese Exklusivität ist es, die die Messe zu einem ganz speziellen Kunden für die Reinigungskräfte der Vogt-Gruppe macht. „Die Palette reicht von hochglänzendem schwarzem Marmor bis zu französischen Spachtelarbeiten an den Wänden“, erklärt Prokurist Frank Jungk. „Die Herausforderungen sind von Stand zu Stand unterschiedlich, daher müssen schon früh die Chemie und die Reinigungsmaterialien bestimmt werden, die die Mitarbeiter vor Ort dann verwenden können und dürfen.“ Planungen beginnen Wochen vorher Der Veranstalter der DKM legt großen Wert auf jedes Detail. Bereits acht Wochen vor Messebeginn finden die ersten Gespräche mit den unterschiedlichen Dienstleistern wie Elektrikern, Kommunikationstechnikern und eben der Vogt-Gruppe statt. Von da ab geht es in die Planung so früh wie bei keiner anderen Messe. Jungk: „Das ist schon wichtig! Aufgrund der hochwertigen Messestände ist es unabdingbar, frühzeitig mit der Planung anzufangen, um auch die Einweisung und Führung der Mitarbeiter festzulegen.“ Es gibt in den Messehallen einen Personalstamm, der zur DKM mit Kollegen aus anderen Objekten wie beispielsweise dem Casino oder dem Stadion aufgestockt wird. Da man die Mitarbeiter kennt, weiß man auch von deren Qualifikation. Ständige Erreichbarkeit Das ist bei der Planung einer solchen Messe von entscheidender Bedeutung. „Wir setzen die Mitarbeiter entsprechend ihrer Kenntnisse und Fähigkeiten gezielt ein“, erklärt der Prokurist. Das erste Treffen von Geschäftsführung und den verantwortlichen Objektleitern findet drei Wochen vor dem Messestart statt. „Wir können auf eine große Erfahrung zurückgreifen, doch bei solch einem Auftrag kann nie an alles im Vorfeld gedacht werden“, sagt Frank Jungk. Daher gilt es, ständig erreichbar zu sein, um sofort handeln zu können. „Erfahrungsgemäß laufen am Tag bis zu 40 Anrufe auf. Da muss an Ausstellungsständen Müll abgeholt werden, anderswo muss zwischendurch nachgereinigt werden“, verrät Objektleiterin Petra Risch-Rahn. Jungk: „Grob eingeteilt, werden sich die Mitarbeiter aus der Büroreinigung um die Stände kümmern, die Kollegen mit Erfahrung aus Großbetrieben wie etwa dem Fußballstadion werden für die Halle und das Freigelände eingesetzt.“ So können eventuelle Schäden an hochwertigem Mobilar durch unsachgemäße Behandlung bereits im Vorfeld ausgeschlossen werden. Für die beteiligten Fachabteilungen wird eine Urlaubssperre verhängt. Die Terminierung für die Glas- und Sonderdienstabteilungen steht ebenso an wie die Anfrage an den Betriebsrat bezüglich der Mehrarbeit, denn an einen Acht-Stunden-Tag ist während der DKM nicht zu denken. Maschinen werden nachts repariert 240 Stände bilden das Herzstück der DKM. Rund 70 Mitarbeiter der Vogt-Gruppe sind im Einsatz nach einem genau ausgearbeiteten Einsatzplan. Dafür zeichnet Antje Tauscher verantwortlich. Die Objektleiterin im Spielcasino Dortmund hat den Plan für die DKM entwickelt, auf dem genau festgelegt ist, wer wann wo benötigt wird. Thema ist auch der Maschinen- und Gerätepark. „Wir stellen einen eigenen Elektromeister und Gerätetechniker ab. Repariert wird meistens nachts. Am Morgen ist dann alles wieder einsatzbereit“, verrät Frank Jungk. Zur Sicherheit gibt es Kooperationsverträge mit den Herstellern der Reinigungsmaschinen, die zur Not auch nachts einen Servicemitarbeiter schicken, um einen Totalausfall von Gerätschaften zu verhindern. Carsten Jungk, stellvertretender Objektleiter in den Westfalenhallen, ergänzt: „Hinzu kommt unsere glückliche Lage gegenüber dem Stadion. Wenn alle Stricke reißen, können wir weitere Maschinen und Geräte von dort holen, um hier die Arbeit zu Ende zu bringen.“ Ärgernis Teppichboden Noch vor dem Messestart bemängelt der Veranstalter den Zustand des Hallenbodens. Durch die vorangegangene Veranstaltung wurde dieser arg in Mitleidenschaft gezogen und entspricht nicht mehr den hohen Qualitätsansprüchen. „Wir werden den Hallenboden nochmals schwärzen“, erklärt Frank Jungk. „Das ist natürlich ein sensibler Bereich. Denn die Teppiche in den Hallen sowohl an den Ständen als auch auf vielen Laufwegen liegen bereits. Da muss sehr sauber gearbeitet werden.“ Dass die DKM eine der wenigen, wenn nicht sogar die einzige Messe ist, die auch auf den Laufwegen Teppichboden verlegt, ist für ein Reinigungsunternehmen keine glückliche Lage. Zum einen ist eine Verfleckung der Böden durch Schuhabrieb, verschüttete Getränke oder Speisereste immer gegeben. Zum anderen wird der Boden nicht fest verlegt, sondern nur fixiert. „Wenn man meint, man könnte einen 4 m breiten und 70 m langen Boden mit einer dementsprechend großen Maschine einfach absaugen, irrt man sich gewaltig“, erklärt Frank Jungk. Diese Maschine würde den Teppichboden wie eine große Welle vor sich herschieben. „Aus diesem Grund muss hier mit kleindimensionalen Saugern gearbeitet werden. Das ist weitaus aufwändiger, als wenn wir da mit einer Kehrmaschine oder einem Scheuersaugautomaten durchfahren könnten. Deshalb kommen hier Staubsauger mit einer Saugbreite von 30 cm zum Einsatz.“ Nicht nur, dass dementsprechende Maschinen vor Ort bereitgehalten werden müssen, es ist ebenso entscheidend für die Personalplanung. Frank Jungk: „Ich brauche schließlich eine Vielzahl an Mitarbeitern, die den Schmutz wegsaugen.“ 24 Stunden Müllentsorgung Die Müllentsorgung ist ein sehr wichtiger Bereich bei einer Messe. In Bezug auf Wege und Wegezeiten müssen die Mitarbeiter wissen, wo sie hinfahren können und wo sie mit dem Stapler durchkommen. Ist das Tor offen oder geschlossen, gibt es Treppen, komme ich da an, wo ich ankommen soll? Frank Jungk: „Bei der DKM haben wir drei Fahrer und zwei Mitarbeiter an der Müllpresse im Einsatz, die sich ablösen, so dass rund um die Uhr der Müll entsorgt werden kann.“ Bei der DKM beginnt die Reinigung um 20 Uhr und geht bis weit nach Mitternacht. Die Müllfahrer fahren dann Restmüll, stellen für den nächsten Tag die Container zusammen, rund 120 Standmülleimer in den Hallen müssen wieder vorbereitet werden. Mitarbeiter ständig auf Kontrollgang Das Hauptaugenmerk liegt natürlich auf der Standreinigung sowie auf der WC-Reinigung und -Wartung. Im Prinzip ist es eine permanente Reinigung der WC-Anlagen und Bestückung mit Hygieneutensilien wie Papier, Handwaschseife und dergleichen mehr. „Gleiches passiert in der Hallenwartung. Eine Großzahl an Mitarbeitern ist während des laufenden Messebetriebes in den einzelnen Hallen unterwegs, um Papierkörbe und Aschenbecher zu leeren, an den Imbissständen Müll zu entsorgen und die verschiedensten Verunreinigungen wie liegengelassene Verpackungs- oder Informationsmaterialien zu beseitigen, die während des Tages anfallen“, verrät Objektleiterin Petra Risch-Rahn. So etwa, wenn ein Messegast einen Getränkebecher fallen lässt. Auch kommt es vor, dass sich Messebesucher aufgrund des Gedränges und der Hitze in den Hallen schon mal übergeben müssen. Dafür sind die Mitarbeiter ständig unterwegs, um schnellstmöglich reagieren zu können und die Verunreinigungen so klein wie möglich zu halten. Pro Halle sind dafür zwei Mitarbeiter permanent auf der Runde. Grundreinigung während des laufenden Messebetriebs Eine weitere Besonderheit der DKM ist, dass die Vogt-Gruppe Hallen, die während des laufenden Messebetriebs umgebaut werden, grundreinigt. So gibt es am Abend vor der Messe ein sogenanntes „Warm-up“, zu dem Aussteller und Handwerker vom Veranstalter zum Essen und Trinken eingeladen werden. Diese Halle wird dann schnellstens umgebaut und natürlich gründlich gereinigt. Prokurist Jungk erklärt: „Das ist bei anderen Messen nicht üblich, dass nachts noch Hallen umgebaut und grundgereinigt werden. Auch das muss in die Personalplanung einfließen. Die Mitarbeiter müssen eingeteilt, Ruhepausen müssen eingehalten werden.“ Eine Messe vier Arbeitsbereiche Eigentlich gibt es vier unterschiedliche Arbeitsbereiche. Angefangen mit der Hallenwartung, die morgens um 8 Uhr beginnt und bis 18 Uhr geht. Dann der zweite Zeitbereich: die Toilettenwartung im gleichen Zeitraum. Hinzu kommt die Unterhaltsreinigung nach Messeschluss, die gegen Mitternacht endet. Und schließlich noch den separaten Bereich der Müllentsorgung. Da wird rund um die Uhr in drei Schichten gearbeitet. „Daher wird diese hohe Zahl an Personal benötigt“, klärt Objektleiterin Risch-Rahn auf. Nicht zu vergessen ist die unterschiedliche Ausstattung mit der dementsprechenden Garderobe. Die Wartungsmitarbeiter haben Wartungsbekleidung an und keine Reinigungsbekleidung. Gleiches gilt natürlich für die Reinigungstrupps, die andere Bekleidung als die Wartungskräfte tragen. Zu den adretten Uniformen der Wartungskräfte gehört auch der Mitarbeiterausweis. Frank Jungk erklärt den simplen wie effektiven Hintergrund: „Zum einen, dass man unsere Mitarbeiter erkennt, aber auch, dass Kunden und Gäste sie direkt ansprechen können.“ Selbstkontrolle bringt Vorteile Selbstverständlich gibt es nach der Messe eine „Manöverkritik“, die sogenannte Nachlese. Dazu werden die einzelnen Dienstleister eingeladen und seitens der Westfalenhallen und der Messeplaner bezüglich ihrer Arbeit beurteilt. Schwächen werden dabei genauso angesprochen wie Stärken. Glücklicherweise gab es für die Dortmunder viel Lob bezüglich der Dienstleistung, was sicher nicht zuletzt an der ständigen Selbstkontrolle liegt. Nach jeder Standreinigung hinterlassen die Reinigungskräfte nicht nur einen sauberen Messestand, sondern auch ein kleines Kärtchen. Mit dem wünschen sie einen erfolgreichen Tag und fordern den Aussteller gleichzeitig auf, eventuelle Kritikpunkte sowie Wünsche zu äußern. Objektleiterin Antje Tauscher: „Wir halten ständig Kontakt zu allen Ausstellern, fragen, ob sie mit unserem Service zufrieden sind oder Wünsche haben.“ Ganz kurze Wege sind das A und O Viele Dinge gilt es zu berücksichtigen, schließlich hat alles am Ende auch mit Wirtschaftlichkeit und Effektivität zu tun. Als Dienstleister ist die Vogt-Gruppe einem Angebot verpflichtet. Danach muss gehandelt werden, eben in Form der Personalplanung. Ein unverzichtbares Element, um den Kunden zufriedenstellen zu können, erklärt Frank Jungk: „Wichtig ist, eine Kommunikationshotline mit der verantwortlichen Messeleitung einzurichten, denn es passieren seitens des Messeverantwortlichen und der Dienstleister stündlich Dinge, die im Vorfeld nicht abgesprochen wurden, die weder bepreist noch beauftragt sind.“ Das bringe das laufende Messegeschäft so mit sich, erklärt der Prokurist. „Da muss es einen ganz kurzen Draht per Telefon, E-Mail oder Ansprechpartner vor Ort, die rund um die Uhr erreichbar sind geben.“ Diese Dinge ganz zeitnah zu besprechen und abzuarbeiten sind Voraussetzung und das oberste Gebot: Der zufriedene Aussteller! Jungk: „Die bis zu 40 Anrufe am Tag beziehen sich alle auf Vorkommnisse, die nicht abgesprochen waren. Anrufe wie ‚Gerade war der Caterer noch mal da, jetzt ist alles voller Brötchenkrümmel‘, können so ein Fall sein. Wenn die Messe läuft, geht es erst richtig los. Alles bereits im Vorfeld zu berücksichtigen, ist unmöglich, dafür ist es zu individuell.“ Vogt-Gruppe | markus.targiel@holzmannverlag.de

Messereinigung - ein besonderer Auftrag Zwei Monate Planung für drei Tage Messe

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