Gut organisiert – zehn praktische Tipps Zu wenig Zeit, zu viel zu tun?

Immer Stress, den Blick auf die Uhr gerichtet, nichts ist fertig und es ist schon wieder 18 Uhr. „Wo ist nur die Zeit geblieben?“, fragen wir uns nach manchem Arbeitstag. Wie Sie Ihre Arbeitszeit besser nutzen und entspannter zum Ziel kommen, erfahren Sie hier.

Zu wenig Zeit, zu viel zu tun?

-Ein Spaziergänger kommt in einen Wald und entdeckt eine Person, die einen dicken Baumstamm sägt. Der Säger scheint nicht nur stark, sondern auch hochmotiviert zu sein. Da sein Fortschritt dennoch gering ist, klopft der Spaziergänger dem Säger auf die Schulter: „Herr Säger, Ihre Säge ist stumpf!“. Dieser entgegnet: „Ich habe keine Zeit, sie zu schärfen – ich muss sägen!“

Warum diese Geschichte? Auch Erholungs-, Weiterbildungs- und Denkzeit sind wichtig für die persönliche Effektivität. Schärfen Sie regelmäßig Ihre Säge!

In der Gebäudedienstleistung gehört die Zeit zur wertvollsten Ressource. Die Bedeutung von Zeit verändert sich drastisch, wenn sie abläuft, obwohl wir dachten, wir hätten mehr davon. Zeit ist unveränderbar auf täglich 24 Stunden, 1.440 Minuten bzw. 86.400 Sekunden festgelegt. In der Konsequenz heißt das, dass abgelaufene Zeit nicht wiederzugewinnen ist und man von ihr nicht mehr produzieren kann. Wie viel Zeit zur Verfügung steht, ist für jede Person gleichermaßen festgelegt. Entscheidend ist die Art und Weise, wie wir Zeit nutzen. Dabei gilt es, effektiv und effizient zu sein, d.h., die richtigen Dinge zu tun und die Dinge richtig zu tun, um ein gestecktes Ziel zu erreichen. Zeitmanagement ist die Kunst, die zur Verfügung stehende Zeit optimal zu nutzen. Professionelles Zeitmanagement führt im Ergebnis dazu, dass mehr Dinge in der gleichen zur Verfügung stehenden Zeit bestmöglich erledigt werden.

Zeitmanagement beschäftigt sich mit den Problemen, die eine hohe Anzahl von Aufgaben, Terminen etc. mit sich bringen, wenn die zur Verfügung stehende Zeit begrenzt ist. Schlechtes Zeitmanagement führt unweigerlich zu vermehrtem Stress. Da die meisten Zeitprobleme aufgrund von Abhängigkeiten mit anderen entstehen, ist für eine optimales Zeitmanagement wichtig, diese Zusammenhänge und Wechselwirkungen mit in die Betrachtung zu ziehen. Durchschnittlich werden im Arbeitsalltag mindestens zwei Stunden durch:

• Unterbrechungen,

• mangelnde Planung,

• Zeitdiebe,

• Aufschieberitis

verschwendet. Der zukünftige Gewinn dieser wertvollen Zeit ist Grund genug, um sich den Möglichkeiten des professionellen Zeitmanagements zu widmen. Die folgenden zehn Tipps aus der Vielzahl von professionellen Zeitmanagement-Ansätzen sind eine Auswahl der Regeln und Verhaltensmaßnahmen, die sich in der Praxis bewährt haben. Ziel: Mehr Aufgaben in gleicher Zeit und weniger Stress!

Tipp 1: Setzen Sie sich Ziele

Stellen Sie sich vor Beginn einer Aktivität die Frage: „Warum tue ich, was ich gerade tue? Was ist mein Ziel? Was will ich mit dieser Aktivität erreichen? Was würde im schlimmsten Fall passieren, wenn ich die Aufgabe jetzt nicht mache, sondern später? Was würde im schlimmsten Fall passieren, wenn ich es gar nicht tue?“

Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Viele Aktivitäten im Arbeitsalltag erfolgen aufgrund von Gewohnheiten, die wir oft gar nicht mehr hinterfragen. Beginnen Sie, Ihre Aufgaben auf Ziele und Relevanz hin zu überprüfen. Kommen Sie den Aktivitäten auf die Schliche, die sich aufgrund von Gewohnheiten etabliert haben, jedoch für Ihre Tätigkeit, das Unternehmen und Sie persönlich keinen Nutzen haben. Streichen Sie konsequent Gewohnheiten, die sich überholt haben. Ziel ist es, die richtigen Dinge zu tun und dann die Dinge richtig zu tun.

Tipp 2: Die 80/20-Regel

Handeln Sie auch nach dem Grundsatz „gut ist gut genug“. Der zusätzliche Zeitaufwand, den Sie für perfekte Ergebnisse als Steigerung zu guten Ergebnissen benötigen, steht oft in keiner Relation zu den positiven Auswirkungen für Sie und das Unternehmen. Stecken Sie Ihre Energie in gute Ergebnisse und holen Sie sich ein Feedback, wie das Ergebnis beurteilt wird. In diesem Zusammenhang möchte ich Ihnen vor allem Folgendes zu bedenken geben: Positive Erfahrungen kommen von guten Einschätzungen. Gute Einschätzungen erlangt man durch eine Vielzahl unterschiedlicher Erfahrungen. Diese Erfahrungen gewinnen Sie vor allem auch durch schlechte und abweichende Einschätzungen. Folglich gibt es mit jeder Fehleinschätzung eine Menge über die gemachten Erfahrungen zu lernen, um später bessere Einschätzungen machen zu können. Perfektionismus verursacht Stress und kostet viel Zeit. Lernen Sie auch mit 80 Prozent Lösungen zufrieden zu sei, statt 100 Prozent Lösungen anzustreben.

Tipp 3: Planen Sie

Planen Sie auf Basis von Tages-, Wochen- und Monatsplänen. Wenn Sie sich an dieser Stelle sagen, was nützt es mir zu planen, in meinem Job läuft der Tag nie ab wie geplant, da kurzfristige Kundenanfragen immer dazwischenkommen, dann haben Sie Recht. Wenn Sie aber erst einmal einen Plan haben, gibt dieser Ihnen die Möglichkeit, ihn aufgrund aktueller Ereignisse zu verändern. Die eigene Planung ermöglicht ihnen eine eigene und aktive Gestaltung des Tages und der Woche. Sie planen und gestalten den Tag, die Woche und nicht umgekehrt. Im persönlichen Erleben, insbesondere aber auf das persönliche Stressempfinden, hat dies entscheidende Auswirkungen.

Berücksichtigen Sie in Ihrer Planung vor allem auch die Dauer von Einzelaktivitäten. Die Dauer der Aktivitäten sollte realistisch geplant werden. Wenn Sie bei der Einschätzung der Dauer von Aktivitäten oft danebenliegen, so ist es äußerst empfehlenswert, für die Dauer von zwei bis drei Wochen ein Zeit-Logbuch zu führen. In diesem Buch notieren Sie jede Aktivität mit Beginn und Ende sowie Dauer der Aktivität (z.B. Aktivität: Kundentelefonat, Beginn: 8.10 Uhr; Ende 8.35 Uhr, Dauer: 25 Minuten; Kommentar: Gespräch hat relativ lange gedauert, nächstes Telefonat inhaltlich vorbereiten). Auf Basis dieser Istdaten haben Sie nun eine realistische Grundlage, die Sie für die Planungszeiten nutzen können. Ergänzend erhalten Sie Informationen über die derzeitige Nutzung Ihres Tages. Die Istdaten bringen Verbesserungsmöglichkeiten im Umgang mit der Zeit ans Tageslicht und helfen Ihnen so Zeit zu sparen.

Tipp 4: Führen Sie To-do-Listen nach dem Vier-Quadranten- Prinzip von Steven Covey

To-do-Listen helfen, große Aufgaben und größere Projekte in kleinere, leichter verarbeitbare Schritte zu verwandeln. Wie ist man eine ganze Melone? Richtig! Scheibchenweise. To-do-Listen geben Ihnen einen Überblick über die anstehenden Aufgaben. Die Bearbeitung anhand von To-do-Listen verringert das Risiko des Vergessens und zeigt übersichtlich Ihre persönliche Produktivität. Insbesondere im Dienstleistungssektor hat dies eine wichtige, motivierende Funktion.

In welcher Reihenfolge die geplanten Tätigkeiten abgearbeitet werden, lässt sich sehr anschaulich mit dem Prioritätsmodell von Steven Covey beantworten: Wichtige Aufgaben mit dringendem Termin werden sofort erledigt. Als Nächstes werden wichtige Aufgaben, die jedoch nicht dringend sind (Termin später) bearbeitet. Schritt 3 sieht die Bearbeitung unwichtiger jedoch zeitlich dringender Aufgaben vor. Zuletzt werden unwichtige und gleichzeitig zeitlich nicht dringende Aufgaben erfüllt. Erledigen Sie immer die wichtigsten Aufgaben sofort und räumen Sie am besten die größten und unangenehmsten Aufgaben gleich zuerst aus dem Weg.

Tipp 5: Lernen Sie zu delegieren

Nicht jede Aufgabe muss von Ihnen selbst durchgeführt werden. Stellen Sie sich die Frage, ob Sie die vorliegende, dringende Aufgabe wirklich selbst durchführen müssen. Wer kann die Aufgabe noch übernehmen und welche Informationen benötigt der Mitarbeiter, um die Aufgabe zu Ihrer und seiner eigenen Zufriedenheit durchführen zu können? Erfolgreiches Delegieren hilft Ihnen, Zeit zu sparen, und motiviert Mitarbeiter, da ihnen das Vertrauen zusätzlicher Aufgaben geschenkt wird. Mitarbeiter fühlen sich gefordert und in ihren Fähigkeiten gewürdigt. Delegieren Sie unter Umständen auch das Lesen von Fachartikeln und Fachliteratur.

Tipp 6: Reduzieren Sie Unterbrechungen

Jede Unterbrechung kostet mindestens sechs bis neun Minuten und der Widereinstieg in die vorliegende Aufgabe erneute sechs bis neun Minuten Ihrer Zeit. Sorgen Sie für Rückzugsmöglichkeiten und störungsfreie Zeiten, wenn eine Aufgabe Ihre besondere Aufmerksamkeit für einen längeren Zeitraum verlangt. In solchen Fällen schenken Sie dem „Unterbrecher“ sowieso nur die halbe Aufmerksamkeit. Das Ergebnis ist für alle unbefriedigend. Teilen Sie besondere Rückzugszeiten mit und sagen Sie Ihren Mitarbeitern, dass Sie für eine wichtige Aufgabe, die z.B. in den nächsten 90 Minuten Ihre ungeteilte Aufmerksamkeit verlangt, nicht zu sprechen sind. Machen Sie es sich zum Grundsatz, dass Sie jede begonnene Sache auch zu Ende führen. Vorgänge, die Sie mehrfach in die Hand nehmen und immer wieder zur Seite legen, um sie später zu bearbeiten, kosten Sie viel Zeit und Nerven.

Tipp 7: Lernen Sie „nein“ zu sagen

Viele Menschen geraten unter Zeitdruck, weil sie vielen Zusagen nicht gerecht werden können. Überlegen Sie sehr genau vorab, ob Sie Zusagen einhalten können oder nicht, und vor allem lernen Sie in angemessener Weise „nein“ zu sagen.

Tipp 8: Entwickeln Sie eine Ablagesystem nach der AAA-Formel

Nutzen Sie ein gutes Ablagesystem und sortieren Sie Ihren Arbeitsplatz nach dem Prinzip:

• Aktivität,

• Ablage und Archiv,

• Abfall.

Befreien Sie regelmäßig Ihren Schreibtisch von überflüssigen Akten und Vorgängen. Viele Papiere und Vorgänge werden mehrfach bearbeitet. Treffen Sie klare und einmalige Entscheidungen. Nehmen Sie einen Vorgang in die Hand und entscheiden Sie dann klar, ob Sie bei diesem Vorgang aktiv werden und in welches Weise Sie dies tun, ob der Vorgang archiviert wird oder ob es sich um einen Vorgang für den Papierkorb handelt. Treffen Sie klare Entscheidungen und vermeiden Sie so Doppelbearbeitungen.

Tipp 9: Lernen Sie zielorientierte Telefonate zu führen

Viele Telefonate dauern länger als gewollt und führen nicht immer zum gewünschten Ergebnis. Telefonate, die vorbereitet sind, helfen Zeit zu sparen und sind effizient. Nehmen Sie sich insbesondere vor wichtigen Telefonaten einen Moment Zeit, um sich inhaltlich und in Bezug auf Ihre Zielsetzung vorzubereiten. Schreiben Sie sich stichwortartig Ihren Gesprächsleitfaden auf: Was will ich inhaltlich besprechen? Was will ich mit dem Telefonat erreichen? Was ist das gewünschte Ergebnis? Welche Unterlagen werden noch benötigt?

Tipp 10: Vorbereitung spart Zeit und führt schneller Ergebnisse herbei

Wenn Sie gute Erfahrungen mit der Vorbereitung von Telefonaten gesammelt haben, weiten Sie nun auch die Vorbereitung auf weitere Gespräche und Aktivitäten aus. Gut vorbereitete Mitarbeiter, Kollegen-, Kundengespräche und vor allem auch Meetings sparen viel Zeit und erhöhen die Chance, das gewünschte Ergebnis herbeizuführen.

Sie haben einige Praxistipps aus dem professionellen Zeitmanagement mit Interesse gelesen? Sie könnten sich vorstellen, dass alle oder einige der Tipps hilfreich sind? Gehen Sie Schritt für Schritt vor. Nehmen Sie sich zunächst die Regel vor, von der Sie überzeugt sind und Sie wissen, wie sie umzusetzen ist. Setzen Sie diese Regel in den nächsten vier Wochen um und machen Sie Ihre eigenen positiven Erfahrungen. Jede vierte Woche nehmen Sie sich dann die nächste brauchbare Regel vor, bis Sie zu einem effektiven und effizienten persönlichen Zeitmanagement gekommen sind.