Warum Gebäudedienstleister spezielle Software brauchen Wenn die manuelle Verwaltung an ihre Grenzen stößt

In vielen Unternehmen der Gebäudedienstleistungsbranche setzt man häufig noch auf altbewährte Verwaltungssysteme: Karteikarten, Aktenordner und Excel-Tabellen. Warum auch nicht? Sie haben sich schließlich bewährt. Aber nur scheinbar. Denn die Verwaltung, Planung und Organisation eines Gebäudereinigungsunternehmens wird immer komplexer, je größer das Unternehmen wird.Die Vorteile einer Branchen-Softwarelösung sind sehr vielfältig. Zudem hilft sie auch, Kosten zu sparen. Screenshot aus dem Bereich Akquisition. Bild: LandwehrWenn Gebäudereinigungsunternehmen eine bestimmte Größe erreichen, kommen sie um den Einsatz spezieller Softwarelösungen nicht mehr herum. Viele Gebäudedienstleister setzen dann auf branchenspezifische Softwarelösungen, um den administrativen Bereich zu vereinfachen und somit kosteneffizienter zu arbeiten. Denn obwohl die zu verwaltenden Aufgaben nicht das Kerngeschäft eines Gebäudedienstleisters darstellen, beanspruchen sie erheblich viel Arbeitszeit und Aufwand. Sie verursachen somit hohe Kosten, die es zu reduzieren gilt. Die Vorteile professioneller SoftwareWie die Erfahrung von Gebäudedienstleistern, die eine Branchenlösung einsetzen, zeigt, hilft der gezielte Einsatz von branchenspezifischer Software dabei. Die speziell auf die Bedürfnisse der Gebäudedienstleistungsbranche zugeschnittene Software erweitert sogar noch die Arbeitsmöglichkeiten. Sie ermöglicht es, umfangreiche Auswertungen, Termine, Qualitätskontrollen und Arbeitsscheinverwaltung per Knopfdruck durchzuführen. Der Kopf bleibt also frei für das Kerngeschäft. In Betrieben, die noch keine Gebäudedienstleister-Software einsetzen, sind die Verwaltungstätigkeiten oft an einzelne Personen gebunden. In Abwesenheit dieser Personen geraten manche Arbeiten oft ins Stocken oder bleiben einfach liegen. So zum Beispiel bei der Erstellung von Rechnungen und Mahnungen oder auch der Bruttolohnermittlung. Die Software trägt dazu bei, derartige Arbeiten generell zu vereinfachen, und ermöglicht eine unkomplizierte Übernahme im Vertretungsfall. So geht das Know-how nicht verloren, sondern vervielfältigt sich. Teil- oder Komplettlösung?Unter den Softwareangeboten für Gebäudedienstleister gibt es sowohl Teillösungen für einzelne Arbeitsbereiche als auch Komplettlösungen, die alle administrativen Arbeitsprozesse abbilden. So können je nach den individuellen Anforderungen des Unternehmens entsprechende Softwarepakete gewählt werden. Die Komplettlösungen stellen dabei jedoch einen entscheidenden Vorteil dar: Sie bilden alle branchenüblichen Dienstleistungen ab. Dabei ist vor allem die Durchgängigkeit sämtlicher Arbeitsprozesse von größtem Nutzen. Denn wenn alle Arbeitsschritte aufeinander aufbauen, fällt der Umstieg auf professionelle Software leichter. So kann Schritt für Schritt das neue System eingebunden werden und das Tagesgeschäft kommt dabei nicht zum Stillstand. Der jeweilige Softwareanbieter steht nicht nur bei der Einrichtung der Software zur Seite, sondern hilft auch bei Schwierigkeiten im alltäglichen Umgang mit dem neuen Computerprogramm, in dem er telefonisch über eine Hotline erreichbar ist. Darüber hinaus bieten gute Softwarehäuser intensive Schulungen an, die den Einstieg in die Software erleichtern. Die Spreu vom Weizen trennenDie Qualität der Software zeigt sich oft dadurch, ob die Anbieter ihre Produkte stetig weiterentwickeln und den Veränderungen des Marktes und gesetzlichen Vorgaben anpassen. Aber auch die Bereitschaft eines Softwareanbieters, auf die individuellen Anforderungen und Bedürfnisse eines Gebäudedienstleisters einzugehen ist ein Qualitätskriterium für die Wahl einer professionellen Software. Nicht nur die Arbeitsbereiche der Akquise, Kundenverwaltung, Personalplanung Stundenerfassung und Abrechnung können durch spezielle Branchenlösungen abgedeckt werden. Auch die Lohn- und Gehaltsabrechnung oder die Finanzbuchhaltung können Gebäudedienstleister mit entsprechender Software selbst ausführen. Dadurch können hohe Kosten eingespart werden, die extern beispielsweise durch einen Steuerberater entstehen können. Modularer Aufbau – zertifizierte Sicherheit – mobiles ArbeitenIm Idealfall ist eine Branchenlösung daher so aufgebaut, dass diese Bereiche modular ergänzt werden können. So bleibt die Möglichkeit, sich nach und nach umzustellen. Das grundsätzliche Know-how für Lohn- und Gehaltsabrechnungen sollte zwar im Betrieb vorhanden sein, die Anwendungen sind jedoch leicht verständlich und sehr intuitiv zu bedienen. Wichtig bei der Wahl einer geeigneten Software für diesen Bereich ist vor allem, dass die gesetzlichen und steuerrechtlichen Regelungen eingehalten werden. Daher empfiehlt es sich, auf zertifizierte Software zu vertrauen. Ein weiterer Vorteil professioneller Software ist die Möglichkeit, Rechnungen und Lohnabrechnungen online zu versenden. Dadurch können erhebliche Kosten eingespart werden, die sonst für Papier, Druck und Porto aufgewendet würden. Und ganz nebenbei schont das auch noch die Umwelt! Weitere praktische Hilfsmittel für die Erleichterung der alltäglichen Arbeit sind zugehörige Apps, die das mobile Arbeiten ermöglichen. So kann von unterwegs auf Kundendaten und Termine zugegriffen werden. Auch die Reinigungskräfte können mittels spezieller Apps auf Arbeitsscheine zugreifen und mobil ihre Arbeitszeiten stempeln. So entfällt die manuelle Arbeitszeiterfassung, die sonst sehr viel Zeit in Anspruch nimmt. Sicherheit durch Server-HostingWenn ein Gebäudedienstleister sich für den Einsatz einer Branchensoftware entschieden hat, steht er vor der Herausforderung der technischen Umsetzung. Aber auch hier unterscheiden sich Softwareanbieter in ihrer Qualität. Die technische Betreuung sollte Bestandteil des Services sein. Da für den effizienten Einsatz einer professionellen Software ein Server erforderlich ist, an den alle PC-Arbeitsplätze angeschlossen werden, um gemeinsam mit den vorhandenen Daten arbeiten zu können, sollte hier das professionelle Fachwissen des Softwareanbieters genutzt werden. Da aber die technische Betreuung eines solchen Systems ein erhebliches Fachwissen benötigt, ist das sogenannte Server-Hosting eine ideale Lösung. Das Server-Hosting erspart dem Anwender die technische Betreuung komplexer EDV-Systeme, da dies in die fachlichen Hände des Softwareanbieters übergeben wird. Der erhebliche Vorteil dabei ist die Datensicherheit. Denn Hackerangriffe oder Computerviren haben in den Hochsicherheitsräumen deutscher Rechenzentren keine Chance auf Zutritt. Die Daten und Programme sind also bestens geschützt. Wartung und Instandhaltung geschehen dabei, ohne dass der Anwender etwas mitbekommt – und trotzdem ist die Software immer auf dem neuesten Stand. Weniger Aufwand – mehr Möglichkeiten – niedrigere KostenDer Einsatz spezieller Software erspart dem Unternehmen also Zeit und Geld und schafft Freiraum für das Kerngeschäft. Verwaltung, Planung und Organisation werden modernisiert und es eröffnen sich neue Möglichkeiten zur betrieblichen Weiterentwicklung. Der Einsatz von Branchensoftware transportiert zudem nach außen eine gewisse Professionalität und Seriosität – sowohl für Kunden als auch für die eigenen Mitarbeiter. Daten sind stets verfügbar und Details können nicht mehr vergessen werden. Der Kunde freut sich über einen modernen und zuverlässigen Partner und der Gebäudedienstleister kann sich auf seine Kernkompetenz konzentrieren: das Reinigen. Die Vorteile einer Branchensoftware sind also sehr vielfältig. Zwar entstehen bei der Umstellung zunächst Kosten, jedoch helfen diese schon bald dabei, viel höhere Kosten einzusparen. Der Einsatz von professioneller Software ist also eine saubere Sache! Dr. Daniel Reinke, Landwehr Computer und Software | markus.targiel@holzmann-medien.de