Compliance ist ein Hebel, mit dem Verstöße gegen externe und interne Regeln im Unternehmen bereits im Ansatz verhindert werden können. Infolge von Entwicklungen der Compliance-Kultur in Deutschland wächst die Einsicht, dass schon im eigenen wirtschaftlichen Interesse etwas zu tun ist.
Warum Compliance so wichtig ist
Immer mehr Kunden erwarten im Rahmen des Qualitätsmanagements von ihren Gebäudedienstleistern die Abgabe von Compliance-Erklärungen. Auch bei öffentlichen Ausschreibungen gewinnt die Forderung nach einem betrieblichen Compliance-System an Bedeutung. Nicht erst seit den jüngsten Affairen um Korruption und exzessive Mitarbeiterüberwachung stehen Rechtsverstöße von Unternehmen im Mittelpunkt des Interesses der Öffentlichkeit und Behörden. In den vergangenen Jahren war jedes zweite Unternehmen Opfer wirtschaftskrimineller Handlungen. Die Risiken durch unterlassene oder unzureichende Compliance-Maßnahmen reichen von Imageschäden über existenzbedrohende Schadensersatzforderungen bis zu strafrechtlichen Konsequenzen. Der Schaden für die deutsche Wirtschaft durch Wirtschaftskriminalität wird auf mindestens sechs Milliarden Euro jährlich beziffert. Angesichts des immer umfangreicher werdenden Verantwortungs- und Handlungsspielrahmens, der durch zivilrechtliche und öffentlich-rechtliche Pflichten bestimmt wird, gewinnt Compliance immer stärker an Bedeutung. Compliance als Risikovorsorge sollte daher nicht mehr nur bei Großunternehmen eine Rolle spielen.
Compliance bedeutet regelkonformes Verhalten
Compliance bedeutet so viel wie regelkonformes Verhalten - also die Beachtung und Einhaltung von Gesetzen, Verordnungen und rechtlichen Rahmenbedingungen. Der Ursprung des Begriffs rührt aus einem US-Bundesgesetz des Jahres 2002, dem Sarbanes-Oxley-Act. Es war die Reaktion auf Bilanzfälschungen und Unternehmensmanipulationen börsennotierter Aktiengesellschaften mit dem Ziel, das Vertrauen der Anleger wiederherzustellen. Durch den internationalen Handel ist Compliance auch nach Deutschland gelangt und hat sich als eigenständiger Bereich manifestiert.
Die Umsetzung bedeutet für den Betriebsinhaber, eine Struktur zu schaffen, um der Pflicht eines ordentlichen Geschäftsmannes zu entsprechen. Die nicht persönlich wahrgenommenen Aufsichtspflichten müssen lückenlos verteilt, Aufgaben und Kompetenzen hinreichend abgegrenzt sein. Dem Betriebsinhaber verbleibt immer die Oberaufsicht. Maßgeblich ist § 130 des Ordnungswidrigkeiten-Gesetzes (OwiG). Danach ist der Unternehmensinhaber mit Geldbußen von bis zu einer Million Euro zu belegen, wenn im Betrieb gegen Pflichten verstoßen wurde und der Inhaber Aufsichtsmaßnahmen unterlassen hatte, die den Pflichtverstoß verhindert oder wesentlich erschwert hätten. Welche Aufsichtsmaßnahmen erforerlich sind, lässt das Gesetz offen. Es bestimmt lediglich, dass die Bestellung, sorgfältige Auswahl und Überwachung von Aufsichtspersonen dazu gehören. Gemeinhin umfasst die Aufsichtspflicht die wesentlichen Organisations-, Instruktions- und Überwachungspflichten. Der Umfang hängt vom Einzelfall ab, insbesondere von Art, Größe und Organisation des Unternehmens, Anzahl der Mitarbeiter und der Vielfalt und Bedeutung der zu beachtenden Vorschriften sowie der Gefahr ihrer Verletzung. Vom Betriebsinhaber wird jedoch nicht verlangt, alle technischen, organisatorischen oder arbeitsrechtlich möglichen Aufsichtsmaßnahmen durchzuführen, sondern nur solche Maßnahmen zu ergreifen, die Rechtsverstöße mit hoher Wahrscheinlichkeit verhindern.
Auch die ethischen Anforderungen spielen eine Rolle
Compliance ist jedoch weit mehr als die Pflicht sicherzustellen, dass alle rechtlichen Vorgaben eingehalten werden. Auftraggeber, Kunden, Lieferanten und nicht zuletzt die Öffentlichkeit erwarten, dass der Betriebsinhaber auch den wachsenden ethischen Anforderungen gerecht wird. Compliance prägt daher Unternehmenskultur. Ausgangspunkt eines Compliance-Programms ist das unternehmensöffentliche Bekenntnis zur Rechtstreue. Unternehmensleitung und Führungskräften obliegt dabei eine Vorbildfunktion. Sie sollen die festgelegten Grundsätze vorleben und kommunizieren.
Als Grundlage hat sich die Einführung einer Verhaltensrichtlinie (Verhaltenskodex/Code of Conduct) bewährt. Sie beschreibt und erläutert neben den wesentlichen Werten und Überzeugungen des Unternehmens Regeln zu verantwortungsbewusstem, ethisch einwandfreiem und rechtmäßigem Handeln.
Als Grundlage haben sich Verhaltensrichtlinien bewährt
Die Verhaltensrichtlinie dient allen Beschäftigten als Vorgabe. Inhaltlich präzisiert sie vor allem Vorgaben zur Beachtung des Wettbewerbsrechts, Antikorruptionsrechts, Handhabung von Spenden, Vermeidung von Interessenskonflikten, Schutz des Unternehmensvermögens und der Datensicherheit. Gleichzeitig enthält der Kodex üblicherweise das Bekenntnis zu korrektem Umgang mit Mitarbeitern, Lieferanten, Behörden und Kunden, fairen Arbeitsbedingungen, Gesundheits- und Umweltschutz. Um Verbindlichkeit zu erzeugen, empfiehlt sich ein Verweis auf die Verhaltensrichtlinie, soweit vom Direktionsrecht des Arbeitgebers umfasst, oder die arbeitsvertragliche Bezugnahme. Dies ist besonders bei über das Gesetz hinausgehenden Vorgaben anzuraten.
Mehr als die Formulierung von Zielen und Werten
Der Erfolg einer Compliance-Strategie hängt nicht von einer einmaligen Formulierung von Zielen und der Kommunikation von Verhaltensweisen ab. Es bedarf fortlaufender Anstrengungen im Rahmen eines Erziehungs- und Fortbildungsprozesses. Für alle Mitarbeiter müssen die gesetzlichen Vorgaben und Anforderungen des Unternehmens an das eigene Handeln präsent sein. Es bieten sich Rundschreiben, Aushänge, Internet, Intranet oder E-Mail an. Mitarbeiterbefragungen durchzuführen oder Geschäftsvorgänge unangekündigt zu überprüfen, kann ebenfalls sinnvoll sein. Letztlich obliegt es dem Unternehmen, die Umsetzung der Compliance-Maßnahme sicherzustellen und Hilfestellung anzubieten. Um bei Compliance-Verstößen den Entlastungsbeweis führen zu können und eine Haftungsbeschränkung zu erwirken, sollte das Unternehmen seine Anstrengungen dokumentieren. Die Ergebnisse sind regelmäßig der Geschäftsleitung vorzulegen und zu besprechen. Erhalten Mitarbeiter Kenntnis von einem möglichen Verstoß gegen den Verhaltenskodex, sollten sie ihn ohne Angst vor Vergeltungsmaßnahmen und Diskriminierung melden können. Erster Ansprechpartner ist der Vorgesetzte. Unterstützt wird er von den Verantwortlichen aus den Bereichen Personal, Recht, Finanzen oder einer zur Verschwiegenheit verpflichteten Vertrauensperson. Gleichzeitig ist der Schutz der Mitarbeiter vor unbegründeten Verdächtigungen sicherzustellen. Ein Verhaltenskodex soll keinesfalls den Nährboden für Bespitzelung und Anschwärzung darstellen, obwohl die Geschäftsführung allen Hinweisen nachgehen, sie überprüfen und wenn nötig den Strafverfolgungsbehörden melden sowie interne Konsequenzen ziehen muss. Möglich sind bei Verstößen gegen die Richtlinie auch arbeits- oder disziplinarrechtliche Folgen. Dies kann zur Abmahnung, Umsetzung, Versetzung bis zur Kündigung führen.
Der Bundesinnungsverband des Gebäudereiniger-Handwerks (BIV) hat einen Verhaltenskodex als Vorlage für Mitgliedsbetriebe entwickelt. Er steht unter www.gebaeudereiniger.de/Themen > Arbeitsrecht > Compliance zum Download bereit.
RAin Nina Sieber, BIV | heike.holland@holzmann-medien.de