SEPA und wie Dienstleister sich vorbereiten „Verfahren bringt Vorteile“

Die Zeit läuft, SEPA tritt am 1. Februar 2014 in Kraft. Wie die Gebäudedienstleister das Thema sehen und wie sie sich vorbereiten, zeigen drei Statements aus der Branche.„Verfahren bringt Vorteile“◆Klaus Breyer, Breyer Gebäudereinigung GmbHWir tun bereits alles, um für uns und unsere Kunden einen reibungslosen Übergang sicherzustellen. Die Umstellung der klassischen Kontonummer und BLZ auf IBAN und BIC sind die geringsten Hürden. Bereits im Vorfeld nahmen Mitarbeiterinnen an Workshops teil. Unsere Software für den Zahlungsverkehr ist bereits SEPA-geeignet, eine entscheidende Voraussetzung. Dank eines Konverters werden die Kontodaten von Kunden und Lieferanten automatisch umgestellt und das Gesamtprozedere wird erheblich erleichtert. Der manuelle Teil der Umstellung ist nicht unerheblich: Unsere Gläubiger-ID der Deutschen Bundesbank liegt bereits vor. Für Kunden, deren Rechnung wir per Lastschrift einziehen, vergeben wir Mandatsreferenznummern. Von den betroffenen Geschäftspartnern wird außerdem ein SEPA-Lastschriftmandat, eine autorisierte Genehmigung, eingeholt. Ist die Umstellung vollzogen, dürfen keine Rechnungen mehr ohne Vorankündigung eingezogen werden. Ausnahme: zyklisch gleichförmige und gleichhohe Rechnungseinzüge. Hier reicht eine jährliche Vorabinformation an betroffene Kunden und Lieferanten. Auch interne Arbeitsabläufe und -prozesse werden angepasst. Allem voran erfolgt die Aktualisierung der Rechnungskorrespondenz und Briefbögen. Neue Lastschrift-Einreichungsfristen erfordern künftig eine Einreichung von mindestens sechs Tagen für einmalige und drei Tagen für wiederkehrende Lastschriften vor Fälligkeit. Ebenso werden Archivierungszeiträume von 14 Monaten eingeführt, da Zahlungspflichtige ohne autorisiertes Mandant ein 13-monatiges Recht auf Einzugsrückgabe haben. Alles in allem sind wir bestens auf die SEPA-Einführung vorbereitet. ◆Britta Sobiech, Joba Gebäudereinigung und Service GmbHUm SEPA gerecht zu werden und die Handlungsfähigkeit sicherzustellen, haben wir frühzeitig im Gespräch mit unserer Hausbank und unserem Softwarelieferanten Informationen gesammelt und eine Maßnahmenliste erstellt: Beantragung von Gläubiger-IDs für unsere Betriebe bei der Bundesbank, Einholen von SEPA-Lastschrift-Mandaten bei unseren Kunden, Vergabe von Mandatsreferenznummern und Anfordern und Einpflegen der IBAN und BIC von Mitarbeitern und Geschäftspartnern. Auch dürfen Software-Updates und etwa die Änderung der Bankdaten auf den Geschäftspapieren nicht vergessen werden. Natürlich bringt SEPA zunächst einen hohen administrativen Aufwand mit sich. Allerdings ist die Umstellung im Zuge der Globalisierung ein entscheidender Schritt im nationalen Zahlungsverkehr. Natürlichen und juristischen Personen wird auf diesem Weg die Möglichkeit geboten, europaweit zu einheitlichen Bedingungen einzukaufen und Leistungen zu bezahlen. Verkürzte Überweisungslaufzeiten und eine auf den Tag genau planbare Kontobelastung durch die Angabe eines Fälligkeitsdatums im SEPA-Lastschriftverfahren sind nur ein paar Vorteile, die SEPA uns bringt. Auf die Änderungen muss jedes Unternehmen vorbereitet sein. Darum unser Rat an Kollegen: Informieren Sie sich jetzt - die Zeit bis zum SEPA-Stichtag drängt bereits! ◆Heiko Abbenseth, PiepenbrockDie nächste SEPA-Stufe zum 1. Februar 2014 stellt uns vor die Aufgabe, für den einheitlichen europäischen Zahlungsraum Überweisungen und Lastschriften nur noch mit IBAN und BIC aufzugeben, um eine vollautomatisierte Zahlung sicherzustellen. Das betrifft im Unternehmen jede Stelle, an der Zahlungen ausgelöst oder verarbeitet werden. Um die Umstellung realisieren zu können, haben wir Ende 2012 mit Vertretern verschiedener Fachabteilungen das Projekt SEPA gestartet. In Teilbereichen ist der Standard bereits realisiert. Einen Großteil unserer Kreditoren und Debitoren haben wir auf den neuen Zahlweg in den Systemen umgestellt. Wir decken ungefähr 80 Prozent unserer Geschäftspartner damit ab. In den nächsten Wochen werden wir Restanten bereinigen. Bis Ende des Sommers wollen wir so weit sein, dass wir das letzte halbe Jahr für den Feinschliff nutzen können. Ich halte die Standardisierung im europäischen Zahlungsverkehr für richtig, sie schafft durch die Erreichbarkeitsverpflichtung weitere Verlässlichkeit für alle Beteiligten und am Ende einheitliche Kosten für inländische und grenzüberschreitende Zahlungen innerhalb der SEPA-Teilnehmerländer. Nach der gemeinsamen Währung war dies eine zwingend notwendige Folge. Der Übergangsprozess verlief reibungslos. Unsere Partnerbanken waren dabei zusätzliche Informationsquellen.

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