Ab 2025 müssen elektronische Rechnungen empfangen, ab 2027 auch erstellt und versendet werden können. Die Umstellung erzeugt einiges an Aufwand, daher sollten Gebäudedienstleister das Thema zeitnah angehen.
"Die Einführung der E-Rechnung ist Teil des sogenannten Wachstumschancengesetzes und stellt einen wesentlichen Schritt in der Digitalisierung von Geschäftsprozessen dar", erklärt Mario Schnurr, Diplom-Betriebswirt (BA) und Steuerberater bei der bundesweit vertretenen Kanzlei Schultze & Braun mit Stammsitz im badischen Achern. Ziel der E-Rechnung, die auf die europäische Norm EN 16931 zurückgeht, sei es, den Rechnungsprozess zu modernisieren, Fehler zu minimieren und die Effizienz zu steigern.
Hintergrund für die Änderung bei der Rechnungsstellung ist aber auch die geplante Einführung eines zunächst nationalen und dann EU-weiten elektronischen Umsatzsteuer-Meldesystems. Dieses soll aus den Daten der E-Rechnung gespeist werden, die Digitalisierung der Rechnungen ist also nur der erste Schritt dorthin.
Nicht einfach nur ein PDF-Dokument
"Ein wichtiger Punkt ist, dass die E-Rechnung nicht einfach nur ein PDF-Dokument der Papierrechnung ist, wie es schon jetzt von immer mehr Unternehmen ausgestellt und an Kunden etwa per E-Mail versandt wird", betont Mario Schnurr und fügt hinzu: "Vielmehr ist die E-Rechnung eine Rechnung in einem maschinenlesbaren und nach genauen Vorgaben strukturierten XML-Format, das elektronisch erstellt, übermittelt und empfangen werden kann".
Ebenfalls wichtig: Vorgabe ist, dass der Datensatz der E-Rechnung automatisch weiterverarbeitet werden können muss. Die Inhalte und das Format des Datensatzes sind durch die Norm EN 16931 EU-weit einheitlich festgelegt.
"Ein Unternehmen muss bereits ab dem kommenden Jahr empfangsbereit für Eingangsrechnungen im neuen Format der E-Rechnung sein und perspektivisch auch E-Rechnungen ausstellen, wenn es gewerbliche Kunden hat", erläutert Mario Schnurr. Der Zeitpunkt, ab dem für ein Unternehmen die Vorschriften der E-Rechnung greifen, hängt von dessen Umsatz ab. Dabei sind zwei Grenzen relevant:
- Unternehmen, die bei gewerblichen und privaten Kunden 800.000 oder weniger Euro umsetzen, dürfen die PDF-Rechnung beziehungsweise die Rechnung auf Papier übergangsweise noch bis Ende 2027 nutzen. Nach dieser Übergangsphase müssen auch sie dann aber im B2B-Bereich auf E-Rechnungen umstellen.
- Unternehmen, die im Jahr 2026 mehr als 800.000 Euro Umsatz machen, müssen bereits ab dem Jahreswechsel 2026/2027 bereit für die Ausstellung von E-Rechnungen sein und sollten die Umstellung daher möglichst rechtzeitig angehen.
Eva Heißwolf: "Eine Chance, die Abläufe zu optimieren"
Eva Heiẞwolf, Geschäftsführerin, Kalka, Günzburg: "Die E-Rechnung ist aus unserer Sicht eine Chance zur Digitalisierung und Effizienzsteigerung. Daher haben wir unsere internen Abläufe in den Bereichen Rechnungsstellung und -eingang umfassend geprüft und die Chancen der E-Rechnung analysiert. Erste Erfahrungen mit XRechnung haben wir in den letzten Jahren im Rahmen öffentlicher Aufträge gesammelt, und wir haben versucht, möglichst viele Rechnungen auf E-Mail-Versand umzustellen. Die Umstellung auf die E-Rechnung sehen wir als logischen nächsten Schritt in Richtung Digitalisierung.
Da wir den gesamten Rechnungseingangsprozess digitalisieren wollen, sehen wir die E-Rechnung als Kunde sehr positiv, da dies unsere Ziele unterstützt und unsere Finanzbuchhaltung hierdurch effizienter wird. Für den Rechnungsausgang haben wir beschlossen, künftig auf die E-Rechnung in Hybridform zu setzen. Glücklicherweise erfüllt die von uns genutzte Software schon jetzt alle Anforderungen der neuen Gesetzgebung, so dass wir bereits seit einigen Wochen unsere E-Mail-Rechnungen als Hybridformat versenden.
Jedoch sehen wir in der Umstellung auch einige Herausforderungen, an denen wir aktuell arbeiten. Zum Beispiel die Akzeptanz der E-Rechnung bei unseren Kunden. Rund 20 Prozent unserer Kunden bevorzugen nach wie vor Papierrechnungen, weshalb wir hier intensive Überzeugungsarbeit leisten müssen, um die erwünschte Effizienzsteigerung durchzusetzen. Oder auch die verschiedenen Branchensoftwarelösungen, die in unseren unterschiedlichen Geschäftsbereichen zur Dokumentation im Einsatz sind. Hier gibt es aktuell keine Schnittstellen für die Datenübergabe in unsere Faktura. Die Programmierung eigener Systeme ist für uns als kleiner Mittelständler kostenseitig nicht abbildbar. Eine Lösung sehen wir in der Online-Bereitstellung der relevanten Daten für unsere Kunden, damit diese eigenständig darauf zugreifen können.
Insgesamt sehen wir die E-Rechnung als eine echte Chance, unsere Abläufe zu optimieren und langfristig effizienter zu gestalten. Wir sind bereits intensiv dabei, unsere Hausaufgaben zu machen, um die Umstellung optimal zu nutzen."
Nachhaltigere Geschäftspraxis
"Der Aufwand für die Umstellung auf die E-Rechnung zahlt sich auf lange Sicht sehr wahrscheinlich im wahrsten Sinne des Wortes aus", sagt Mario Schnurr, der bereits mehrere Unternehmen im Zusammenhang mit der E-Rechnung berät. Denn die Umstellung auf die E-Rechnung verspreche durch die EU-weite Vereinheitlichung nicht nur wirtschaftliche Vorteile, sondern auch eine nachhaltigere Geschäftspraxis. Ein zentraler Vorteil seien zudem deutliche Kosteneinsparungen:
- Durch den Verzicht auf Papier, Druck, Versand und Lagerung sowie durch die Automatisierung des Rechnungsprozesses werden viele manuelle Schritte überflüssig.
- Durch Softwarelösungen lassen sich Aufgaben wie das Erfassen, Abgleichen und Freigeben von Rechnungen sowie deren Ablage automatisieren. Dies ermöglicht es dann, sich auf andere Kerntätigkeiten zu konzentrieren.
- Zudem beschleunigt die Verarbeitung von E-Rechnungen den Zahlungsverkehr und stärkt das Cashflow-Management.
Matthias Maier: "Gute Idee, aber mangelhaft umgesetzt"
Matthias Maier, Geschäftsführer und CFO, Fürst, Nürnberg: "Das Thema E-Rechnung ist für die Fürst-Gruppe kein neues Thema. Bereits vor fünf Jahren haben wir mit einem Dokumenten-Management-System die Voraussetzungen geschaffen, Rechnungen digital zu empfangen und auch innerhalb der Firma nur noch digital zu bearbeiten. Die Einführung der E-Rechnung ist somit nur noch eine Weiterentwicklung unserer bestehenden Prozesse. Auch das Versenden von elektronischen Rechnungen wird bei uns bereits seit mehreren Jahren praktiziert. Seit Ende 2020 ist die Rechnungsstellung in Form von XRechnungen an öffentliche Einrichtungen des Bundes verpflichtend.
Grundsätzlich stehe ich der digitalen Rechnungsstellung sehr positiv gegenüber: Dies spart Papier, Porto und vor allem Zeit. Bei Lieferantenrechnungen kommt noch dazu, dass man ein digitales Archiv hat, man findet Belege einfacher und braucht weniger Platz für das Archiv.
Fragwürdig ist allerdings – mal wieder – die Art und Weise der Einführung durch den Gesetzgeber. Die Pflicht für alle privatwirtschaftlichen Unternehmen kommt, obwohl noch nicht mal alle öffentlichen Einrichtungen in der Lage sind, selbst XRechnungen zu empfangen. Die Pflicht bedeutet auch, dass man künftig im Rechnungsstellungsprozess zwischen Privat- und Gewerbekunden unterscheiden muss. Zudem müssen sich Kunde und Lieferant im Vorfeld ihrer Geschäftsbeziehung auf das E-Rechnungs-Format einigen, da es kein einheitliches Format gibt. Für kleine Unternehmen und Freiberufler, für die ebenfalls die Pflicht gilt, entstehen dadurch auch weitere Kosten für neue Systeme, die E-Rechnungen empfangen und versenden können.
Der zeitliche Ablauf ist dann die Krönung: Die erforderliche Überarbeitung der CEN-Norm EN 16931 für den B2B-Bereich ist möglicherweise erst Ende 2024 oder später abgeschlossen, während die Pflicht zum Rechnungsempfang bereits ab 1. Januar 2025 greift.
Fazit: Gute Idee, aber mal wieder mangelhaft umgesetzt, leider wie so oft, wenn es um Gesetze zur Bürokratie geht."
Aufbewahrungsfristen im Blick haben
Bei der Vorbereitung und der Umstellung auf die E-Rechnung sollten Unternehmen jedoch auch die Aufbewahrungsfristen im Blick haben: Wie Papierrechnungen müssen E-Rechnungen und dazugehörige Dokumente für mindestens zehn Jahre archiviert werden, um lesbar und unverändert zu bleiben – beginnend ab dem Ende des Quartals, in dem die Rechnung erstellt wurde. "Trotz der Änderungen durch das Wachstumschancengesetz gelten immer noch die Regeln für ordnungsgemäße Buchführung und den Zugriff auf digitale Daten. Die E-Rechnungen müssen so aufbewahrt werden, dass ein Prüfungsbeamter jederzeit darauf zugreifen kann", sagt Mario Schnurr.
Angesichts dessen ist unbestritten, dass die Umstellung auf die E-Rechnung zunächst einiges an Aufwand erzeugt. Denn die Digitalisierung der Rechnungsprozesse erfordert sowohl Zeit als auch Know-how inklusive der Schulung von Mitarbeitenden – etwa durch Softwarepartner, Steuerberater oder Verbände. Ist die E-Rechnung aber erst einmal eingeführt, bringt sie Mario Schnurr zufolge deutliche Arbeitserleichterungen sowie eine substanzielle Kosten- und Zeitersparnis. Die Vorteile durch E-Rechnungen zusammengefasst:
- Durch die automatisierte Datenverarbeitung können E-Rechnungen deutlich schneller bearbeitet werden. Dies reduziert nicht nur den administrativen Aufwand, sondern beschleunigt auch den gesamten Zahlungsverkehr.
- Minimierung von Fehlern und Missverständnissen: Die präzise digitale Übermittlung von Rechnungsdaten minimiert das Risiko von Fehlern, die bei der manuellen Eingabe häufig auftreten. Dies führt zu einer zuverlässigeren und genaueren Abwicklung der Rechnungen.
- E-Rechnungen ermöglichen eine lückenlose und transparente Nachverfolgung aller Rechnungsprozesse. Die Überprüfung und Nachweisführung bei eventuellen Prüfungen oder Unstimmigkeiten wird erleichtert.
- Die Umstellung auf digitale Rechnungen spart nicht nur Papier, sondern auch Portokosten und trägt dadurch einerseits zur Kostensenkung bei, reduziert aber zudem durch den Verzicht auf den Versand auch den CO2-Fußabdruck.
- Die digitale Übermittlung und Verarbeitung von Rechnungen verbessert die Effizienz der Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern, da Rechnungen schneller und fehlerfrei ausgetauscht werden können.
Mathias A. Bühler: "Der Aufwand hat sich ausgezahlt"
Mathias A. Bühler, Geschäftsführer, All Service Gebäudedienste, Frankfurt am Main: "Ab Januar 2025 tritt die Pflicht in Kraft, elektronische Rechnungen zu empfangen, ab 2027 auch zu erstellen und zu versenden. Bei All Service Gebäudedienste sind wir bereits gut vorbereitet, um elektronische Rechnungen – darunter XRechnungen und ZUGFeRD-Formate – zu empfangen und zu versenden.
Seit 2020 stellen wir für öffentliche Auftraggeber und auf Kundenwunsch digitale Rechnungen aus. Besonders das XRechnungsformat hat sich dabei etabliert, da es von der öffentlichen Hand gefordert wird. Diese Umstellung war anfangs herausfordernd, da die Anforderungen vielfältig und die technische Implementierung aufwendig waren. Der Aufwand hat sich jedoch durch die Vorteile wie schnellere Abwicklung, Nachvollziehbarkeit und Zustellungssicherheit ausgezahlt.
Auch im Bereich der Eingangsrechnungen haben wir den Wandel zur Digitalisierung konsequent vorangetrieben. Mithilfe eines KI-gestützten Rechnungseingangsbuchs haben wir unsere Prozesse beschleunigt. Automatisierte Freigabe-Workflows sorgen für Transparenz und entlasten unsere Mitarbeitenden. Insgesamt haben wir dadurch eine deutliche Verkürzung der Bearbeitungszeiten erreicht.
Ich halte die Einführung der E-Rechnung für sinnvoll und notwendig. Sie vereinfacht Abläufe und beschleunigt Geschäftsprozesse. Mittlere bis größere Betriebe könnten durch die Umstellung vor Herausforderungen stehen, insbesondere bei der Auswahl geeigneter Softwarelösungen, deren Verzahnung mit den internen Prozessen und der Schulung der Mitarbeitenden. Dennoch sehe ich die Vorteile in der Effizienzsteigerung und Nachverfolgbarkeit als entscheidend an.
Obwohl unser Anteil an papierbasierten Prozessen noch über 50 Prozent liegt, reduziert die E-Rechnung den Papierverbrauch deutlich. Sie zwingt uns auch dazu, weitere Prozesse zu digitalisieren, was langfristig zu einem papierlosen Büro führen kann – ein Ziel, das wir aktiv verfolgen."
Tipps für die Vorbereitung
Unternehmen, die vor der Umstellung stehen, rät Mario Schnurr, zunächst die technischen Voraussetzungen zu prüfen und anzupassen: Es muss sichergestellt werden, dass die IT-Infrastruktur den Anforderungen der E-Rechnung entspricht. Dies umfasst die Fähigkeit, E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD zu empfangen und zu verarbeiten. Darüber hinaus sollten Mitarbeiter im Umgang mit der neuen Technologie und den dazugehörigen Prozessen entsprechend geschult werden. Dies sei entscheidend, um Fehler zu vermeiden und den Übergang so effizient wie möglich zu gestalten.
E-Rechnung: Der Zeitplan
2025: Ab Januar 2025 müssen alle Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.
2027: Ab Januar 2027 sind Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro verpflichtet, an unternehmerische Leistungsempfänger ausschließlich elektronische Rechnungen auszustellen.
2028: Ab Januar 2028 müssen auch Unternehmen mit einem Jahresumsatz von bis zu 800.000 Euro an unternehmerische Leistungsempfänger ausschließlich elektronische Rechnungen ausstellen.
Bei Bedarf könnten auch Experten, die über die notwendige Erfahrung und Fachkenntnis verfügen, zurate gezogen werden, um bei der Umstellung auf die E-Rechnung Unterstützung zu erhalten. Dies könne die Implementierung und Integration der neuen Systeme erheblich erleichtern. Nicht zuletzt sollten Testphasen durchgeführt werden, um die neuen Prozesse und Systeme auf ihre Funktionsfähigkeit und Effizienz zu überprüfen. Dies ermögliche es, potenzielle Probleme frühzeitig zu identifizieren und zu beheben.
Quelle: Schultze & Braun | guenter.herkommer@holzmann-medien.de/heike.holland@holzmann-medien.de
E-Rechnung auf dem Vormarsch
Der Anteil an Papierrechnungen im Rechnungsaustausch nimmt seit Jahren kontinuierlich ab. Laut Digitalverband Bitkom erstellen nur noch acht Prozent der Unternehmen Rechnungen ausschließlich in Papierform, vor fünf Jahren waren es noch 14 Prozent. Dem gegenüber setzen drei Viertel (73 Prozent) bei mindestens der Hälfte ihrer Rechnungen auf die digitale Form – entweder im E-Rechnungsformat oder als Standard-PDF. 2018 war dies erst bei rund jedem zweiten Unternehmen (53 Prozent) der Fall.
Von einer E-Rechnung wird allerdings erst gesprochen, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, versendet sowie empfangen wird und somit eine automatische Verarbeitung erlaubt. Doch auch die Zahl der Unternehmen, die auf diese Weise verfahren, ist laut Bitkom in den vergangenen Jahren stetig gestiegen.
Im Jahr 2018 nutzten lediglich 19 Prozent der Betriebe, die Rechnungen in digitaler Form stellen, strukturierte elektronische Formate. 2020 waren es bereits 30 Prozent, 2022 lag der Anteil bei 45 Prozent und im vergangenen Jahr nutzte erstmals mehr als die Hälfte der Unternehmen (59 Prozent) E-Rechnungsstandards wie EDI, ZUGFeRD oder XRechnung. Bei großen Firmen (ab 500 Beschäftigte) waren es sogar 96 Prozent, bei mittleren Unternehmen (100 bis 499 Beschäftigte) 82 Prozent, bei den kleineren Firmen (20 bis 99 Beschäftigte) allerdings erst 52 Prozent. Für die Studie im Auftrag des Digitalverbands wurden rund 500 Unternehmen ab 20 Beschäftigten befragt.