Mobile Leistungsdokumentation Transparenz und Leistungskontrolle in Echtzeit

Um für Kunden Transparenz und Kontrolle über die ausgeführten Arbeiten zu gewährleisten, setzt ein Dienstleistungsunternehmen auf die Verzahnung des Onlinekundenportales mit einer Service-App.Die Schumacher-App sorgt für Transparenz und Dokumentation in Echtzeit.Über eine neue App erhalten Mitarbeiter der Schumacher Dienstleistungsgruppe (Traben-Trarbach), Teil der Lattemann & Geiger Dienstleistungsgruppe Zugriff auf alle relevanten Informationen zum Auftrag und dokumentieren die erbrachten Leistungen. Im Serviceportal werden sämtliche Daten, zum Beispiel Arbeitsberichte, revisionssicher gespeichert und sind jederzeit online für den Kunden einsehbar. Die Schumacher-Service-App stellt sämtliche zur Durchführung einer vereinbarten Leistung notwendigen Informationen wie detaillierte Auftragsbeschreibungen, Pläne, elektronische Aufmaße, Wartungsintervalle, Turnuszeiten et cetera bereit. Basis hierfür ist eine Pflegedatenbank, in der nach Wirtschaftseinheiten geclustert alle kundenrelevanten Daten erfasst werden. Über ein Tablet oder ein Smartphone können Mitarbeiter die einzelnen Aufträge abrufen, disponieren und bei der Durchführung vor Ort auf die vertraglich vereinbarten Leistungsdaten zugreifen. Nach Abschluss der Arbeiten werden diese elektronisch dokumentiert (Arbeitsbericht) und per Unterschrift vom Kunden bestätigt. Unmittelbar danach kann der Kunde den in Echtzeit dokumentierten Vorgang über das Kundenportal abrufen. Damit sollen zeitraubende Vor-Ort-Kontrollen der Vergangenheit angehören. „Die reine Durchführung vertraglich vereinbarter Leistungen reicht heute bei weitem nicht mehr aus, um den Kunden absolut zufrieden zu stellen“, betont Guido Schumacher, Geschäftsführer der Schumacher Dienstleistungsgruppe. „Unsere Auftraggeber fordern nicht nur innovative, kosteneffiziente Bewirtschaftungskonzepte, sondern darüber hinaus qualifizierten Support bei der Optimierung von Dokumentationsprozessen.“ Mit der Verknüpfung des Kundenportals mit der neuen App hat das Unternehmen nun auf die geänderten Anforderungen auf Kundenseite reagiert. Neben Arbeitsberichten, die auch zur Dokumentation der Betriebskostenabrechnung herangezogen werden können, stellt das Serviceportal individuell auf die Bedürfnisse des Kunden zugeschnittene Auswertungsfunktionen zur Verfügung. Qualitätsberichte oder Statistiken wie ein Soll-Ist-Vergleich für absolute Kostentransparenz sind ebenso enthalten wie eine integrierte E-Mail-Funktion, um Reklamationen oder Sonderaufträge zu dokumentieren und ohne Medienbrüche elektronisch abzubilden. Neben dem elektronischen Rapportwesen via App speist sich das Kundenportal noch aus weiteren Quellen. So kann der Kunde beispielsweise jederzeit auf das elektronische Baum- und Spielplatzkataster zugreifen. Für das elektronische Baumkataster werden die Baumbestände über Geo-Mapping und Satellitendaten erfasst, durchnummeriert und anschließend einzeln durch hauptamtliche Baumkontrolleure untersucht und beurteilt. Der Zustand jedes Baumes wird detailliert und mit Zeitangabe dokumentiert, notwendige Sicherungsmaßnahmen werden in die Wege geleitet und Kontrollintervalle nach EU-Norm festgelegt. Sämtliche relevanten Daten und Arbeitsberichte werden auch hier elektronisch erfasst und verwaltet und können jederzeit abgerufen werden. Beim elektronischen Spielplatzkataster ist die Vorgehensweise ähnlich. Die Spielgeräte werden erfasst, nummeriert, der Zustand wird überprüft, notwendige Sicherheitsmaßnahmen werden durchgeführt und Kontrollintervalle beschlossen. Die durchgeführten Maßnahmen und Kontrollen werden unter anderem auch bildlich festgehalten und elektronisch dokumentiert. Nicht zuletzt ist der Nachweis erbrachter Leistungen eine rechtssichere Dokumentation bei Unfällen oder Schäden. Nur kurze Zeit nach dem Rollout nutzen bereits jetzt alle Kunden der Gruppe aus den Bereichen Facility Management, Grünpflege, Winterdienste, Reinigung und Instandhaltung das Kundenportal. Die Schumacher-App wird flächendeckend von den rund 450 Mitarbeitern an den über 50 Standorten und Servicestützpunkten deutschlandweit verwendet. Das Unternehmen betreut insgesamt mehr als 35 Millionen Quadratmeter Fläche. Michael Rauh, Lattemann & Geigermarkus.targiel@holzmann-medien.de