Schlüsselmanagement Smarter Schrank: Schlüssel hinter Schloss und Riegel

Unternehmen, die für das Facility Management mehrerer Gebäude verantwortlich zeichnen, sind gesetzlich zu einem Schlüsselmanagement verpflichtet. Oft wird dabei mit handschriftlichen und fehleranfälligen Listen in Papierform gearbeitet. Ein elektronischer Schlüsselschrank kann Abhilfe schaffen.Vielerorts wird bei der Schlüsselverwaltung noch sehr umständlich mit Listen in Papierform gearbeitet, in denen sich die Mitarbeiter eintragen, wenn sie einen benötigten Schlüssel abholen oder wieder abgeben. Nicht selten passiert es, dass ein Mitarbeiter den Eintrag vergisst, was zu längeren Suchaktionen und Problemen wie etwa Verzögerungen im Betriebsablauf führen kann. Außerdem werden die Schlüssel häufig für alle zugänglich aufbewahrt, wodurch auch Unbefugten der Zugang gewährt wird. Aus diesem Grund bietet Pamack Sicherheitssysteme nun einen elektronischen Schlüsselschrank an: Der Traka 21 soll ein sicheres Schlüsselmanagement ohne Verwaltungsaufwand ermöglichen. Möglich macht dies laut Hersteller die Vergabe individueller Codes an Zugangsberechtigte, sodass nur vorher vom Administrator festgelegte Schlüssel entnommen werden können. Über ein automatisch erstelltes Protokoll lässt sich zudem jederzeit zurückverfolgen, wann und von wem welcher Schlüssel entnommen wurde. Kein unbefugter SchlüsselzugriffOb Heizkeller, Schuppen oder Maschinenräume – zahlreiche Türen sind aus gutem Grund mit einem Schloss versiegelt und lassen sich nur mit dem passenden Schlüssel öffnen. Doch besonders kleinen und mittleren Unternehmen ist bisher nur selten bewusst, welches Risiko sie eingehen, wenn ein Schlüssel von Unbefugten entwendet wird. Entsprechend unsicher und häufig ohne strenge Zugangskontrollen wird bisher auch die Verwaltung der Schlüssel durchgeführt. „Üblicherweise müssen sich die Mitarbeiter lediglich manuell in eine Liste eintragen, wenn sie einen Schlüssel benötigen“, erklärt Christiane Malá, Geschäftsführerin von Pamack Sicherheitssysteme. „Dabei wird nur selten kontrolliert, ob der Mitarbeiter überhaupt berechtigt ist, diesen Schlüssel zu nutzen.“ Außerdem können stressige Arbeitsbedingungen dazu führen, dass Mitarbeiter vergessen, sich in die Liste einzutragen – oder die Liste wurde von den Zuständigen in der Verwaltung versehentlich verlegt. Beides führt dazu, dass nicht mehr nachvollzogen werden kann, wo sich die Schlüssel momentan befinden, sagt Malá. Mitunter sind langwierige Suchaktionen und dadurch Verzögerungen im gesamten Betriebsablauf die Folge. Bisher gab es kaum eine Alternative für das manuelle Schlüsselmanagement und seine Probleme. Denn in großen Unternehmen sind Lösungen häufig an die interne IT angeschlossen – und häufig so teuer und aufwendig, dass sie sich für kleinere Betriebe nicht lohnen. Schlüsselbund mit elektronischem Transponder„Das Besondere am Schrank ist das virtuelle Sicherheitskonzept“, erläutert Malá. „Ein oder mehrere Administratoren mit voller Zugangsberechtigung legen vorher fest, welcher Mitarbeiter welche Schlüssel entnehmen darf. Die entsprechenden Schlüsselbunde werden jeweils an einem Sicherheitsstift, dem sogenannten iFOB, im Schrank an einem festgelegten Platz befestigt. Jeder Zugangsberechtigte erhält einen eigenen Code, mit dem sich der Schrank öffnen lässt. Die Sicherheitsstifte sind außerdem so konzipiert, dass sie nur die Schlüssel freigeben, die vorher durch die Eingabe des Codes für den Mitarbeiter freigegeben worden sind. Insgesamt lassen sich bis zu 2.500 individuelle Codes vergeben.“ Die Programmierung der Kennzahlen kann direkt über das intuitiv bedienbare LCD-Display mit Touchfunktion am Schrank erfolgen. Handelt es sich um eine große Anzahl an Benutzern, besteht auch die Möglichkeit, zunächst eine Excel-Liste am PC mit allen Berechtigungen anzulegen und diese bequem via USB-Schnittstelle zu importieren. Um den Schlüsselschrank zu öffnen, erfolgt die Eingabe der Kennzahl ebenfalls über das LCD-Display. Nach der Eingabe des Codes wird bereits auf dem Farbdisplay angezeigt, an welchen Stellen Schlüssel hängen, für die der Mitarbeiter eine Autorisierung besitzt. Dies geschieht über spezielle Farbcodes: Grün markierte Schlüssel dürfen entnommen werden, für rot markierte Schlüssel fehlt die Berechtigung. Orangefarbene Markierungen geben die Position an, an die ein entnommener Schlüssel zurückgesteckt werden muss. Dokumentation inbegriffenWird der Schlüssel aus Versehen an einen falschen Platz zurückgehängt, ertönt als Feedback ein akustisches Signal. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Schlüssel nicht in die Hände von Mitarbeitern geraten, die eigentlich keine Berechtigung besitzen. Daneben bestehen noch weitere Möglichkeiten, die Bewegungen der Schlüssel nachzuverfolgen: „Bei jeder Code-Eingabe, Entnahme sowie Rückgabe von Schlüsseln wird automatisch ein Verlaufsprotokoll erstellt“, erklärt Malá. „Dieses dokumentiert zum einen, wann welcher Schlüssel für wie lange entnommen wurde. Zum anderen kann für jeden Benutzer individuell nachverfolgt werden, wann er welchen Schlüssel entliehen hat.“ Die entsprechenden Protokolle können sowohl über das Display vom Administrator ausgelesen als auch über den im Schrank integrierten USB-Anschluss als Excel-Datei exportiert werden. „Dadurch wird nicht nur eine hohe Rückverfolgbarkeit garantiert – auch sinkt auf diese Weise das Risiko, dass Schlüssel nachgemacht werden, denn ungewöhnlich lange Leihfristen können ebenfalls nachvollzogen werden.“ Keine äußeren ZugriffspunkteBei den äußeren Komponenten des Schrankes – wie etwa der Tür – wurde Edelstahl eingesetzt; innen liegende Bauteile bestehen aus gehärtetem Plastik. Da im geschlossenen Zustand keine Zugriffspunkte – zum Beispiel Scharniere – sichtbar sind, bietet der Schlüsselschrank eine hohe Einbruchssicherheit. Auf der Rückseite des Schrankes befinden sich Fixierpunkte, welche die Montage an der Wand erleichtern. Der Schrank muss nicht an einen PC angeschlossen werden, sondern funktioniert als Stand-alone-Lösung – lediglich eine Anbindung an die Stromversorgung ist notwendig. Aus diesem Grund muss für die Installation kein externer Techniker beauftragt werden. „Um die Sicherheit des Schrankes bei einem Stromausfall zu gewährleisten, bieten wir einen Ersatzakku an“, erklärt Malá. „Sollte die Energieversorgung langfristig unterbrochen werden, lässt sich der Schrank notfalls auch mit einem Generalschlüssel öffnen.“ Sophie Kesy, Abo PRstefan.weinzierl@holzmann-medien.de

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