Komplettlösung für die Fahrzeugreinigung Reinigungsdatenbank führt zur Leistungsoptimierung

Planung, Qualitätskontrolle, Verrechnung und Analyse der Reinigungsleistungen am gesamten Fuhrpark ist für jeden Verkehrsbetrieb eine echte Herausforderung. Mit Hilfe einer Reinigungsdatenbank werden in Wien täglich über 2.000 Fahrzeugreinigungen an 33 Standorten abgewickelt und die Leistungen optimiert.Das österreichische Unternehmen Dotspot.IT geht in Puncto Industrie 4.0 und Digitalisierung neue Wege in der Fuhrparkreinigung. Durch den Einsatz einer bis ins Detail durchdachten Software wird die Effizienz und Qualität in der Fahrzeugreinigung erheblich gesteigert, die Abläufe konnten durch diese Neuerung optimiert und Fehlerquellen minimiert werden. Zudem gibt die Auswertung der Kosten diesem Ansatz Recht. Diese erfolgreiche Entwicklung wurde durch den Einsatz der sogenannten Reinigungsdatenbank, kurz RDB, möglich. Diese Softwarelösung ist derzeit nach Aussage des Entwicklers die einzige am Markt, die den gesamten Prozess der Reinigung eines Fuhrparks abbildet. Das beginnt bei der Planung der Reinigungsleistungen und geht bis hin zur Qualitätskontrolle und der Verrechnung. Da die Entwicklung der Softwarelösung in enger Zusammenarbeit und im ständigen Austausch mit den Wiener Linien stattfand, wurde sie auf die speziellen Bedürfnisse und Anforderungen der Branche ausgerichtet und über die Jahre laufend verbessert. So entstand ein Produkt, das zielgerichtet und ohne unnötiges Beiwerk die Probleme aus der Praxis in Angriff nimmt und für jeden, der damit arbeitet, eine Erleichterung im Arbeitsprozess darstellt – egal ob es sich dabei um einen Reiniger mit vielleicht geringen Deutschkenntnissen oder Mitarbeiter der Führungsebene eines Verkehrsbetriebes handelt. Reinigen, kontrollieren, abrechnen ...Die Reinigungsdatenbank ist seit Februar 2014 bei den Wiener Linien flächendeckend im Einsatz und wird laufend erweitert. An allen Betriebsstätten der Wiener Linien kommt die RDB erfolgreich zum Einsatz. Pro Tag werden mehr als 2.000 Fahrzeugreinigungen über die Reinigungsdatenbank geplant, erfasst, verrechnet und kontrolliert. Bei den Wiener Linien wird in der Nacht gereinigt, direkt anschließend werden stichprobenartig Qualitätskontrollen durchgeführt, bereits am nächsten Tag werden die Reinigungen über das System verrechnet. Die Software bietet ein bisher kaum erreichtes Maß an Planbarkeit, Qualitätssicherung, Kontrolle und Analyse. Sie ist auf vier Säulen aufgebaut: das Server-Backend, eine mobile Website, die Reiniger-App und die Kontrollen-App. Die Gliederung der Aufgabenbereiche ist klar und durchdacht. Das Server-Backend ist die Schaltzentrale des Systems. Diese Softwarekomponente wird von den Administratoren und der Verrechnung genutzt. Hier kann das System entsprechend den eigenen Anforderungen konfiguriert werden. Geräte und Nutzer werden verwaltet, Tätigkeiten und Buchungen überwacht und Reinigungslisten erstellt. Bereits hier werden die Vorteile des Systems deutlich: Reinigungslisten für die nächste Reinigungsperiode müssen nicht mehr händisch erstellt werden, sondern werden auf Basis der hinterlegten Reinigungszyklen ganz einfach auf Tastendruck automatisch berechnet. Durch die Anbindung an das Fuhrparkmanagementsystem kann auch schnell und in Echtzeit auf aktuelle Gegebenheiten reagiert werden. Die Daten können nach Betriebsstätten, Fahrzeugnummern und erforderlichen Leistungen gegliedert werden, so bekommen die Reiniger rasch einen Überblick über die zugeteilten Aufgaben und jedes Fahrzeug bekommt die notwendige Reinigung. Ohne Wartezeiten können im Backend Analysen erstellt werden. Sei es ein Überblick über die monatlichen Reinigungen, Vergleiche über mehrere Garagen oder Monate, Teilleistungen oder weitere Auswertungen – hier stehen jederzeit alle Information zur Verfügung. Das hilft, die Arbeitsabläufe zu verbessern. Die zweite Komponente des Systems ist die Reiniger-App. Jeder Reiniger bekommt ein Endgerät, auf dem die App installiert ist. Hier kann jede erledigte Aufgabe der Reinigungsliste einfach bestätigt werden. Darüber hinaus können Besonderheiten, wie zum Beispiel schwere Verschmutzungen, erfasst und mit Fotos dokumentiert werden. Über Barcodes oder NFC-Tags an den Fahrzeugen werden die erbrachten Leistungen eindeutig einem Fahrzeug zugeordnet. Möglicher Missbrauch wird dadurch verhindert, dass die App im Kiosk-Modus läuft, die eine anderweitige Nutzung des Endgerätes ausschließt. Das Qualitätssicherungssystem umfasst mehrere Stufen und zwei Software-Komponenten: die mobile Website und die Kontrollen-App. Die Website ist für registrierte Benutzer auf allen Geräten, inklusive Smartphones, einsehbar. Sie gewährt den Vorarbeitern der Reiniger einen Echtzeitüberblick über die zu erledigenden Arbeiten und ermöglicht es ihnen, bereits einzugreifen, bevor es zu negativen Qualitätskontrollen kommt. Die Vorarbeiter können so jederzeit und überall den Fortschritt der Arbeiten im Blick behalten. Wenn zum Beispiel ein Reinigungsmitarbeiter nicht zur Arbeit erscheint, wird automatisch eine E-Mail an einen vorher festgesetzten Verteiler verschickt, um hier umgehend reagieren zu können. Um Mitternacht werden die Reinigungsfirmen über den Status informiert, um zu vermeiden, dass an Standorten nicht gereinigt wird. Die nächste Stufe in der Qualitätssicherung ist die sogenannte Kontrollen-App. Sie ist auf den Endgeräten des Kontrollpersonals installiert, das die Reinigungsleistungen überprüft. Reklamationen müssen direkt mit Fotos erfasst werden und Informationen über negative Kontrollen werden dem Dienstleister als E-Mail in Echtzeit übermittelt. Kontrolliert wird auf Basis automatisch vom System erstellter Kontrolllisten, deren Parameter vorher festgelegt wurden. Auch hier kommen Echtzeit-Statistiken zum Einsatz, die die Kontrollergebnisse im Detail zeigen und Vergleiche über Betriebsstätten und Zeitzyklen ermöglichen. Die Kontrollstatistiken können über das Server-Backend eingesehen und als Tages-, Wochen-, Monats- und Jahresberichte an einen individuellen E-Mail-Verteiler versendet werden. Die Reinigungsdatenbank wird laufend erweitert und ausgebaut. So wurden zum Beispiel neue Module für den Umgang mit Vandalismus und Graffiti erarbeitet. Dabei geht es nicht nur darum, Graffitimeldungen zu erfassen, sondern auch mit den Meldungen anderer Systeme abzugleichen und dann direkt die Reinigung oder den Folientausch zu beauftragen. Die bisherigen Erfahrunen bestätigen, dass die Reinigungsdatenbank ein durchwegs gelungenes Softwareprodukt ist, das nicht nur den Zeitaufwand aller Beteiligten reduziert, sondern durch seine Auswertungen einen entscheidenden Beitrag leistet, um Arbeitsabläufe zu optimieren und Leerläufe oder Standzeiten der Fahrzeuge zu minimieren. Die Wiener Linien demonstrieren in diesem Beispiel einen sinnvollen und ressourcenschonenden Einsatz von Digitalisierung. Selbst die speziellen Erschwernisse, wie etwa Fahrzeuge, die mehrfach gereinigt werden müssen, können problemlos erfasst werden. Das System ist flexibel und lässt sich in bestehende Softwarelösungen integrieren und zeichnet sich durch einfache Handhabung und Transparenz in den Abläufen aus. Schwachstellen im Prozess werden sichtbar gemacht, so dass Abläufe optimiert werden können. Mario Dobnig, Dotspot.IT peter.hartmann@holzmann-medien.de

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