Beschaffungsoptimierung in der Gebäudereinigung Qualität steigern - Kosten senken

In der Gebäudereinigung gehören die Verbrauchsmaterialien zur „Produktion“. Für die zur Leistungserstellung benötigten Güter müssen die richtigen Waren zur richtigen Zeit, in der richtigen Qualität, in der richtigen Menge, in der richtigen Reihenfolge, am richtigen Ort und zum richtigen Preis zur Verfügung gestellt werden.Das richtige Material zum richtigen Preis: Eine effektive Planung bei Beschaffung, Einsatz und Verwaltung von Verbrauchsmaterialien sorgt für beachtliche Kostenersparnisse.Qualität steigern - Kosten senken - So einfach wie sich Beschaffung in der Theorie anhört, so gehören in der Realität viele unternehmensspezifische Faktoren dazu, die kostenoptimal erfüllt werden müssen. Der Wareneinsatz beinhaltet rund fünf Prozent der Gesamtkosten, hat aber erhebliche Auswirkungen auf die Leistungserbringung sowie die unternehmensinternen Prozesse und kann erhebliche Personalressourcen binden. Es bedarf einer strukturierten, praxisnahen Koordination zwischen Dienstleister, Hersteller und Lieferanten. Die Basis ist die Definition der richtigen Verbrauchsmaterialen, die vom Anwendungsbereich abhängig und aufeinander abgestimmt sind. Das richtige Produkt mit der richtigen Qualität in der Gebäudereinigung hat nach dem Sinner’schen Kreis positive Auswirkungen auf die weiteren Faktoren, jedoch vor allem auf die Personalkosten. Eine anschließende Einteilung nach sinnvollen Produktgruppen innerhalb der Verbrauchsmaterialien erleichtert die Festlegung eines unternehmensspezifischen Kernsortimentes. Dieses kann aus folgenden Kategorien bestehen: Chemie, Reinigungsgeräte und -utensilien, Maschinen, Hygienepapier und Abfallentsorgung. Ziel muss es sein, das Sortiment so straff wie möglich zu halten und gleichzeitig eine Flexibilität zu leben, die auf Marktveränderungen und Kundenbedürfnisse reagiert. Aus Erfahrung sprechen wir hier von unter 1.000 Artikeln von ca. 100 Herstellern, die kontinuierlich beobachtet und angepasst werden müssen, damit der richtige Preis sichergestellt wird! Hier liegen erhebliche Einsparpotenziale durch sinnvolle Bündelungen. So entscheidend Artikel, Qualität und Preis sind, genauso wichtig ist der Bestellprozess. Wer darf was, wie, wann, wie viel bestellen, damit der Aufwand und die Fehlerpotenziale so gering wie möglich sind? Festgelegte Budgets nach Waren- oder Mengenwerten, objektbezogen festgelegte Produktauswahl, individuelle Bestellvorschläge bzw. wiederkehrende abrufbare Bestellungen und nach Anforderungen abgestimmte Lieferzeiten können mit Hilfe elektronischer Bestellsysteme sichergestellt werden. Nicht jedes Unternehmen hat elektronische Möglichkeiten, die sowohl den Bestellprozess vereinfachen als auch transparente Statistiken bezüglich der Materialkosten zulassen. Hier gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, die einzelne Lieferanten anbieten. Charme, vor allem in der Einfachheit, werden in der Zukunft jedoch lieferantenübergreifende elektronische Bestellsysteme haben, die die gesamte Beschaffung abdecken und lieferantenunabhängig sind. Damit in der „Produktion“ der Gebäudereiniger sein Handwerk ausführen kann, muss sichergestellt werden, dass nach erfolgter Bestellung die Waren zum richtigen Ort zur richtigen Zeit in der richtigen Menge angeliefert werden! Eigentlich das 1u1 eines professionellen Logistikers. Die Realität kann manchmal ganz an-ders sein, wenn die Mitarbeiter insbesondere bei einer Erstausstattung morgens um fünf ohne Material im Objekt stehen oder Lieferungen nicht komplett sind. Welcher Dienstleister hat das noch nicht am eigenen Leibe spüren dürfen und den Ärger mit seinem Auftraggeber ausbaden müssen? Der moderne Gebäudereiniger benötigt heute und in Zukunft noch mehr seine Versorgungssicherheit in der Warenversorgung und Warenverfügbarkeit. Dies kann aus heutiger Sicht durch zwei wesentliche Faktoren sichergestellt werden. Erstens müssen von Anfang an die zu erbringenden Leistungsparameter des Lieferanten vereinbart werden und ein Bestandteil der Rahmenbedingungen sein. Im zweiten Schritt müssen die Leistungen dokumentiert werden. Ein einfaches Qualitätsmanagement verschafft die notwendige Dokumentation und Transparenz für alle Beteiligten. Vereinbarte Lieferzeiten, Vollständigkeit der Lieferungen, Prüfung des Warenzustandes bis hin zur Rechnungskontrolle, aber auch Transparenz über die erbrachten Beratungsleistungen der Lieferanten/Hersteller sind Bestandteile eines Qualitätsmesssystems. Die Prozessoptimierungen in der Beschaffung über die Definition der richtigen Verbrauchsmaterialien, bedarfsgerechter Bestellprozesse und durch ein übergreifendes Qualitätsmesssystem bringen die notwendigen Kostenersparnisse für jedes Unternehmen in der heutigen Zeit. Sichergestellt werden diese nicht unerheblichen Einsparpotenziale durch einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess, der gelebt und umgesetzt werden muss. Bringt man nun noch die oben bereits beschriebenen optimierten Faktoren im Sinne des Sinner’schen Kreises in Einklang mit einer prozessoptimierten Herangehensweise in der eigentlichen Leistungserbringung der Gebäudereinigung vor Ort, ist ein Qualitäts- und auch Kostenvorteil offensichtlich. Auch sind wieder unternehmensspezifische Alleinstellungsmerkmale darstellbar und sichern doch einen weiteren wichtigen Vorsprung in der Neuauftragsgewinnung. SariKohn Unternehmensberatung | markus.targiel@holzmann-medien.de

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