Immobilienmanagement Mobiles DMS vereinfacht Prozesse

In der Immobilienwirtschaft prägt häufig ein intensiver Schriftverkehr den Arbeitsalltag: Mietverträge, Betriebskostenabrechnungen, Reparaturaufträge. Um die Bearbeitungsprozesse rund um das Dokumentenmanagement zu automatisieren und zu beschleunigen, hat die Berlinhaus Verwaltung GmbH eine neue Informationsplattform eingeführt.Die Berlinhaus Verwaltung GmbH musste beim Management von Immobilien an mehreren Firmenstandorten früher ein hohes Papieraufkommen bewältigen. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Berlin hat für das Dokumentenmanagement deshalb die Informationsplattform nscale von Ceyoniq Technology eingeführt. „Uns war es wichtig, Dokumente sowie die Tagespost schnell für alle Mitarbeiter an den unterschiedlichen Standorten und unter-wegs zugänglich zu machen“, erklärt Gerald Stoppel, zuständig für Organisation und interne Projekte bei der Berlinhaus Verwaltung GmbH. „Die Möglichkeit, über mobile Endgeräte auf Dokumente zuzugreifen, war deshalb ein wesentliches Kriterium für uns.“ Zudem sollte die gewünschte Softwarelösung einen elektronischen Posteingang und ein elektronisches Archiv beinhalten. Zum Tagesgeschäft der Berliner zählen die Entwicklung von Be-standsimmobilien sowie die Planung und Umsetzung von neuen Bauprojekten. Berlinhaus ist mit dem Management des gesamten Immobilienportfolios der Unternehmensgruppe Prajs & Drimmer betraut. Vor der Einführung der Business-Software kam es bei dem Unternehmen oft zu Verzögerungen in der Prozesskette, weil verantwortliche Mitarbeiter außer Haus waren und ihre Post nicht unmittelbar sichten konnten. Mit nscale kann Berlinhaus heute den gesamten Postein- und -ausgang verarbeiten und die Arbeitsabläufe durchgängig mit digitalen Dokumenten vereinfachen. Alle auf ein Objekt oder einen Mieter bezogenen Dokumente fließen in einer digitalen Mieterakte zusammen. Die relevanten Daten für eine spezifische Arbeitsaufgabe sind hier revisionssicher abgelegt und schnell auffindbar. Die Softwarelösung übernimmt sowohl automatisch die Freigabe, Buchung und Ablage als auch eine rechtssichere Langzeitarchivierung mit automatischer Kontrolle der Aufbewahrungsfristen. Die mobile Erweiterung der Lösung ermöglicht es Anwendern, auch außerhalb des Büros mittels Tablet-PCs (iOS, Android) auf den Posteingang und die Mieter- oder Objektakten zuzugreifen sowie Workflowaufgaben zu bearbeiten. Ein Jahr nach der Einführung von nscale können die Verantwortlichen ein positives Fazit ziehen: „Wir haben einen schnelleren Durchlauf des Posteinganges erreicht. Dokumente lassen sich einfacher und direkt in vorgegebenen Strukturen abspeichern. Das beschleunigt das Auffinden von archivierten Dokumenten und gewährleistet eine unmittelbare Verfügbarkeit an allen Standorten.“ Quelle: Ceyoniq, Sputnik | markus.targiel@holzmann-medien.de

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