Outsourcing von Verwaltungsaufgaben ist auf dem Vormarsch Mehr Kapazitäten für Ihre Kernkompetenzen

Jüngste Umfragen haben ergeben, dass immer mehr Firmen in Deutschland Arbeitsprozesse ausgliedern und an externe Dienstleister delegieren. Besonders gerne geben Unternehmen IT- und Verwaltungsaufgaben an externe Spezialisten ab. Diese Auslagerung birgt zahlreiche Vorteile, unter anderem auch für Gebäudereiniger und Facility Manager.Relevanz des Outsourcings im eigenen Unternehmen (vgl. Studie der Steria Mummert Consulting AG: http://bit.ly/lWwNSt).Mehr Kapazitäten für Ihre Kernkompetenzen - Seit etwa zehn Jahren werden immer mehr unternehmensinterne Leistungen, wie z.B. die Verwaltung von Personal, die interne und externe Kommunikation sowie Leistungen rund um das Finanz- und Rechnungswesen, an externe Dienstleister vergeben. Outsourcing ist in Deutschland somit immer stärker gefragt. Der Begriff stammt ursprünglich aus der Ökonomie und setzt sich aus den englischen Teilbegriffen „outside“, „resource“ und „using“ zusammen. Zu Beginn des Outsourcingtrends - also in den 90er Jahren - vergaben Unternehmen hauptsächlich IT-Leistungen an externe Spezialisten. Diese prognostizieren, dass der Trend zum IT-Outsourcing weiterhin um fünf Milliarden Euro steigen wird. In Deutschland zeichnet sich ein deutlicher Trend zum sogenannten Onshore-Outsourcing ab, was bedeutet, dass Geschäftsprozesse an regional oder national benachbarte Servicedienstleister abgegeben werden. Kleinere und mittlere Betriebe mit bis zu 99 Mitarbeitern lagern bis zu einem Viertel der benötigten Dienstleistungen aus. Dabei setzen 60 Prozent der auslagernden Unternehmen bundesweit auf Unterstützung aus dem Inland beziehungsweise aus ihrer Region. Insgesamt sind über 70 Prozent der Unternehmen, die sich zum Outsourcing entschlossen haben, mit der Qualität des externen Dienstleisters sehr zufrieden. Outsourcing bietet maßgeschneiderte Lösungen Ein großer Vorteil von Outsourcing ist, dass Aufgaben je nach Bedarf ausgegliedert werden können. Firmen können sowohl einzelne Aktivitäten als auch komplette Geschäftsprozesse wie Sicherheitsdienste, Reinigungsdienste, Cafeteriaservices und Gebäude-verwaltungsfunktionen an externe Dienstleister vergeben. Bei einer Vergabe von kompletten Geschäftsprozessen spricht man vom Business Process Outsourcing, das immer stärker nachgefragt wird. Drei von vier deutschen Firmen geben aber auch Bürodienstleistungen, Verwaltungsaufgaben oder Kundenservices an externe Dienstleister ab. Bei großen Unternehmen mit über 5.000 Beschäftigten arbeitet fast jeder zweite Betrieb mit Serviceanbietern zusammen. Auch Kernprozesse, die nicht wettbewerbsentscheidend sind, werden abgegeben. Bei Unternehmen mit 100 bis 500 Mitarbeitern wird vor allem ein Personaloutsourcing sowie die Ausgliederung des Finanz- und Rechnungswesen forciert. Sicherheitsdienste, Gebäudereiniger usw., die selbst Teil des Outsourcing-Prozesses sind, können auch selbst die Büroaufgaben weitergeben und sich auf ihre Kernkompetenz konzentrieren. Auch kleine Unternehmen können ihre Verwaltungskosten damit minimieren. Das meistgenannte Ziel für die Auslagerung von Leistungen ist in der Tat die Kostenersparnis. Externe Dienstleister können Arbeitsabläufe oft günstiger ausführen, da sie die Geschäftsprozesse mehrerer Kunden bündeln, vereinfachen und standardisieren. Outsourcende Firmen profitieren aber nicht nur finanziell, wenn sie Dienstleistungsexperten ans Werk gehen lassen. Im Unternehmen selbst werden Kapazitäten freigesetzt, die für das Kerngeschäft eingesetzt werden können, wenn Mitarbeiter sich nicht mehr mit zeitintensiven Arbeitsabläufen beschäftigen müssen. Die routinierten Spezialisten des Outsourcingpartners weisen normalerweise eine hohe Professionalität in ihrem Gebiet auf und können Aufgaben effektiver ausführen. Der Auftraggeber kann außerdem vom Fachwissen der Fremdfirma profitieren und die Qualität seiner Leistungen durch dieses Expertenwissen steigern. Zudem wird die Transparenz laufender Kosten erhöht. Durch eine Auslagerung werden eventuell versteckte und bislang nicht nachvollziehbare Kosten offengelegt. Darüber hinaus geben Unternehmen einen Teil der Risiken ab und transferieren sie auf den externen Dienstleister, der für die Abwicklung der Aufgaben verantwortlich ist. Gut beraten ist, wer seinen Dienstleister genau prüft Kritiker des Outsourcings bemängeln, dass sich dadurch eine zu hohe Abhängigkeit von der Fremdfirma ergeben kann. Schließlich lässt sich ein externer Anbieter unter Umständen schwieriger kontrollieren und steuern, als dies bei unternehmensinternen Abläufen der Fall ist. Dieses Problem kann allerdings durch eine gründliche Auswahl des Dienstleisters minimiert werden. Zudem besteht die Gefahr, dass Stellen in der Firma durch ein Outsourcing entfallen. Dieses Humankapital kann ebenso eingesetzt werden, um sich noch intensiver auf das Kerngeschäft zu konzentrieren. Unternehmen können zwar von der hohen Professionalität des Outsourcingpartners profitieren, aber mit einer Ausgliederung kann auch der Verlust von Wissen und Fertigkeiten einhergehen. Eventuell geht bisheriges, vielfältiges Know-how durch die Spezialisierung auf einige zentrale Kompetenzen verloren. Gerade in handwerklichen Bereichen wie der Gebäudereinigung können Unternehmen sich durch die Auslagerung bestimmter Aktivitäten stärker ihren Kernkompetenzen und der intensiven Kundenpflege beziehungsweise der Objektbetreuung widmen. Einen weiteren Vorteil stellt die Möglichkeit dar, Serviceleistungen individuell anzupassen. Gerade bei Facility Managern, die von der Konjunktur abhängig sind, kann sich der Personalbestand rasch ändern. Dies bedingt dann beispielsweise einen schwankenden Bedarf im Finanz- und Rechnungswesen. Ein externer Dienstleister kann sich schnell und zuverlässig auf diese Änderungen einstellen. Der Facility Manager bleibt flexibler und das Risiko wird verteilt. Facility Manager sollten also überlegen, ob und inwiefern Outsourcing auch für sie interessant sein kann, um mehr Kapazitäten für das Alltagsgeschäft zu gewinnen.

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