ERP-Lösungen für das Gebäudereiniger-Handwerk Mehr Effektivität, bessere Erträge

Mit der richtigen Software können Sie Planung und Abläufe verbessern. Doch das Programm muss zu den Kernprozessen Ihres Gewerkes passen. rationell reinigen analysiert die wichtigsten Branchenlösungen für Gebäudereiniger und Gebäudedienstleister.„Durch unser ERP-Programm konnten wir einen deutlichen Produktivitätszuwachs im Bereich Verwaltung und Service-Management realisieren“, sagt Tanja Cujic-Koch, Dipl.-Kauffrau (FH), Fachwirtin Reinigungs- und Hygienemanagement und Geschäftsführerin der Berliner Mato Cijuc Gebäudereinigung GmbH. Seit 1986 nutzt das Unternehmen Geschäftssoftware, seit drei Jahren setzt es Landwehr Software ein – einer der Marktführer bei Branchenlösungen für Gebäudereiniger. Die Digitalisierung im Handwerk verspricht generell höhere Effektivität, verbesserte Abläufe, weniger Fehlerquellen und am Ende des Tages höhere Erträge. Aufträge erfassen, Rechnungen schreiben, Verfügbarkeit von Mitarbeitern und Materialien planen, Abläufe überwachen – Software soll das einfacher, schneller und besser machen. In nahezu allen Gewerken lassen sich so die Wettbewerbsfähigkeit steigern, versprechen die Experten. Organisiert wird das von einer umfassenden Unternehmens-software, die mit den drei Buchstaben ERP abgekürzt wird. Das steht für „Enterprise Ressource Planning“ und bedeutet übersetzt etwa Planung und Organisation der Mittel oder eben Ressourcen des Unternehmens. Wobei Ressourcen sowohl für die finanziellen Mittel als auch für die Stunden der Mitarbeiter und für Warenwirtschaft stehen, also die eingesetzten Rohstoffe oder Komponenten und Bauteile. Unübersichtlicher MarktMehr als 620.000 Firmen setzen in Deutschland eine ERP-Lösung ein. Und der Markt wächst weiter. Und wird immer unübersichtlicher. Aus diesem Grund analysierte rationell reinigen in Kooperation mit handwerk magazin und der Aachener Beratungsfirma Trovarit Branchenlösungen für verschiedene Gewerke, darunter auch das Gebäudereiniger-Handwerk. Seit mehr als zehn Jahren charakterisiert das Aachener Marktforschung- und Beratungsunternehmen Trovarit Geschäftsprogramme. Ein Netz aus Trovarit-Beratern unterstützt Firmen außerdem bei der Auswahl und Einführung von neuen Softwarelösungen. In diesem Beitrag stellen wir branchenspezifische ERP-Lösungen für Gebäudereiniger und Gebäudedienstleister (siehe Tabelle) vor. Die Zahl der im deutschen Markt angebotenen ERP-Lösungen ist hoch: 480 ERP-Programme von weit über 300 verschiedenen Herstellern listet alleine der aktuelle ERP-Marktspiegel von Trovarit. Einer der umsatzstärksten ist das Walldorfer Großunternehmen SAP, das mit ERP-Software für Industrie und Konzerne groß geworden ist, mittlerweile aber auch mit dem Produkt „BusinessOne“ eine Lösung für den Mittelstand anbietet. Auch Microsoft und Oracle bieten ERP-Lösungen an, hauptsächlich für die Industrie. Zu den Herstellern mit den meisten Kunden unter kleinen und mittleren Betrieben zählen Sage und Haufe-Lexware. Hinzu kommt eine noch größere Anzahl so genannter Branchenlösungen. Das sind ERP-Programme, welche die besonderen Anforderungen einer bestimmten Branche oder eines bestimmten Gewerks erfüllen. Große Softwarehäuser lösen diese Anforderungen oft mit branchenspezifischen Plug-ins. Demgegenüber stehen etliche, oft kleinere Softwarehersteller, die eigene Branchenlösungen entwickelt haben. Darunter sind auch Handwerksbetriebe, die zunächst für sich selbst ein eigenes ERP-Programm auf Basis ihrer eigenen Anforderungen entwickelt haben und diese Softwarelösungen nun auch Richtung anderer Betriebe des gleichen Gewerkes vermarkten. Marktführer unter den Branchenlösungen für Gebäudereiniger und Gebäudedienstleister sind die Softwarehersteller Engel Dataconcept mit 800 Installationen im Markt und Landwehr Software mit 450 Installationen. Handwerk mit NachholbedarfViele Handwerksbetriebe halten prinzipiell nicht viel von Enterprise Resource Planning (ERP), das auf einer standardisierten Planung von Abläufen beruht, um sie automatisierbar und damit wirtschaftlicher zu machen. So mancher Betrieb beschränkt sich deshalb auf das Schreiben von Rechnungen mit der Textverarbeitung, das Verwalten der Aufträge in einer Tabellenkalkulation. Die wertvollen Fachkräfte in der Werkstatt und auf der Baustelle hingegen arbeiten oft noch zeitraubend mit Papier und Bleistift. Und selbst dort, wo bereits eine fachspezifische Lösung für das jeweilige Gewerk zum Einsatz kommt, fehlt es oft an der Integration mit der Büro-Software. Die Folge: Daten werden mehrfach eingegeben, was den Aufwand erhöht und Fehlerquellen schafft. Effiziente Abläufe sehen anders aus. Dabei wären diese gerade angesichts des zunehmenden internationalen Wettbewerbs am deutschen Markt entscheidend, um die Zukunftsfähigkeit der Betriebe zu sichern. Hinzu kommt, dass seit Beginn des Jahres 2015 neue Vorschriften für die elektronische Buchhaltung gelten, die mit einem Sammelsurium aus mehr oder weniger schlecht integrierten Einzelprogrammen kaum einzuhalten sind. Diese „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) sind ein Grund mehr, sich mit den Möglichkeiten der Softwareunterstützung für Handwerksbetriebe zu beschäftigen. Lastenheft hilft bei EntscheidungWelche ERP-Lösung für den Einsatz im Handwerk in Frage kommt, ist jedoch immer schwieriger zu erkennen. Generell bieten sich drei unterschiedliche Varianten an: Komplette Branchenlösung von einem Branchenspezialisten.Branchenlösung auf der Basis einer branchenunabhängigen Standardsoftware, die Unterstützung für allgemeine Aufgaben wie die Finanzbuchhaltung, den Vertrieb und andere Bereiche bereits beinhaltet.Paket aus allgemeiner Finanzlösung und spezialisierter Handwerkssoftware für die Auftragsabwicklung mit Vertrieb, Warenwirtschaft sowie Produktion.So stehen Handwerksunternehmen häufig vor der Frage, wie sie ihre Prozesse am besten unterstützen können: Mit einer ERP-Lösung, die hohe Effizienzsteigerungen durch Standardisierung möglichst vieler Abläufe verspricht? Oder mit einer gewerkespezifischen Handwerkslösung, bei der insbesondere die Unterstützung der Auftragsabwicklung stärker an die operativen Abläufe angepasst ist – etwa bei der Erfassung von Aufmaßen. Nicht selten liefert eine Kombination aus beidem das beste Ergebnis. Bei der Anforderungsdefinition für Unternehmenssoftware (ERP) müssen die Besonderheiten eines Unternehmens berücksichtigt werden. Oft sind diese branchentypisch, insbesondere wenn die Warenwirtschaft und Auftragsabwicklung durch die Software abgebildet werden soll. Die Aufstellung der Anforderungen im Vorfeld schützt den Anwender vor Fehlentscheidungen und auch den Softwareanbieter vor leichtfertigen Angeboten. Um hier auf effiziente Art und Weise Klarheit für beide Seiten zu schaffen, bietet sich die Verwendung von Lastenheftvorlagen an, in denen die benötigten Standards nur ausgewählt und etwaige individuelle Anforderungen ergänzt werden. Es gibt zwar meist die Möglichkeit, die Software durch Anpassungsprogrammierung (Customizing) besser auf die eigenen Bedürfnisse zuzuschneiden. Das ist aber in der Regel sehr teuer – insbesondere dann, wenn Standardsoftware entgegen des eigentlichen Einsatzgebietes angepasst werden muss. Viele Hersteller von ERP-Software bieten Funktionspakete, wie etwa Dokumenten-Management, gar nicht direkt an, sondern realisieren diese Funktion als Plugin eines Partnerunternehmens. Dabei kann die Funktionalität fest integriert sein oder optional angeboten werden. Was die Software können mussDie Anforderungen, die sich aus den Unternehmensabläufen ergeben, werden im Lastenheft dokumentiert. Damit verfügen Anwender und ihre potenziellen Lieferanten über eine gemeinsame Basis zum Erstellen und Bewerten von Lösungsangeboten. Wichtig beim Verfassen des Lastenhefts ist die Beteiligung der Mitarbeiter in den unterschiedlichen Fachbereichen. Denn nur sie wissen, wie die Vorgänge tatsächlich laufen – abseits von Plänen und Arbeitsanweisungen. Ebenso wichtig sind die technologischen Rahmenbedingungen: Wo im Unternehmen werden welche anderen Programme benutzt? Welche Schnittstellen sind nötig, um andere Systeme anzubinden? Welche Server- und Netzwerk-Komponenten sind vorhanden? Welche mobilen Endgeräte sollen eingebunden werden? Neben dem Ist-Zustand müssen auch die Ziele des Projekts erfasst werden: Die Vorgaben für Qualität und Quantität der Ergebnisse müssen ebenso bekannt sein wie die Erwartungen hinsichtlich möglicher Kostensenkungen und kürzerer Durchlaufzeiten. Um sicherzugehen, dass nichts übersehen oder missverständlich formuliert wird, bietet sich dabei der Einsatz von Lastenheftvorlagen an. Besonders wichtig bei ERP-Software für Gebäudereinigungsbetriebe ist für Tanja Cujic-Koch (Mato Cujuc Gebäudereinigung), dass die Lösung ein möglichst geschlossenes System um Kunden und Auftrag bietet: „Aus der Kundenverwaltung, in die wir alle Daten eingeben, generieren wir die Auftragsverwaltung, und aus dem Auftrag planen wir die Ressourcen wie Personal und Material. Nach Abschluss erstellen wir daraus die Rechnung.“ Olaf Deininger | peter.hartmann@holzmann-medien.de

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