Leasingverträge auf dem Prüfstand Kosten senken und Rendite steigern

Dienstleistungsunternehmen mit einem hohen Mobilitätsgrad können durch gezielte Kostenoptimierungen im Fuhrpark ihre Rendite erheblich steigern. Es kann sich vor allem lohnen, das teure Full-Service-Leasing auf den Prüfstand zu stellen und durch günstigere Finanzierungsmodelle zu ersetzen.links: Die genaue Prüfung von Leasingverträgen kann sich durchaus lohnen.Das Rechenbeispiel ist so einfach wie überzeugend: Die Kosten des Fuhrparks betragen nicht selten 10 Prozent und mehr vom Umsatz. Laut aktuellem Branchenreport der VR Gruppe von Oktober 2017 beträgt bei Reinigungsdienstleistern der durchschnittliche Gewinn vor Zinsen, Steuern und Abschreibungen 16 Prozent. Einsparungen in diesem Bereich von 15 Prozent bewirken einen Renditesprung auf 17,6 Prozent – ein Plus von knapp 10 Prozent. Das freut die Eigentümer oder Anteilseigner, erweitert den unternehmerischen Spielraum und verbessert die Bonität als Voraussetzung für Finanzierungen. Einsparpotentiale konsequent nutzenDass der Fuhrpark zu den Kostenblöcken mit dem größten Einsparpotenzialen gehört, ist keine ganz neue Erkenntnis. Der Umsetzung sind in vielen Unternehmen allerdings Steine in den Weg gelegt: Starre Full-Service-Leasingverträge mit Kilometerabrechnung, die eine ganze Reihe an versteckten Kosten beinhalten und sich einem professionellen Einkauf auf der Basis von Markt- und Wettbewerbsvergleichen entziehen. Immer wieder spektakulär ins Gerede kommen die sogenannten Rückgabeschäden – die saftigen Rechnungen für jede noch so kleine Schramme. Sie sind aber nur einer von mehreren Kostentreibern, wie durch folgendes Beispiel deutlich wird. Ein Transporter, geleast für 240.000 Kilometer über vier Jahre mit eingeschlossenen Wartungen, Reparaturen, Reifenwechseln und Versicherungen: Die Monatsrate beträgt 800 Euro. Macht in 48 Monaten summa summarum 38.400 Euro. Das glaubt der Fuhrparkmanager jedenfalls bei Vertragsbeginn. Am Ende sind es nicht selten deutlich mehr. Weil sich Bedarfe beziehungsweise Auslastungen ändern, werden inzwischen bei 50 Prozent aller Leasingverträge die Laufzeiten und -leistungen angepasst. Für solche Umschreibungen fallen Gebühren an. Die Fuhrparkmanagement-Gesellschaft ARI Feet Germany GmbH hat ausgerechnet, welche zusätzliche Kostenbelastung damit auf die Leasingnehmer, bezogen auf Total Cost of Ownership (TCO) – die Gesamtkosten – eines Fahrzeugs zukommt. Es sind zum Beispiel im Schnitt 2,1 Prozent bei einer vorzeitigen Vertragsbeendigung und 2,3 Prozent für neu in Ansatz gebrachte Mehr- oder Minderkilometer. Wird die Nutzung über das Vertragsende fortgesetzt und die bisherige Monatsrate einfach weiterbezahlt, obwohl der weitere Wertverlust nun deutlich geringer ist, leistet der Kunde eine Übertilgung von rund 2,2 Prozent. Nach Rückgabe veräußert die Leasinggesellschaft das Fahrzeug und erzielt dabei eine durchschnittliche Marge von 3,7 Prozent. Mit anderen Worten: Der kalkulatorische Restwert war zu niedrig angesetzt bzw. die gezahlten Leasingraten zu hoch. Die besagten Rückgabeschäden erhöhen die TCO des Fahrzeugs um weitere 2,7 Prozent. ARI-Geschäftsführer Majk Strika: „Damit ist der Kilometervertrag bei weitem nicht das, was das Marketing verspricht: Eine sichere Bank für den Kunden, die ihm nur eine Mehr- oder Mindernutzung anlastet beziehungsweise vergütet und ansonsten die Risiken weitgehend dem Leasinggeber zuweist.“ Das auf dem Kilometervertragsmodell basierende Full-Service-Leasing macht das Ganze noch komplizierter und über Gebühr teurer. Bei dieser Variante sind zusätzliche Leistungen wie Wartung, Reparaturen, Reifen oder Versicherungen miteingeschlossen. Daraus ergibt sich für den Kostenmanager ein zwar einfaches, aber zugleich unlösbares Problem. Er kann schon bei Vertragsabschluss nicht erkennen, wie sich die Rate zusammensetzt, ob etwa die Services zu teuer eingepreist werden oder ob der Kalkulation ein zu niedriger Restwert zugrunde liegt. Die Lieferantentreue von Fuhrparkmanagern resultiert vor allem daraus, dass sich die Leistungsbeschreibungen, Vertragsformulare und Zugaben der einzelnen Anbieter in so vielen Details unterscheiden, dass Wettbewerbsvergleiche nicht möglich sind. Finanzierung und Service trennenEs gibt allerdings eine Alternative zu diesem undurchsichtigen Konstrukt. Die Services lassen sich von der Finanzierung abkoppeln und beide Bereiche getrennt voneinander einkaufen. Diese Strategie verfolgt zum Beispiel der Gebäudedienstleister Engie Deutschland, dessen Flotte 1.500 Nutzfahrzeuge und Dienstwagen umfasst. „Wir setzen auf reines Finanzleasing und schließen den Baustein für Wartung/Instandhaltung nur dann ab, wenn er von der Leasinggesellschaft zu günstigen Konditionen angeboten wird“, erläutert Fuhrparkmanager Guido Behr. Alle anderen Kosten, zum Beispiel Reifen, werden auf Ist-Kostenbasis abgerechnet. Behr: „Wir nutzen die Werte der Leasinggesellschaften nur, um unsere Referenzrate auf Basis TCO zu bestimmen. Trotz zusätzlicher Kosten für das Management über ein externes Fuhrparkmanagementunternehmen fahren wir mit dieser Methode erwiesenermaßen am wirtschaftlichsten. Wir haben zudem kein Restwertrisiko zum Ende des Leasingvertrags.“ „Bei Vertragsbeginn steht der Restwert des Fahrzeugs nicht fest. Am Ende wird fair abgerechnet. Übersteigt der Wiedervermarktungserlös des Fahrzeugs die verbliebene Restschuld, erhält der Kunde die Differenz ausbezahlt“, erläutert Majk Strika von ARI Fleet das Prinzip eines Finanzleasings – auch „Open-End-Leasingvertrag“ genannt (siehe Kasten links). Der Leasingnehmer bestimme die Finanzierungsdauer. Er könne sie flexibel anpassen und das Fahrzeug jederzeit ohne Sonderzahlungen zurückgeben. In Nordamerika setze ARI dieses „FlexLease“ bereits seit über 40 Jahren erfolgreich ein, berichtet der Manager. Beim ergänzenden Fahrzeugmanagement bietet sich die Zusammenarbeit mit einem von bestimmten Marken oder Lieferanten unabhängigen Fuhrparkmanagement-Dienstleister an. Dieser gibt – ein entsprechendes Vertragsmodell vorausgesetzt – sämtliche Einspareffekte an seinen Kunden weiter und berechnet lediglich eine Management-Gebühr. Durch den Einsatz moderner Software lassen sich zum Beispiel marktbreit die tagesaktuellen und wettbewerbsfähigen Konditionen von Lieferanten und Dienstleistern erfassen („Multi-Supply“), aber auch Optimierungsmöglichkeiten in den Fuhrparkprozessen identifizieren. Aktives Kostenmanagement möglichAllein bei den Unterhaltungskosten lassen sich nach Expertenberechnungen Einsparungen von 5 Prozent bis 10 Prozent erzielen und durch die Wahl eines geeigneten Finanzierungsleasings weitere 7 Prozent bis 10 Prozent. „Der entscheidende Vorteil dieser Entbündelung ist der Transparenzgewinn. Die Fuhrparkverantwortlichen erhalten einen detaillierten Überblick über ihre Aufwendungen und werden in die Lage versetzt, ein aktives Kostenmanagement zu betreiben“, betont Majk Strika. Besondere Aktualität erhält das Thema durch die neuen International Financial Reporting Standards zur Bilanzierung von Leasingverhältnissen (IFRS 16). Ab dem Geschäftsjahr 2019 müssen sämtliche Leasingverbindlichkeiten als Schulden ausgewiesen werden. Die ergänzenden Services beziehungsweise Dienstleistungen gehören natürlich weiterhin in die Gewinn- und Verlustrechnung. So kommt es zu einer strikten Trennung beider Bereiche, was den Effekt hat, dass der Leasingnehmer künftig nicht mehr auf eine pauschale Rate blickt, sondern auf Finanzierungskosten – ein reines Finanzierungsleasing also – einerseits und verschiedene Unterhaltungskosten anderseits. Für diese Leistungen können getrennte Ausschreibungen durchgeführt und Konkurrenzangebote eingeholt werden. Formell gelten die IFRS zwar nur für kapitalmarktorientierte Unternehmen. Faktisch können alle Unternehmen profitieren. Auch wer seine Bilanz nach den Vorschriften des Handelsgesetzbuchs (HGB) erstellt, ist nicht daran gehindert, sein Leasing entsprechend neu zu ordnen. Elke Hühn, Fuhrparkverantwortliche im Zentraleinkauf des Gebäudedienstleisters Caverion Deutschland, bringt die wesentlichen Vorteile eines Open-End-Leasingvertrags mit separatem Einkauf der Services schnell auf den Punkt: „Wir bevorzugen diese Variante wegen der Kosteneffizienz, besserer Kostenkontrolle und Flexibilität. Außerdem ist man nicht abhängig von der Leasinggesellschaft.” Manfred Godek / peter.hartmann@holzmann-medien.de

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