Cloudbasierte ERP-Software Kleine oder große Wolke – je nach Bedarf

Im Klinikum Fulda arbeitet der Dienstleister seit fast zwei Jahren mit einer cloudbasierten ERP-Software. Die bedarfsgerechte Lösung bedeutet in erster Linie, dass man Überflüssiges wegließ, um besser voranzukommen.Als Cloud-Computing vor zehn Jahren aufkam, dachte man noch angestrengt darüber nach, ob es einer jener Hypes ist, die man besser mal aus der Ferne beobachtet. Cloud-Computing stellt unter anderem IT-Infrastruktur über das Internet bereit, also Speicherplatz, Rechenleistungen oder auch Software. Vor einigen Monaten stellte der IT-Branchenverband Bitkom nun fest, dass sich Cloud-Computing etabliert hat. Zwei Drittel aller Firmen nutzen Dienste aus der Wolke und die meisten nennen als wichtigen Grund, sich von unnötiger Hardware zu verabschieden, um beispielsweise ortsunabhängig auf ihre Daten zugreifen zu können oder schlicht Kosten zu reduzieren. Ein Unternehmen, das seine Betriebsabläufe im vorigen Jahr auf cloudbasierte Dienste umstellte, ist das Klinikum Fulda Dienstleistungen (KFD). Das KFD ist eine 100-prozentige Tochter des Klinikums Fulda. Mit fast 1.100 Betten und 2.600 Mitarbeitern gehört das Klinikum Fulda zu den größten Kliniken in Hessen. Das KFD erbringt mit rund 280 Mitarbeitern ein breites Dienstleistungsspektrum für seine Muttergesellschaft und Arztpraxen im Umfeld des Klinikums. Im Vordergrund steht die klassische Gebäudereinigung, das Portfolio umfasst auch die Bettenaufbereitung, Transportdienste und Patientenbegleitdienste. Immer und überallDie Geschäftsführung beschloss vor gut zwei Jahren, ihre betriebswirtschaftlichen Abläufe zu digitalisieren. Die Anforderungen an das neue System waren klar. Es sollte die weitgehend manuell ablaufende Eingabe über Excel ablösen. Das automatisierte System würde auch Medienbrüche inklusive der Fehleranfälligkeit vermeiden, weil Daten nicht mehr manuell übertragen werden. Aus Gründen der IT-Sicherheit und des Datenschutzes wollte das KFD keine IT-Infrastruktur der Muttergesellschaft nutzen und autarke Strukturen aufbauen. „Wir wollten es unseren Mitarbeitern auch ermöglichen, mit geringen technischen Mitteln auf alle Unternehmensdaten von jedem Standort aus zuzugreifen“, fasst es Harry Schöne, Mitglied der Objektleitung, zusammen. Bei der Suche nach einer passenden Gesamtlösung fiel die Wahl auf Business Solution for Services (BSS). Mit BSS cleaning pro auf Basis von Microsoft Dynamics NAV und jetzt Dynamics 365 Business Central bieten die IT-Fachleute eine spezialisierte Branchenlösung, die sich bei vielen Gebäudereinigern hierzulande und in Österreich bewährt hat. Die BSS Gruppe beschäftigt an sechs Standorten im Bundesgebiet über 120 Mitarbeiter und betreut Kunden dadurch immer standortnah. Da die BSS Gruppe zugleich Spezialist für Azure ist, der Cloud aus dem Hause Microsoft, fand sich auch jene gesuchte Lösung aus einer Hand für das Problem der IT-Infrastruktur. Das ERP-System in der CloudRechnerbasierte, also lokale ERP-Systeme sind derzeit noch die Regel. Branchenverbände und Experten aus der digitalen Wirtschaft sehen die internetbasierten ERP-Lösungen im Kommen. Nicht zuletzt wegen verbesserter Datensicherheit ist die Zustimmung zu den Services in den letzten Jahren stark gestiegen. Es ist klar, dass Cloud-Computing mit dem Aspekt Sicherheit steht und fällt. „Verständlicherweise wollen Unternehmen nachvollziehen, wo ihre Daten lagern und wie es um deren Sicherheit steht“, sagt Bernd Kutz, Cloud-Eexperte bei der BSS Gruppe. „Wir betonen deshalb, dass Microsoft Azure auch als europäisches oder deutsches Datennetzwerk genutzt werden kann.“ Azure gilt den Spezialisten auch als sicher, weil die Cloud DSGVO-konform ist und Compliancerichtlinien erfüllt. Die ERP-Branchenlösung der BSS Gruppe, BSS cleaning pro, bildet sämtliche betriebswirtschaftlichen Prozesse im Facility Management und in der Gebäudereinigung ab, von Abrechnungsfragen bis zur Zeiterfassung. Sie ermöglicht zudem ein rollenbasiertes Arbeiten, das auf die jeweiligen Zuständigkeiten zugeschnitten ist. Der Mitarbeiter erhält mit einer individualisierten Oberfläche eben jene Funktionen zugewiesen, die er für den Arbeitsalltag nutzt, nicht mehr und nicht weniger. „Unsere Mitarbeiter sind dadurch im Praxisalltag nicht mit Informationen überfrachtet, die sie gar nicht brauchen“, sagt Harry Schöne. Ein Vorteil der Microsoft-Familie sind zudem die vertrauten und intuitiv zu bedienenden Funktionselemente und Oberflächen. „Der Umstellungsprozess funktionierte auch deshalb relativ reibungslos und mit Unterstützung der BSS bis in den Tagesprozess hinein.“ KFD hat eine umfangreiche Branchenlösung erworben, die der Dienstleister sukzessive mit eigenen Personalressourcen und dem Support von BSS ausbaut und optimiert. Erklärtes Ziel ist es, die gesamten betriebswirtschaftlichen Abläufe auf der Strecke von Dienstplan über Zeiterfassung bis zu Abrechnungsfragen selber, also inhouse, zu managen und externe Leistungen zurückzufahren. „Schließlich setzt man ein solches System ja auch ein, um mit vorhandenen Personalressourcen effizienter zu arbeiten, was in den bisher genutzten Bereichen wie der Debitorenbuchhaltung, Lagerverwaltung und Personalwesen auch erfolgreich funktioniert“, sagt Schöne. Die Cloud auch für kleine Betriebe?Es kommt nicht von ungefähr, dass über 80 Prozent aller Großunternehmen auf Cloud-Lösungen setzen. Im Mittelstand sind es bundesweit schon mehr als 60 Prozent. „Durch das Cloud-Computing können sich heute aber auch kleinere Unternehmen IT-Infrastrukturen leisten, die früher nur den Großen vorbehalten waren“, meint Bernd Kutz. Sie profitieren von innovativen Lösungen, nutzen stets die aktuellste und leistungsstärkste Software und mieten nur Dienste, die sie benötigen. Das senkt IT-Kosten und bindet kein Kapital. Eine Forbes-Studie geht davon aus, dass in den Vereinigten Staaten drei Viertel aller Kleinunternehmen ihre Betriebsabläufe bis Ende nächsten Jahres in die Cloud verlagern werden. Auch beim KFD sieht man im Cloud-Computing eine Entwicklung, die sich innerhalb der Branche fortsetzen werde. Ohne zugrundeliegender Hardware entfällt deren Administration, Lizenzrechte spielen keine Rolle mehr und auch Updates sowie Datensicherung liegen im Support der BSS. „Wir lagern Prozesse aus, die uns viel an Ressourcen gekostet haben“, fasst es Schöne zusammen und gibt noch einen weiteren Punkt zu bedenken. Ausschreibungen, Meldungen an Behörden, Versicherungen oder die Krankenkassen funktionieren heute weitgehend elektronisch. „Wenn unsere Daten sicher beim Anbieter lagern, gehen sie auch termingerecht über das System raus.“ Die digitale HerausforderungDie Einführung eines ERP-Systems erfordert für die meisten Unternehmen bereits im Vorfeld der Implementierung detaillierte Überlegungen zu Geschäftsprozessen, innerbetrieblichen Strukturen, die sich dann in einem angepassten ERP-System inklusive rollenbasierter Clients widerspiegeln. „Es geht also um eine Art betrieblicher Selbstreflexion, die erst dann durch eine automatisierte Komfortlösung belohnt werden kann“, sagt Bodo Sandmüller von BSS Mitte. Der Geschäftsführer von BSS Mitte betreut zahlreiche Unternehmen und weiß, dass die richtige Vorbereitung sehr viel Zeit spart. Der Gang in die Cloud stellt sich wie bei diesen Entscheidungen weniger als technische, sondern als strategische Entscheidung der Firma dar. Je nach Zielsetzung, so die IT-Experten, kann die Entscheidung für die Wolke auch die Herausforderungen einer digitalen Modernisierung unterstützen. Für das KFD stellte sich die Cloud in Kombination mit der ERP-Lösung als strategisch richtige Lösung und zukunftsfähiger Weg dar. Reimund Lepiorz markus.targiel@holzmann-medien.de