Die Handwerkersoftware ToolTime erweitert ihr Produkt um eine digitale Unterstützung fürs Büro: Mit dem ToolTime Assistant führt das Unternehmen einen KI-basierten Telefonassistenten ein, der auf die Abläufe im Handwerk abgestimmt ist.
Der Assistent nimmt eingehende Anrufe entgegen, erfasst die Anliegen der Kunden strukturiert und überträgt die Daten in die Software.
Vor dem ersten Einsatz legen Betriebe anhand von wenigen Klicks grundlegende Einstellungen fest: Sie richten zunächst eine Rufumleitung zum ToolTime Assistant ein, wodurch die bisherige Telefonnummer für Kunden unverändert bleibt. Außerdem wählen Betriebe eine Stimme für den Assistenten, hinterlegen Öffnungszeiten, eine Notfallnummer, ihr Gewerk und bis zu acht individuelle Fragen, an denen sich der Telefonassistent orientiert.
Anschließend übernimmt das Tool eingehende Anrufe und erfasst Anliegen, Adresse und Dringlichkeit. Aus den erfassten Daten lassen sich neue Kundendatensätze anlegen oder Anrufe bestehenden Projekten zuordnen. Zusätzlich gleicht der Assistant die Telefonnummer des Anrufers mit der ToolTime-Kundendatenbank ab und ordnet bekannte Kunden der passenden Kundenakte zu. Äußert ein Anrufer ein akutes Problem, erkennt die KI dies anhand des Gesprächsinhalts und leitet den Anruf an die hinterlegte Notfallnummer weiter. Jedes Gespräch wird automatisch kompakt zusammengefasst. Optional lässt sich auch das vollständige Transkript einsehen. Kennzahlen wie Gesamtzahl der Anrufe, Anrufdauer, Notfälle und Neukunden sind zudem im zeitlichen Verlauf im Dashboard einsehbar.
Nach ersten kleineren KI-Anwendungen wie dem automatischen Auslesen von Eingangsrechnungen markiert der Launch des ToolTime Assistant den nächsten Schritt einer langfristigen KI-Strategie des Berliner Softwareunternehmens. Derzeit werden administrative Prozesse entlang der gesamten Wertschöpfungskette eines Handwerksbetriebs schrittweise automatisiert. Weitere KI-Anwendungen sollen dieses Jahr folgen.
