Viele Führungskräfte haben eine ambivalente Haltung gegenüber einem verstärkten Einsatz von Künstlicher Intelligenz in ihrem Unternehmen. Sie forcieren ihn deshalb eher zögerlich, auch weil nötige strategische Vorgaben fehlen. Das zeigte eine Online-Befragung des Institutes für Führungskultur im digitalen Zeitalter (IFIDZ).
Was kommt da noch auf uns zu? Das fragen sich aktuell im Zusammenhang mit der potenziellen Nutzung von KI-Systemen und -Tools im Betriebsalltag nicht nur die Mitarbeiter vieler Unternehmen, sondern auch deren Führungskräfte. Ausgelöst wird diese Verunsicherung unter anderem dadurch, dass gefühlt aktuell die gesamte (Business-)Welt über das Thema Künstliche Intelligenz spricht. Zudem laufen in vielen Unternehmen zumindest schon Pilotprojekte und -versuche zur Nutzung der KI. Diese beschränken sich im Gros der Unternehmen zwar noch weitgehend auf die Bereiche Marketing, Vertrieb und Unternehmenskommunikation. Dessen ungeachtet erahnen jedoch schon viele Mitarbeiter, auch aufgrund erster eigener Nutzungsversuche solcher Programme wie ChatGPT, Deepl und Copilot, welch enormes Entwicklungs- und Innovationspotenzial noch in der KI-Technik ruht – ein Potenzial, das nicht nur die Macht hat, einzelne Arbeitsprozesse zu verändern, sondern auch die Struktur und Geschäftsmodelle von Unternehmen sowie die Zusammenarbeit in ihnen. Und zwar speziell dann, wenn sich die KI mit der Robotik und Automatisierung zur sogenannten KIRA verbindet.
Diese Ist-Situation war für das Wiesbadener Institut für Führungskultur im digitalen Zeitalter (IFIDZ) der Anlass, sich bei seinem jüngsten Leadership-Trendbarometer mit den Fragen zu befassen:
- Wie stark werden KI-Tools von den Führungskräften heute im Arbeitsalltag schon genutzt?
- Wie sehr forcieren sie deren Einsatz in ihrem Bereich?
- Inwieweit erwarten sie, dass sich durch deren Einsatz die Führungskultur in den Betrieben ändert?
An der Online-Befragung nahmen 275 Führungskräfte in Unternehmen verschiedener Branchen in Deutschland, Österreich und der Schweiz teil. 84,5 Prozent von ihnen sind zwar überzeugt, dass ein professioneller KI-Einsatz für den Erfolg der Unternehmen in ihrer Branche eine „hohe“ oder gar „sehr hohe“ Bedeutung hat; nur 22,5 Prozent der Befragten nutzen jedoch Tools wie ChatGPT, Deepl und Copilot heute schon nahezu täglich. Dabei fällt auf, dass Letztere meist im Marketingbereich beziehungsweise in der Unternehmenskommunikation angesiedelt sind. Das heißt, beim Gros der Führungskräfte sind solche KI-Werkzeuge noch nicht in den Arbeitsalltag integriert, obwohl immerhin 55,6 Prozent angeben, sie würden diese zumindest einmal pro Woche nutzen.
Als Gründe für diese eher zögerliche Nutzung – obwohl der KI-Bahnbrecher ChatGPT bereits vor zwei Jahren zur allgemeinen Nutzung freigeschaltet wurde – nennen die Führungskräfte, die KI-Tools seltener als einmal pro Monat oder gar nicht nutzen:
- "Keine entsprechende Förderung im Unternehmen" (34,8 Prozent),
- "Ich weiß nicht, wo ich anfangen soll" (24,6 Prozent),
- "Zeitmangel" (18,4 Prozent).
Erich Peterhoff: "Als Branche gemeinsam am Thema dranbleiben"
Erich B. Peterhoff, Geschäftsführer, gepe Gebäudedienste Peterhoff, Düren: "Die gute Nachricht vorab: Dieses Statement habe ich selbst geschrieben und keine Stichworte in eine Maschine geworfen (das mache ich dann im Anschluss, um mal zu vergleichen).
Eine Einschätzung zum zukünftigen Einsatz von KI in unserer Branche fällt mir ehrlich gesagt nicht leicht. Natürlich müssen wir als Unternehmer die Möglichkeiten nutzen, die der Einsatz von KI uns bietet. Ich persönlich glaube, dass sich dieser Einsatz bis auf absehbare Zeit in der Gebäudereinigungsbranche eher auf die Effizienzsteigerung in kaufmännischen Prozessen auswirkt.
In unserem Unternehmen nutzen einige Kollegen KI-Tools zur Erstellung und Verbesserung von Texten und Bildern, beispielsweise bei der Erstellung von Angeboten und Präsentationen. Weitere Tools helfen, die Qualität der schriftlichen Kommunikation zu erhöhen. Das ist ausbaufähig, hilft aber schon jetzt einigen unserer Kollegen. Ein anderer Bereich ist das Dokumentenmanagement. Hier bietet unser DMS-Anbieter die Möglichkeit, mit einer neuen Technologie Dokumentenanalyse ohne manuelle Eingriffe zu optimieren.
Bei anderen Themen befinden wir uns noch in der Evaluierungsphase mit einer internen Projektgruppe (meist) jüngerer Kollegen. Unser Ziel ist es, die Basis in den Geschäftsprozessen zu legen, damit zukünftig überall dort ein flächendeckender KI-Einsatz möglich ist, wo wir es für richtig und hilfreich halten.
Für die praktische Arbeit draußen – unserem Hauptgeschäft – bin ich aber der Meinung, dass uns die Entwicklung der KI-Instrumente in den nächsten Jahren nicht bedeutend helfen wird, unser größtes Manko zu lösen: den flächendeckenden Personalmangel. Intelligente Maschinen werden in großflächigen Bereichen bei unseren Kunden Menschen ersetzen können, in vielen kleinteiligeren und vor allem älteren Gebäuden aber lange noch nicht. Trotzdem sollten wir als Branche gemeinsam mit der Industrie ständig in Pilotprojekten an dem Thema dranbleiben und auch in Projekte investieren.
KI ist aber eben nicht das reine Automatisieren durch Roboter, sondern der Einsatz von lernenden Systemen – sonst wäre es nicht intelligent, sondern nur automatisch."
Insbesondere die hohe Zustimmung zum Item "Ich weiß nicht, wo ich anfangen soll" deutet auf eine tendenzielle Überforderung der Führungskräfte hin. Folglich wären eine diesbezügliche Förderung und Unterstützung von ihnen seitens der Unternehmen wichtig. Entsprechendes gilt für den Befund, dass fast jede fünfte Führungskraft äußert, sie nutze aus "Zeitmangel" so selten KI-Tools. Dies deutet auf eine falsche Prioritätensetzung bei vielen Führungskräften hin, zumindest wenn zugleich das Gros von ihnen betont, ein professioneller KI-Einsatz habe für den Erfolg ihres Unternehmens eine hohe bis sehr hohe Relevanz.
Mit der eher zögerlichen eigenen KI-Tool-Nutzung der Führungskräfte korrespondiert, dass sich nur 21,1 Prozent von ihnen aktiv für eine stärkere Nutzung der KI-Technik in ihrem Arbeitsumfeld einsetzen. Dies überrascht nicht, da nur etwa jede vierte Führungskraft (26,1 Prozent) es als eine ihrer strategischen Hauptaufgaben begreift, den KI-Einsatz in ihrem Verantwortungsbereich voranzutreiben, und sich hierfür "stark verantwortlich" fühlt. Die Majorität von ihnen fühlt sich nur in gewissen Anwendungsfällen bis "überhaupt nicht" hierfür zuständig. Dies deutet auf ein signifikantes Engagement-Defizit der Führungskräfte im KI-Bereich hin. Dem widerspricht, dass
- 43,0 Prozent der Führungskräfte äußern, das Thema KI spiele bei ihren strategischen Planungen bereits eine wichtige Rolle, und
- 47,3 Prozent angeben, ihre Unternehmen böten für ihre Mitarbeiter bereits Schulungen an, um die KI-Integration zu unterstützen.
Julia Werner: "Empathie ist durch KI nicht ersetzbar"
Julia Werner, Geschäftsführerin, Werner Companies, Ergolding: "Künstliche Intelligenz bietet für mich große Chancen, besonders bei der Prozessoptimierung und Effizienzsteigerung im Facility Management. Sie automatisiert Routineaufgaben und beschleunigt Entscheidungen, was unsere Dienstleistungen stetig verbessert. Bei Werner Companies nutzen wir KI bereits erfolgreich im Vertrieb zur Angebotserstellung und in der Buchhaltung für automatisierte Buchungen, was Zeit spart und Fehler reduziert. Technologien wie ChatGPT kommen zudem in der internen Kommunikation zum Einsatz und helfen uns bei Datenanalysen. Auch im Marketing nutzen wir KI für Redaktionelles, Ausarbeitungen und um Inhalte zu personalisieren. Im Recruiting identifiziert man durch die KI geeignete Bewerber und automatisiert die Kommunikation.
Besonders effektiv ist der Einsatz von Chatbots im operativen Bereich: Sie übernehmen Aufgaben wie das Nachverfolgen von Abwesenheiten und kommunizieren dies in der jeweiligen Muttersprache. Durch die verschiedenen Nationalitäten im Unternehmen unterstützt uns die KI im täglichen Tun enorm – man erleichtert dadurch die Abläufe und entlastet die Servicemanager erheblich. Ein weiterer wichtiger Einsatzbereich ist die vorausschauende Wartung; hier setzen wir KI ein, um Maschinen und Anlagen in Echtzeit zu überwachen und potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen.
Eines darf man aber nicht vergessen: Trotz aller Vorteile sehe ich den Einsatz von KI in Bereichen wie der direkten Kommunikation mit Menschen kritisch, denn Empathie ist durch KI nicht ersetzbar. Ein echter Mensch steht für mich an erster Stelle. Auch der Datenschutz ist ein zentrales Thema, denn der Umgang mit sensiblen Daten erfordert besondere Sorgfalt.
Insgesamt bin ich fest überzeugt, dass KI das Facility Management nachhaltig verändern wird – und zwar zum Besseren. Unternehmen, die jetzt gezielt in Künstliche Intelligenz investieren und ihre Mitarbeiter mitnehmen, werden langfristig Wettbewerbsvorteile nutzen können. Wir bei Werner verfolgen jedenfalls eine klare Strategie, bei der wir die Mitarbeiter aktiv in diesen Wandel einbinden, um gemeinsam die digitale Zukunft zu gestalten."
Mittlerem Management fehlt oft die nötige Orientierung
Die oft inkonsistenten Aussagen der Führungskräfte bei der Befragung zeigen nach Auffassung des IFIDZ, dass sich viele von ihnen dem Thema KI-Einsatz in ihrem Bereich und Arbeitsalltag aktuell noch wenig systematisch und eher zögerlich nähern – auch weil in ihren Unternehmen noch kein Konsens beziehungsweise Alignment darüber existiert, wie mit diesem Zukunftsthema umzugehen ist. Auch entsprechende strategische Vorgaben fehlen.
Als Gründe für ihr eher geringes Engagement für einen stärkeren KI-Einsatz nennen die Führungskräfte unter anderem Datenschutzbedenken, die in ihrer Organisation bestehen (62,7 Prozent). Zudem befürchten mehr als zwei Drittel von ihnen (72,8 Prozent), dass bei einem übermäßigen KI-Einsatz das kritische Denken und die menschliche Urteilsfähigkeit in ihrer Organisation verloren gehe. Als weiteres Problem wird die Integration der KI-Lösungen in die bestehenden Arbeitsabläufe und -strukturen genannt. So äußerten in den vertiefenden narrativen Interviews, die das IFIDZ mit etwa 15 Prozent der Befragungsteilnehmer im Anschluss an die Online-Befragung führte, diese immer wieder die Befürchtung, dass sie bei einem Vorpreschen ihrerseits im KI-Bereich nicht nur Probleme mit ihren Mitarbeitern, sondern auch kooperierenden Bereichen und eventuell gar der Unternehmensleitung bekämen.
Ulrich Hahn: "KI bietet groẞe Vorteile in der Kommunikation"
Ulrich Hahn, Geschäftsführer, ADU Gebäudeservices, Paderborn: "Künstliche Intelligenz ist für unser Reinigungsunternehmen ein wertvolles Instrument, das sowohl in der Verwaltung als auch in der Kommunikation große Vorteile bietet. Die Fähigkeit dieser Tools zur Übersetzung und Erstellung von Texten in verschiedenen Sprachen hilft uns unter anderem dabei, Sprachbarrieren zu überwinden. E-Mails und Anweisungen können wir auf diese Weise in einfacher, klarer Sprache verfassen, sodass alle Teammitglieder die wichtigen Informationen erhalten – unabhängig von ihren Sprachkenntnissen. Das stärkt nicht nur das Verständnis im Team, sondern fördert auch das Gemeinschaftsgefühl und erleichtert die Zusammenarbeit. Und im Verwaltungsbereich nutzen wir KI, um Arbeitsprozesse zu optimieren, zum Beispiel durch automatische Datenauswertung und Unterstützung bei der Einsatzplanung.
Wir sehen aber auch Bereiche, in denen KI nur schwer an die Qualität menschlicher Arbeit heranreicht – besonders im Bereich der Vor-Ort-Reinigung. Die Flexibilität, die Sorgfalt und das persönliche Engagement unserer Mitarbeitenden lassen sich durch Maschinen in Gänze nicht ersetzen. Jede Reinigungssituation stellt andere Anforderungen; hier sind das fachliche Können sowie das Fingerspitzengefühl unserer Teams entscheidend.
Ein weiteres Thema ist der Umgang mit automatisierten Prozessen, bei dem wir eine Balance zwischen Effizienz und menschlichem Urteilsvermögen wahren möchten. KI kann wertvolle Zeitersparnis und analytische Unterstützung bieten, doch wir achten darauf, dass Eigenverantwortung und Datenschutz stets gewahrt bleiben.
Insgesamt sehe ich in der KI einen großen Mehrwert für unsere Branche, doch ist sie kein Allheilmittel. Mit anderen Worten: Es ist wichtig, KI dort einzusetzen, wo sie unsere Mitarbeitenden sinnvoll entlastet und uns zu besseren Ergebnissen führt, und gleichzeitig die menschliche Note nicht zu verlieren, die für unsere Arbeit und die Zufriedenheit unserer Kunden unerlässlich ist."
Diese Befürchtung ist begründet, da in den meisten Unternehmen die Kernleistungen heute in bereichsübergreifender Teamarbeit erbracht werden. Deshalb wirken sich Prozessänderungen in einem Bereich oft auf Nachbarbereiche aus. Auch die Unternehmenskultur wird beeinflusst. Deshalb sind neben strategischen Zielvorgaben auch Rahmenbestimmungen seitens der Unternehmensleitung unabdingbar, wenn Unternehmen die Chancen, die sich aus einem KI-Einsatz zum Steigern des Erfolgs und zur Sicherung ihrer Wettbewerbsfähigkeit ergeben, nutzen möchten und wünschen, dass sich ihre Führungskräfte für einen stärkeren KI-Einsatz engagieren. Ansonsten fehlt den Führungskräften die nötige Orientierung und sie bleiben weitgehend inaktiv oder ihr Engagement beschränkt sich auf einen punktuellen KI-Einsatz in ihrem Verantwortungsbereich.
Von Problemlöser bis latente Bedrohung
Klare strategische Vorgaben sind auch nötig, weil zumindest ein Teil der Führungskräfte bei einem verstärkten KI-Einsatz mittelfristig einen Verlust von Arbeitsplätzen befürchtet – insbesondere dann, wenn dieser zu einer verstärkten Automatisierung von Aufgaben und Prozessen führt. Zwar äußerten in der Online-Befragung nur 20,3 Prozent der Führungskräfte eine entsprechende Befürchtung; in den vertiefenden Interviews wiesen sie aber immer wieder darauf hin, dass ein verstärkter KI-Einsatz sich selbstverständlich auch auf die Führungssituation auswirke, und zwar allein schon deshalb, weil bei einer eventuell sinkenden Mitarbeiterzahl auch weniger Führungskräfte benötigt würden.
Auffallend war, dass dieses Gefühl der Bedrohung am ausgeprägtesten bei den Führungskräften in den Bereichen Marketing, Vertrieb und Unterkommunikation ist, in denen KI-Tools bereits überproportional stark genutzt werden; außerdem in solchen Stabsabteilungen wie Finanzen und Controlling, in denen eine Vielzahl von Daten zu erfassen und verarbeiten sind. Führungskräfte in produktionsnahen Bereichen hingegen äußerten solche Bedenken nicht. Sie verwiesen eher darauf, dass ein möglicher KI-Einsatz ihnen mittelfristig eventuell sogar helfen könne, das Problem Fachkräftemangel zu lösen.
Übergreifendes Gesamtkonzept ist nötig
Wenn es um das Beantworten der Frage geht, welche Unterstützung die Führungskräfte seitens des Unternehmens brauchen, um den KI-Einsatz in ihrem Bereich zu forcieren, bedarf es einer differenzierten Betrachtung – also einer Lösung, die unter anderem berücksichtigt,
- welche Funktion hat der Bereich in der Organisation,
- wozu soll die KI in ihm genutzt werden und
- welche Auswirkungen hat der verstärkte KI-Einsatz auf die dort beschäftigten Mitarbeiter und die (bereichsübergreifende) Zusammenarbeit?
Diese Überlegungen müssen wiederum in ein Gesamtkonzept eingebettet sein, was das Unternehmen durch den verstärkten KI-Einsatz erreichen möchte – auch um zu vermeiden, dass auf der Bereichsebene viele Insellösungen entstehen, die wiederum Folgeprobleme in der Gesamtorganisation bewirken.
Barbara Liebermeister | guenter.herkommer@holzmann-medien.de
Barbara Liebermeister
leitet das Institut für Führungskultur im digitalen Zeitalter (IFIDZ), Wiesbaden.