Leistungserbringung in einem Premiumobjekt Herausforderung Elbphilharmonie

Die Elbphilharmonie ist das neue Aushängeschild Hamburgs. Gebäudedienstleistungen in Premiumobjekten wie diesem unterliegen ganz besonderen Anforderungen. Architektur, verbaute Materialien, reger Publikumsverkehr, wechselnde Veranstaltungen und nicht zuletzt das Medieninteresse machen solch einen Auftrag für den Gebäudienstleister zu einer besonderen Herausforderung.Piepenbrock erbringt in der Elbphilharmonie Hamburg Dienstleistungen im infrastrukturellen Facility Management. Seit Anfang 2017 verantwortet der Gebäudedienstleister aus Osnabrück die Unterhalts-, Glas- und Sonderreinigung des neuen Hamburger Wahrzeichens. Auf etwa 30.000 Quadratmetern bietet Piepenbrock einen 24-Stunden-Service, der auch Wochenenden und Feiertage abdeckt. Objektleiterin Alla Giannaki stellt rund um die Uhr sicher, dass die vertraglich vereinbarten Dienstleistungen kurzfristig umgesetzt werden. Infrastrukturelles FM in PremiumobjektenWie das Facility Management in Veranstaltungsobjekten der Premiumkategorie funktioniert, thematisierte letztes Jahr das Fachsymposium „Facility Managment in der Elbphilharmonie“, veranstaltet von der Fachzeitschrift „Der Facility Manager“. Mahmut Tümkaya (Geschäftsleiter Großkunden, ganzheitliches Facility Management) und Hartmut Voigt (Geschäftsführer Nord) referierten zum Thema „Facility Services in Konzert- und Veranstaltungshäusern am Beispiel der Elbphilharmonie“. Mahmut Tümkaya ging auf die Rolle von Digitalisierung, Rechtssicherheit und Belegprüfung in Premiumobjekten der Eventbranche ein. Er unterstrich: „Wenn während des Planens und Bauens einer Immobilie alle verfügbaren Daten vollständig digital von einer Lebenszyklusphase in die nächste weitergereicht werden, können wir als Dienstleister unseren Aufgaben ohne großen Mehraufwand nachkommen. Dann entsteht ein starker Kundennutzen, indem wir alle Informationen quasi in Echtzeit zur Verfügung stellen.“ Hartmut Voigt schlug über die proaktive Vorbereitung, Leistungssteuerung und das eingesetzte Qualitätsmesssystem den Bogen zu den infrastrukturellen Facility Services. Er zeigte beispielhaft auf, welche Anforderungen der Auftrag in der Elbphilharmonie von der Absicherung bis zur Personalsteuerung stellt, und präsentierte Lösungsstrategien, um die beauftragten Services anhand von Vorhersagen und tagesaktuellem Informationsaustausch flexibel ausführen zu können. rationell reinigen fragte bei Piepenbrock nach den Besonderheiten des Auftrags, der konkreten Leistungserbringung beziehungsweise -steuerung nach. Ein besonderer AuftragEine besondere Herausforderung für Piepenbrock stellte der Auftragsstart dar, da die Bauübergabe erst kurz vor der Eröffnungsveranstaltung stattfand. Vor der Eröffnungsfeier mussten sowohl die Unterhaltsreinigung implementiert als auch eine komplette Grundreinigung des Parketts durchgeführt werden. Zudem gestaltete sich der Aufbau eines flexiblen Personalstammes schwierig. Alle Mitarbeiter, die in der Elbphilharmonie zum Einsatz kommen, mussten akkreditiert werden und sich einer Sicherheitsüberprüfung unterziehen. Die unterschiedlichen Konzerttermine mit wechselnden Zeitfenstern und zeitlich eng begrenzten Reinigungszeiträumen setzen einen hohen Personaleinsatz und eine enge Abstimmung mit dem Kunden voraus. Die Elbphilharmonie unterscheidet sich zudem von anderen Objekten durch die hohe mediale Präsenz – entsprechend erwartet der Auftraggeber sehr schnelle Reaktionen von seinem Reinigungsdienstleister. „Die Ausstattung, die Architektur und der rege Publikumsverkehr in der Elbphilharmonie stellen besondere Anforderungen an unsere Mitarbeiter“, unterstreicht Hartmut Voigt. Denn das umfangreiche Programm mit Konzerten, Festivals und Elementen der Musikvermittlung erfordere eine enge Abstimmung, da einige der Services aufgrund des wechselnden Programms auf Abruf erfolgen. Unterhalts-, Glas- und SonderreinigungenPiepenbrock reinigt alles, was zum Konzerthaus gehört: kleiner und großer Saal, Kaistudios, Künstlergarderoben, Foyers, Büros, WCs, Parkettböden, Treppenhäuser, Lagerräume, Keller und alle Innenglasflächen. Zu den Sonderleistungen auf Abruf zählen zudem Parkettgrundreinigung, Reinigung des Edelputzes im gesamten Objekt, Kugelleuchtenreinigung sowie die Polsterreinigung in den Sälen – dabei stellen die speziellen Möbelstoffe hohe Anforderungen an die Pflege. Eine weitere Besonderheit ist die Reinigung der „weißen Haut“ des Konzertsaals. Die gefrästen Gipselemente sind jeweils Unikate und werden mit speziellen Staubsaugern abgesaugt. Besondere Herausforderungen an Reinigung und LogistikDie Elbphilharmonie ist nicht nur architektonisch ein besonderes Objekt. Auch in puncto Reinigung und Logistik gilt es, einige Herausforderungen zu meistern: Die benötigten Reinigungstextilien werden von außerhalb geliefert, da in der Elbphilharmonie keine Waschmaschinen installiert werden können. Dafür müssen exakt getaktete Slots bei der Warenannahme eingehalten werden. Bei der Reinigungstechnik setzt man unter anderem auf Akkusauger, da im Haus nicht ausreichend Steckdosen vorhanden sind. Der Holzfußboden wird ausschließlich mit einer speziellen Holzbodenseife und nebelfeucht gereinigt. Die meisten Reinigungstätigkeiten werden manuell ausgeführt, da Lastenaufzüge primär für den Betrieb des Konzerthauses eingesetzt werden und wenige Stauräume sowie Lagerflächen zur Verfügung stehen. Außerdem sind Teilflächen schwierig zu erreichen, weshalb Arbeiten in den Sommerpausen mit speziellen Teleskoparbeitsbühnen durchgeführt werden.Personal- und LeistungssteuerungDie Schichtpläne des Dienstleisters richten sich nach der Bestellung des Kunden: Die Reinigung findet „on demand“ statt. Aus dem Buchungsportal EVIS, das in der Elbphilharmonie eingesetzt wird, übernimmt Piepenbrock die Beauftragung der einzelnen Säle und überführt die Anforderung in einen Szenarienmanager, aus dem die benötigten personellen Ressourcen abgeleitet werden. In Abstimmung mit dem Auftraggeber erfolgt anschließend die Disposition der Mitarbeiter. Auf Basis der Daten aus dem Szenarienmanager werden die Aufträge später fakturiert. Die Reinigungsleistungen können vom Kunden 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche angefordert werden. In der Regel werden die Services allerdings im Zeitfenster zwischen 4.00 und 23.00 Uhr ausgeführt. Je nach Veranstaltungsaufkommen variieren die beauftragten Dienstleistungen. Die Unterhaltsreinigung wird durch einen festen Personalstamm durchgeführt, außerdem sind Tages- und Hausdamen im Einsatz. Neben dem angesprochenen EVIS-System sowie dem Szenarienmanager wird zum großen Teil auch alles andere digital gesteuert: Raumbücher sind digital verfügbar, Schichtpläne werden via E-Mail versandt und das Qualitätsmanagement wird via Tablet durchgeführt. Das hilft dem Dienstleister bei der Leistungserbringung: Die Informationen werden schneller übertragen, damit steigt die Reaktionsgeschwindigkeit. Auf der anderen Seite profitiert der Kunde von besserer Planung, Organisation und vereinfachten Koordination. Um den hohen Leistungsstandard sicherzustellen, führt Objektleiterin Alla Giannaki mit dem Kunden einmal pro Woche einen QM-Rundgang durch, wobei alles mittels eines Tablets festgehalten wird. Außerdem erfolgt eine monatliche Auswertung an Jour-fixe-Terminen. Zum Einsatz kommt dabei das QMP-System – ein elektronisches System zur Qualitätsmessung von Piepenbrock. In der Elbphilharmonie, dem neuen Aushängeschild Hamburgs, ist Piepenbrock seit inzwischen gut einem Jahr für die Sauberkeit verantwortlich. Es ist ein Prestigeobjekt mit sehr vielfältigen Aufgaben – aber gerade das macht jedoch den Reiz dieses Auftrags aus. rationell reinigen | markus.targiel@holzmann-medien.de

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