Die meisten Büros werden erst gereinigt, nachdem der letzte Angestellte seinen Computer ausgeschaltet hat. Inzwischen hat sich jedoch erwiesen, dass eine Tagreinigung die Abläufe im Objekt nicht behindern muss. Werden die Einsätze der Reinigungskräfte geschickt mit schwach frequentierten Tageszeiten und den Belegungsplänen der Räume verzahnt, überwiegen häufig die Vorteile.
In Büros setzen die meisten Angestellten Sauberkeit am Arbeitsplatz voraus und würdigen sie mit keinem Wort. Entdecken sie aber gelegentlich einen Mangel, richtet sich die Kritik meistens gegen die abwesenden Reinigungskräfte. „Unterschiedliche Sichtweisen und Erwartungshaltungen können zu Unzufriedenheit auf beiden Seiten führen“, sagt Klaus Höschel, Geschäftsführer der Alwa Dienstleistungs GmbH & Co. KG in Halle. „Das Team des Kunden kennt nicht den vereinbarten Leistungsplan und das enge Zeitfenster. Erbringen die Reinigungskräfte aus gutgemeinter Absicht zusätzliche Leistungen wie zum Beispiel das Abstauben eines Monitors, wird der Zeitplan überzogen. Im Fall einer Beschädigung ist der Dienstleister zudem haftbar“, sagt Klaus Höschel.
Alwa erwirtschaftet mit Unterhaltsreinigungen in Büroräumen fast 60 Prozent des Umsatzes. „Die Auftragsdecke ist mit der Niederlassung junger Firmen im Großraum Halle kontinuierlich gewachsen“, resümiert der Geschäftsführer. Seine Mitarbeiter sind angehalten, sich konsequent an dem vereinbarten Leistungsverzeichnis zu orientieren. Darüber hinausgehende Leistungen werden per Sonderauftrag durchgeführt. „Unsere Mitarbeiter informieren uns, wenn sie etwa einen großen Kaffeefleck auf dem Teppichboden entdecken. Wir sprechen dann den Kunden an und schlagen ihm vor, per Sonderauftrag die Verunreinigung zu detachieren“, erläutert Klaus Höschel.
Einsätze bei Tageslicht verbessern die Motivation
Dies ist jedoch nicht immer zeitnah möglich. Weil es keinen direkten Kontakt zwischen den Reinigungskräften und dem Auftraggeber gibt, vergehen mitunter mehrere Tage, bis der Sonderauftrag erteilt und ausgeführt werden kann. Darüber hinaus entsteht ein relativ hoher bürokratischer Aufwand. Diese Störfaktoren können vermieden werden, wenn sich Dienstleister und Auftraggeber „auf dem kurzen Weg“ verständigen. Eine mögliche Lösung ist die Tagreinigung. „Gebäudereiniger sind nicht wie die Heinzelmännchen von Natur aus dämmerungs- und nachtaktiv. An der natürlichen Leistungskurve orientierte Einsätze bei Tageslicht verbessern die Motivation“, betont der Geschäftsführer.
Verunreinigungen sind bei Kunstlicht schwer zu sehen
Darüber hinaus ermögliche die unmittelbare Kommunikation oft schnelleres Reagieren. Es gibt noch weitere Argumente für den Einsatz der Reinigungskräfte während der Bürozeiten, mit denen Klaus Höschel bei seinen Auftraggebern punktet: Bei Kunstlicht nur schwer erkennbare Verunreinigungen werden leichter entdeckt, was wiederum zu einem besseren Reinigungsergebnis führt. Ganz nebenbei spart der Kunde Kosten für die Beleuchtung, die insbesondere im Winterhalbjahr nach Büroschluss meistens notwendig ist. Für Nachteinsätze in Büroräumen, die bis in die späten Abendstunden genutzt werden, müssen Schichtzuschläge berechnet werden, die bei der Tagreinigung entfallen.
Den Einwand, dass Reinigungskräfte die Angestellten von er Arbeit ablenken können, weiß Klaus Höschel auch überzeugend zu entkräften: „Die Einsätze werden genau mit der Frequentierung der Räume abgestimmt. Eine Anwaltskanzlei zum Beispiel kann gereinigt werden, während der Chef im Gericht ist und keine Mandanten erwartet.“ Auch Pausenzeiten und andere Freiräume bieten Gelegenheit, Büros störungsfrei zu reinigen. „Wenn der Tagesablauf mit dem Kunden präzise abgesprochen wird, kann der Dienstleister für seine Mitarbeiter einen maßgeschneiderten Einsatzplan erstellen“, stellt der Geschäftsführer klar.
Guter Draht zu den Angestellten kann hilfreich sein
Wichtig ist auch ein guter Draht zur Chefsekretärin. „Wird beispielsweise kurzfristig der Konferenzraum für ein Treffen mit Geschäftsfreunden benötigt, können wir durch zeitnahe Ansprache unseres Personals im Objekt rechtzeitig reagieren. Andererseits lassen sich auch kurzfristig die Reinigungsintervalle in Räumen, die einen längeren Zeitraum nicht genutzt werden, ausdehnen“, erklärt Klaus Höschel. Ein nicht zu unterschätzender Vorteil der Tagreinigung sei aber auch der Kontakt zwischen den Büroangestellten und „ihren“ Reinigungskräften: „Oft hängt ein Auftrag von der Persönlichkeit des Gebäudereinigers ab. Wenn die Chemie stimmt und ein Vertrauensverhältnis entsteht, nimmt die Kundenzufriedenheit zu und nicht selten entstehen Folgeaufträge“, unterstreicht der Geschäftsführer. Immerhin lassen schon 30 Prozent seiner Kunden ihre Büros tagsüber reinigen. „Wir bleiben am Ball, die Umstellung ist ein fließender Prozess.“
Die ergebnisorientierte Reinigung spielt indessen nur in zwei Prozent der von Alwa betreuten Büros eine Rolle. „Diese Methode verlangt einen erheblich höheren Aufwand an Kontrolle und in der Abrechnung“, räumt Klaus Höschel ein. Voraussetzung seien eine sehr enge Kundenbeziehung, exzellente Kommunikation. Auch müssen die Belegungspläne für die Räumlichkeiten stets auf dem aktuellen Stand sein. Lediglich die Arbeitstechnologien sind festgelegt. Nicht immer einfach sei es hingegen, die Notwendigkeit für einen Reinigungsprozess zum richtigen Zeitpunkt einzuschätzen.„Hier ist ein stabiles Vertrauensverhältnis zwischen Auftraggeber und Dienstleister gefragt. Wir müssen die Situation stets aus Sicht des Kunden betrachten und seine Ansprüche genau kennen.“ Aus allen diesen Gründen sei die ergebnisorientierte Reinigung – wenn überhaupt - nur in größeren Objekten sinnvoll. „In diesem Segment können wir nur gut geschulte Profis einsetzen. Jede Leistung wird elektronisch erfasst, damit eine zeitnahe Information über den Prozessablauf sowohl für den Kunden als auch unsere Buchhaltung möglich ist“, erklärt der Geschäftsführer. Die Rechnungserstellung sei wesentlich komplexer. Auch müsse der Dienstleister selbst damit leben lernen, dass die ergebnisorientierte Reinigung keine Kalkulationssicherheit gewährleistet.
Reinhard Wylegalla | heike.holland@holzmann-medien.de