Organisation Frühjahrskur für Ihr Büro

Die Frühjahrssaison beginnt, die Kundenanfragen nehmen zu und auf Ihrem Schreibtisch wird es von Tag zu Tag voller? Wer jetzt mit System aufräumt, behält den Überblick – für immer.Tausend kleine Zettel, ein Haufen Stifte, stapelweise Kundenmappen und Papier: So sah der Schreibtisch des Handwerksmeisters Tom Herb vor zwei Jahren aus. „Völlige Katastrophe, man hat quasi die Tischplatte nicht mehr gesehen und ich habe ständig was gesucht“, erinnert sich der Unternehmer. Heute stehen auf seinem Tisch: zwei Bildschirme, Scanner, Telefon. Daneben der Posteingangskorb und ein kleiner Turm aus acht übereinandergestapelten, einzeln beschrifteten Ablagekörben. Eine Mineralwasserflasche, ein Kugelschreiber, ein Leuchtstift. Ansonsten: Leere. Die Aufgaben und Unterlagen für den Tag liegen in einem nach Datum sortierten Hängeregister. Was benötigt wird, kommt auf den Schreibtisch – und wandert nach Gebrauch wieder zurück an seinen Ablageort. Wann er das letzte Mal etwas länger nach Unterlagen gesucht hat? „Ich suche nichts mehr“, sagt Herb. „Es liegt einfach alles auf seinem Platz.“ Effizienz als WettbewerbsvorteilMit der neuen Ordnung gewinnt der Unternehmer jeden Tag mehr Zeit. „Ich setze mich an den Schreibtisch und kann sofort loslegen, so ist die Arbeit abends früher erledigt.“ Weil alle drei Mitarbeiter im Büro nach demselben System arbeiten, weiß jeder stets, wo etwas zu finden ist. Das hebt die Stimmung und sichert der Firma Wettbewerbsvorteile in puncto Kundenzufriedenheit: „Kunden erwarten, dass Angebote und Termine schnell rausgehen. Ohne ein effizient organisiertes Büro könnten wir das nicht schaffen.“ Dass aufgeräumte Arbeitsplätze tatsächlich den Erfolg von Betrieben steigern können, haben Wissenschaftler des Fraunhofer-Instituts für Produktionstechnik und Automatisierung in Stuttgart herausgefunden. Danach wird in schlecht organisierten Büros rund ein Drittel der Arbeitszeit mit dem Suchen von Unterlagen, durch Störungen oder ineffiziente Abläufe verschwendet. Mit einem gut strukturierten Verwaltungssystem wächst die Produktivität dagegen um knapp ein Viertel. An diesen Ergebnissen hat auch die seitdem stark gestiegene Nutzung moderner IT nichts geändert. „Lediglich drei Tage pro Arbeitswoche bleiben in deutschen Büros für produktives Arbeiten übrig“, stellt etwa eine Studie der AKAD Hochschule Leipzig fest. Knapp die Hälfte der Befragten gab hier an, dass sie allein durch einen aufgeräumten Arbeitsplatz um mehr als 20 Prozent effizienter arbeiten könnte. „Die Suchzeiten haben sich vom Papier ins Digitale verlagert“, sagt Jürgen Kurz, Geschäftsführer von Tempus in Giengen und Coach für Büroeffizienz nach dem japanischen Prinzip des Kaizen, einer Optimierungsmethode für „schlanke Abläufe“ in Produktion und Verwaltung. Was früher der Papierstapel auf dem Tisch war, sei für viele Unternehmer heute das überquellende E-Mail-Postfach. Die gute Nachricht: Eine funktionierende Ordnung im Computer folgt dem gleichen Prinzip wie die beim Papier: Nicht mehr Benötigtes aussortieren oder gar nicht erst aufheben, jedem Dokument einen eindeutigen Ordner und Pfad zuweisen und diese Vorgehensweise gemeinsam mit allen im Team verbindlich festlegen. 2.500 Euro Suchkosten pro JahrAlso erst mal den Schreibtisch oder ein Postfach aufräumen und strukturieren, anstatt gleich den Betrieb auf den Kopf zu stellen. „Gestalten Sie Ihr System möglichst einfach“, empfiehlt der Aufräumexperte. „Denken Sie an einen Besteckkasten: Hier hält jeder Ordnung, weil es keine Mühe macht und praktisch ist.“ Um die Papierberge im Büro ein für alle Mal zu beseitigen, hat SHK-Unternehmer Tom Herb nur gut zwei Tage gebraucht. Dass das so schnell ging, lag vor allem an Büroeffizienz-Coach Sabine Graf-Werner. Die Geschäftsführerin des Beratungsunternehmens Sysbo aus Ostfildern sorgt bei Handwerksunternehmen in ganz Deutschland für dauerhafte Ordnung im Büro. Der erste Schritt: Jeder Büroarbeitsplatz wird konsequent aufgeräumt. Jedes Papier, jeden Stift und jede Akte nimmt sie zusammen mit dem Kunden in die Hand und fragt: Brauchen Sie das noch und wenn ja, wann? „Alles, was man die letzten zwei Jahre im Büro nicht in der Hand hatte, kann man wegwerfen oder archivieren, falls es dafür Aufbewahrungsfristen gibt“, sagt Graf-Werner. Jeder überflüssige Stapel kostet Zeit und Geld. „Wer täglich auch nur eine Viertelstunde sucht, verliert bei einem Stundensatz von 50 Euro rund 2.500 Euro pro Jahr und Arbeitsplatz“, erklärt die Beraterin. (Quelle: handwerk magazin) Sandra Rauch | peter.hartmann@holzmann-medien.de

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