Die Anforderungen im Bereich Nachhaltigkeit beziehungsweise ESG (Environment, Social, Governance) haben in den letzten Jahren enorm zugenommen. Inwiefern betrifft das Thema die Unternehmen der Gebäudedienstebranche? Und was bedeutet es möglicherweise für die Betriebe – Bürokratiewahn oder eine Chance?
Gab es bis vor wenigen Jahren praktisch keine gesetzlichen Verpflichtungen für Unternehmen im Themenfeld ESG, gibt es heute ein regelrechtes Feuerwerk an Regularien, von denen viele sogar fast zeitgleich in Kraft treten. Darunter fallen insbesondere das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz – kurz LkSG (gültig ab 1. Januar 2024, aktuell teilweise ausgesetzt) –, die EU-weite Nachhaltigkeitsberichtspflicht Corporate Sustainability Reporting Directive (kurz: CSRD; für die meisten Unternehmen gültig für das Berichtsjahr 2025, allerdings in Deutschland noch nicht in nationales Recht umgesetzt), die EU-Taxonomie-Verordnung (gültig ab 2025 für Unternehmen, die unter die CSRD fallen) sowie für bestimmte Unternehmen zusätzlich noch die EU-Entwaldungsverordnung (EUDR).
Wer ist betroffen?
Jede dieser Regularien stellt umfangreiche bürokratische Anforderungen an Unternehmen, deren Erfüllung ohne die Schaffung neuer Stellen insbesondere im Bereich Nachhaltigkeitsmanagement, aber auch durch den Einsatz spezialisierter Softwarelösungen kaum möglich ist.
Dabei ist die Reichweite der Regularien enorm: In Deutschland sind etwa 15.000 Firmen unmittelbar von der Corporate Sustainability Reporting Directive betroffen. Auch für viele Gebäudereinigungsunternehmen gelten aufgrund der meist hohen Zahlen an Beschäftigten viele oder alle dieser Regularien – zum Beispiel das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz, das für Unternehmen ab 1.000 Mitarbeitern verpflichtend ist.
Für die Corporate Sustainability Reporting Directive liegt die Schwelle lediglich bei 250 Beschäftigen, was selbst kleine Gebäudedienstleister schnell erfüllen (für eine Berichtspflicht müssen gleichzeitig mindestens 50 Millionen Euro Umsatz erzielt werden). Allerdings ist davon auszugehen, dass auch kleine Unternehmen zumindest indirekt betroffen sein werden, da Kunden oder öffentliche Auftraggeber bestimmte Nachweise im Bereich ESG auch von kleineren Gebäudedienstleistern fordern werden.
ESG-Anforderungen umsetzen
Für viele Gebäudedienstleister stellt die Erfüllung der ESG-Anforderungen eine Mammutaufgabe dar. Für die Umsetzung der CSRD hat die EU einen eigenen Berichtsstandard entwickelt – die European Sustainability Reporting Standards (ESRS). Sie stellen in Umfang und Komplexität alles in den Schatten, was es bisher an Nachhaltigkeitsstandards gab. Die deutsche Fassung der ESRS hat fast 300 Seiten und ist in dichter und komplexer Behördensprache verfasst, die selbst Fachleute kaum verstehen. Zudem enthielt die erste Fassung der deutschen Übersetzung so viele Fehler, dass wenige Monate später eine umfangreiche Korrekturversion veröffentlicht wurde.
Dieser komplexe Aufbau und die handwerklichen Fehler, die gemacht wurden, hätten sich vermeiden lassen und schaden dem Projekt des European Green Deal mehr als sie nutzen. Auch wenn nicht ausgeschlossen ist, dass in letzter Minute einige der Anforderungen doch noch verschoben oder ausgesetzt werden oder bestimmte Erleichterungen in Kraft treten – einiges wird derzeit sowohl in Deutschland als auch auf EU-Ebene diskutiert –, müssen sich Unternehmen dennoch auf den Ernstfall vorbereiten, um empfindliche Strafen zu vermeiden. Denn schließlich sind die Informationen für die CSRD als Teil des Lageberichtes zu veröffentlichen und somit relevant für den Jahresabschluss.
Doppelte Wesentlichkeitsanalyse als Ausgangspunkt
Ausgangspunkt des ESG-Reportings ist die Wesentlichkeitsanalyse. Dabei müssen sich Unternehmen in einer detaillierten Analyse damit auseinandersetzen, welche Themenbereiche im Bereich Nachhaltigkeit überhaupt relevant sind, um zu bestimmen, über was sie berichten müssen.
Die EU fordert hier zwei unterschiedliche Perspektiven: Einerseits die Analyse der Auswirkungen des Unternehmens auf Umwelt und Gesellschaft (die sogenannte Impact Materiality), andererseits die Analyse der finanziellen Chancen und Risiken, die sich aus einzelnen Nachhaltigkeitsaspekten für das Unternehmen ergeben könnten (die sogenannte Financial Materiality). Ein Thema ist dann relevant, wenn es aus einer der beiden Perspektiven als wesentlich gilt.
Für die Bestimmung der Wesentlichkeit müssen Unternehmen unter dem Einbezug wichtiger Stakeholder eine in Teilen vorgegebene mathematische Bewertungsmethode anwenden, aus der dann jeweils ein Score berechnet wird. Alles in allem ist dies ein komplexer Prozess, der oftmals drei Monate oder länger dauert und oft ohne externe Beratungsunternehmen kaum zu schaffen ist.
Sven Fluske: "Gut gemeint ist nicht immer gut gemacht"
Sven Fluske, geschäftsführender Gesellschafter, Ziegle Dienstleistungsgruppe, Ludwigshafen: "Die ESG-Berichtspflichten haben signifikante Auswirkungen auf unser Unternehmen. Obwohl wir derzeit nicht der CSR-Berichtspflicht unterliegen, fallen wir in den Anwendungsbereich des deutschen LkSG. Zwar fordern unsere Kunden derzeit keine ESG-Berichte von uns, und auch öffentliche Auftraggeber sind noch nicht an uns herangetreten; dennoch haben wir uns als Ziegle Dienstleistungsgruppe auf den Weg einer ganzheitlichen Nachhaltigkeitstransformation begeben. Denn wir sind uns der Verantwortung gegenüber Mensch und Natur bewusst und überzeugt, dass nur ein ganzheitlicher Ansatz eine Verbesserung der Situation herbeiführen kann.
Trotzdem sehen wir die Berichtspflichten und den damit verbundenen Bürokratieaufwand kritisch. Betrachtet man den Produktivitätsindex deutscher Unternehmen, bleibt festzustellen: Wir sind in den vergangenen 15 Jahren trotz fortschreitender Digitalisierung nicht produktiver geworden. Sicherlich auch ein Ergebnis steigenden bürokratischen Aufwands, der mit den ESG-Regelungen ein weiteres Hoch erfährt. Als Handwerksbetrieb sind wir – und die gesamte Branche der Gebäudedienstleister – es gewohnt, produktiv zu sein. Berichterstattung gehört nicht zu unseren Kernkompetenzen.
Auch wir mussten neue Verwaltungsstellen schaffen und bedienen uns externer Unterstützung, um den ESG-Anforderungen gerecht zu werden – ein Kostenfaktor, der schwer zu erbringen ist. Fairerweise muss man zugeben: Auf freiwilliger Basis hat sich in den vergangenen Jahren gesamtwirtschaftlich zu wenig im Bereich der Nachhaltigkeit getan. Insofern war eine gesetzliche Regelung absehbar. Unverständlich bleibt indessen, weshalb das politische Deutschland über die europäischen Regelungen hinausgeht. Die Verlagerung klarer Regelungen für Großkonzerne hin zum Mittelstand ist unangemessen und erneut mit der Gießkanne vollzogen. Völlig unbeachtet bleibt zudem die notwendige Mitwirkung auch kleiner Unternehmen, die solchen Berichtspflichten aus naheliegenden Gründen nicht gerecht werden können.
Als Fazit aktueller ESG-Berichtspflichten gelangen wir zu dem Urteil: Gut gemeint ist nicht immer gut gemacht."
Eine große Hilfe stellen hier spezialisierte Tools beziehungsweise Softwarelösungen dar, mit denen – auch unter dem Einsatz Künstlicher Intelligenz – der Arbeitsaufwand deutlich reduziert werden kann. Allerdings ersetzt keine Software den Prozess, sich als Unternehmen intensiv mit den eigenen Auswirkungen respektive den Risiken und Chancen zu beschäftigen, denn dies bildet die Grundlage für eine künftige Nachhaltigkeitsstrategie des Unternehmens.
Herausforderungen bei der Erfüllung der Datenpunkte
Ist die Wesentlichkeitsanalyse einmal abgeschlossen, beginnt die Sammlung von Daten und Informationen zu den insgesamt mehr als 1.000 Datenpunkten des ESRS, von deren auch nach abgeschlossener Wesentlichkeitsanalyse noch einige hundert verpflichtend sind. Ein zentrales Problem ist die enorme Menge an Daten, die für die Berichterstattung erforderlich sind. Unternehmen müssen Informationen zu CO2-Emissionen (Scopes 1, 2 und 3), Energieverbrauch, Ressourcennutzung, sozialen Aspekten und Governance-Prozessen erfassen und strukturiert aufbereiten. Besonders anspruchsvoll ist die Erhebung der Scope-3-Daten, da diese entlang der gesamten Wertschöpfungskette, einschließlich Zulieferern und externen Dienstleistern, gesammelt werden müssen. Mit der richtigen Unterstützung und den richtigen Prozessen ist jedoch auch dieses Problem zu meistern.
Eine weitere Neuerung der CSRD im Vergleich mit bisherigen Nachhaltigkeitsstandards ist der starke Fokus auf sogenannte Narrative, also beispielsweise Stellungnahmen zu Strategie, Zielen oder Maßnahmen. Von insgesamt mehr als 1.000 Datenpunkten, die gefordert sind, machen Narrative fast zwei Drittel aus. Das stellt völlig neue Anforderungen an das Nachhaltigkeitsberichtswesen, denn es reicht bei Weitem nicht mehr aus, Kennzahlen etwa im Bereich Energie oder CO2-Emissionen zusammenzustellen. Vielmehr fordert die EU mit der CSRD im Prinzip eine umfassende Nachhaltigkeitsstrategie von Unternehmen, die im Rahmen der Berichtspflicht abgefragt wird. Spätestens hier ist es fast unumgänglich, ein professionelles Nachhaltigkeitsmanagement im Unternehmen aufzubauen.
Wie Unternehmen die Anforderungen meistern können
Trotz der Herausforderungen gibt es Wege, die ESG-Anforderungen pragmatisch umzusetzen. Ein zentraler Punkt ist die Digitalisierung. ESG-Softwarelösungen ermöglichen eine effiziente Datenerfassung und -auswertung. Prozesse wie die Erstellung von CO2-Bilanzen lassen sich automatisieren, was nicht nur Zeit, sondern auch Kosten spart. ESG-Softwarelösungen wie zum Beispiel Substain führen strukturiert durch die jeweiligen Anforderungen – von der doppelten Wesentlichkeitsanalyse über die CO2-Bilanz bis hin zur ESG-Datenerfassung – und ermöglichen eine systematische Erfassung und automatisierte Auswertung der ESG-Daten auch in komplexen Unternehmensstrukturen. Systeme, die nach dem Single-Input-/Multiple-Output-Prinzip arbeiten, ermöglichen dabei die Mehrfachnutzung aller Datenpunkte für die verschiedenen Regularien.
Felix Schmidt: "Ein Wegweiser in eine erfolgreiche Zukunft"
Felix Schmidt, Geschäftsführer, Herrmann & Schmidt Dienstleistungen, München: "Als Gebäudereinigungsunternehmen stehen wir vor einer spannenden, aber auch herausfordernden Zeit. Denn unsere Kunden, insbesondere aus der Industrie und dem öffentlichen Sektor, fordern zunehmend Transparenz und Nachhaltigkeit. Was auf den ersten Blick als zusätzliche Belastung erscheint, betrachten wir als Chance, uns neu zu positionieren.
Das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz etwa verpflichtet uns, Menschenrechte und Umweltstandards entlang unserer Lieferkette zu achten. Für uns bedeutet das, genauer hinzuschauen: Wie können wir unter anderem sicherstellen, dass unsere Dienstleistungen sowohl sozial als auch ökologisch verantwortungsvoll sind? Die Umsetzung dieser Anforderungen erfordert Investitionen – in die Qualifikation unserer Mitarbeiter und in die Optimierung unserer Prozesse. Schulungen sind dabei ein zentraler Baustein. Dementsprechend bilden wir unsere Mitarbeiter in der Anwendung nachhaltiger Reinigungsmethoden aus und schaffen ein Verständnis für die Bedeutung der Nachhaltigkeit. Jeder Mitarbeiter kann und soll einen Beitrag leisten, um Menschenrechte zu schützen und Umweltrisiken zu minimieren.
Zugegeben: Die damit verbundenen finanziellen und personellen Aufwendungen sind hoch. Aber wir betrachten sie als Investition in unsere Zukunft. Unternehmen, die sich frühzeitig an die neuen Standards anpassen, können sich als Vorreiter positionieren und langfristige Wettbewerbsvorteile sichern. Insofern glauben wir, dass Nachhaltigkeit und soziale Verantwortung nicht nur Pflicht, sondern auch eine Chance sind. Somit ist für uns auch klar: Die Nachhaltigkeitsanforderungen unserer Kunden sind kein Hindernis, sondern ein Wegweiser. Das heißt, wir nehmen die damit verbundenen Herausforderungen an und werden gemeinsam mit unseren Kunden und Partnern einen Beitrag zu einer nachhaltigen Zukunft leisten."
Am Beispiel des Kraftstoffverbrauchs lässt sich dies gut veranschaulichen. Ist dieser einmal erfasst, können damit zahlreiche Datenpunkte automatisiert berechnet werden: die direkten CO2-Emissionen im Scope 1, die indirekten CO2-Emissionen im Scope 3, der anteilige Gesamtenergieverbrauch des Unternehmens, der Anteil fossiler Brennstoffe, der Ausstoß an Luftschadstoffen wie Feinstaub und Stickoxide und so weiter. Eine leistungsfähige ESG-Software berechnet alle diese Datenpunkte automatisch im Hintergrund und weist sie den richtigen Datenpunkten in der Auswertung zu. Gleichzeitig sind alle Berechnungsschritte revisionssicher dokumentiert und halten damit einer Wirtschaftsprüfung stand – ein unschätzbarer Effizienzvorteil im Vergleich zu einer manuellen Datenerfassung.
Aber auch zielgerichtete Beratung ist in den ersten Jahren sinnvoll, denn die Anforderungen sind zu komplex, um sie im laufenden Tagesgeschäft eigenständig zu erarbeiten. Der Fokus sollte hierbei jedoch auf der Befähigung liegen, denn auf Dauer kann es sich kaum ein Gebäudereinigungsunternehmen leisten, für die Erfüllung der ESG-Anforderungen von externen Beratungsunternehmen abhängig zu sein. Daher ist es umso wichtiger, das notwendige Know-how im Unternehmen aufzubauen. Beispielsweise lassen sich durch Workshops und Trainings bestimmte Kernkompetenzen im Bereich ESG vermitteln, sodass die Abhängigkeit von externen Beratungsunternehmen in den Folgejahren reduziert werden kann.
Kann ESG eine Chance sein?
Auch wenn die ESG-Regularien auf den ersten Blick wie ein bürokratisches Monster wirken, ist der Gedanke dahinter richtig: nämlich dem Thema Nachhaltigkeit mehr Gewicht zu verleihen und über Gesetze auch konkrete Vorgaben an Unternehmen zu machen. Denn Freiwilligkeit alleine reicht nicht aus – das haben die letzten Jahrzehnte bewiesen, in denen trotz zahlreicher Bekenntnisse zu mehr Nachhaltigkeit die weltweiten CO2-Emissionen in die Höhe geschossen sind. Europa hier über den Green Deal als globalen Vorreiter zu etablieren, kann funktionieren; wird allerdings dann scheitern, wenn wir gleichzeitig die Wettbewerbsfähigkeit der europäischen Wirtschaft durch zu hohe bürokratische Anforderungen aufs Spiel setzen. Die aktuellen Bemühungen der EU, die ESG-Berichtspflichten zumindest teilweise bürokratisch zu entschlacken, sind daher absolut sinnvoll.
Stefan Thielen: "Entbürokratisierung ist dringend notwendig"
Stefan Thielen, geschäftsführender Gesellschafter, Gewa Gebäudedienste, Oberhausen: "Unser Unternehmen wird aufgrund seiner Größe absehbar unter die Berichtspflicht nach CSRD fallen. Bei allen regulatorischen Anforderungen stellt für mich das Thema Nachhaltigkeit vor allem auch eine Chance dar und ist deshalb ein zentraler Baustein unserer Unternehmensstrategie.
Die Bedeutung nachhaltigen Wirtschaftens wird auch in den kommenden Jahren weiter zunehmen, auch wenn geopolitische Entwicklungen, wie der jüngste Politikwechsel in den USA, kurzfristig zu Verzögerungen im internationalen Nachhaltigkeitskurs führen mögen. Ich begrüße dabei die sich abzeichnende Entbürokratisierung der Berichtspflichten und die Harmonisierung mit anderen ESG-Kriterien durch die EU. Dieser Ansatz verspricht nicht nur eine spürbare Reduktion administrativer Aufwände, sondern ermöglicht es uns, den Fokus stärker auf die inhaltliche Umsetzung nachhaltiger Maßnahmen zu legen. Eine vereinfachte und einheitliche Berichterstattung schafft dabei hoffentlich mehr Transparenz und Übersicht für alle Interessensgruppen.
In unserem Unternehmen werden wir jedenfalls weiter an der internen Reflexion der für uns relevanten Nachhaltigkeitskriterien arbeiten. Wir werden kritisch analysieren, wo Potenziale zur Verbesserung liegen. Dies eröffnet uns zugleich die Möglichkeit, unser Geschäftsmodell gezielt weiterzuentwickeln. So können wir beispielsweise unsere Kunden beraten, welche Nachhaltigkeitspotenziale wir mit ihnen, beispielsweise durch die Anpassung unserer Dienstleistungsabläufe, heben können.
Vor dem Hintergrund der notwendigen Entbürokratisierung sehe ich in dem breiten Thema Nachhaltigkeit insgesamt eine enorme Chance. Das reflektierte Arbeiten daran bietet für die Branche die Gelegenheit, sich zukunftsorientiert nachhaltig auszurichten und wettbewerbsfähig zu bleiben.
Um die Unternehmen bei der anstehenden Berichterstattung zu unterstützen, hat der Bundesinnungsverband einen Arbeitskreis zusammen mit einem Softwarespezialisten eingerichtet. Die in diesem Arbeitskreis auf unsere Branche angepasste Software wird, zu durch den BIV verhandelten Konditionen, in diesem Jahr zur Verfügung stehen."
Bietet das Thema ESG für Unternehmen aber auch Chancen, speziell im Bereich des Facility Managements? Auf jeden Fall! Aber nur dort, wo auch eine Bereitschaft vorhanden ist, diese Chance zu nutzen. Gerade Unternehmen werden in den nächsten Jahren sehr genau darauf achten, ihre Aufträge nur an Firmen zu vergeben, die nachweislich die ESG-Anforderungen erfüllen und mit überdurchschnittlichen Konzepten überzeugen können. Auch die öffentliche Hand muss hier mittelfristig nachziehen. Gebäudereinigungsunternehmen, die ein glaubwürdiges Engagement im Bereich Nachhaltigkeit nachweisen können, haben hier einen Wettbewerbsvorteil.
Das Gleiche gilt auch für den Wettbewerb um Fachkräfte. Gerade bei Schlüsselpositionen kann ein glaubwürdiges ESG-Engagement den entscheidenden Unterschied machen – insbesondere bei der Generation Z, für die neben dem Gehalt und den Arbeitszeiten insbesondere die Frage nach dem Purpose der eigenen Tätigkeit entscheidend ist. Kann man hier überzeugen, gewinnt man Beschäftigte mit einer hohen Motivation und einer starken Identifikation mit dem Unternehmen.
Auf den Punkt gebracht: ESG kann durchaus Chancen bieten. Das wird aber nicht von alleine passieren, nur weil man die Berichtspflicht erfüllt. Unternehmen werden auch nicht dadurch besser, dass sie ihre Steuererklärung abgeben. Aber wer hier bereit ist, etwas mehr zu tun als der Durchschnitt, kann damit erfolgreich sein.
Dr. Christian Reisinger | guenter.herkommer@holzmann-medien.de
Dr. Christian Reisinger
ist Mitglied der Geschäftsleitung der Wackler Holding und Geschäftsführer der beiden Tochtergesellschaften ConClimate und Substain.