Einheitliche Europäische Eigenerklärung: Ein Bürokratiemonster? Erste Erfahrungen aus der Praxis

Seit dem 18. April 2016 ist von den Wirtschaftsteilnehmern in der Europäischen Gemeinschaft die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) zu nutzen. Das kommunizierte Ziel: Bürokratie zu verringern. Oder droht das Gegenteil: Ein Bürokratiemonster? Wir fassen in diesem Beitrag die wichtigsten Neuerungen und die ersten Erfahrungen aus Sicht der Vergabestellen und der anbietenden Unternehmen zusammen.Was verbirgt sich hinter der monströsen Bezeichnung Einheitliche Europäische Eigenerklärung, kurz EEE? Die EEE ist eine Eigenerklärung von Wirtschaftsteilnehmern, die als vorläufiger Nachweis ihrer Eignung dient. Damit entfallen bestimmte Nachweise für Dienstleister, die bisher von Behörden oder anderen Stellen benötigt wurden. Bei jeder Ausschreibung werden die unterschiedlichsten Nachweise von den Vergabestellen eingefordert, zum Beispiel Tariftreue, Nachweis zur Frauenförderung und Ähnliches. Damit nun die Vergabestellen und die Anbieter es leichter haben, wurde durch die Europäische Union ein standardisiertes Formular entwickelt (Durchführungsverordnung (EU) 2016/7). In diesem Formular kann zum einen von der Vergabestelle festgelegt werden, welche Nachweise gefordert werden, und zum anderen erkennt der Anbieter, was die Vergabestelle alles als Nachweis vorgelegt bekommen möchte. Neu ist, dass in der Folge nur derjenige Anbieter die Original-Nachweise der Vergabestelle im Nachgang vorlegen muss, der in die engere Wahl kommt oder den Zuschlag erhält. Die EEE ist in folgende Punkte aufgegliedert: Teil I – Angaben zum Vergabeverfahren und zum öffentlichen Auftraggeber oder SektorenauftraggeberTeil II – Angaben zum WirtschaftsteilnehmerTeil III – AusschlussgründeTeil IV – EignungskriterienTeil V – Verringerung der Zahl geeigneter BewerberTeil VI – Abschlusserklärung, Ort, UnterschriftenUm es gerade kleineren und mittleren Betrieben einfacher zu machen, wird die EEE ausschließlich elektronisch ausgestellt. Die EEE kann über einen elektronischen Online-Dienst der EU-Kommission ausgefüllt werden. Dieser Online-Dienst führt die Nutzer Schritt für Schritt durch die Erstellung einer elektronischen EEE. Hierfür wurde eigens eine Internetplattform eingerichtet: https://ec.europa.eu/tools/espd/filter?lang=de. Nur auf den ersten Blick unaufwändigDas alles klingt auf den ersten Blick sinnvoll und unaufwändig. Ein zweiter Blick bestätigt diesen Eindruck indes nicht. Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie hat einen Leitfaden herausgegeben, der als PDF-Datei abgerufen werden kann und dann Punkt für Punkt durch die einzelnen Abschnitte führt (http://www.bmwi.de/BMWi/Redaktion/PDF/J-L/leitfaden-einheitlichen-europaeischen-eigenerklaerung,property=pdf,bereich=bmwi2012,sprache=de,rwb=true.pdf). Erstaunlich dabei ist, dass es sich bei diesem Formular doch tatsächlich um 14 Seiten handelt. (Ursprünglich waren es sogar 23!) Gut ist, dass es sich dabei um einen Dienst zum Ausfüllen und Wiederverwenden der EEE handelt. Man muss also nicht bei jeder Ausschreibung alle Angaben neu eingeben. Aber da die Anforderungen bei den Vergabestellen sehr unterschiedlich sind, muss der Anbieter bei jeder Ausschreibung die EEE genauestens studieren und entsprechende Änderungen bei den eigenen Angaben vornehmen und prüfen. Nach dieser kurzen Betrachtung ist die EEE eher ein neues Bürokratiemonster. Von Verminderung der Bürokratie kann nicht die Rede sein. Der Aufwand für die bietenden Unternehmen bleibt letztlich der Gleiche – wenn er nicht sogar steigt. Ein freiwilliges InstrumentWas die Sache für Vergabestellen und Bieter derzeit erleichtert: Die EEE wurde durch das Bundesministerium in Abstimmung mit den IHKs und den HWKs als freiwilliges Instrument deklariert. Der Anbieter kann sie nutzen und die Vergabestellen können sie einfordern. Wenn der Vergabestelle die EEE vom Anbieter vorgelegt wird, ohne dass diese gefordert wurde, muss die Vergabestelle (Auftraggeber) diese jedoch akzeptieren. Das Ganze wurde in der VgV-E so verankert. Auszug aus der Durchführungsverordnung Die Europäische Kommission — gestützt auf den Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union, gestützt auf die Richtlinie 2014/24/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 26. Februar 2014 über die öffentliche Auftragsvergabe und zur Aufhebung der Richtlinie 2004/18/EG (1), insbesondere auf Artikel 59 Absatz 2, und auf die Richtlinie 2014/25/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 26. Februar 2014 über die Vergabe von Aufträgen durch Auftraggeber im Bereich der Wasser-, Energie- und Verkehrsversorgung sowie der Postdienste und zur Aufhebung der Richtlinie 2004/17/EG (2), insbesondere auf Artikel 80 Absatz 3, in Erwägung nachstehender Gründe, gibt bekannt: (1) Eines der wesentlichen Ziele der Richtlinien 2014/24/EU und 2014/25/EU ist die Senkung des Verwaltungsaufwands für öffentliche Auftraggeber, Sektorenauftraggeber und Wirtschaftsteilnehmer, nicht zuletzt für kleine und mittlere Unternehmen. Die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) ist ein wichtiger Bestandteil dieser Bemühungen. Das Standardformular für die Einheitliche Europäische Eigenerklärung sollte deshalb so abgefasst werden, dass die Notwendigkeit zur Beibringung einer Vielzahl von Bescheinigungen oder anderen Dokumenten, die die Ausschlussgründe und Eignungskriterien betreffen, entfällt. Zur Verwirklichung des gleichen Ziels sollte das Standardformular auch die relevanten Informationen über Unternehmen, deren Kapazitäten ein Wirtschaftsteilnehmer in Anspruch nimmt, enthalten, sodass die Überprüfung dieser Informationen zusammen mit der Überprüfung bezüglich des Hauptwirtschaftsteilnehmers und unter den gleichen Voraussetzungen durchgeführt werden kann. (2) Die EEE sollte auch von Auftraggebern verwendet werden können, die der Richtlinie 2014/25/EU unterliegen und für die hinsichtlich der Anwendung der in der Richtlinie 2014/24/EU genannten Ausschlussgründe und Eignungskriterien dieselben Verfahren und Bedingungen wie für öffentliche Auftraggeber gelten. (3) Zur Vermeidung von Verwaltungsaufwand für öffentliche Auftraggeber und Sektorenauftraggeber und möglicher widersprüchlicher Angaben in unterschiedlichen Auftragsunterlagen sollten öffentliche Auftraggeber und Sektorenauftraggeber bereits im Aufruf zum Wettbewerb oder in darin enthaltenen Verweisen auf andere Teile der Auftragsunterlagen, die die Wirtschaftsteilnehmer im Hinblick auf ihre Teilnahme und die etwaige Einreichung eines Angebots ohnehin sorgfältig lesen müssen, genau angeben, welche Informationen die Wirtschaftsteilnehmer in der EEE zur Verfügung stellen müssen. (4) Die EEE sollte ferner zu einer weiteren Vereinfachung für die Wirtschaftsteilnehmer und die öffentlichen Auftraggeber und Sektorenauftraggeber beitragen, indem unterschiedliche und abweichende nationale Eigenerklärungen durch ein Standardformular auf europäischer Ebene ersetzt werden. Außerdem sollte dies helfen, Probleme im Zusammenhang mit der genauen Abfassung von förmlichen Erklärungen und Einverständniserklärungen sowie sprachliche Probleme zu verringern, da das Standardformular in allen Amtssprachen zur Verfügung stehen wird. Damit dürfte die EEE auch die Teilnahme an öffentlichen Vergabeverfahren in anderen Mitgliedstaaten erleichtern. (5) Jede Informationsverarbeitung und jeder Datenaustausch in Verbindung mit der EEE sollte im Einklang mit den innerstaatlichen Vorschriften zur Umsetzung der Richtlinie 95/46/EG des Europäischen Parlaments und des Rates (3) und insbesondere mit den innerstaatlichen Vorschriften für die Verarbeitung von Daten über Straftaten, strafrechtliche Verurteilungen oder Sicherungsmaßregeln im Sinne von Artikel 8 Absatz 5 der Richtlinie erfolgen. (6) Es sei daran erinnert, dass die Kommission die Anwendung der EEE in der Praxis unter Berücksichtigung der technischen Entwicklung der Datenbanken in den Mitgliedstaaten überprüft und dem Europäischen Parlament und dem Rat darüber bis zum 18. April 2017 Bericht erstattet. Dabei kann sie auch etwaige Anregungen zur Optimierung der Funktionalität der EEE im Hinblick auf eine Verbesserung der Möglichkeiten für eine grenzüberschreitende Teilnahme an öffentlichen Vergabeverfahren, nicht zuletzt für KMU, oder auf mögliche Vereinfachungen innerhalb des durch die Richtlinie 2014/24/EU vorgegebenen Rahmens berücksichtigen; ebenso kann sie etwaige Fragen im Zusammenhang mit der Praxis einer systematischen Anforderung von Bescheinigungen und anderen dokumentarischen Nachweisen von allen Teilnehmern an einem Vergabeverfahren oder der Praxis einer diskriminierenden Festlegung der Wirtschaftsteilnehmer, von denen derartige Unterlagen angefordert werden, prüfen. (7) Die in dieser Verordnung vorgesehenen Maßnahmen entsprechen der Stellungnahme des Beratenden Ausschusses für das öffentliche Auftragswesen. Quelle: http://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/ALL/?uri= CELEX%3A32016R0007 Zwischenfazit des Kompetenzteams GebäudereinigungNicht nur die Unternehmen und Anbieter sind kritisch. Alle Vergabestellen (Auftraggeber), die wir beratend seit dem 18. April 2016 begleiten, haben als Vorgabe bei der Ausschreibung auf die EEE verzichtet. Die geforderten Eignungsnachweise wurden wie bisher in einer Liste zusammengefasst und entweder in Form von vorgegebenen standardisierten Eigenerklärungen abgefragt oder von den Bietern formlos eingereicht. Bei keiner der Ausschreibungen wurden von Bietern Eigenerklärungen in Form der EEE eingereicht. Zusätzlich zu berücksichtigen ist nach der neuen Vergaberechtsreform ab dem 16. April 2016 die Zeit, die nach der Wertung und vor der Vergabe benötigt wird, um die Originale der Eignungsnachweise vom „Bestbieter“ einzufordern und zu prüfen. Da die EEE ein freiwilliges Instrument ist und hoffentlich auch bleibt, ist es fraglich, inwieweit sie sich, nicht nur auf Deutschland bezogen, überhaupt durchsetzen wird. Aus meiner bisherigen Erfahrung mit Ausschreibungen und der meiner Kollegen aus dem Kompetenzteam ist dies keine Erleichterung, sondern leider wieder ein zusätzliches Bürokratiemonster, das weder kleine noch mittlere und auch nicht große Unternehmen als zusätzliche Bürokratiehürde benötigen. Nicole Beck | peter.hartmann@holzmann-medien.de