Arbeitsscheine Digital unterschreiben und archivieren

Nach der Implementierung einer Branchen-Softwarelösung vor rund einem Jahr stand 2018 das nächste Projekt ins Haus: Die Digitalisierung von Arbeitsscheinen. Einblicke in die Prozessoptimierung eines Gebäudedienstleisters.Neue Technologien in der Informationstechnik unterstützen die Gebäudedienstleister bei der Bewältigung des Tagesgeschäfts, vereinfachen interne Abläufe und stellen sicher, dass das Hauptaugenmerk nicht auf der eigenen Administration, sondern auf der Erbringung der Dienstleistung liegt. Im vergangenen Jahr berichtete rationell reinigen über die Implementierung einer Branchen-Softwarelösung bei der Gebäudereinigung Ruthemeyer mit Sitz in Langenfeld (Ausgabe 4.2017, Seite 56). Die beiden Geschäftsführer Daniel und Björn Ruthemeyer gaben dabei Einblicke in den Entscheidungsprozess: worauf es bei einer solchen Software ankommt sowie wie und welche Anforderungen dabei erfüllt werden müssen. Ein Jahr später hat das Unternehmen einen weiteren Entwicklungsschritt vollzogen: die Digitalisierung von Arbeitsscheinen. Im folgenden Interview zieht Björn Ruthemeyer Bilanz und schildert die Herausforderungen dabei und warum dieser Schritt ein Meilenstein in der Verbesserung der eigenen Prozesse ist. Herr Ruthemeyer, Sie haben nach dem Softwarewechsel vor einem Jahr umgehend das nächste IT-Projekt in Angriff genommen. Ja, das haben wir – wer rastet, der rostet. Nachdem wir die Software vollumfänglich umgestellt hatten und die Bereiche Auftrag, Finanzbuchhaltung und Lohn in der Praxis reibungslos liefen, haben wir uns mit dem Thema Digitalisierung beschäftigt. Unserer Branche wird seit Jahren diese Pauschalempfehlung mit auf den Weg gegeben, aber in der Praxis ist das leider nicht so einfach umzusetzen. Auch wenn das Papier als arbeitsintensiv empfunden wird, ist es eine bewährte Lösung und kann nur von einem System abgelöst werden, was sich ähnlich flexibel handhaben lässt. Im Tagesgeschäft soll es unterstützen und mich nicht in der Flexibilität einschränken. In welchen Unternehmensbereichen sollte das Papier durch eine digitale Lösung ersetzt werden? Klassisch gibt es zwei papierintensive Bereiche in den Reinigungsunternehmen. Neben der Arbeitszeiterfassung, die in der Vergangenheit auf Dienstplänen manuell geführt wurde, sind Arbeitsscheine ein sehr papierintensives und auch sensibles Thema: Die Arbeitsscheine dienen in Regel der Leistungserfassung vor Ort, die Kunden quittieren die Leistung, so dass die Arbeitsscheine systemseitig die Grundlage für die Faktura dieser Leistung bilden. Darüber hinaus wird dieses Dokument von verschiedenen Mitarbeitern bearbeitet, wird physikalisch bewegt und muss am Ende unterschrieben archiviert werden. In der Praxis fordern Kunden oft einen Nachweis über die erbrachten Leistungen bei Rechnungsstellung, sodass wir den Arbeitsschein dann noch einmal benötigen, bevor der Vorgang abgeschlossen ist. Welche Anforderungen müssen erfüllt werden, damit dieser Prozess digitalisiert werden kann? Hier stehen wir in enger Zusammenarbeit mit unserem Softwareanbieter Saphir aus Leverkusen. Wir haben unsere Anforderungen grob beschrieben und uns von der Umsetzung überraschen lassen. Die wesentlichen Anforderungen waren das digitalisierte Unterschreiben und Archivieren dieser Dokumente. Des Weiteren sollte die Information über erbrachte Leistungen sofort in der Sachbearbeitung ersichtlich sein, damit wir die Faktura anstoßen können. Auch die Auswahl der Hardware war sehr wichtig; wir hatten uns hier Lösungen gewünscht, die auch auf günstigeren Tablets funktionieren, denn an der Front ist das iPad vielleicht nicht die beste Wahl – auch die Kosten spielen ja eine Rolle. Wie sieht die Lösung nun aus? Systemseitig können wir nun wählen, ob wir Auftragspositionen, die einen Arbeitsschein ausgeben, in einen neuen Dispositionsplan überführen oder klassisch auf Papier ausdrucken. Dieser neue Dispoplan ist ein eigenes Programm und kann auch von Bereichsleitern verwendet werden, die keinen Zugriff auf die volle Software haben. Diese sehen nun in einer modernen Kalenderansicht zugeteilte Termine und solche, die noch verplant werden müssen, und planen diese per Drag-and-Drop. Sobald die Termine gesetzt sind, können die Arbeitsscheine per E-Mail versendet werden. Der Clou ist hier, dass wir nur einen Link versenden. Der Arbeitsschein wird im Hintergrund auf unserer eigenen Serveranlage geöffnet und auch wieder archiviert. Somit sind wir in der Hardwareauswahl völlig frei und sehr flexibel im täglichen Einsatz. Gibt es weitere Vorteile, die Ihnen die Lösung bietet? Es wurde auch an die Probleme in der Praxis gedacht: Neben der Erfassung von Sonderleistungen und/oder Bemerkungen sind über das Tablet alle Eventualitäten, die vor Ort auftreten können, abgedeckt und können im System hinterlegt werden. Push-Benachrichtigungen weisen die Sachbearbeiter auf neue unterschriebene Arbeitsscheine hin, sodass die zugehörige Faktura unmittelbar angestoßen wird. Auf einem großen Bildschirm werden zudem erledigte Arbeitspositionen zentral angezeigt. Auch der Umstand, dass nun keine Firmendokumente in den Firmenwagen rumflattern, gibt mir die Gewissheit, dass wir im Alltag die Richtlinien der DSGVO einhalten, was ich ja kaum beeinflussen kann im hektischen Tagesgeschäft. Diese Technologie unterstützt uns maßgeblich dabei. Wie ist die Umstellung bei Ihren Kunden angekommen? Das war kein großes Thema. Die Digitalisierung schreitet ja in allen Lebensbereichen voran und so auch in der Dienstleistung. Leider war es aufgrund der beschriebenen Anforderungen erst jetzt wirklich möglich, eine Lösung zu finden, die auch in unserer Branche funktioniert. Ich weiß, dass die Paketzusteller das schon seit Jahren betreiben und auch die Lieferscheine nicht im Papier mitführen, aber ich denke, unsere Branche hat da nochmal ihre eigenen Anforderungen. Und wie war die Rezeption in Ihrem Unternehmen? Für die Mitarbeiter war es eigentlich nichts Neues, ein Tablet zu bedienen, und da wir auch nichts installieren oder aufwändig bedienen müssen, ergaben sich in der Praxis keinerlei Probleme. Ich glaube, wir werden uns in kurzer Zeit fragen, wie man früher überhaupt anders arbeiten konnte. Aber den Anspruch an Qualität und eine sichere Administration können wir nicht besser unterstützen. Wir werden auf das Papier nie zu 100 Prozent verzichten können, aber Teilbereiche können und müssen umgestellt werden, damit man sich wieder auf die Leistung und Qualität konzentrieren kann. Nachdem wir in der Reinigung damit nun seit drei Monaten arbeiten, werden wir es nun auf die anderen Firmen der Ruthemeyer-Gruppe ausrollen. Herr Ruthemeyer, vielen Dank für den interessanten Einblick und Ihre Meinung zu den Branchenanforderungen in puncto Digitalisierung. rationell reinigen markus.targiel@holzmann-medien.de

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