In der Münchener Zentrale der Versicherungskammer Bayern Büroreinigung auf Effizienz getrimmt

Kein zyklisches Reinigungssystem mit starren Turni - „monthly, weekly, daily“ - heißt das Konzept für effiziente und leistungsorientierte Büroreinigung in der Versicherungskammer Bayern, das zwei Dienstleister erfolgreich umsetzen.Büroreinigung auf Effizienz getrimmt - Der berühmte Kaffeerand auf dem Schreibtisch, die vertrockneten Blätter des Benjaminus Ficus auf dem Boden, verstreute Papierstückchen, unappetitliche Griffspuren an der Zimmertür: So sehen Büros oft am Abend aus. Klar, die sichtbaren Verschmutzungen sollten so schnell wie möglich verschwinden - besonders dort, wo tags darauf wieder die Kundenblicke umherschweifen. Es geht schließlich ums Image. Deswegen aber täglich auf ein rein zyklisches Reinigungssystem mit starren Turni setzen? Zu teuer und des Guten zu viel, findet Volker Auf der Landwehr-Thümer, Abteilungsleiter von Gebäudeservice und Fuhrpark in der Münchener Zentrale der Versicherungskammer Bayern. „Monthly, weekly, daily“ (MWD) heißt das von ihm aufgestellte Konzept für effiziente und leistungsorientierte Büroreinigung, das zwei Dienstleister erfolgreich an den beiden Hauptsitzen in München umsetzen. Seit vielen Jahren hält die Braun Gebäudedienste GmbH (ein Unternehmen der Lattemann & Geiger Dienstleistungsgruppe) das denkmalgeschützte Verwaltungsgebäude mit rund 35.000 Quadratmetern Brutto-Geschossfläche sowie 800 Arbeitsplätzen am Standort Lehel in Schuss. Mehr als zwei Millionen Quadratmeter Fläche werden jährlich gereinigt. Ständige Optimierung Schritt für Schritt mehr Effizienz und Heben von Synergien war und ist das Motto der Versicherungskammer Bayern - immer auch im Blick dabei Qualität, Werterhalt und Nutzerzufriedenheit. Im ersten Schritt wurden Reinigung und reinigungsnahe Dienstleistungen, unter anderem Entsorgung, Konferenzservice und Hausservice, zusammengefasst, um die Lieferantenstrukturen zu straffen und Ansprechpartnerstrukturen zu vereinfachen. Im weiteren Verlauf optimierte der Versicherer (im Jahresrhythmus zusammen mit den beiden Dienstleistungsunternehmen) das System im Bereich der Gebäudereinigung und trimmte es auf Effizienz. Der Mittelweg zwischen zyklischer und ergebnisorientierter Reinigung wurde gesucht und gefunden, der Anteil der Sichtreinigung Schritt für Schritt erhöht. Seit 2011 wird das System „MWD“ umgesetzt. Unter den Aspekten der Qualitätssicherung gibt es monatlich eine zyklische Vollreinigung in den Büroräumen - ohne besondere Beurteilung der Nutzung und des Verschmutzungsgrades. Wöchentlich ist die Vollreinigung ausgewählter Komponenten wie Schreibtisch, Stuhl oder Sideboard angesagt. Ein Muss ist die tägliche Sichtreinigung: Kaffeeränder und Pflanzenblätter am Boden beseitigen, Griffspuren abwischen. Effizienz bedeutet bei der Versicherungskammer Bayern aber nicht, auf Hygiene zu verzichten. Hochfrequentierte Meeting- und Kundenbereiche werden ebenso weiter täglich gereinigt wie natürlich auch die entsprechenden Sanitärflächen und Teeküchen. „Hier gibt es aus meiner Sicht keine Alternative zur zyklischen Leistungserbringung“, unterstreicht Auf der Landwehr-Thümer. Die Chemie muss stimmen Doch was ist notwendig, um eine effiziente Reinigung von Verwaltungsgebäuden dauerhaft erfolgreich zu implementieren? Im ersten Schritt bedeutet das nicht nur Reinigungschemie: Auf der Landwehr-Thümer überlässt die Auswahl des Reinigungspersonals nicht allein den beiden Dienstleistern. Vielmehr stellt sich jede potenzielle Reinigungskraft auch bei ihm persönlich vor. „Die Chemie muss stimmen, dann stimmt die Arbeitsleistung“, sagt er. Beim Erstgespräch erfahren die Service-Mitarbeiter: Von ihnen wird nicht nur reinigungsspezifisches Fachwissen in Technik und Chemie erwartet, sondern auch Zuverlässigkeit, Pünktlichkeit und der Blick über den Tellerrand hinaus. Auf der Landwehr-Thümer fragt, was jemand zu Hause macht, wenn eine Glühbirne versagt. „Na, auswechseln oder auswechseln lassen“, kriegt er in der Regel zur Antwort. „Sehen Sie“, führt er das Gespräch weiter, „wenn Sie bei uns ein kaputtes Leuchtmittel oder eine lose Teppichleiste sehen, diese Dinge melden und überhaupt mit offenen Augen durch die Räume gehen, dann sind Sie hier richtig.“ Über einfache Bilder-Checklisten erfasst die Reinigungskraft zumBeispiel einen Ausfall der Leuchtmittel und gibt dies über den Objektleiter an das technische Gebäudemanagement weiter. Weiter sind Auf der Landwehr-Thümer regelmäßige Mitarbeitergespräche wichtig, in deren Fokus „die Wertschätzung der Produktivleistung der Reinigungskraft“ steht, aber auch Kritik geäußert werden darf. Auf der Landwehr-Thümer: „Ein solcher sozialer Austausch fördert die Motivation und die Bereitschaft, gründlich zu reinigen sowie die Identifikation mit dem Arbeitgeber.“ Last, but not least: Gibt es Probleme zwischen Reinigungskraft und Objektleitung, dann steht die Tür des kommunikativen Chefs stets offen. Das „Herz-, Hand- und Verstand“-Bündnis zeigt sehr positive Langzeitwirkungen: „Wir haben eine große Kontinuität bei den Reinigungskräften, Vorarbeitern und der Objektleitung“, betonen Auftraggeber und Auftragnehmer unisono. „Effizienz in der Reinigung ist eben nicht nur Turnusveränderung auf Kosten der Nutzerzufriedenheit, sondern wie ich zu gleichen Kosten einen Mehrwert bieten kann“, unterstreicht Thomas Braun, Geschäftsführer der Braun Gebäudedienste GmbH. Planbares Leistungsverzeichnis Doch mit dem Engagement der Mitarbeiter allein ist noch kein effizientes Büroreinigungskonzept auf die Beine gestellt. „Wir setzen modernste Reinigungstechnik und -methoden ein und überprüfen diese mit dem Auftraggeber im jährlichen Technik-Audit“, so Betriebsleiter Rudolf Wörndl, dessen Team bei der Versicherungskammer Bayern in Lehel aus einem L&G-geprüften Objektleiter, bis zu 20 Reinigungskräften und 5 Mitarbeitern für den Hausservice besteht. Es gibt eine feste Jahresplanung für Neuerungen und Innovationen in der Reinigungstechnik. Beispiele für die Einbindung der Systemlieferanten des Dienstleisters sind die Einführung von Sprühreinigung in der Sichtreinigung, die Tagesreinigung in Bürobereichen mit geräuscharmen Saugautomaten (Hako Hamster für großflächige Flurbereiche), die Einführung der Qualitätssicherungs-Software GEKO-Soft und ein planbasiertes Piktogramm-Leistungsverzeichnis. Bilder und Zahlen sorgen für die einfache Darstellung von Reinigungsleistungen. Integriert in den Gebäudeplan kann sich auch Vertretungspersonal schnell im Reinigungsrevier orientieren. Sinkende Reklamationsquote, minimaler Mehraufwand bei Urlaubs- oder Krankheitsfällen und damit eine steigende Nutzerzufriedenheit sind die Folge. Schlüssel hierfür ist die unternehmensweite Schulung und Unterweisung des Reinigungspersonals auf das System des planbasierten Leistungsverzeichnisses. „Effizienz beginnt im Kopf, nicht beim Leistungswert“, ergänzt Guiseppe Vocale als zuständiger Objektleiter am Standort Lehel. Beim geringen Anteil zyklischer Reinigung ist natürlich vor allem auch Effizienz bei der Dokumentation und dem Controlling der Leistung notwendig. Aus diesen Gründen wurde an beiden Standorten bereits vor vielen Jahren ein elektronisches Qualitätssicherungssystem eingeführt. Am Standort Lehel werden Räume mittels Pocket-PC mit der firmeneigenen Software GEKO-Soft kontrolliert und bewertet. Basis hierfür ist ein elektronisches Raumbuch, das über mobile Endgeräte im Objekt zur Verfügung steht. Neben der Qualitätssicherung kann hier die Reinigung in Durchführung und Abrechnung stets an Veränderungen tagesaktuell angepasst werden. Ob Umbau von Räumen oder Änderung der Nutzung - mit GEKO-Soft stehen stets aktuelle Raumdaten zur Verfügung. „Ein schöner Mehrwert der Firma Braun“, betont Auf der Landwehr-Thümer. Trotzdem will man bei der Versicherungskammer Bayern unabhängig vom Dienstleister sein. Gemeinsam hat man daher die Grundsystematik für beide Standorte angepasst. Das Ergebnis ist die „elektronische Checkliste“ mit einer speziell für das MWD-System entwickelten Prüfliste, die mit einem digitalen Stift der Firma „skai mobile solutions“ ausgefüllt wird. Die Ergebnisse liegen dann dokumentenecht und revisionssicher im Kundenportal. Zusätzlich werden die Ergebnisse der Kontrolle in die Datenbank mittels Schrifterkennung übertragen und stehen so für umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung. Trotz aller Elektronik: „Ein wichtiger Baustein sind vor allem auch unsere Systempartner im Bereich Reinigungstechnik und -chemie“, betont Rudolf Wörndl und verweist auf turnusmäßige Schulungen mit Dr.Schnell Chemie oder die individuellen Reinigungswagen der Firma Pfennig. Vor allem die installierten Dosieranlagen entsprechen auch der Umweltpolitik der Versicherungskammer Bayern. „Neben Effizienz stellt vor allem auch die Umstellung auf umweltschonende Reinigungsmethoden einen Schwerpunkt der zukünftigen Entwicklung bei der Versicherungskammer Bayern dar“, so Auf der Landwehr-Thümer. Simulationen im Testbüro Ein weiterer Erfolgsgarant sind Schulungen und Mitarbeitermotivation. Jährlich absolvieren die Reinigungskräfte vier Pflichtschulungen in der Lattemann & Geiger Schulungsakademie. Dabei geht es um die Themen wie Arbeits- und Umweltschutz sowie Reinigungstechnik und -chemie in Zusammenarbeit mit den Lieferanten. In einem Testbüro werden zudem Simulationen zur Sicht- und MWD-Reinigung arrangiert. Für die Objektleitung sind jährlich vier Pflichtschulungen bindend. Dabei geht es um Reinigungstechniken, Gefährdungsanalysen, das Auftreten beim Kunden (L&G Business Knigge) und die moderne Reinigung neuartiger Bodenbeläge. „Innovation und das partnerschaftliche Verhältnis zum Dienstleister sind der Schlüssel zum Erfolg für eine effiziente leistungs- und qualitätsorientierte Büroreinigung“, bilanziert Volker Auf der Landwehr-Thümer. Cilia Schramm, L&G | markus.targiel@holzmann-medien.de

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