Gebäudereinigung wächst mit ERP-Software Betriebsstrukturen neuen Anforderungen anpassen

Das Image von Gebäudereinigern mag in der Öffentlichkeit vereinzelt als angestaubt wahrgenommen werden. Ein Stuttgarter Gebäudedienstleistungsunternehmen beweist das Gegenteil. Es zeigt mit Erfolg, wie modern die Branche sein kann – passende IT-Lösungen helfen dabei.„Wir sind einfach gut.“ Ute Eiben muss nicht lange überlegen, wenn sie nach ihrem Erfolgsgeheimnis gefragt wird. Vor 15 Jahren hat sie sich mit ihrer Gebäudereinigung selbstständig gemacht und seither ein florierendes Unternehmen aufgebaut. „Ich sage immer scherzhaft: Ich bin ein Kundenversteher“, erklärt die studierte Sozialpädagogin. Das sei eine wesentliche Voraus-setzung für den Erfolg. Aber nicht nur das: „Wir halten, was wir versprechen.“ Mit diesem Credo ist die Chefin und mit ihr das gesamte Unternehmen seither sehr gut gefahren und tut es auch jetzt noch. Das anhaltende Wachstum damals und heute spricht schließlich für sich – bedeutet aber zugleich eine Herausforderung für die Organisation, die ihre Strukturen den neuen Anforderungen anpassen muss. „Wir sind damals sehr schnell gewachsen und haben uns gesagt, wir müssen uns jetzt um eine strukturierte Abwicklung der Arbeitsabläufe kümmern“, erinnert sich Eiben heute. Bei dem Gebäudedienstleister liefen die verwaltungsinternen Workflows von der Einsatzplanung über die komplette Auftragsabwicklung bis hin zu den Rechnungen bisher über Excel und Word. Die dazugehörigen Dateien wurden im Computernetzwerk abgelegt – mit allen Nachteilen wie einem höheren Arbeits- und Managementaufwand. Das Unternehmen wächst – und mit ihm die Aufgaben Eine solche Lösung kann auf Dauer vielleicht in einem Betrieb mit fünf Mitarbeitern funktionieren. Optimal war das Verfahren aber nicht, sagte sich Eiben. Seinerzeit machte sie sich auf die Suche nach einer Softwarelösung, die all diese Prozesse abbilden kann und zugleich als Ablage für Daten aller Art dient. Zugleich sollte die gesuchte Anwendung mit dem Unternehmen wachsen können, etwa, wenn in Zukunft weitere oder andere Funktionen gefragt sein würden. Eiben wurde schließlich bei Moser aus Würselen bei Aachen fündig. Dessen modular aufgebautes ERP-System MOS’aik traf genau die Anforderungen des Unternehmens. „Wir haben uns damals für Moser entschieden, weil wir alles zusammenführen und auch gewisse Automatismen erstellen wollten“, erklärt Eiben. Das habe die Software bieten können. Bei deren Anbieter kennt man die Anforderungen von kleinen und mittelständischen Unternehmen seit über 40 Jahren. Das Softwarehaus bietet flexible ERP-Lösungen, die ohne großen Aufwand an die individuellen Kundenbedürfnisse angepasst werden können. „Viele Unternehmen schrecken vor der Einführung solcher Software zurück, weil keine passenden Lösungen am Markt verfügbar sind“, berichtet Vertriebsleiter Maximilian A. Moser. Gerade in der Gebäudereinigungsbranche sieht er noch erhebliches Potenzial, Prozesse zu digitalisieren.„Nicht selten wird noch mit einfachen Programmen wie Excel oder gar mit Papier gearbeitet. Das aber ist mit erheblichen Nachteilen verbunden.“ Die Software orientiert sich am Unternehmen Die Flexibilität war ein Grund für Eiben, sich letztlich für das System von Moser zu entscheiden: „Was ich am meisten schätze, ist die Verwaltung unserer Aufträge, der Kunden und unserer Leistungen, die wir erbringen.“ Ein Beispiel: Der Schwerpunkt der Geschäftstätigkeit von Eiben liegt auf Vertragskunden, mit denen das Unternehmen rund 80 Prozent des Umsatzes macht. Die Büro- oder Geschäftsräume, welche die Mitarbeiter reinigen, sind als Objekte im System hinterlegt, für die wiederkehrende Leistungen erbracht werden. Das kann beispielsweise die Reinigung von 100 Quadratmetern einmal wöchentlich bis hin zu täglich 20.000 Quadratmetern umfassen. Der „Lebenszyklus“ dieses Objekts beziehungsweise des Kunden wird dabei vollständig über MOS’aik abgedeckt: Erstellung des Angebots, Auftrag, Wartungsvertrag. Das System stößt dann die Rechnungserstellung und wiederkehrende zu erbringende Leistungen an. Ein spezieller Fall sind die Sonderreinigerarbeiten, bei denen die Arbeitszeiten händisch erfasst und dann in das System übertragen werden. Deren Disposition läuft ebenfalls über die ERP-Software. Aber auch die Personalverwaltung läuft über das System. Hier sind sämtliche 140 Mitarbeiter erfasst und alle relevanten Informationen hinterlegt, beispielsweise, wann ein befristeter Vertrag ausläuft. Das System erinnert dann rechtzeitig an die Verlängerung des Kontraktes. Man kann zudem Arbeitszeitmodelle hinterlegen, die Geburtstagsliste und die Urlaubsplanung. Nicht zuletzt verwaltet Eiben das Lager mit Hilfe der Software. Verbrauchswaren wie Reinigungsmittel und Toilettenpapier werden hierüber erfasst und dann gegebenenfalls auch auf die Rechnung des Kunden gebucht. Digitalisierung soll vorangetrieben werdenDie bisherigen Erfahrungen mit MOS’aik haben Ute Eiben dermaßen überzeugt, dass sie die Nutzung des Systems weiter ausbauen möchte: „Wir sind im Moment an einem Punkt, an dem wir sagen, wir möchten noch mehr über Moser abwickeln.“ An welchen Stellen dies Sinn machen könnte, nimmt das Unternehmen derzeit auch im Rahmen der Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 und DIN 14001 unter die Lupe. Hier werden sämtliche unternehmensinternen Abläufe kritsch geprüft. „Das ist ein weiterer Schritt in unserer Unternehmensentwicklung“, findet die Chefin. Verbesserungspotenzial sieht sie beispielsweise für die Buchhaltung, die derzeit in Teilen noch an den Steuerberater ausgelagert ist, aber ins Haus geholt werden soll. Ein weiterer Schritt besteht darin, den für jeden Kunden und jedes Objekt angelegten Ordner zu digitalisieren und in MOS’aik als Datei zu hinterlegen. Somit können die Objektleiter mit der mobilen Version von unterwegs auf alle relevanten Informationen zugreifen. Hier sollen dann beispielsweise Leistungsverzeichnisse hinterlegt werden, die bislang in Papierform Aktenordner füllen. Auch für die Sonderreiniger hat Eiben schon ein neues Projekt in Arbeit. Neuerdings haben die Mitarbeiter ein Tablet dabei: „Das ist dann wie beim Postboten. Der vom Kunden unterschriebene Rapport wird sofort in digitaler Form an die Buchhaltung übermittelt – schneller und effektiver geht es nicht“, sagt Eiben. „Wir versprechen uns eine große Arbeitserleichterung und Zeitersparnis davon – wie von Moser insgesamt.“ Schließlich hält das Wachstum bei Eiben an. Nils Dietrich | markus.targiel@holzmann-medien.de

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