Plötzlicher Ausfall des Inhabers Achtung Notfall!

Keiner ist unersetzbar außer man selbst. Das sehen die meisten auch im beruflichen Alltag so, die Inhaber mittelständischer Reinigungsunternehmen bilden keine Ausnahme. Es liegen selten Pläne für einen plötzlichen Ausfall vor. Lesen sie, warum diese dringend erforderlich sind.Für den Fall, dass der Unternehmer plötzlich für längere Zeit ausfällt, gilt es frühzeitig Vorkehrungen zu treffen. Bild: Fotolia/Felix AbrahamIn ihrer Selbstwahrnehmung halten sich die meisten Menschen für fit, viele für unverwüstlich. Vor allem Selbstständige beweisen hier oft großes Selbstbewusstsein, auch wenn ein Alter erreicht wurde, in welchem andere längst im Ruhestand sind. Dabei kann ein plötzlicher, unvorbereiteter Ausfall jeden treffen. Rechtliche und organisatorische RisikenOptimismus ist im Berufs- wie im Privatleben eine positive Eigenschaft. Die Hoffnung, möglichst lange den eigenen Betrieb führen zu können, ist nicht nur eine finanzielle Frage, sondern auch eine Herzensangelegenheit für viele Reinigungsunternehmer. Dass Optimismus nicht mit Leichtsinn verwechselt werden sollte, ist klar, zumal sich die Frage von Betriebsübergabe und Vererbung bei Unternehmern komplex gestaltet. Deshalb ist meistens ein Testament aufgesetzt, die Erbfolge und der Betriebsübergang sind im Todesfall scheinbar geklärt. Dabei wird das größte Risiko verdrängt. Dies ist nicht der plötzliche Tod, sondern die langandauernde oder dauerhafte Geschäftsunfähigkeit. Michael Schumacher mag hier als tragisches Beispiel dienen. Wurden keine Vorkehrungen getroffen, droht binnen weniger Tage der Betriebsstillstand. Bankkonten sind eingefroren, Lieferanten, Mitarbeiter und der Fiskus können nicht bezahlt, keine Verträge abgeschlossen oder gekündigt werden. Noch so durchdachte testamentarische Regelungen sind wirkungslos, da diese nur im Todesfall greifen. Gesetzlich festgelegt ist, dass das Betreuungsgericht für jeden dauerhaft Geschäftsunfähigen einen Betreuer bestellt. Diese Bestellung dauert einige Zeit, weiterhin muss der Betreuer keine unternehmerischen Fähigkeiten haben und kann nicht für das Unternehmen entscheiden. Das Unheil nimmt seinen Lauf. Eine zentrale Lösung im Innenverhältnis des Unternehmens liegt in der Vergabe einer Prokura oder einer Generalvollmacht. Diese kann an einen leitenden Mitarbeiter wie auch einen befreundeten Unternehmer vergeben werden. Branchen- und Geschäftskenntnisse sind wichtig, sind die im zweiten Teil angesprochenen organisatorischen Risiken geklärt, muss kein Detailwissen über jeden einzelnen Geschäftsvorfall vorliegen. Mit der Festlegung eines Bevollmächtigten wird das Betreuungsgericht davon überzeugt, dass in geschäftlichen Dingen kein anderer Bevollmächtigter eingesetzt werden muss. Dabei ist eine notarielle Beurkundung sinnvoll, da formlose Vollmachten nicht immer anerkannt werden und gegenüber dem Grundbuchamt oder dem Handelsregister wirkungslos sind. Der Betroffene kann und soll sicherlich auch eine Patientenverfügung erstellen, diese bezieht sich allerdings ausschließlich auf medizinische Maßnahmen. Hier werden Angehörige zu Bevollmächtigten erklärt. Beruflich Profi, privat Amateur. Dieses Sprichwort hat allzu oft seine Berechtigung. Die Entscheidung, wer später das Unternehmen erben und wer es führen soll, wie eine gerechte Lösung aussehen kann, ist schwierig, oft schmerzhaft. Entsprechend wird die Entscheidung gerne hinausgezögert, bis es zu spät ist und der dargestellte Fall eintritt. Deshalb sollte sich jeder Unternehmer darüber im Klaren sein, was passiert, wenn nichts passiert, sprich die bisherige Regelung beziehungsweise die gesetzliche Erbfolge in Kraft bleibt. Oft gibt es keine optimale Lösung, aber eine zufriedenstellende Lösung ist besser als konzeptloses Vertagen. Vor allem, wenn erste Erfahrungen im Betrieb gewonnen wurden, gilt es zu erwägen, bestimmte Vollmachten den Kindern zuzusprechen. Es gibt keine ewigen Lösungen und zu einem späteren Zeitpunkt erfolgt vielleicht eine erneute Umstellung. Ein unerwarteter Ausfall schockt alle Betroffenen. Neben der Familie auch die Mitarbeiter, insbesondere im Mittelstand, wo der Inhaber keine abstrakte Figur ist, sondern ein Mensch, mit dem jeden Tag zusammengearbeitet wird. Dennoch: Das Leben, vor allem das Geschäftsleben, muss weitergehen. Organisation und Führungsstil: Zentralen Einfluss auf das Risiko hat die Anzahl der Mitarbeiter und damit verbunden die Organisation des Betriebs. Die meisten Reinigungsunternehmer leiten ihr Unternehmen aktiv. Gibt es eine eindeutige Trennung der Aufgaben und hat der Betroffene keinen ausreichenden Einblick in die Tätigkeiten, ist die Notfallplanung um diese Person zu erweitern. Stellvertreterregelungen sind allenfalls eingeschränkt möglich. Häufig fehlen entsprechend qualifizierte Mitarbeiter. Selbstständige Unternehmer und Leiter von Filialen oder Betriebsstätten stellen mögliche Extrempunkte dar. Letztgenannte sind meist in ein enges Netz von Vorgaben und Prozessanweisungen eingebunden, kritische Aufgaben werden zentral durchgeführt, die Austauschbarkeit der Verantwortlichen vor Ort ist Systembestandteil, entsprechend einfach kann ein unerwarteter Ausfall kompensiert werden. Am anderen Ende der Skala steht der selbstständige Unternehmer. Viele notwendigen Informationen existieren nur in dessen Kopf. Persönliche Leistungserbringung: Je nach Geschäftsmodell erbringt der Betroffene persönliche Leistungen für den Kunden. Teilweise erfolgt eine intensive Zusammenarbeit durch die Leistungserbringung vor Ort, teilweise werden der Einkauf und die Organisation durchgeführt und nur im Einzelfall wird ausgeholfen. Das Risiko eines Ausfalls ist bedeutend höher, wenn der Unternehmer auch kundenseitig das Gesicht darstellt. Mitarbeiter können nur dann Aufgaben übernehmen, wenn sie vorab an die Aufgaben herangeführt und insbesondere Stammkunden bereits persönlich vorgestellt wurden. Geplante und ungeplante Abwesenheit: Vor allem mittelständische Unternehmer sind in ihrem Betrieb in alle Geschäftsprozesse eingebunden. In der Gründungsphase ist eine längere Abwesenheit kaum möglich. Später besteht diese Möglichkeit. Hält sich ein Betroffener jedoch für unverzichtbar oder ist das Reinigungsunternehmen so aufgestellt, dass er tatsächlich unverzichtbar ist, erfolgt keine Abwesenheit, falls doch, dann allenfalls für wenige Tage, verbunden mit der ständigen Erreichbarkeit. Der ultimative Test besteht aus bereits vorgefallenen, ungeplanten Ausfällen. Hat dann alles reibungslos geklappt, scheint kein größeres Risiko vorzuliegen. Ist allerdings in der Zwischenzeit der früher gleichberechtigte Partner ausgeschieden oder hat sich der Ehepartner ins Privatleben zurückgezogen, kann eine andere Ausgangslage bestehen. Mögliche Strategien Liegenlassen: Unter den Aufgaben werden sich auch solche befinden, welche wichtig, aber nicht dringend sind. Ist eine ausreichend lange Reaktionszeit vorhanden, können entsprechende Aufgaben insbesondere in der ersten Phase des Ausfalls durchaus liegengelassen werden. Davon sind langfristige Veränderungen betroffen, welche jedoch selten auftreten. Dies betrifft beispielsweise Veränderungen im Leistungsangebot und Geschäftsmodell, der Einrichtung des Geschäftes oder der Suche nach neuen Standorten. Auch wenn sich komplexe Projekte in der Startphase befinden, ist es häufig am besten, dem Kunden begründet abzusagen. Mit dieser offenen Einstellung ist es einfacher möglich, die Geschäftsbeziehung wieder aufzubauen, als den Kunden bei der Ausführung zu enttäuschen. Übernahme durch Mitarbeiter: Das grundsätzliche Ziel einer Notfallplanung ist die Aufgabenübernahme durch Mitarbeiter. Können die Aufgaben an eine größere Zahl qualifizierter Mitarbeiter übergeben werden, dürften keine Probleme entstehen. In kleineren Betrieben stellt nicht alleine die fachliche Qualifikation eine Herausforderung dar, oftmals ist die bestehende Arbeitsbelastung nicht weiter zu steigern. Auch dann ist die im nächsten Punkt aufgezeigte Lösung zu wählen. Übernahme durch Dritte: Im Idealfall stehen ausgeschiedene Mitarbeiter für bestimmte Aufgaben zur Verfügung, insbesondere wenn sie vor nicht allzu langer Zeit in den Ruhestand getreten sind. Es kann sinnvoll sein, eine entsprechende Reserve zu bilden und weiterhin in Kontakt zu verbleiben. Je nach Zusammenarbeit kann ein Berufskollege kommissarisch bestimmte Aufgaben übernehmen. Besteht bisher schon ein Austausch, ist ein rascher Einstieg möglich. Hier ist eine Verknüpfung zu dem Menschen sinnvoll, der die angesprochene Vollmacht erhält. In unterstützenden Bereichen können externe Dienstleister zum Einsatz kommen. So ist beispielsweise im Bereich des Finanz- und Rechnungswesens der Einsatz des Steuerberaters möglich. Eine andere Möglichkeit ist der Einsatz von Interimsleitern. Es bieten sich beispielsweise Meister an, die die formale Ausbildung abgeschlossen haben, aber bisher keine adäquate Stelle besetzen oder als Nachwuchskräfte im elterlichen Betrieb tätig sind. Die finanzielle Situation: Ein Ausfall kostet Geld – wie viel, kann bei einem Selbstständigen nicht so einfach prognostiziert werden wie bei einem Angestellten mit entsprechenden Regelungen der Lohnfortzahlung. Keiner kann erwarten, dass die Beteiligten die zusätzlichen Aufgaben umsonst übernehmen, kurzfristig sind Umsatz- und Ergebniseinbußen kaum zu vermeiden. Sicherlich bieten sich Versicherungsmöglichkeiten an, welche aber Geld kosten. Umso mehr, je später diese im Berufsleben abgeschlossen werden. Ob diese notwendig sind, hängt von der finanziellen Situation ab, wobei weniger das Vermögen als vielmehr die kurzfristig zur Verfügung stehenden finanziellen Mittel den Rahmen abstecken. Checkliste erarbeitenIn jedem Fall sollte eine aktuell gehaltene Checkliste vorliegen. Rechtliche Regelung: Sind Vollmachten vergeben, sollten die Vertreter im Unternehmen und bei der Familie bekannt sein. Verantwortlichkeit: Die Nachricht vom Ausfall des Unternehmers wird rasch die Runde machen, Unsicherheit kommt auf. Dann gilt es, alle Mitarbeiter zusammenzurufen. Dieses Treffen wird durch den Bevollmächtigten geleitet. Gibt es Schlüsselkunden, welche für einen erheblichen Umsatzanteil sorgen, sollte auch hier das Gespräch aufgenommen werden, wenn die Betreuung durch den Betroffenen erfolgte. Eine sehr persönliche Frage ist, wie detailliert die Mitarbeiter über den Gesundheitszustand unterrichtet werden. Dies wird vorab mit den Angehörigen geklärt, welche das Informationsrecht besitzen. Terminverwaltung: An erste Stelle steht die Terminverwaltung, da hier kurzfristiger Bedarf besteht. Der Geschäftspartner soll nicht warten müssen und von unvorbereiteten Ansprechpartnern unzureichend oder widersprüchlich unterrichtet werden. Vielmehr wird der Kontakt gesucht und nach Lösungen gesucht, welche in einer Absage, Verlegung oder der Wahrnehmung des Termins durch den Stellvertreter liegen. Der Abwesenheitsassistent beziehungsweise die Umleitungsfunktionen der elektronischen Post werden aktiviert. Zugriffsrechte: Eine Vielzahl relevanter Information liegt in elektronischer Form vor und sollte vor dem Zugriff unberechtigter Dritter geschützt sein. Ist der Betroffene in sozialen Netzwerken aktiv, wird die Lösung davon abhängen, inwieweit der Schwerpunkt auf der privaten oder beruflichen Nutzung liegt. Im ersten Fall soll ein Beauftragter, meist Angehöriger, knapp über die Situation informieren, im zweiten Fall der berufliche Vertreter die Aktivitäten fortführen. Gleiches gilt für den Zugang zu Banksystem und Postvollmachten. Zugangsdaten sind zentral zu hinterlegen und laufend zu aktualisieren. Die Ablage dieser sensiblen Informationen kann extern erfolgen. In jedem Fall ist der Zugriff mindestens zwei Berechtigten zu ermöglichen. In diesem Rahmen sind mechanische Sicherungssysteme einzubeziehen. Dies betrifft einen Schlüssel für die Alarmanlage oder den Firmensafe, aber auch für Lagerräume, Firmenfahrzeuge und Werkzeuge. Vertretungsplan: Bei Festlegung der Vertretung stehen Aufgabe, Kompetenz und Verantwortung im Mittelpunkt. Diese müssen einheitlich in einer Hand liegen. Sind die ersten Schritte gemacht, wird das Vertragsmanagement entweder zentral wahrgenommen oder die jeweiligen Vertreter werden damit beauftragt. Dabei kommt vor allem dem bestimmten Zeitpunkt der Verlängerung oder Kündigung von Verträgen Bedeutung zu. Diese sollten frühzeitig terminiert werden, um Handlungsbedarf aufzuzeigen. Nicht zuletzt deshalb sollten entsprechende Termine in einem Kalender erfasst sein, wobei es dem Betroffenen überlassen ist, diesen in Papierform oder elektronisch zu führen. Die Ausführungen müssen dabei auch für Dritte nachvollziehbar sein. Die RückkehrDie Welt dreht sich weiter, auch während sie für den Betroffenen stillstand. Die Genesung nach einer schweren Erkrankung erfolgt in einzelnen, oft langsamen Schritten. Unruhige Unternehmer regieren dann gerne bereits vom Krankenbett aus, treffen Entscheidungen, ohne hinreichende Informationen zu besitzen, und wollen anderen, vor allem aber sich selber, beweisen, dass man wieder der Alte sei. Dies ist schlicht unsinnig, demotiviert und irritiert die Vertreter. Der Reinigungsunternehmer kann und soll bei sich verbesserndem Gesundheitszustand einzelne Aufgaben wieder übernehmen, dann aber vollumfänglich, anstatt in allen Bereichen ein wenig hereinzureden. Je nach Dauer des Ausfalls haben sich Veränderungen ergeben, Mit-arbeiter haben die Freiräume genutzt, um die Firma nach vorne zu bringen, andere haben festgestellt, dass die Schuhe doch zu groß sind und die zweite Reihe einen besseren Platz darstellt. Wer seine Chancen genutzt hat, sollte nicht kommentarlos zurückgeschoben werden. Vielmehr gilt es, die aufgedeckten Talente zu nutzen. Alte Zöpfe wurden abgeschnitten, Prozesse verändert und neue Wege beschritten. Diese gilt es sorgfältig zu prüfen, anstatt so zu tun, als sei alles wie früher. Häufiger als vermutet tun sich Chancen auf. An erster Stelle steht aber sicherlich ein Dank an diejenigen, die die zusätzliche Arbeitsbelastung getragen haben. Dipl.-Kfm. Thomas Schneider | markus.targiel@holzmann-medien.de

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