Änderungen bei der ISO-Normung: Was das für Betriebe bedeutet

Es werden sich bei der ISO-Normung in diesem Jahr mehrere Änderungen ergeben, insbesondere bei den Managementsystem-Normen ISO 9001 (Qualitätsmanagement) und ISO 14001 (Umweltmanagement). Betroffen sind davon viele ­Unternehmen, die nach ISO-Standards zertifiziert sind oder werden wollen. Die wichtigsten ­Veränderungen nachfolgend im Überblick.

Die Norm ISO 9001 wird voraussichtlich im Herbst 2026 als neue Ausgabe veröffentlicht. Es sind grundsätzliche Änderungen beziehungsweise Neuerungen zu beachten:

• Integration von Nachhaltigkeit und Klimarelevanz: mehr Anforderungen zur Berücksichtigung von Klima- und Umweltaspekten (zum Beispiel Erweiterung früherer Klimaanforderungen);
• Fokus auf Risiko- und Chancenmanagement: mehr Transparenz und stärkere Unterteilung der Anforderungen im Bereich Risiko/Chancen;
• Führung, Kultur und ethisches Verhalten: neuer Norm­abschnitt zur Förderung einer Qualitätskultur und ethischer Verantwortung;
• Digitalisierung und Lieferketten: Darlegung der bestehenden internen und externen Anforderungen an Digitalisierung, digitale Werkzeuge und eine ro­buste Lieferkettenüberwachung;
• Erweiterte Anleitung: Anhang A wird stark ausgebaut, um die Anwendung der Norm zu erleichtern.

Nach der Veröffentlichung folgt üblicherweise eine Übergangszeit von etwa drei Jahren, also bis 2029, in der bestehende ISO 9001:2015-Zertifikate gültig bleiben.

Die Norm ISO 14001 wird früher in diesem Jahr veröffentlicht und ersetzt die bisherige ISO 14001:2015. Hierbei werden sich folgende wesentlichen Änderungen ergeben:

• Klare Struktur und verbessertes Verständnis: leichtere Anwendbarkeit der Norm durch präzisierte Anforderungen und zusätzliche Beispiele und Anleitungen im Anhang A;
• Lebenszyklusperspektive und Klimafokus: mehr Betonung auf Lebenszyklusbetrachtungen von Umwelt­aspekten und die Integration von Klimathemen in den operativen Geschäftsablauf;
• Risiko- und Chancenprozesse: neu strukturierte Anforderungen im Bereich Risiko- und Chancen­bewertung;
• Erweiterte Betrachtung der Lieferkette: Fokussierung von prozesstechnischen Auslagerungen auf extern bereitgestellte Produkte und Dienstleistungen.

Auch hier ist eine Übergangszeit von etwa drei Jahren geplant, innerhalb der Organisationen ihre Systeme an die neue Version anpassen müssen.

Für Unternehmen bedeuten diese Änderungen generell, dass die bestehenden Managementsysteme rechtzeitig auf diese neuen Anforderungen ausgerichtet werden und man nicht erst am Ende der Übergangsfrist zu diesen Maßnahmen greift. Wie auch in anderen Bereichen, werden Auditoren zunehmend evidenzbasierte Nachweise digitaler Prozesse fordern, das heißt, sie wollen den Nutzungsgrad digitaler Werkzeuge feststellen und nicht ausschließlich Papiervorlagen begutachten. Sie erwarten hier strukturierte, skalierbare Systeme und keine "KMU-Light-Lösung". Damit ergibt sich für die Gebäudereiniger in der Umsetzung der neuen Norm DIN EN ISO 9001:2026 ein klares Szenario.

Normabschnitt: Kontext und Strategie/Stakeholder

Zur Darlegung des Kontextes und der Unternehmensstrategie (Top-Management-Pflicht) wird die Vorlage einer strategischen Kontextanalyse auf Unternehmensebene mit Verknüpfungen zu Themen wie dem Personalmangel, dem Umgang mit öffentlichen Ausschreibungen, der Bewertung von Qualitätsrisiken in Hochrisikoleistungen (zum Beispiel Sonder-/Glasreinigung) erwartet.

Fragen seitens der Auditoren werden folgende sein:

• Wer sind die Auftraggeber (Gewerbe, Wohnungswirtschaft, öffentliche Hand)?
• Wer sind die Nutzer der Gebäude (Mieter, Kunden, öffentliche Einrichtungen)?
• Welche Mitarbeitenden (oft wechselnd, Sprachbarrieren) sind einsetzbar beziehungsweise werden eingesetzt?
• Welche Behörden und Umweltauflagen sind relevant/mitbestimmend?

Dazu der Praxistipp: Vorlage einer ein- bis zweiseitigen zentralen Kontextanalyse mit der Ergänzung über leistungsbezogene Risikobetrachtungen zur Unterhalts-, Glas-/Fassaden- und Sonderreinigung.

Unverändert muss eine Prozesslandschaft präsentiert werden (zwingend erforderlich). Auditoren achten stark darauf, dass Prozesse nicht nur beschrieben, sondern gesteuert werden. Kernprozesse (typisch und erwartet) müssen dargelegt werden können, wie zum Beispiel Angebots- und Ausschreibungsprozesse, Objektübernahme, die Leistungserbringung je Reinigungsart, Art und Umfang von Objektkontrollen und die Regelung des Reklamationsmanagements. Wichtig: jede Reinigungsart = eigener Leistungsprozess.

Normabschnitt: Qualität im ­Tagesgeschäft

In diesem Zusammenhang werden Qualitätsaspekte neu betont, das heißt, die Sicherstellung der Leistungszuverlässigkeit und -sicherheit trotz wechselnder Objekte oder unterschiedlicher Objektleitungen bis zur Auswahl und Führung von Subunternehmern im jeweiligen Objekt.

Der Nachweis geplanter und praktizierter Qualitätssicherung je nach Leistungsart ist Pflicht. Auditoren fragen dazu in der Regel: "Wie stellen Sie sicher, dass nur qualifiziertes Personal eingesetzt wird?" Die Antwort auf diese Frage birgt für Auditoren Erkenntnisse in mehrfacher Dimension. Für die Unterhaltsreinigung heißt es, standardisierte Reinigungspläne und Kontrollintervalle zu implementieren; weiterhin sind Nachweise zu Objektkontrollen sowie dem Umgang mit Abweichungen und Maßnahmen zu erbringen. In der Glas- und Fassadenreinigung gelten erhöhte Anforderungen an die Qualifikation der Arbeitskräfte, Sicherheitsnachweise und Freigabeprozesse für geleistete Arbeiten. In der Sonderreinigung herrscht bei den Auditoren die Vorstellung höchster Qualitäts- und Risikoanforderungen: Erwartet werden Nachweise zu Arbeitsfreigaben, Gefährdungsbeurteilungen, objekt- und auftragsspezifische Anweisungen.

Die für das Objekt oder den Leistungsauftrag relevanten konkreten Anforderungen müssen ermittelbar sein und ermittelt werden wie die objektbezogenen Leistungsverzeichnisse, Reinigungspläne und Kontrollpläne oder die regelmäßig durchzuführenden Objektkontrollen einschließlich der Dokumentationsformen (digital oder handschriftlich) in Form der Selbstkontrolle, der kundenseitigen Kontrolle oder der Kontrolle durch Dritte im Auftrag des Kunden.

Oft lautet auch die Frage von Auditoren an dieser Stelle: "Wie stellen Sie sicher, dass Objekt A genauso sauber ist wie Objekt B?" Das ist verdeckt die Frage nach der Herstellung von Prozesssicherheit in Objekten. Die Antwort dazu muss das Prozessmanagement liefern.

Normabschnitt: Risiko- und ­Chancenmanagement

Risiken und Chancen sind differenziert zu betrachten, das heißt, unabhängig voneinander und auf unterschiedlichen Ebenen (strategisch und operativ). Zudem sind typische Risiken bezüglich der Leistungserbringung darzulegen und zu bewerten wie beispielsweise der Personalausfall oder der Fachkräftemangel, Zugangsbeschränkungen beim Kunden bis hin zu Reputationsschäden durch drohende Reklamationen.

Die Erwartungen an ein praktiziertes Risiko- und Chancenmanagement werden ab diesem Jahr deutlich höher angesetzt als bisher. Nicht mehr akzeptiert wird die Vorlage einer allgemeinen Risikoliste. Erwartet wird die Darlegung der Ermittlung und des Umgangs mit Risiken je Leistungsart, Objektgröße und Auftraggeber (öffentlich/privat/gewerblich). Zum Beispiel birgt die falsche Anwendung von Reinigungsmitteln erhebliche Risiken für die Gesundheit, die Sicherheit im Objekt und die Umwelt. Diese Hauptrisiken sind zu minimieren, indem für die Reinigungskräfte im Objekt Anweisungen im Umgang mit der Chemie gegeben werden wie zum Beispiel:

• Lüften: Während der Reinigung immer für frische Luft sorgen.
• Anleitung lesen: Anwendungshinweise und Dosierungsempfehlungen zu den Reinigungsmitteln beachten.
• Schutzkleidung: Handschuhe tragen, um Hautkontakt zu vermeiden; anforderungsgerechtes Schuhwerk.
• Nicht mischen: Reinigungsmittel niemals unkon­trolliert mischen.
• Sicher lagern: Reiniger für Kinder unzugänglich aufbewahren.
• Bei Unfällen oder Vergiftungen umgehend die Notrufzentrale benachrichtigen.

Typische Risiken sind:

• Nichterfüllung von Reinigungsintervallen;
• Reklamationen bei Sonderreinigungen;
• starker Anstieg der Arbeitskosten;
• anhaltender Fachkräftemangel;
• Notwendigkeit zur Digitalisierung;
• wirtschaftlich betrachtet insgesamt fordernde ­Rahmenbedingungen.

Aktuelle Chancen ergeben sich in Bezug auf:

• Digitalisierung (Checklisten per App);
• Nachhaltigkeitsstrategien;
• standardisierte Objektübergaben;
• Schulungspakete für neue Mitarbeitende;
• den Einsatz neuer Technologien und Reinigungsverfahren/-mittel wie Robotik, Osmose und andere.

Normabschnitt: Führung und ­Qualitätskultur

Ein unverändert wichtiger Aspekt in diesem Abschnitt ist die Schaffung, Beibehaltung und Stabilisierung klarer Rollen und Verantwortlichkeiten im Unternehmen und in allen Hierarchieebenen bis in jedes Objekt (Objektleiter, Vorarbeiter, ­Reinigungskräfte, Springer). Führungskräfte müssen Qualität vorleben, indem sie eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung in ihrem Zuständigkeitsbereich schaffen. Praktisch unterlegt werden kann diese durch ­kurze Arbeitsanweisungen (auch mehrsprachig), regelmäßige Objektbesprechungen oder dokumentierte ­Mitarbeiter­unterweisungen.

Auditoren erwarten Nachweise darüber, dass Führung funktioniert, nicht nur die Einsichtnahme in Organigramme. Sie wollen dokumentierte Zielvorgaben sehen, das heißt, über objektbezogene Qualitätsziele informiert werden und erfahren, wie die Regelkommunikation in dem auditierten Objekt aussieht.

Qualität ist keine Momentaufnahme oder ein individueller Eindruck, sondern eine Denkweise, die alle Prozesse durchdringt. Jeder Mitarbeiter versteht, dass er Teil des Qualitätsversprechens ist. Eine Folge daraus ist es auch, mit Fehlern offen umzugehen, das heißt, Fehler werden nicht sanktioniert, sondern als Chance zur Verbesserung angesehen und genutzt (Fehlerkultur). Diesen Wirkungszusammenhang wollen Auditoren, wenn möglich, live erleben.

Normabschnitt: Lieferanten und ­Subunternehmer

An dieser Stelle hat die Norm die Anforderungen verschärft: Bewertet werden müssen zukünftig Leiharbeit, Subunternehmen sowie auch Reinigungsmittel- und Gerätelieferanten unter Darlegung entsprechender Nachweise zur jeweiligen Qualifikation, zur Einhaltung von Qualitäts- und Umweltvorgaben (bindende Verpflichtungen) und der eigenen Leistungskontrolle beziehungsweise -bewertung. Soweit zur ISO 9001:2026.

Revision der ISO 14001:2026: Mehr Tiefe, mehr Klarheit, mehr Klimafokus

Mit welchen Forderungen die Revision der ISO 14001:2026 verbunden ist, wird im Folgenden erläutert. Grundsätzlich heißt es: mehr Tiefe, mehr Klarheit, mehr Klimafokus. An dieser Stelle sind typische re­levante Umweltaspekte darzulegen und zu bewerten. Je nach Leistungsart und Einsatzort der Gebäuderei­niger kann es zu einem unterschiedlichen Mix von Umweltaspekten kommen, die behandelt werden ­müssen.

In der Unterhaltsreinigung sind es die Aspekte Chemieeinsatz, Energieverbrauch, Wasserverbrauch, Abfallaufkommen und -entsorgung (auch ­Schmutzflotte), in der Glas- und Fassadenreinigung der Chemieeinsatz beziehungsweise die Vermeidung desselben, beispielsweise durch den Einsatz der Osmose- anstelle der Chemiereinigung, schließlich die Abwasserbehandlung oder die Organisation der Logistik: Fahrzeuge/An- und Abfahrten zum Einsatzort. Die Sonderreinigung bedingt die Planung des Ein­satzes von Gefahrstoffen und deren Entsorgung sowie die Darlegung der Bewältigung von Notfällen. Zudem wird der Einsatz der Chemikalien und deren Umweltverträglichkeit genauer auditiert, insbesondere was die Auswahl umweltfreundlicher Reinigungsmittel, die Verwendung von Dosiersystemen und die Verfügbarkeit und Aktualität der zutreffenden Sicherheitsdatenblätter betrifft.

Das Chemikalienmanagement muss als sehr auditkritisch eingestuft werden. Erwartet werden von Auditoren die Vorlage der zentralen Freigabeliste für die eingesetzten Reinigungsmittel und -utensilien, dazu sollte es jeweils eine Übersicht umweltfreundlicher Alternativen geben (sowohl Reinigungsmittel als auch Reinigungsverfahren wie zum Beispiel Osmose- anstatt Chemieeinsatz); Dosierkonzepte müssen geregelt sein, in den Objekten müssen aktuelle Sicherheitsdatenblätter verfügbar sein (besonders wichtig bei öffentlichen Auftraggebern).

Stärkere Gewichtung der Objekte und Anpasssungen an den Klimawandel

Neu ist die stärkere Gewichtung der Objekte in dieser Betrachtung und die Einbeziehung des Lebenszyklusgedankens. So werden im Bereich der Beschaffung Umweltaspekte bei Maschinen, Verbrauchsmaterialien oder Dienstfahrzeugen zu berücksichtigen sein, was in der Praxis dazu führen kann, langlebige Maschinen und Geräte zu kaufen, nach dem Prinzip "Reparatur vor Ersatz" zu arbeiten sowie Elektrofahrzeuge anzuschaffen und Routenoptimierung zu ­betreiben.

Die Umweltauswirkungen bei den Umweltaspekten müssen demnach entlang des gesamten Lebenszyklus eines Objektes und/oder einer Dienstleistung sowie der Lieferkette berücksichtigt werden. Erwartet wird an dieser Stelle, dass Umweltanforderungen an Subunternehmer/Marktpartner auf Lieferanten­seite, Entsorger und Lieferanten gestellt werden und dass Leistungs- und Umweltbewertungen in geregelten Ab­ständen und anlassbezogen durchgeführt werden.

Eine weitere Neuerung besteht in der Thematik des Klimawandels und der möglichen Anpassung der betrieblichen Vorgänge und Arbeitsabläufe in diesem Kontext. Beispiele dazu sind die zunehmende Hitze und die daraus folgende Belastung der Mitarbeitenden (Wie geht man damit um?). Im Gegensatz dazu wird Starkregen genannt, der zu einem eingeschränkten Zugang zu Objekten führen kann. Letztendlich muss auch der (Sonderfall) Winterdienst ­berücksichtigt werden und der damit gegebene Salzverbrauch mit dessen Umweltfolgen. Als Reaktion sind Maßnahmen denkbar wie zum Beispiel Arbeitszeitregelungen im Krisenfall, das Auffinden von Alternativen zum Streusalz oder die Einsatzplanung nach Wetterlagen.

Notfallvorsorge oft unterschätzt

Ein Thema der Norm, das oft unterschätzt wird, ist das der Notfallvorsorge. Für die Auditierung in der Gebäudereinigung werden dazu Maßnahmen der Prävention und des Umgangs mit Vorfällen wie Chemikalienverschüttung, Wasserschäden oder Maschinenleckagen erwartet und damit die Vorlage entsprechender Notfallanweisungen und Nachweise darüber, dass die Mitarbeitenden wissen, was in Notfallsituationen zu tun ist. Sehr wichtig ist es daher, dass Mitarbeitende unter anderem die für sie und das Objekt, in dem sie arbeiten, relevanten Umweltregeln kennen müssen, Dosierung verstehen und Abfälle richtig trennen. Eine Notfallvorsorge in der Sonderreinigung muss vorhanden sein im Fall von Kontaminationsrisiken; Mitarbeitende müssen wissen, was sie in diesen Fällen tun sollen. Auditoren wollen dazu Unterweisungsnachweise sehen und verständliche Anweisungen im Objekt (zum Beispiel Piktogramme, Objektordner oder App-Zugriffsmöglichkeiten). Sie werden bei Gebäudedienstleistern zukünftig besonders die folgenden Bereiche prüfen:

• Objektkontrollen (Ergebnisse und Folgen daraus, insbesondere im Fall von Abweichungen);
• Reklamationsmanagement (wer, wie, wann, …);
• Schulungsnachweise (Klimaschutz, Umweltschutz, Qualitätsbewusstsein);
• Lieferantenbewertungen (Verpflichtung zur Qualität, zum Umwelt- und Klimaschutz);
• Umweltaspekte je Dienstleistung und Objekttyp;
• Nachweise zur Chemikalienhandhabung (Lagerung, Transport, Dosierung, Entsorgung).

Bewertung des Managementsystems

Kommen wir abschließend auf den Punkt der Bewertung des Managementsystems zu sprechen. Unverändert sind dabei Kennzahlen von Bedeutung. Vorteilhaft ist die Erstellung eines vollständigen KPI-Katalogs, der exakt auf die relevanten Normen (ISO 9001:2026, ISO 14001:2026) zugeschnitten ist, auf die Leistungsbereiche, die auditiert werden (zum Beispiel Unterhalts-, Glas-/Fassaden- und Sonderreinigung), und auf die besondere Situation der Leistungserbringung für öffentliche Auftraggeber oder in öffentlichen Bereichen.

Auditoren werden 2026 weniger darauf achten, ob gemessen wird, sondern vielmehr die Frage stellen: "Was machen Sie, wenn eine Kennzahl schlecht ist?" Empfohlen werden folgende Größen zur Bewertung der Qualitäts- und Umweltleistung:

• Qualität: Reklamationsquote, Quote bestandener Objektkontrollen, Nacharbeitsquote, Bearbeitungszeit von Reklamationen;
• Umwelt: Chemikalienverbrauch pro Auftrag, Anteil umweltfreundlicher Mittel, Umweltvorfälle, Kraftstoffverbrauch;
• Führung/System: Schulungsquote, Maßnahmenumsetzungsgrad, Wirkungsgrad durchgeführter Maßnahmen zur Qualitätsverbesserung oder zum Umweltschutz.

Mehr Kennzahlen bedeuten mehr Aufwand, müssen sich aber nicht unbedingt wirkungsvoller zeigen. Es existieren unterschiedliche Verfahren, um Qualitäts- und Umweltkennzahlen zu ermitteln und darzustellen: zum einen die Entwicklung von Zielwerten und die Ampellogik (grün/gelb/rot), dann die Managementbewertung mit Kennzahlen und zu guter Letzt das Kennzahlen-Dashboard (Struktur, kein Tool-Zwang). Die Managementbewertung ist und bleibt ein Protokoll, das die strategischen Entscheidungen basierend auf den Dashboarddaten dokumentiert:

• Ressourcenbedarf: Planung der Bewältigung von Lohnerhöhungen (zum Beispiel Mindestlöhne in LG 1 und LG 6);
• Qualitätsziele: Reduktion der Nachreinigungsquote (zum Beispiel um 15 Prozent);
• Chancen/Risiken: Digitalisierung der Objektkontrollen zur Effizienzsteigerung;
• Umweltziele: Einsparung natürlicher Ressourcen (Wasser); Reduktion der Umweltbelastung.

Für ein effektives Dashboard werden hinterlegte Formeln benötigt, die ihre operativen Rohdaten in steuerungsrelevante Kennzahlen (KPIs) umwandeln. Hier sind die wichtigsten Kalkulationsformeln für ein ­Backend:

1. Operative Effizienz (Leistungszahl): Diese Formel prüft, ob die kalkulierten Flächenleistungen in der Realität eingehalten werden.

• Formel: gereinigte Fläche (m²)/tatsächliche Arbeitsstunden (h) = m²/h;
• Dashboardlogik: Vergleichen Sie diesen Wert mit dem Rahmenvertrag (Soll-Leistungszahl). Eine Abweichung nach unten deutet auf Ineffizienz oder falsche Objektdaten hin.

2. Rentabilität (Deckungsbeitrag II pro Objekt): besonders wichtig für Sonderreinigungen, um die Profitabilität nach Abzug von Lohn- und Materialkosten zu sehen.

• Formel: (Umsatz − Personalkosten − Materialkosten − Fahrtkosten)/Umsatz × 100 = DB II in Prozent;
• Zielwert: Im Bereich Glas-/Sonderreinigung sollte der Deckungsbeitrag laut Branchenübersicht deutlich über der Unterhaltsreinigung liegen.

3. Qualitäts- und Umweltleistungsindex (Audit-Score): setzt eine Gewichtung der Ergebnisse von Objektkontrollen voraus.

• Formel: (Anzahl bestandener Kontrollpunkte/Gesamtanzahl Kontrollpunkte) × 100 = Qualitätsscore in Prozent;
• Benchmarking: zum Beispiel Nutzung der Standards DIN EN 13549 für Reinigungsdienstleistungen zur objektiven Bewertung.

Der Umweltleistungsindex (Environmental Perfor­mance Evaluation, EPE) basiert auf Kennzahlen (KPIs), die die ökologischen Auswirkungen der Geschäftstätigkeit messen, steuern und berichten. Dazu gehören meist Kennzahlen zur Energie (Energieverbrauch, Anteil erneuerbarer Energien), Emissionen (Treibhausgasemissionen – Scope 1, 2, 3 –, Luftschadstoffe), Ressourcen (Wasserverbrauch, Rohstoffeffizienz), Abfall (Abfallaufkommen, Recyclingquote, gefährlicher Abfall) und Logistik (Verkehrsemissionen).

4. Fluktuationsrate (Personalstabilität): Da Fachkräftemangel der größte Risikofaktor ist, gehört diese Formel in die Generalübersicht.

• Formel: (Anzahl Austritte im Zeitraum/durch­schnittliche Mitarbeiterzahl) × 100 = Fluktuation in Prozent;
• Referenz: Ein Vergleich mit dem Branchenindex der Bundesagentur für Arbeit hilft bei der Einordnung.

5. Reklamationsquote:

• Formel: (Anzahl begründeter Reklamationen/Anzahl der Gesamtaufträge) × 100.

Komplexe Aufgabe bald angehen

Fazit: Die Umsetzung der neuen Normen kann zu einer komplexen Aufgabe werden. Umso schneller sollte damit begonnen werden, sich auf die Anforderungen der ISO 9001:2026 und ISO 14001:2026 einzulassen und mögliche Vorteile daraus wahrzunehmen. Die Normen werden zwangsläufig zu einer besseren Risikobewertung, einer verstärkten Ausrichtung auf Nachhaltigkeit und der Integration digitaler Prozesse in den Unternehmen führen und damit deren Resilienz und Zukunftsfähigkeit steigern. Es wird eine verbesserte Qualitätskultur und Umweltverbundenheit gefördert, die Effizienz sowie die Kundenzufriedenheit gesteigert und damit der Wettbewerbsvorteil durch moderne Anpassungen an aktuelle globale Herausforderungen gesichert.

Dipl.-oec. Ralf Mengel | markus.targiel@holzmann-medien.de