Warum Prompting zur neuen Schlüsselqualifikation wird

Die Themen professionelle Handhabe und Anwendung in Bezug auf Software, ­Digitalisierung, Automatisierung, Daten und Künstliche Intelligenz sind heute und in Zukunft die entscheidenden Schlüsselqualifikationen in Unternehmen – auch im ­Gebäudereiniger-Handwerk. Dabei gilt: Nur wer richtig prompten kann, wird im Geschäftsleben nicht den Anschluss verpassen.

Die Geschäftswelt verändert sich mit einem deutlich höheren Tempo als noch vor einigen Jahren. Im ­Bereich Software war es vor zehn Jahren noch nicht entscheidend, wie gut wir beispielsweise eine Standardsoftware wie Microsoft Word oder Excel ­anwendeten. Das gewünschte Ergebnis wurde mit den uns zur Verfügung stehenden Mitteln und mit unserer Fähigkeit entsprechend erzeugt, ob Anfänger, fortgeschrittener Anwender oder Experte. Auf dem Ausdruck oder in der Datei wurden die Inhalte entsprechend kommuniziert. Fertig.

Durch die Digitalisierung sind in diesem Bereich schon deutliche Veränderungen in den letzten Jahren etabliert worden, aber häufig nicht mit dem notwendigen und nachhaltigen Ansatz. Denn auch heute verbrauchen wir in Deutschland immer noch sehr viel Papier und sind oft in analogen Prozessen gefangen: in der Dienstleistung, Verwaltung et cetera.

Automatisierungen wurden in der Vergangenheit nur selten verwendet, da oft durch Unwissen oder ­fehlende Schnittstellen die Daten, welche zur Automatisierung verwendet werden sollten, nicht oder nur schwer zugänglich gemacht werden konnten. Darüber hinaus haben wir in Deutschland die Eigenheit, dass wir beispielsweise mit Keulen wie der ­DSGVO schnell neue, innovative Wege zerschlagen, damit wir uns nicht weiterentwickeln oder verändern müssen. Veränderungen stehen nicht unter unseren Top-drei-Wünschen und Fokusthemen. In vielen Gebäudedienstleistungs-­Unternehmen wird noch mit alten, aus dem vorletzten oder letzten Jahrzehnt stammenden ERP-Lösungen gearbeitet. Die Daten, die heute als das Gold der Unternehmen bewertet werden, sind in diesen alten Softwarelösungen oft gefangen, nur schwer zugänglich und können gar nicht ihre Kraft entfalten.

Vor drei Jahren ist die Mainstream-KI, die Künstliche Intelligenz in Form von ChatGPT, Gemini, Claude und Co. in den Arbeitsalltag gekommen und diese leistungsfähigen Helfer, Agenten, Bots et cetera werden sehr häufig nur zum Test oder privat verwendet. Dabei liegt gerade in der professionellen Anwendung der KI ein sehr großes Potenzial für Unternehmen. Aber die richtige, fachmännische Anwendung wird sehr oft unterschätzt und nicht erkannt. Richtig zu prompten, ist heute genauso wichtig wie lesen, schreiben oder rechnen zu können. Die Experten sind sich weltweit einig:

• KI ist gekommen, um zu bleiben.
• Menschen, die KI professionell einsetzen, werden Vorteile gegenüber Menschen haben, die KI nicht oder nicht konsequent einsetzen.
• KI ist eine einschneidende Veränderung für uns, vergleichbar mit der Erfindung der Elektrizität oder dem Internet.

Deswegen soll an dieser Stelle dieses sehr wichtige Segment beleuchtet werden, um Unternehmern die Werkzeuge an die Hand zu geben, die sie benötigen, um in einem sich ständig wandelnden Marktumfeld erfolgreich zu sein. Der Fokus liegt auf der Vermittlung praktischer Erkenntnisse und Strategien, die aus umfangreichen Erfahrungen und bewährten Methoden des Autors abgeleitet sind.

Laura Antonia Shadi-Hahn: "Prompting hat den ­Alltag verändert"

Laura Antonia Shadi-Hahn, Prokuristin, BAZY Gebäudeservice Hans Zywicki, Hamburg: "Vor drei Jahren hätte ich gelacht, wenn mir jemand gesagt hätte, dass wir einmal eine interne Prompt-Bibliothek haben würden. Heute stehen unsere besten Prompts in einem Ordner direkt neben unseren Standardarbeitsanweisungen.

Am Anfang haben wir KI spielerisch genutzt: ein paar Social-­Media-Texte, Formulierungen für Stellenanzeigen, mal eine Überarbeitung eines Angebots. Die Ergebnisse waren okay, aber nicht spektakulär. Der Durchbruch kam, als wir angefangen haben, systematisch zu arbeiten. Wir haben uns Zeit genommen und überlegt, welche Aufgaben bei uns immer wiederkehren und gleichzeitig viel Schreibarbeit oder Auswertung erfordern: Angebote, Reklamationsantworten, Schulungsunterlagen, E-Mails an Kunden in mehreren Sprachen. All das haben wir in kleine Bausteine zerlegt. Dann haben wir gelernt, diese Bausteine in Form von Prompts zu formulieren. Nicht: „Schreibe mir ein Angebot für ein Bürohaus“, sondern: „Du bist Angebotsprofi für Gebäudereinigung. Schreibe ein Angebot für ein fünfstöckiges Bürogebäude in Innenstadtlage, Zielgruppe: Einkaufsleitung, Ton: professionell, knapp, verständlich, maximal zwei Seiten, mit Fokus auf Zuverlässigkeit, Nachhaltigkeit und reibungslose Kommunikation. Verwende die folgenden Eckdaten …“ Der Unterschied in der Qualität war enorm. Plötzlich konnten wir in kurzer Zeit mehrere Angebotsvarianten durchspielen, Argumentationslinien testen und Formulierungen an bestimmte Kundentypen anpassen. Aber, und das ist mir wichtig: Es bleibt immer ein Mensch, der die letzte Entscheidung trifft und die Inhalte prüft.

Heute ist Prompting bei uns fester Bestandteil der Einarbeitung für Führungskräfte. Wir machen keine ausufernden Technikschulungen, sondern zeigen konkret, wie ein guter Prompt für eine Stellenanzeige aussieht, wie wir eine Reklamationsantwort, die sachlich, wertschätzend und lösungsorientiert ist, formulieren oder wie wir komplexe Infos in einfache Sprache für unsere Objektleiter bringen. Ich bin überzeugt: Wer das Thema Prompting ignoriert, wird mittelfristig nicht nur Zeit verlieren, sondern auch Aufträge. Die Kunden merken, ob ein Unternehmen klar, strukturiert und schnell kommuniziert. Und genau das wird durch gutes Prompting unterstützt."

Warum Prompting zur neuen ­Schlüsselqualifikation wird

Wenn wir heute über KI sprechen, reden wir oft über Tools, Lizenzmodelle und Datenschutz. In der Praxis entscheidet aber etwas ganz anderes über Erfolg oder Misserfolg: die Art und Weise, wie wir mit diesen Systemen sprechen. KI versteht keine Wünsche, sie versteht Sprache, Kontext und Struktur. Genau hier beginnt das Thema Prompting.

Der Philosoph Ludwig Wittgenstein hat einmal gesagt: "Die Grenzen meiner Sprache bedeuten die Grenzen meiner Welt." Übertragen auf unsere Zeit könnte man formulieren: Wer unklar, unpräzise und ohne Kontext fragt, bekommt zufällige, mittelmäßige Antworten. Wer klar, konkret und strukturiert denkt, kann mit KI in wenigen Minuten Ergebnisse erzeugen, für die früher Stunden oder Tage nötig waren: bei Angeboten, Objektkalkulationen, Qualitätsberichten, Dienstplänen oder Schulungsunterlagen.

Für die Gebäudedienstleistung ist das keine akademische Spielerei, sondern knallharte Praxis: Ob wir eine komplexe Ausschreibung vorbereiten, ein Leistungsverzeichnis optimieren, Arbeitsanweisungen in fünf Sprachen erstellen oder eine Reklamationsauswertung mit Handlungsempfehlungen brauchen; überall dort kann KI uns massiv unterstützen. Aber nur, wenn die Prompts „sitzen“.

Genau deshalb rückt eine zen­trale Kernbotschaft immer stärker in den Vordergrund: Nur wer richtig prompten kann, wird im Geschäftsleben nicht den Anschluss verpassen. In einer Branche, in der Margen klein, Personal knapp und Ausschreibungen hart umkämpft sind, entscheidet oft nicht mehr nur der Preis, sondern die Geschwindigkeit und Qualität, mit der wir Informationen verarbeiten. Und genau hier wird Prompting zur neuen ­Produktivitätswährung. Wenn wir also davon sprechen, dass Prompten so wichtig geworden ist wie Lesen, Schreiben und Rechnen, dann ist das keine Übertreibung, sondern eine nüchterne Bestandsaufnahme. Lesen, Schreiben und Rechnen haben uns befähigt, in der analogen Welt wirtschaftlich zu handeln. Promp­ting befähigt uns, in der digitalen und KI-getriebenen Welt überhaupt noch mitzuspielen.

Was gutes Prompting konkret ­bedeutet

Gutes Prompting hat nichts mit Zauberei zu tun, sondern mit Handwerk. Es geht um saubere Vorbereitung, klare Strukturen und konsequente Umsetzung. Ein guter Prompt im Gebäudedienstleister-Alltag ist zum Beispiel:

• kein kurzer Einzeiler wie "Schreib mir ein Angebot", sondern eine klar formulierte Aufgabe mit Rahmenbedingungen: Branche, Objektart, Leistungsumfang, Zielgruppe, gewünschter Tonfall, Format und die nächsten Schritte;
• keine vage Bitte wie "Mach mir den Text besser", sondern eine präzise Anweisung: "Überarbeite diesen Angebotstext so, dass er für die Einkaufsleitung einer Klinik verständlich ist, Fachbegriffe erklärt und maximal eine Seite umfasst";
• kein blindes Vertrauen in das Erst-Ergebnis, sondern ein bewusstes, dialogorientiertes Arbeiten mit der KI: nachfragen, eingrenzen, Beispiele geben, Alternativen vergleichen.

Albert Einstein wird der Satz zugeschrieben: "Wenn ich eine Stunde hätte, um ein Problem zu lösen, würde ich 55 Minuten damit verbringen, die Frage richtig zu stellen." Genau das ist die Essenz von Prompting. Wer die falsche Frage stellt, bekommt die falsche Antwort, nur eben sehr schnell und sehr überzeugend formuliert. Für Unternehmen heißt das: Prompting ist Denkkompetenz, keine Trickkiste. Es zwingt uns dazu, klarer zu formulieren, was wir wirklich wollen: Ziele, Zielgruppen, Qualitätsmaßstäbe, Prozesse. KI macht schlechte Prozesse nicht automatisch besser, aber sie macht gute Prozesse skalierbar. Und weiter wichtig: immer erst die natürliche, also die menschliche Intelligenz, dann die künstliche Intelligenz!

Prompten als strategische ­Unternehmer­kompetenz

Auf der Inhaberebene geht es noch um einen weiteren Aspekt: Strategie. Wer als Unternehmerin oder Unternehmer heute nicht versteht, was mit KI möglich ist, riskiert blinde Flecken in der eigenen Planung. Es geht nicht darum, jedes Detail selbst zu machen, aber darum, die Richtung vorzugeben.

Steve Jobs hat einmal gesagt: "Die Kunst besteht darin, zu sagen: Nein." Auf das Thema KI übertragen heißt das: Wir müssen entscheiden, wo wir KI bewusst einsetzen und wo ganz bewusst nicht. Genau dafür brauchen wir ein Grundverständnis davon, was gutes Prompting leisten kann:

• Wie können wir Angebote schneller und trotzdem individueller erstellen?
• Wie können wir Mitarbeiterinformationen, Arbeitsanweisungen und Schulungsunterlagen in verschiedenen Sprachen auf Knopfdruck bereitstellen?
• Wie können wir aus Reklamationsdaten Lernschleifen machen, statt nur hinterherzulaufen?

Wer diese Fragen nicht stellt, wird in wenigen Jahren mit Wettbewerbern konfrontiert sein, die genau das tun und zwar jeden Tag.

Janine Schneider: "Unterstützung für den Menschen"

Janine Schneider, Geschäftsführerin, GEMIS Gesellschaft für Gebäudemanagement und ­Industrieservice, Saarbrücken: "Künstliche Intelligenz wird in der Gebäudereinigungsbranche bislang nur vereinzelt eingesetzt, belastbare Erfahrungswerte fehlten uns und entsprechend vorsichtig sind wir dem Thema zunächst begegnet. Die Vorstellung, dass KI Aufgaben übernehmen könnte, die heute von Mitarbeitenden ausgeführt werden, empfanden wir als beunruhigend. Unser Anspruch als Arbeitgeber ist es, stabile Beschäftigung zu schaffen, zu sichern und weiterzuentwickeln.

Ein intensives Fachseminar hat jedoch unseren Blick auf die tatsächlichen wirtschaftlichen Potenziale geschärft. Entscheidend ist nicht die Reduktion von Personal, sondern die strategische Optimierung von Verwaltungsabläufen. KI kann repe­titive Tätigkeiten übernehmen, Daten schneller verarbeiten und so die Grundlage für effizientere Entscheidungen schaffen. Für ein mittelständisches Unternehmen bedeutet dies: Ressourcen werden zielgerichteter eingesetzt, Fehlerquoten sinken und Kapazitäten stehen dort zur Verfügung, wo sie den größten Wertbeitrag leisten. Aufbauend auf diesen Erkenntnissen, haben wir erste Testversuche gestartet, die uns überzeugten.

Aus diesem Grund haben wir uns entschieden, professionelle Beratung einzuholen und ein maßgeschneidertes KI-Tool ­entwickeln zu lassen, das uns bei der Auswertung von Lohndaten unterstützt. Die Abrechnung unserer rund 200 Stundenlohnempfänger ist ein zentraler, zeitkritischer Prozess, der hohe Genauigkeit erfordert. Durch automatisierte Datenaufbereitung erwarten wir eine spürbare Effizienzsteigerung: Manuelle Tätigkeiten sollen weitgehend entfallen, der Prozess wird auf ein strukturiertes Controlling reduziert und Abhängigkeiten in Urlaubs- oder Krankheitsphasen werden deutlich minimiert.

Wir sind überzeugt, dass KI in den kommenden Jahren zu einem selbstverständlichen Bestandteil und wettbewerbs­entscheidenden Faktor in unserer Branche wird. Ausschlaggebend ist es, den technologischen Fortschritt intelligent zu nutzen und verantwortungsvoll zu steuern; nicht als Ersatz, sondern als Unterstützung für den Menschen."

­Brücke zwischen Büro und Objekt

Eine große Stärke von KI in der Gebäudedienstleistung liegt in der Verbindung von Verwaltung und operativem Geschäft. Viele Unternehmen nutzen ­heute bereits Instant-Messaging-Dienste, Apps und ­Portale, um mit ihren Mitarbeitenden zu kommunizieren. Prompting kann hier die Brücke schlagen:

• Einsatzpläne automatisch in einfache Sprache ­übersetzen,
• Arbeitsanweisungen in mehrere Sprachen übertragen,
• kurze "Lernnuggets" für neue Mitarbeitende ­generieren,
• Sicherheitsunterweisungen verständlich zusammenfassen.

Je besser die Verantwortlichen prompten können, ­desto zielgenauer werden diese Inhalte und desto besser kommen sie draußen im Objekt an. Besonders spannend wird es, wenn Objekt- oder Teamleitungen selbst in die Lage versetzt werden, einfache Prompts zu nutzen, um ihren Alltag zu erleichtern: ­Schichtpläne erklären, Kundenfragen vorbereiten, Notizen aus Besprechungen in To-do-Listen ­verwandeln. Damit das funktioniert, braucht es zwei Dinge: Leitplanken und Vertrauen. Leitplanken, damit Datenschutz, Tonalität und Verantwortlichkeiten gewahrt bleiben. Vertrauen, damit Mitarbeitende sich ­trauen, mit KI zu arbeiten, ohne Angst vor Fehlern oder Sanktionen. Beide Aspekte hängen direkt damit zusammen, wie gut das Unternehmen seine eigene Prompt-Kultur gestaltet.

Ausblick: Prompting als fester ­Bestandteil der Unternehmens-DNA

Die Gebäudedienstleistung steht vor großen Herausforderungen: Fachkräftemangel, steigende Lohnkosten, wachsende Qualitätsanforderungen, zunehmende Regulierung. Gleichzeitig bietet die Kombination aus moderner Software, Automatisierung, Daten und KI die Chance, diese Aufgaben nicht nur zu verwalten, sondern zu gestalten. Damit das gelingt, genügt es nicht, irgendwo im Unternehmen auch ein bisschen KI einzusetzen. Es braucht eine bewusste Entscheidung, Prompting als neue Kernkompetenz aufzu­bauen: Schritt für Schritt, passend zur eigenen Unternehmensgröße und -kultur. Das bedeutet konkret:

• Führungskräfte verstehen Prompting als strategische Fähigkeit, um Entscheidungen besser vorzubereiten und Kommunikation zu schärfen.
• Meister, Objektleitungen und Verwaltungskräfte nutzen Standard-Prompts als Hilfsmittel im Alltag und entwickeln diese kontinuierlich weiter.
• Aus- und Weiterbildung integrieren Prompting als festen Bestandteil, mit praxisnahen Beispielen aus Angeboten, Disposition, Qualitätsmanagement und Personal.

Die Gebäudedienstleistung hat bewiesen, dass sie sich immer wieder an neue Rahmenbedingungen anpassen kann. Jetzt kommt die nächste Stufe hinzu: Wer in Zukunft wettbewerbsfähig bleiben will, wird Prompting verstehen und leben müssen. Nur wer richtig prompten kann, wird im Geschäftsleben nicht den Anschluss verpassen. Die gute Nachricht: Prompting ist lernbar. Und gerade im Gebäudereiniger-Handwerk, wo Struktur, Disziplin und Praxisorientierung sowieso zum Alltag gehören, sind die Voraussetzungen hervorragend. Jetzt liegt es an uns, diese Chance zu nutzen.

Michael Öttl: "Fester Bestandteil des ­Arbeitsalltags"

Michael Öttl, Geschäftsführer, Sturm & Öttl Gebäudedienste, Vaterstetten: " "Für uns in der Gebäudereinigung ist Künstliche Intelligenz kein Zukunftsthema mehr, sondern fester Bestandteil unseres Arbeitsalltags. Ich sehe sie als Chance, nicht als Bedrohung. Unsere Branche lebt vom Menschen, doch Anforderungen und Tempo nehmen zu, hier hilft uns KI.

Wir nutzen im Innendienst ChatGPT Workspace, um E-Mails zu strukturieren, Prozesse zu beschreiben und Unterlagen zu erstellen. Gemeinsam mit unserem KI-Berater testen wir derzeit verschiedene Anwendungen, etwa KI-basierte Gesprächsaufzeichnungen und automatische Protokollerstellung mit Tools wie Fireflies. Das entlastet das Team und sorgt für präzise Meetingdokumentation.
Zugleich steckt KI längst in vielen anderen Programmen, die wir täglich einsetzen. Informationsquellen und -geschwindigkeit wachsen gefühlt exponentiell. Unsere Aufgabe ist es, unser analoges Fachwissen mit digitalen Möglichkeiten in Balance zu halten. Ohne fundiertes Grundwissen bleibt der Umgang mit KI schwierig; sie ersetzt kein Denken, sondern verstärkt es.

Spannend ist der Blick ins Team: Jüngere Mitarbeitende unter 40 akzeptieren KI meist sehr schnell, während ältere Kolleginnen und Kollegen teilweise noch verunsichert sind. Dem begegnen wir mit Aufklärung, Schulung und niedrigschwelligen Praxisbeispielen.

Derzeit arbeiten wir an weiteren KI-gestützten Prozessen: etwa Chatbots im Kundenservice außerhalb der Bürozeiten und Anwendungen im Recruiting. In der Personalplanung für Winterdienste, Veranstaltungs- und Sonderreinigungen soll KI auf Basis unseres Mitarbeiterpools automatisiert, telefonisch oder digital, Verfügbarkeiten abfragen, Rückmeldungen bündeln und so eine schnellere Einsatzplanung ermöglichen.
Trotz aller Möglichkeiten bleibt für mich klar: KI ist ein leistungsfähiges Werkzeug, aber nur ein Werkzeug. Sie ersetzt nicht den Menschen, der in unserer Branche unverzichtbar bleibt. Richtig eingesetzt hilft sie uns, Abläufe zu verbessern, schneller zu reagieren und unseren Mitarbeitenden den Alltag zu erleichtern und damit unsere Servicequalität nachhaltig zu steigern."

Wer jetzt handelt, führt morgen

Wenn wir die Entwicklungen der letzten Jahre nüchtern betrachten, dann wird eines klar: Software, Digitalisierung, Automatisierung, Daten und Künstliche Intelligenz verändern nicht nur, wie wir arbeiten, sondern zunehmend auch, wer erfolgreich am Markt bestehen kann. Die Geschwindigkeit dieser Veränderung ist höher als alles, was wir aus der Vergangenheit kennen. Und mittendrin steht eine Fähigkeit, die entscheidet, ob Unternehmen zu den Gewinnern dieser Transformation gehören oder den Anschluss verlieren: Prompting.

Fazit: KI verbessert heute bereits Angebote, struktu­riert Reklamationen, vereinfacht Mitarbeiterschulungen und beschleunigt komplexe Prozesse. Strukturierte Prompts führen zu messbaren Produktivitätsgewinnen. Und operative Führungskräfte profitieren, wenn man ihnen praktikable Prompt-Werkzeuge an die Hand gibt. Diese Beispiele machen deutlich: Prompting ist keine Mode­erscheinung, sondern ein neues berufliches Handwerkszeug. Der ­entscheidende Punkt dabei ist jedoch: Dieses fällt uns nicht einfach zu. Es muss erlernt, geübt und in den Unternehmensalltag integriert werden. Wer glaubt, einfach ein bisschen ChatGPT zu nutzen, wird schnell frustriert sein. Nicht, weil KI schlecht wäre, sondern weil fehlendes Prompt-Wissen zu schlechten Ergebnissen führt. In Wahrheit spiegeln KI-Ergebnisse immer die Qualität unserer Fragen wider. Wer schwammig fragt, bekommt schwammige Antworten. Wer gezielt fragt, erhält in Minuten Ergebnisse, die früher Stunden oder Tage gekostet hätten.

Was in den letzten Jahren noch ein optionales Tool für Interessierte war, wird zur harten Notwendigkeit. Unternehmen, die KI souverän einsetzen, schaffen mehr in kürzerer Zeit, mit höherer Qualität und deutlich geringerem Stresslevel. Unternehmen, die das nicht tun, werden künftig in einem Wettbewerb antreten, in dem an­dere mit einem massiven Produktivitätsvorsprung unterwegs sind: unterstützt durch KI, aber vor allem durch Menschen, die wissen, wie man diese KI richtig anleitet.

Darum ist der wichtigste Satz dieses Artikels zugleich der dringlichste Appell: Nur wer richtig prompten kann, wird im Geschäftsleben nicht den Anschluss verpassen. Es ist nicht zu spät. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, die Weichen zu stellen: Weiterbildung starten. Standard-Prompts entwickeln. Mitarbeitende befähigen. Experimente zulassen. Nicht morgen. Nicht bei Gelegenheit. Jetzt. Denn die Zukunft wird nicht von denjenigen gestaltet, die warten, bis sie müssen, sondern von denjenigen, die handeln, bevor sie müssen.

Marc Linkert | markus.targiel@holzmann-medien.de

Marc Linkert

ist Softwareunternehmer, Berater und KI-­Experte. Zuvor war er 24 Jahre bei ­einem Software­unternehmen, spezialisiert auf die Dienstleistungs­branche, beschäftigt, zuletzt als geschäftsführender Gesellschafter.