Obwohl laut einer aktuellen Studie rund drei Viertel der Unternehmen im Gebäudereiniger-Handwerk die Digitalisierung als höchste strategische Priorität betrachten, gibt lediglich eine kleine Minderheit an, vollständig digitalisiert zu sein. Diese Lücke zwischen Anspruch und Wirklichkeit gilt es dringend anzugehen.
Die Gebäudedienstleistungsbranche steht an einem historischen Wendepunkt, wie nicht zuletzt die zurückliegende Branchenmesse CMS Berlin gezeigt hat. Die Schlagworte Digitalisierung, Künstliche Intelligenz oder auch Robotik waren omnipräsent und lassen keinen Zweifel: Der ganze Wirtschaftszweig befindet sich mitten in einer fundamentalen Transformation. Dabei handelt es sich um weit mehr als nur einen technologischen Wandel, sondern kommt einer umfassenden Neuausrichtung der gesamten Branche gleich. Diese hat mit rund 660.000 Mitarbeitenden in Deutschland nicht nur eine enorme volkswirtschaftliche, sondern auch eine wichtige soziale Bedeutung, die mit einer hohen Verantwortung einhergeht.
Doch wie steht es in den Betrieben aktuell konkret in puncto Digitalisierung? Dieser Frage ist Zvoove einmal mehr im Rahmen der Studie "Industry Pulse 2025" nachgegangen, an der 442 Personen (292 Entscheidungsträger/Fachverantwortliche und 150 Mitarbeitende/Reinigungskräfte) teilnahmen und zu deren Erstellung Martin Lutz vom FIGR fachlich beitrug.
Die zentrale Erkenntnis: Obwohl 73 Prozent der Befragten die Digitalisierung als höchste strategische Priorität betrachten, geben lediglich drei Prozent von ihnen an, dass ihr Unternehmen vollständig digitalisiert sei – eine eklatante Lücke zwischen Anspruch und Wirklichkeit.
Gleichzeitig gibt es aber auch ermutigende Entwicklungen: 80 Prozent der Unternehmen setzen inzwischen mobile Apps ein, ein Plus von zwölf Prozentpunkten gegenüber der Vorjahresumfrage. Besonders bei der Zeiterfassung (62 Prozent) und zunehmend beim Qualitätsmanagement haben sich digitale Tools etabliert. Und genau an dieser Stelle wird es interessant, denn: 41 Prozent der Reinigungskräfte nennen den App-Zugang als wichtiges Kriterium bei der Arbeitgeberwahl. Digitalisierung ist also längst kein reines Effizienzthema mehr, sondern ein entscheidender Faktor sowohl für die Rekrutierung als auch für die Bindung von Mitarbeitenden.
Auch beim Thema Künstliche Intelligenz schwindet die anfängliche Skepsis innerhalb der Branche merklich. Lediglich noch acht Prozent halten Investitionen in KI inzwischen für völlig unsinnig. Im Vorjahr waren es noch 16 Prozent. Dabei sehen 62 Prozent in KI-gestützter Prozessautomatisierung die lohnendste Zukunftsinvestition. Doch die Kluft zwischen Erkenntnis und Handeln bleibt auch beim Thema Künstliche Intelligenz weiterhin groß: Lediglich 38 Prozent haben 2024 überhaupt in KI investiert.
Die offensichtliche Zurückhaltung bei der Implementierung digitaler beziehungsweise auch auf KI basierender Lösungen birgt angesichts der größten Herausforderungen, mit denen sich die Branche aktuell konfrontiert sieht, durchaus Gefahren. Zu nennen ist hier an vorderster Stelle der sich immer weiter verschärfende Fach- und Hilfskräftemangel, der für 68 Prozent der Unternehmen aktuell die größte Herausforderung darstellt (Mehrfachnennungen waren möglich), gefolgt von steigendem Kostendruck (55 Prozent) und dem Thema Tarifänderungen (30 Prozent).
Fünf zentrale Handlungsfelder
Aus den Studienergebnissen leiten sich fünf konkrete Handlungsfelder ab, die über die Zukunftsfähigkeit von Gebäudedienstleistern entscheiden:
Ganzheitliche Digitalisierung muss Chefsache sein: 76 Prozent der Unternehmen sehen bei der Zeiterfassung den größten Digitalisierungsbedarf, 72 Prozent bei Verwaltung und Organisation. Den größten Fehler, den man dabei machen könnte, wäre jedoch, Digitalisierung als rein technisches Projekt zu verstehen. Denn einen schlechten Prozess zu digitalisieren, schafft lediglich einen digitalen schlechten Prozess.
Was Gebäudedienstleister heute dringend brauchen, ist eine ganzheitliche Herangehensweise, sprich: Digitalisierung muss von der Geschäftsführung getrieben und strategisch verankert werden. Es geht längst nicht mehr darum, punktuell einzelne Tools einzuführen, sondern Prozesse grundlegend zu überdenken und durchgängig zu gestalten. Die verpflichtende elektronische Zeiterfassung – für fast die Hälfte der Befragten (49 Prozent) der wichtigste Branchentrend – macht deutlich, dass eine umfassende Digitalisierung längst von der Kür zur Pflicht geworden ist.
Dass die tatsächlichen Investitionen häufig die ursprünglichen Planungen übertreffen, macht ein Stück weit Hoffnung. So planten im vergangenen Jahr zwar nur 27 Prozent der befragten Unternehmen deutlich höhere Ausgaben, 41 Prozent gaben in der Folge dann aber tatsächlich deutlich mehr aus (siehe Grafik oben). Wenn sich dieses Muster 2025 wiederholt, könnten die realen Digitalisierungsausgaben steigen – ungeachtet der Tatsache, dass nur 29 Prozent eine Budgeterhöhung für das laufende Jahr geplant hatten.
Strategischer App-Einsatz: Die meisten Unternehmen setzen prozessoptimierende Apps zunächst für die elektronische Zeiterfassung ein, entdecken dann die Vorteile solcher Applikationen im Arbeitsalltag und erweitern schrittweise die Einsatzbereiche. Diese evolutionäre Entwicklung hat sich bewährt und sollte konsequent fortgesetzt werden. Die Zahlen sprechen in diesem Punkt für sich: Während 43 Prozent der Reinigungskräfte ihre geleisteten Arbeitsstunden noch immer händisch auf Papier notieren, nutzen bereits 47 Prozent eine App zur Zeiterfassung.
Die Zufriedenheit mit Apps im täglichen Arbeitseinsatz liegt heute bei beachtlichen 94 Prozent. 58 Prozent schätzen die Einfachheit digitaler Krankmeldungen, 47 Prozent die unkomplizierten Urlaubsanträge und 46 Prozent die digitale Verwaltung von Arbeitsdokumenten. Aber das Potenzial von Apps ist noch wesentlich weitreichender. Ob beim Qualitätsmanagement, bei Ticketsystemen, bei der Nachbestellung von Reinigungsmitteln oder bei der Weiterbildung: Überall dort, wo Zeit gespart, Papier reduziert und Prozesse verschlankt werden können, bieten sie einen unmittelbaren Return on Investment. Unternehmen, die digitale Tools gezielt einsetzen, entlasten damit nicht nur ihre Verwaltung, sondern binden auch qualifizierte Kräfte.
KI-gestützte Prozessautomatisierung gezielt nutzen: Künstliche Intelligenz ist weit mehr als nur ChatGPT. Die Branche hat das inzwischen erkannt und entwickelt ein immer klareres Bild davon, wo KI Mehrwert schaffen kann. Die Automatisierung von Arbeitsprozessen wie Rechnungsstellung oder Validierung von Stundenzetteln führt die Liste an Vorteilen mit 62 Prozent an. Aber auch bei der KI-gestützten Erstellung von Stellenanzeigen (47 Prozent), bei der Disposition (44 Prozent) und der Erstellung von Revierplänen (40 Prozent) sieht die Branche Potenzial.
Das Problem liegt jedoch nicht im Erkennen der vielfältigen Möglichkeiten, sondern in deren Umsetzung. Nahezu zwei Drittel (62 Prozent) der Unternehmen haben 2024 noch gar nicht in KI investiert. Von denen, die investiert haben, blieben viele bei symbolischen Beträgen: 45 Prozent gaben weniger als 500 Euro aus. Besonders kleinere Unternehmen zögern hier, 75 Prozent der Betriebe mit weniger als 500.000 Euro Umsatz tätigten keinerlei KI-Investitionen.
Der Appell an die Branche muss deshalb lauten, es nicht mehr nur bei großen Ankündigungen zu belassen, sondern gezielte, risikoarme Pilotprojekte auch wirklich konsequent voranzutreiben. Denn wer frühzeitig in klar definierte KI-Anwendungsfälle investiert, kann Abläufe nicht nur beschleunigen, sondern sich auch Wettbewerbsvorteile sichern.
Standardisierte Mehrsprachigkeit: Die Gebäudedienstleistungsbranche ist international. Mehrsprachigkeit gehört zum Standardrepertoire moderner Betriebe, ist ein Zeichen von Professionalität und zeigt, dass Unternehmen die Realität ihrer Belegschaft ernst nehmen. Doch Sprachbarrieren behindern oft eine effiziente Kommunikation und schaffen dadurch unnötige Hürden im Arbeitsalltag. Digitale Tools bieten hierfür praktische Lösungen, die von automatischen Übersetzungen bis hin zu mehrsprachigen App-Oberflächen reichen.
Ein Fünftel (21 Prozent) der Reinigungskräfte sieht im Überwinden von Sprachbarrieren schon jetzt einen praktischen Anwendungsfall für entsprechende Applikationen. Die Vorteile von deren Nutzung sind offensichtlich: Wer seinen Mitarbeitenden ermöglicht, in ihrer Muttersprache auf wichtige Informationen zuzugreifen, Krankmeldungen abzugeben oder Urlaubsanträge zu stellen, schafft nicht nur mehr Effizienz, sondern auch echte Wertschätzung. Unternehmen, die hier investieren, profitieren durch reibungslosere Prozesse und eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit doppelt.
Weiterbildungsmaßnahmen systematisch ausbauen: Eine weitere Erkenntnis der Studie sollte alle Verantwortlichen aus der Gebäudedienstleistungsbranche aufhorchen lassen: Obwohl 89 Prozent der befragten Reinigungskräfte Schulungen entscheidend für ein erfolgreiches Arbeiten erachten, bieten noch immer elf Prozent der Unternehmen ihren externen Mitarbeitenden keine Weiterbildungen an. Besonders bitter ist darüber hinaus die Tatsache, dass auch Minijobber und Mitarbeitende ohne formelle Ausbildung in Schulungsangeboten einen wichtigen Baustein sehen (44 beziehungsweise 41 Prozent), solche aber deutlich seltener als ausgebildete Kollegen erhalten.
Die Verfügbarkeit der Angebote ist zwar vielfältig, aber oft punktuell: Es dominieren Vor-Ort-Schulungen (60 Prozent), externe Fachseminare (48 Prozent), Zertifikatskurse (41 Prozent) und klassische Präsenzseminare (38 Prozent). Digitale Formate wie E-Learning (27 Prozent), Video-Tutorials (24 Prozent) oder virtuelle Live-Seminare (14 Prozent) spielen demgegenüber noch eine untergeordnete Rolle – obwohl sie gerade für dezentrale Teams ideal wären.
Hier liegt enormes Potenzial brach, denn Weiterbildung entscheidet strategisch, operativ und kulturell über die betriebliche Zukunftsfähigkeit. Unternehmen, die gezielt in Schulungen, digitale Lernformate und faire Angebote für alle Beschäftigtengruppen investieren, erhöhen nicht nur die Bindung, sondern auch die Einsatzqualität ihrer Teams. Kurzum: Wer seine Mitarbeitenden stärken will, muss in deren Entwicklung investieren: individuell, flexibel und auf Augenhöhe.
Der Wendepunkt ist jetzt
Zusammenfassend lässt sich festhalten: Die Gebäudedienstleistungsbranche muss einen anspruchsvollen Spagat zwischen digitalen Ambitionen, praktischer Umsetzung und strukturellen Herausforderungen meistern. Grundlegende Voraussetzung für einen erfolgreichen digitalen Wandel ist die Bereitschaft, neue Technologien ganzheitlich in die Prozesse zu integrieren. Deshalb muss sich das Image von Digitalisierung wandeln – weg von der Technik-Show hin zu konkreten Vorteilen im Arbeitsalltag. Die Voraussetzungen, um diese Transformation erfolgreich zu meistern, sind jedenfalls gegeben: Die Technologien existieren, die Anwendungsfälle sind bekannt und die Mehrwerte sind messbar.
(Die vollständige Branchenstudie "Zvoove Industry Pulse 2025" ist unter fortytools.com/industry-pulse-2025 als Download verfügbar.)
Stefan Kramer | guenter.herkommer@holzmann-medien.de
Stefan Kramer
st CEO von Zvoove Recruit & Clean.