Das Gebäudereiniger-Handwerk in Deutschland zählt rund 700.000 Beschäftigte, die Zahl der Betriebe liegt bei 30.000 und der Umsatz bewegt sich bei über 20 Milliarden Euro im Jahr – ein starker Wirtschaftszweig, der vor Herausforderungen steht. Denn der Bedarf an Fach- und Hilfskräften ist hoch, während die Situation auf dem Arbeitsmarkt seit Jahren angespannt ist.
Die aktuelle Branchenstudie Zvoove Industry Pulse bestätigt, was viele bereits aus eigener Erfahrung wissen: Für zwei von drei Unternehmen (67 Prozent) stellt der Fachkräftemangel die größte Herausforderung dar. Gleichzeitig macht der steigende Kostendruck (55 Prozent) es schwierig, mit attraktiven Gehältern im Wettbewerb um Arbeitskräfte zu punkten.
Die Personalgewinnung in der Gebäudedienstleistung unterliegt besonderen Rahmenbedingungen. Für manche potenzielle Bewerber ist die Branche aufgrund der Arbeitszeiten und der körperlich anspruchsvollen Tätigkeiten nicht die erste Wahl. Die Gebäudedienstleistungsbranche bietet jedoch hervorragende Perspektiven für berufliche Entwicklung und Spezialisierung. Vom Einstieg als Reinigungskraft können Mitarbeitende durch gezielte Weiterbildungen und Qualifizierungen zu spezialisierten Fachkräften aufsteigen. Die Ausbildung zum staatlich anerkannten Gebäudereiniger eröffnet zahlreiche Karrieremöglichkeiten, etwa als Fassadenreiniger, Spezialisten für Glasreinigung oder in der industriellen Reinigung. Diese Spezialistentätigkeiten sind nicht nur fachlich anspruchsvoll, sondern bieten auch attraktive Verdienstmöglichkeiten und langfristige Jobsicherheit.
Zusätzlich zeichnet sich die Branche durch einen offenen Zugang aus, der Menschen unterschiedlichster Herkunft und Vorerfahrungen Chancen bietet. So haben etwa 40 Prozent der Beschäftigten keinen deutschen Pass, was die Branche zu einem wichtigen Integrationsmotor für den Arbeitsmarkt macht.
Aufgrund dieser spezifischen Branchenmerkmale ist ein durchdachtes, digitales Recruiting besonders wichtig, um den permanenten Personalbedarf effizient zu decken und dabei gleichzeitig die passenden Kandidaten zu identifizieren und zu fördern.
Von klassischen zu digitalen Methoden
Die Personalbeschaffung hat sich in den vergangenen Jahren grundlegend gewandelt. Während früher Stellenanzeigen in Printmedien, Aushänge oder persönliche Empfehlungen dominierten, spielen heute digitale Kanäle die Hauptrolle. Diese Entwicklung verändert nicht nur die Kommunikationswege, sondern den gesamten Recruitingprozess – von der Stellenausschreibung bis zur Einstellung neuer Mitarbeitender.
In diesem veränderten Umfeld sind klassische, manuelle Recruitingprozesse nicht mehr zeitgemäß. Sie binden wertvolle Ressourcen und verzögern Einstellungen in einer Branche, in der schnelles Handeln oft entscheidend ist. Gerade kleinere und mittlere Betriebe können sich diese Ineffizienzen nicht mehr leisten.
Die Lösung: Ein umfassender digitaler Ansatz, der alle Schritte des Recruitingprozesses optimiert und automatisiert – von der Stellenausschreibung über die Bewerberkommunikation bis hin zur Einstellung und Onboarding.
Digitale Recruitingstrategien als Lösung
Multiposting und breite digitale Präsenz: Ein erster wichtiger Schritt ist die Maximierung der Sichtbarkeit von Stellenangeboten. Moderne Recruitingsoftware ermöglicht es, Stellenanzeigen mit wenigen Klicks auf zahlreichen kostenfreien und kostenpflichtigen Jobportalen zu veröffentlichen. Dies erhöht die Reichweite erheblich und macht Stellenangebote für mehr potenzielle Bewerber sichtbar. Zudem sollte die Möglichkeit wahrgenommen werden, Anzeigen direkt über die Bundesagentur für Arbeit zu veröffentlichen, da hier die Möglichkeit besteht, dass Bewerber direkt an kooperierende Unternehmen vermittelt werden.
Die eigene Karrierewebseite dient immer als zentraler Anlaufpunkt. Sie gibt Bewerbern die Möglichkeit, sich ein umfassendes Bild vom Unternehmen zu machen und bietet direkten Zugang zu offenen Stellen. Durch API-Schnittstellen oder Plugins können Stellenanzeigen automatisch auf der Website erscheinen, sobald sie im Recruitingsystem angelegt werden. Die Optimierung für "Google for Jobs" erhöht darüber hinaus die Auffindbarkeit in der weltweit meistgenutzten Suchmaschine – ein nicht zu unterschätzender Vorteil im digitalen Recruiting.
Karsten Winkler: "Ein hybrider Prozess liefert das beste Ergebnis"
Karsten Winkler, kaufmännische Leitung, Henning Facility Services, Hamburg: "Als familiengeführtes Unternehmen der Branche sind wir uns der Herausforderungen bewusst, die der Fach- und Arbeitskräftemangel sowie der steigende Kostendruck mit sich bringen. Derzeit setzen wir auf eine eher individuelle Auswahl der Jobportale basierend auf die zu besetzende Stelle. Dabei nutzen wir noch die gängigen Portale im Internet und in seltenen Einzelfällen Printmedien. Zukünftig werden wir vermehrt Stellengesuche über die Social-Media-Kanäle veröffentlichen, um eine direktere Ansprache von Kandidaten und Kandidatinnen zu gewährleisten. Die Möglichkeiten einer zielgerichteten, direkten Personalakquise in Bezug auf die Regionen oder die Zielgruppen sind Vorteile, die nicht zu vernachlässigen sind.
Besonders wichtig ist uns bei allen Stellengesuchen bereits aktuell die Vereinfachung der Bewerbungswege. Kurzbewerbungen über Messaging-Dienste oder allein der Verzicht auf ein klassisches Anschreiben reduzieren die Einstiegshürde für potenzielle Bewerber. In der Theorie klingt es einfach: Eine automatisierte Eingangsnachricht verbessert die Antwortzeiten. Eine KI-gesteuerte Vorauswahl reduziert den Arbeitsaufwand der Sichtung und am besten übernimmt sie noch die Terminkoordination mit den Verantwortlichen. Das mag alles hilfreich sein, aber dabei sollte immer bedacht sein, dass der Mensch der entscheidende Faktor ist. Wir sind überzeugt, dass alle digitalen Strategien – vor allem in unserer Branche – nicht helfen, wenn die gelieferten Informationen nicht genutzt werden und sich niemand persönlich um potenzielle Bewerber und Bewerberinnen kümmert."
Ein hybrider Prozess, ein Mix aus digitalem Angebot und persönlicher Nachverfolgung, liefert derzeit für uns noch das beste Ergebnis. Die rasante Entwicklung der Digitalisierung darf man nicht verpassen, aber als Familienunternehmen wird die Persönlichkeit immer Priorität haben. Eine digitale, automatisierte Lösung wird im Prozess sicherlich unterstützen, jedoch nicht übernehmen, denn die Persönlichkeit überzeugt letztendlich beim Onboarding oder bei der Mitarbeiterbindung.
Vereinfachte Bewerbungswege: Eine zentrale Erkenntnis moderner Recruitingstrategien lautet: Je einfacher der Bewerbungsprozess, desto mehr qualifizierte Kandidaten erreicht man. Besonders bei der breiten Zielgruppe der Gebäudedienstleistung sollten Hürden im Bewerbungsprozess konsequent abgebaut werden:
- One-Click-Bewerbungen ermöglichen es Interessenten, sich mit minimalen Angaben zu bewerben und erst später weitere Informationen nachzureichen.
- Die Integration mit Messaging-Diensten wie WhatsApp senkt die Einstiegshürde weiter und ermöglicht Bewerbungen über ein vertrautes Medium.
- Bewerberformulare sollten auf das Wesentliche reduziert und für mobile Geräte optimiert sein.
Diese Maßnahmen tragen wesentlich dazu bei, den Bewerbungstrichter zu erweitern und so mehr potenzielle Kandidaten zu gewinnen.
KI-gestützte Bewerberauswahl: Die Vorauswahl von Bewerbern ist traditionell zeitaufwendig und bindet wertvolle Ressourcen. KI-gestützte Lösungen können den Prozess erheblich beschleunigen:
- CV-Parser extrahieren automatisch relevante Informationen aus Lebensläufen und speisen diese in das Bewerbermanagementsystem ein.
- Matching-Algorithmen vergleichen Bewerbungsprofile mit Stellenanforderungen und erstellen Eignungsrankings.
- Automatisierte Dublettenprüfungen verhindern Mehrfacherfassungen.
Diese Technologien entlasten das Recruitingpersonal und ermöglichen eine schnellere, aber dennoch qualitativ hochwertige Bewerberauswahl.
Automatisierte Kommunikation und Workflows: Ein häufiger Grund für den vorzeitigen Abbruch von Bewerbungsprozessen ist mangelnde oder verzögerte Kommunikation. Automatisierte Workflows können hier Abhilfe schaffen:
- Automatische Eingangsbestätigungen geben Bewerbern sofort Feedback.
- Standardisierte E-Mail-Vorlagen für verschiedene Prozessschritte beschleunigen die Kommunikation.
- Terminvereinbarungen für Interviews können durch intelligente Kalenderintegration vereinfacht werden.
- Erinnerungsfunktionen stellen sicher, dass keine Bewerbung unbearbeitet bleibt.
Diese Automatisierungen steigern nicht nur die Effizienz, sondern verbessern auch die "Candidate Experience" – ein wichtiger Wettbewerbsfaktor im Kampf um Fachkräfte.
Erfolgsmessung und kontinuierliche Optimierung: Um Recruitingprozesse nachhaltig zu verbessern, ist eine datenbasierte Erfolgsmessung unerlässlich. Moderne Recruitingsoftware bietet umfassende Analysefunktionen:
- Detaillierte KPIs (Key Performance Indicator) zu Bewerbungsquellen, Konversionsraten und Kosten pro Einstellung.
- Durchlaufzeiten von der Stellenausschreibung bis zur Besetzung.
- Erfolgsbilanz verschiedener Stellenkanäle.
Diese Daten erlauben eine kontinuierliche Optimierung der Recruiting-Strategie und eine gezielte Allokation begrenzter Ressourcen.
Nahtlose Integration in HR-Prozesse: Ein oft unterschätzter Aspekt digitaler Recruitinglösungen ist die Integration mit anderen HR-Systemen. Besonders effizient wird der Prozess, wenn Bewerberverwaltung und Personalmanagement nahtlos ineinandergreifen.
Bei modernen integrierten Systemen wie zum Beispiel Zvoove Recruit können erfolgreiche Bewerber mit einem Klick in Personalverwaltungssysteme wie Fortytools by Zvoove übernommen werden. Alle relevanten Daten und Dokumente aus dem Bewerbungsprozess werden automatisch in die digitale Personalakte überführt, wodurch Doppelerfassungen und Medienbrüche vermieden werden.
Diese Durchgängigkeit spart nicht nur Zeit bei der Einstellung, sondern reduziert auch Fehlerquellen und beschleunigt das Onboarding neuer Mitarbeitender – besonders wertvoll in einer Branche mit hohem Personalbedarf.
Viktoria Kaiser: "Digitale Unterstützung inzwischen unerlässlich"
Viktoria Kaiser, Personalleiterin, Klüh Multiservices, Düsseldorf: "Der allgemein angespannte Arbeitsmarkt stellt auch die Gebäudedienstleistungsbranche vor wachsende Herausforderungen. Für ein Unternehmen wie Klüh, das in einem operativ geprägten Umfeld mit hohem Personalbedarf agiert, ist eine digital unterstützte Recruitingstrategie daher inzwischen unerlässlich.
Entsprechend haben wir interne Strukturen im Recruiting in den vergangenen Jahren neu aufgestellt und digitale Verfahren systematisch ausgebaut. Ein zentrales Element hierbei ist die softwaregestützte Möglichkeit einer Bewerbung via WhatsApp. Sie ergänzt das Schnellbewerbungsverfahren über die Desktopanwendung und senkt die Einstiegshürde – insbesondere für mobilaffine Zielgruppen. Ein virtueller Assistent führt mehrsprachig durch den Bewerbungsprozess, der flexibel, datenschutzkonform und jederzeit unterbrechbar ist. Die direkte Anbindung an das Bewerbermanagementsystem ermöglicht eine zügige Sichtung und Rückmeldung – ein entscheidender Faktor im Wettbewerb um geeignete Fach- und Arbeitskräfte.
Zudem haben wir unser Jobportal technisch und inhaltlich weiterentwickelt: Eine nutzerfreundliche Navigation, Standortfilter und klare Struktur bieten Orientierung und erleichtern auch Initiativbewerbungen. Ergänzend dazu beschleunigt das modernisierte Bewerbermanagement interne Prozesse, verbessert die Kommunikation mit Bewerbenden und schafft mehr Transparenz – sowohl für Personalverantwortliche als auch für Bewerbende. So wird für beide Seiten eine effizientere und zugleich nachvollziehbare Bearbeitung möglich.
Digitale Systeme ersetzen dabei nicht den menschlichen Blick, sondern sie schaffen Freiräume für eine sorgfältige Auswahl, auch unter hohem Zeitdruck. So bleibt trotz wachsender Anforderungen die Qualität im Auswahlprozess gesichert – ein Anspruch, der für uns im Zentrum jeder erfolgreichen Personalgewinnung steht."
Best Practices für digitales Recruiting
Zielgruppengerechte Stellenanzeigen: Stellenanzeigen sollten auf die spezifischen Bedürfnisse und Erwartungen der Zielgruppe zugeschnitten sein. Für die Gebäudedienstleistung bedeutet dies:
- Klare, verständliche Sprache ohne Fachjargon.
- Hervorhebung von Vorteilen wie flexible Arbeitszeiten oder Daytime-Cleaning-Optionen.
- Realistische Darstellung der Anforderungen und Aufgaben.
- Multilingualer Ansatz, um auch nicht deutschsprachige Bewerber zu erreichen.
- Deutliche Darstellung von Entwicklungs- und Karrieremöglichkeiten durch Aus- und Weiterbildung.
Der Zvoove Industry Pulse 2024 belegt, dass 53 Prozent der Unternehmensvertretenden im Daytime Cleaning eine gute Möglichkeit sehen, durch flexiblere Arbeitszeiten mehr Bewerber anzuziehen – ein wichtiger Aspekt, der in Stellenanzeigen gezielt hervorgehoben werden sollte.
Strategisches Kampagnenmanagement: Anstatt Stellenanzeigen einfach zu veröffentlichen und abzuwarten, setzen erfolgreiche Recruiter auf aktives Kampagnenmanagement:
- Performancebasierte Anzeigenschaltung mit flexiblen Budgets.
- A/B-Tests verschiedener Anzeigenvarianten.
- Gezielte Ansprache über Social Media und professionelle Netzwerke.
- Regelmäßige Analyse und Anpassung der Kampagnenstrategie.
Durch diesen aktiven Ansatz können auch schwer zu besetzende Stellen effektiver ausgeschrieben werden.
Aufbau und Pflege eines Talentpools: Ein gut gepflegter Talentpool ist eine wertvolle Ressource, besonders in Zeiten akuten Personalmangels:
- Systematische Erfassung auch nicht erfolgreicher, aber grundsätzlich geeigneter Bewerber.
- Regelmäßige Kontaktpflege mit potenziellen Kandidaten.
- Schneller Zugriff bei kurzfristigem Personalbedarf.
- Integration von Active-Sourcing-Funktionen zur Kandidatenansprache.
Ein digitaler Talentpool entwickelt sich so zu einer strategischen Personalreserve, die schnelles Handeln ermöglicht.
Mitarbeiterempfehlungsprogramme digitalisieren: Empfehlungen durch bestehende Mitarbeitende zählen zu den effektivsten Recruitingkanälen. Durch Digitalisierung lassen sich Empfehlungsprogramme wesentlich effizienter gestalten:
- Einfache digitale Formulare für Mitarbeiterempfehlungen.
- Automatisierte Nachverfolgung des Bewerbungsprozesses.
- Transparente Prämienmodelle mit digitalem Tracking.
- Erfolgsanalysen zur kontinuierlichen Optimierung.
Solche Programme nutzen bestehende soziale Netzwerke und schaffen Win-Win-Situationen für Unternehmen und Mitarbeitende.
Marc Mrotzek: "Zahlreiche Effizienzvorteile"
Marc Mrotzek, Leiter Gebäudereinigung, Dussmann Deutschland, Berlin: "In einer Branche, die von stetigem Wandel und Innovation geprägt ist, bleibt eines unverändert: Der Mensch steht im Mittelpunkt. Mit unseren digitalen Recruitingstrategien erreichen wir unsere Zielgruppen direkt und entdecken die Talente von morgen.
Digitales Recruiting bietet zahlreiche Effizienzvorteile, darunter schnellere Besetzungszeiten, geringere Kosten pro Einstellung und eine bessere Matching-Qualität. Bei Dussmann legen wir großen Wert darauf, unseren Bewerbenden von Beginn an ein positives Erlebnis zu bieten. Unsere Recruitingexperten machen unsere Stellenangebote auf vielfältige Weise zugänglich und integrieren sie in den Lebensalltag der Menschen.
Eine zentrale Anlaufstelle bleibt dabei unsere Unternehmenswebsite, welche unsere neue Karriereseite beinhaltet, auf der wir uns als attraktiver Arbeitgeber präsentieren. Alle Stellen werden zudem auf dem Portal der Bundesagentur für Arbeit veröffentlicht.
Wir bewerben unsere Stellenangebote durch unterschiedliche Onlineformate wie In-App-Werbung, Google Ads oder Banner auf zielgruppenspezifischen Websites. Auf unseren Social-Media-Kanälen auf Facebook, Instagram, LinkedIn und Xing gewähren wir authentische Einblicke in die vielfältigen Facetten unseres Berufsalltags. Zusätzlich schalten wir Werbeanzeigen auf diesen Plattformen. Derzeit testen wir das Recruiting über WhatsApp – den Messenger haben etwa 70 Prozent der Bevölkerung auf ihrem Smartphone installiert. Dadurch wird die Bewerbungsschwelle erheblich gesenkt.
Mit der zielgerichteten Ansprache hört es nicht auf. Unser digitales Bewerbermanagementsystem optimiert unsere Prozesse und sorgt für eine schnelle und datenschutzkonforme Integration in unser Unternehmen. So können wir den Herausforderungen des Fachkräftemangels begegnen und unsere Wettbewerbsfähigkeit sichern. Wir bieten mehr als nur eine Karriere in der Gebäudedienstleistung – wir bieten eine Zukunft voller Möglichkeiten, die wir zusammen gestalten."
Schlüssel zur Bewältigung des Fachkräftemangels
Die Digitalisierung des Recruitings ist für die Gebäudedienstleistungsbranche keine Option mehr, sondern betriebswirtschaftliche Notwendigkeit. Angesichts des anhaltenden Fachkräftemangels und steigenden Kostendrucks können es sich Unternehmen nicht leisten, auf die Effizienzvorteile digitaler Recruitinglösungen zu verzichten.
Die Investition in professionelle Bewerbermanagementsysteme zahlt sich durch schnellere Besetzungszeiten, geringere Kosten pro Einstellung und bessere Matching-Qualität aus. Besonders wertvoll sind Lösungen, die den gesamten Prozess von der Stellenausschreibung bis zum Onboarding abdecken und nahtlos mit anderen HR-Systemen zusammenarbeiten.
Gleichzeitig gilt es, die attraktiven Karriereperspektiven und Entwicklungsmöglichkeiten in der Branche – vom Einstieg als Reinigungskraft bis zum spezialisierten Experten – gezielt zu kommunizieren. Digitale Recruitingstrategien helfen dabei, Kandidaten zu finden, die Potenzial für eine langfristige berufliche Weiterentwicklung in der Gebäudedienstleistung mitbringen.
Im Kern bleibt jedoch nach wie vor der Mensch entscheidend. Die beste Technologie entfaltet ihr Potenzial nur, wenn sie von geschultem Personal genutzt wird, das digitale Werkzeuge gezielt einsetzt, um Bewerbern ein positives Erlebnis zu bieten. Mit diesem ausgewogenen Ansatz können Gebäudedienstleister den Herausforderungen des Fachkräftemangels erfolgreich begegnen und ihre Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig sichern.
Stefan Kramer, CEO Zvoove Recruit & Clean | markus.targiel@holzmann-medien.de