Seit rund einem Jahr gilt das neue Hinweisgeberschutzgesetz. Es verpflichtet alle Unternehmen ab 50 Mitarbeitern, eine interne Meldestelle einzurichten. Wie Gebäudedienstleister im Ernstfall vorgehen sollten.
Ziel des seit Dezember 2023 geltenden Hinweisgeberschutzgesetzes ist es, Korruption, Mobbing, Sicherheitsmängeln oder Rechtsverstößen frühzeitig vorzubeugen. So weit zu den guten Absichten. In der Praxis führt die neue Regel in vielen Betrieben jedoch zu Unsicherheiten darüber, wie im Alltag zu verfahren ist, wenn tatsächlich eine Meldung eingeht.
Gerade für Gebäudedienstleister kann das Hinweisgeberschutzgesetz Untiefen in einem sehr sensiblen Bereich berühren: Der traditionell hohe Anteil an Beschäftigten mit Migrationshintergrund kann häufiger als in anderen Branchen dazu führen, dass Hinweise über ausländerfeindliches oder gar rassistisches Verhalten gegenüber Mitarbeitern eingehen. Hier, aber auch in anderen Fällen, müssen die Entscheider im Unternehmen sorgfältig vorgehen, um Stolperfallen zu vermeiden.
Obwohl die rechtlichen Rahmenbedingungen zunächst einmal vorgegeben sind, fühlen sich viele Betriebe unsicher, wie sie die neuen Anforderungen im Alltag umsetzen sollen. Ein falscher oder unprofessioneller Umgang mit Hinweisen kann jedenfalls zu schwerwiegenden rechtlichen Konsequenzen führen und das Vertrauen der Beschäftigten gefährden. Ein professioneller Umgang mit Hinweisen ist daher unerlässlich.
Über den Meldeweg informieren
Bevor ein Unternehmen überhaupt mit der Bearbeitung von Hinweisen beginnen kann, muss die Einrichtung einer Hinweisstelle intern klar kommuniziert werden. Diese Kommunikation ist entscheidend, damit die Beschäftigten wissen, wie und wo sie Meldungen einreichen können. Vor allem in der Gebäudereinigung, in der viele Mitarbeiter auf zahlreiche Standorte verteilt arbeiten, sollte die Kommunikation besonders präzise und verständlich sein. Eine schriftliche Dokumentation sowie regelmäßige Schulungen sind sinnvoll, um sicherzustellen, dass alle Beschäftigten über ihre Rechte und den Meldeweg informiert sind. Digitale Meldeplattformen oder eine externe Hinweisstelle können ebenfalls eine sinnvolle Ergänzung sein, um den Zugang für alle Mitarbeiter zu erleichtern.
Bei Hinweisen schnell handeln
Sobald eine Meldung eingeht, ist schnelles und strukturiertes Handeln gefragt. Wichtig ist es, dass alle Hinweise ernst genommen werden, unabhängig davon, wie geringfügig oder unwichtig sie auf den ersten Blick erscheinen mögen.
Peter Meiwes: "Viel Aufwand für wenig Interesse"
Peter Meiwes, Geschäftsführer, Zabel Group, Essen: "Die erste Bilanz des Hinweisgeberschutzgesetzes fällt für uns relativ problemlos aus: Wir hatten nur sehr wenige Meldungen, die aber nach intensiver juristischer Prüfung gesetzlich nicht relevant waren.
Die harten Themen – wie zum Beispiel verdeckter oder offener Rassismus, geschlechtsspezifische verbale Angriffe oder Betrugsfälle – sind ausgeblieben. Sehr vereinzelt gab es allgemeine Unmutsäußerungen über Vorgesetzte oder Kollegen. Diese Themen konnten wir in persönlichen Gesprächen auf den vorgeschriebenen Kanälen klären. Wenn auch mit zeitlichem und personellem Aufwand. Im Fall der Fälle würden wir die Angelegenheit an eine Rechtsanwaltskanzlei übergeben.
Vor dem Hintergrund der sehr vereinzelten Meldungen muss andererseits auch gesagt werden, dass der bürokratische Aufwand in einem äußerst ungünstigen Verhältnis zum Nutzen für die Beteiligten steht. Die Sicherung der Anonymität der Meldenden ebenso wie die Kommunikation durch unsere interne Meldestelle mit den Hinweisgebern und den Unternehmern ist zeitlich und organisatorisch sehr aufwendig. Das Gleiche gilt für die Information der Beschäftigten, die Erarbeitung dieser Unterlagen und die juristischen Bewertungen.
Aus Gesprächen im Kollegenkreis wird klar, dass die Hinweise/Meldungen flächendeckend gering sind und oft in Richtung null gehen. Das führt häufig dazu, die Thematik leicht zu nehmen, aber schon ein einzelner relevanter Hinweis löst im Rahmen der vorgegebenen Fristen reichlich Arbeit und Unsicherheiten aus. Also heißt es: weiter gut vorbereitet sein.
Viele Unternehmen im Gebäudereiniger-Handwerk stellen die Sinnhaftigkeit des Gesetzes infrage. Mich selbst erinnert das Gesetz an einen Paragrafen des "Kölschen Grundgesetzes": § 9 Wat soll de Quatsch?"
Am Anfang steht die Sichtung und Erstbewertung der Meldung. Unternehmen sollten darauf achten, dass nur speziell geschulte Personen mit dieser Aufgabe betraut werden, um Vorurteile oder Fehleinschätzungen zu vermeiden. Die Bearbeitung sollte vertraulich und transparent ablaufen, wobei der Hinweisgeber stets über den Fortschritt informiert wird. Für Betriebe in der Gebäudereinigung kann dies eine besondere Herausforderung darstellen, da viele Mitarbeiter möglicherweise Sprachbarrieren oder Unsicherheiten im Umgang mit formalen Prozessen haben. Ein mehrsprachiger Zugang zur Hinweisstelle, beispielsweise durch Dolmetscher oder mehrsprachige Dokumente, kann Abhilfe schaffen und sicherstellen, dass auch nicht-deutschsprachige Beschäftigte den Meldeweg ohne Hürden nutzen können.
Marc-André Eickholz: "Wenige Meldungen sind auch eine Meldung"
Marc-André Eickholz, Geschäftsführer, Niederberger, Köln: "Wie viele betroffene Unternehmen hatten auch wir zu Beginn des vergangenen Jahres Befürchtungen, dass mit dem Hinweisgeberschutzgesetz eine Welle von Meldungen auf uns zukommen könnte.
Um den bürokratischen Aufwand unkompliziert und relativ gering zu halten, haben wir unsere interne Meldestelle an eine spezielle Anwaltskanzlei ausgegliedert. Das war äußerst hilfreich bei der Beurteilung der Relevanz von Meldungen und ganz besonders auch zur Vermeidung von Problemen bei der Sicherung der Anonymität der meldenden Beschäftigten, Stichwort „besonderer Datenschutz“.
Die befürchtete Welle von Meldungen ist deutlich ausgeblieben. Es hat sich aber gezeigt, wie schwierig die juristische Abgrenzung zwischen relevanten und nicht relevanten Meldungen ist. Die damit verbundene datenrechtlich sichere Verarbeitung obliegt unserer eingeschalteten Kanzlei. Selbstverständlich werden wir über den Eingang jeder Meldung informiert, aber durch das gut funktionierende Schnittstellenmanagement ist die Kommunikation schnell, leicht und unkompliziert. Die einzige, wenn auch juristisch zweifelhafte, relevante Meldung konnten wir im Interesse aller Beteiligten zeitnah und konstruktiv lösen.
Sinnvoll und hilfreich war, dass wir zur Information unserer Beschäftigten umfassende Unterlagen in die Hand bekommen haben und unsere gesonderte Website sofort zu Beginn der Regelung zur Verfügung stand. Dafür haben wir ein insgesamt positives Feedback von unseren Beschäftigten erhalten, aber eben äußerst wenige Meldungen. Aber auch das ist ja eine Meldung."
Mit heiklen Themen sensibel umgehen
Wie bereits angedeutet, sind Hinweise auf Diskriminierung oder Rassismus in der Gebäudereinigungsbranche besonders heikel. Unternehmen sollten in solchen Fällen überlegt vorgehen und Vorfälle dieser Art mit großer Sensibilität behandeln. Ein häufiges Problem besteht darin, dass Vorgesetzte oder Kollegen diskriminierende Äußerungen oder Verhaltensweisen möglicherweise nicht als solche erkennen. Schulungen zur Antidiskriminierung sowie passende Sensibilisierungsmaßnahmen können daher sinnvoll sein.
Beschwerden über tatsächlichen oder vermeintlichen Rassismus sollten ernst genommen und, wenn nötig, durch externe Berater oder Antidiskriminierungsbeauftragte überprüft werden. Für den Betrieb ist es zudem wichtig, dass die Bearbeitung solcher Themen schnell und präzise erfolgt, um sowohl die Betroffenen zu schützen als auch das Vertrauen in das Hinweisgebersystem zu stärken.
Peter Engelbrecht: "Schon lange ein Standard im Unternehmen"
Peter Engelbrecht, Gesamtgeschäftsführer, Dorfner, Nürnberg: "Die Geschäftsführung von Dorfner hat bereits vor Jahren eine interne Stelle – das sogenannte Vertrauensteam – berufen, an die sich Mitarbeitende vertrauensvoll wenden können. Die Geschäftsführung gehört jedoch diesem Vertrauensteam nicht an, um Neutralität und Vertraulichkeit sicherzustellen. Der persönliche und ehrliche Umgang mit Missverständnissen, Unstimmigkeiten oder Herausforderungen ist also schon lange ein Standard im Unternehmen, der durch das Hinweisgeberschutzgesetz um eine digitale Komponente erweitert wurde.
Unsere Bilanz seit der Einführung dieser Komponente ist, dass diese anonyme Stelle eher weniger in Anspruch genommen wird – in den vergangenen zwölf Monaten sind nicht einmal zehn Meldungen eingegangen, die in den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fallen.
Tatsächlich melden sich Mitarbeitende meist telefonisch bei unseren Vertrauenspersonen, was dafür spricht, dass die Kultur bei der Dorfner-Gruppe von Ehrlichkeit und Kommunikation auf Augenhöhe geprägt ist.
Um dennoch unseren Pflichten nachzukommen, nutzen wir ein Software-as-a-Service-Produkt eines externen Dienstleisters, das die Meldungen aufnimmt und dann an eine interne Stelle bei uns weiterleitet. Denn: Wir sind davon überzeugt, dass wir selbst am schnellsten und effizientesten alle Herausforderungen lösen können, die aus einer Meldung in dem Portal stammen.
Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass für die Dorfner-Gruppe eine gelebte und nachhaltige Fehlerkultur deutlich besser funktioniert als ein gesetzlich vorgegebenes Hinweisgeberschutzportal, das vermutlich auch gerade wegen seiner Anonymität nicht das gleiche Vertrauen genießt wie die dafür zuständigen Kolleginnen und Kollegen im Haus.
Wo die Stolperfallen liegen
Eine der größten Stolperfallen im Umgang mit eingehenden Hinweisen ist deren voreilige Beurteilung. Manche Beschwerden mögen auf den ersten Blick trivial erscheinen, doch auch vermeintlich kleine Probleme können für den Hinweisgeber große Folgen nach sich ziehen. Eine vorzeitige Abweisung oder ein unsachgemäßer Umgang können das Vertrauen der Mitarbeiter schädigen. Aber das ist noch nicht alles: Im Fall eines nicht-gesetzeskonformen Umgangs mit den Hinweisen können rechtliche Folgen drohen – oder negative Publicity. Eine weitere häufige Falle ist das Missverständnis, dass anonyme Hinweise weniger ernst genommen werden sollten als andere. Anonyme Meldungen können wertvolle Informationen enthalten und müssen genauso sorgfältig behandelt werden wie namentlich eingereichte Hinweise.
So können Sie Hinweise effektiv bearbeiten
- Setzen Sie moderne IT-Systeme ein, um Missbrauch vorzubeugen.
- Trennen Sie relevante von irrelevanten Hinweisen, aber dokumentieren Sie sämtliche Fälle vollständig.
- Achten Sie darauf, Hinweise innerhalb der vorgegebenen Fristen zu beantworten.
- Informieren Sie immer die betroffenen Personen über die Vorwürfe.
- Ziehen Sie in Zweifelsfällen externe Experten für Datenschutz, Hard- und Software hinzu.
Jeden Hinweis dokumentieren
So oder so darf die Dokumentation eines Vorfalls auf keinen Fall vergessen werden. Jeder Hinweis ist sauber zu dokumentieren – von der Eingangsbestätigung bis zur abschließenden Bewertung und daraus folgenden Maßnahmen. Eine lückenhafte Dokumentation kann im Fall einer rechtlichen Auseinandersetzung negative Folgen haben.
Führungskräfte spielen eine zentrale Rolle im Umgang mit eingehenden Hinweisen. Sie sind oft die Ersten, die von Missständen erfahren, und ihre Reaktion prägt maßgeblich das Vertrauen der Mitarbeiter in das Hinweisgebersystem. Deshalb ist es wichtig, dass Führungskräfte entsprechend geschult werden, um souverän damit umzugehen. Diese Schulungen sollten sich nicht nur auf die rechtlichen Aspekte konzentrieren, sondern auch darauf, wie Führungskräfte in emotional schwierigen Situationen angemessen reagieren.
Nachgefragt bei Rechtsanwalt Johannes Bungart: "Keiner braucht es, aber jeder muss es haben"
Herr Bungart, das Hinweisgeberschutzgesetz gilt jetzt seit einem Jahr. Wie fällt Ihre erste Bilanz aus?
Johannes Bungart: Die Hoffnung, dass das Hinweisgeberschutzgesetz abgeschafft wird, hat sich nicht erfüllt. Erste Bußgeldbescheide, die noch deutlich unter der maximalen Bußgeldhöhe von 20.000 Euro liegen, haben dazu geführt, dass dieses bürokratische Gesetz inzwischen in fast 80 Prozent aller Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten umgesetzt wird. Die Einschätzung bleibt zutreffend, dass gerade für kleine und mittlere Unternehmen eine arbeitsintensive, mit hoher Rechtsunsicherheit verbundene und damit risikoreiche Bürokratie geschaffen wurde. Kein oder ein juristisch unsicheres Hinweisgeberschutzverfahren einzuführen, ist allerdings deutlich risikoreicher und teurer. Eine Unternehmerin des Gebäudereiniger-Handwerks hat es einmal so zusammengefasst: „Keiner braucht es, aber jeder muss es haben.“ Dem ist nach einem Jahr nichts hinzuzufügen.
Was sollten Unternehmen im Zusammenhang mit dem Hinweisgeberschutzgesetz bedenken?
Johannes Bungart: Die notwendigen regulatorischen, bürokratischen Wege zu einer gesetzeskonformen Umsetzung des Gesetzes und die damit verbundenen Haftungsrisiken und Kosten sind bekannt, werden häufig aber noch unterschätzt. Die vermeintlich finanziell günstigere Umsetzungsmöglichkeit intern mit eigenen Beschäftigten ist möglich, aber deutlich riskanter. Entweder fehlt es beispielsweise an Rechtskenntnissen bei der Bearbeitung der Hinweise, der notwendigen Unabhängigkeit der Meldestellen von der Geschäftsführung oder es wird – zu Recht – befürchtet, dass indirekt ein neuer Kündigungsschutz für die Beschäftigten der Meldestellen eingeführt werden kann.
Was ist aus Ihrer Sicht die größte Herausforderung bei der Bearbeitung der Hinweise?
Johannes Bungart: Völlig unterschätzt wird die entscheidende, oft komplizierte Kommunikation zwischen den Beteiligten – dem Hinweisgeber, der Meldestelle und den Unternehmen –, die innerhalb der Fristen unter strikter Wahrung der Anonymität der Hinweisgeber erfolgen muss. Damit nicht zu verwechseln sind anonyme Hinweise, deren Bearbeitung noch umstritten ist. Häufig erleben wir in der Praxis auch sogenannte taktische Hinweise, die auf den ersten Blick nicht eindeutig sind und auf Kündigungsschutz abzielen könnten. Dies gilt besonders für befristete Arbeitsverhältnisse oder in den ersten sechs Monaten, wo ein Beschäftigter geltend machen könnte, wegen der Hinweise gekündigt beziehungsweise benachteiligt worden zu sein.
In welchem Umfang gehen bei den von Ihnen betreuten Meldestellen Hinweise ein?
Johannes Bungart: Entgegen unseren ersten Vermutungen ist der Anfang 2024 befürchtete Run bei den von uns betreuten rund 120 Betrieben zunächst ausgeblieben. Im Vorfeld war auf Basis europäischer Verfahren und aus dem industriellen Umfeld von durchschnittlich 21 Meldungen pro tausend Beschäftigten und Jahr die Rede. Tatsächlich sind die Meldungen erst nach der Sommerpause stärker angestiegen, allerdings sehr unterschiedlich in den Betrieben. Das Spektrum reicht von null bis zwölf Meldungen pro Betrieb.
Welcher Art sind diese Meldungen?
Johannes Bungart: Von den Hinweisen waren bislang lediglich 58 Prozent relevant. Die übrigen 42 Prozent waren eher taktischer Natur, anonym oder allgemeine Unmutsäußerungen über Vorgesetzte – dennoch aber sehr zeit- und arbeitsintensiv. Interessant ist auch, dass acht Meldungen Tatbestände umfasst haben, in denen Unterschlagung oder Arbeitszeitbetrug zulasten der Unternehmen angezeigt wurden. Hier ging es um erhebliche Summen, die in fast allen Fällen zu teilweise hohen Schadensersatzansprüchen geführt haben. Diese Erfahrungen zeigen, dass die Meldestellen zum bürokratischen Hinweisgeberschutzgesetz Fluch, aber auch Segen sein können. /HH
Externe Unterstützung kann ratsam sein
Gerade bei komplexen und sensiblen Themen wie Diskriminierung oder Mobbing kann es ratsam sein, externe Berater beziehungsweise eine unabhängige Prüfung hinzuzuziehen. Diese können nicht nur eine objektive Sichtweise einbringen, sondern auch Vertrauen bei den Beschäftigten schaffen. Die Unabhängigkeit einer externen Stelle signalisiert den Mitarbeitenden, dass das Unternehmen bereit ist, Missstände ernsthaft zu prüfen und professionell zu handeln.
Den Ruf als guter Arbeitgeber stärken
Das Hinweisgeberschutzgesetz bietet Gebäudereinigungsunternehmen eine große Chance, Missstände frühzeitig zu erkennen, Verbesserungen im Betrieb herbeizuführen und den Ruf als guter Arbeitgeber zu stärken. Ein klarer und professioneller Umgang mit Hinweisen ist dabei wichtig. Dies gilt insbesondere für sensible Themen wie Diskriminierung und den Umgang mit einem multikulturellen Team. Transparenz, eine saubere Dokumentation und die Bereitschaft, auch externe Experten hinzuzuziehen, sind die Schlüssel zu einem funktionierenden System.
Justyna Rulewicz, Sascha Hesse | heike.holland@holzmann-medien.de/guenter.herkommer@holzmann-medien.de
Justyna Rulewicz
Die Rechtsanwältin ist Co-Founder und Geschäftsführerin der Agor Legal Rechtsanwaltsgesellschaft mit Sitz in Frankfurt am Main.
Sascha Hesse
Der Rechtsanwalt ist Gründungspartner von Agor Legal. Zusammen mit Justyna Rulewicz leitet er zudem die Unternehmensberatung Agor, die auf Datenschutz und Informationssicherheit spezialisiert ist.