Transparente FM-Prozesse Balance zwischen Kosten und Qualität

Wie man mit professionellem Monitoring den Überblick im Facility Management behält und so den Balanceakt zwischen Preis und Leistung meistert.Balance zwischen Kosten und Qualität „Das Facility Management ist eigentlich ganz einfach“, so Claus Vogt, Geschäftsführer der Intesia International Holding GmbH, eines auf internationales Facility Management spezialisierten Unternehmens. Im Prinzip gehe es ums Planen, Steuern und Überwachen. Die Vielzahl der Dinge, die berücksichtigt werden müssen, sei es dann aber, die das Facility Management komplex mache. Vogt weiß, von was er spricht. Die Intesia Group bewirtschaftet aktuell 720 Immobilienstandorte mit über vier Millionen Quadratmetern Fläche in neun Ländern Europas. Facility Management ist ein extrem breit gefächertes Aufgabengebiet. Es umfasst die Verwaltung und Bewirtschaftung von Gebäuden, Anlagen und Einrichtungen, reicht vom Abfall- übers Energiemanagement, die Gebäudereinigung und Gebäudetechnik bis hin zur Wärmeversorgung - und ist damit in seiner Vielfalt noch nicht einmal grob umrissen. Gebäudebewirtschaftung hieß das Facility Management noch vor wenigen Jahren. Ein Begriff, der den ganzheitlichen Ansatz dieses Bereichs für die Planung, den Bau, den Betrieb, die Kontrolle, die Prozess-Sicherstellung von und in Gebäuden sowie den Rückbau von Gebäuden am Ende ihres Lebenszyklus erkennen lässt. Der Vielfalt der Anforderungen entsprechend sind hier ganzheitliche Konzepte gefordert. Diese entwickelt man durch die umfassende Betrachtung von Gebäuden, Liegenschaften und betrieblichen Abläufen. Ziel muss es sein, Prozesse koordiniert zu gestalten, damit die Betriebs- und Bewirtschaftungskosten dauerhaft im Fokus zu haben, die technische Verfügbarkeit der Anlagen zu sichern sowie den Wert von Gebäuden und Anlagen langfristig zu erhalten. Dies alles unter der Prämisse der Nachhaltigkeit sowie der Rechtssicherheit. FM-Headquarter: Unabhängige Steuerung der Gewerke Doch wie bekommt man Qualität und Kosten des Facility Managements in den Griff? Indem man die Gebäude-Blackbox durchleuchtet, mit klaren Fakten Transparenz schafft und Benchmarks setzt. Zur besseren Veranschaulichung der unterschiedlichen Leistungen im operativen Bereich des Facility Managements es sich in drei Segmente gliedern: das kaufmännische FM (u.a. Ausschreibungen, Controlling, Mahnwesen, Abrechnung, Vertragsgestaltung sowie Auftragsvergabe), das infrastrukturelle FM (Abfallmanagement, Betriebshygiene, Gebäudereinigung, Wäscherei-Dienstleistungen etc.) sowie das technische FM (Aufzugs-, Raumluft-, Sicherheits- und Kältetechnik, Elektrik, Wartung und weitere technische Aufgaben). Der klassische FM-Dienstleister deckt alle drei Segmente im eigenen Unternehmen ab. Ein FM-Unternehmen kann aber auch als FM-Headquarter die komplette Steuerung aller Maßnahmen übernehmen. Wesentliche Aufgaben dieses FM-Ansatzes sind daher die Planung der einzelnen Gewerke, die Ausschreibung und Vergabe sowie die laufende Qualitätssicherung. Hier zeigt sich auch der Vorteil des FM-Headquarters gegenüber All-in-one-Anbietern, denn es werden unabhängig kontinuierlich Leistungen ausgewertet und durch klare Benchmarks bewertet. Service-Level-Agreement (SLA) bzw. Dienstgütevereinbarung (DGV) sowie Key Performance Indicator (KPI) heißen hier die Stichworte. Mit Hilfe der in diesen IT-basierten Modellen festgelegten Parameter steuert das Headquarter die einzelnen Dienstleistungs-Gewerke, die in den Standorten der Kunden eingesetzt werden. Zusatznutzen bei der Zusammenarbeit mit europaweit tätigen Unternehmen ist etwa, dass den Kunden neutrale Kennzahlen aus ganz Europa zur Verfügung stehen, mit denen sie beispielsweise den Fortschritt in ihrem Qualitätsmanagement messen können. Der Vorteil liegt also klar auf der Hand bei der Zusammenarbeit mit einem übergeordneten FM-Headquarter bzw. Kompetenzentrum: Da dieses vollständig unabhängig von den externen Subdienstleistern in den einzelnen Gewerken ist, kann es frei von eigenen Interessen dafür sorgen, dass die eingesetzten Partner Punkt für Punkt die Benchmarks erfüllen, die ihnen vorgegeben werden. Das steigert die Qualität und sorgt für transparente Kosten. Fakten erfassen, festhalten und richtig interpretieren Beim FM-Monitoring geht es darum, durch kontinuierliches Beobachten Licht in die Blackbox Facility Management zu bringen. Und durch die Entwicklung eines soliden Datenpools die Basis für Optimierungen zu schaffen, die Kosten und Nutzen auch unter Berücksichtigung ständig wechselnder Umgebungsbedingungen dauerhaft ins richtige Verhältnis zueinander setzen. Dazu müssen zunächst computergestützte, vergleichbare Systeme eingerichtet werden, die Schwachstellen gezielt ermitteln, um sie dann den möglichen Verursachern aufzuzeigen. Wichtig dabei ist, dass diese Systeme so gestaltet werden, dass sie im Unternehmen selbst gepflegt und bei Bedarf optimiert werden können. Und auch hier stehen am Anfang die Fragen, welche Leistungen exakt erbracht werden und wie viel dafür im Einzelnen bezahlt wird. Dies gilt für große Kostentreiber ebenso wie für die Verursacher stetig abfließender Kleinbeträge. So kann - etwa bei einem Filialstruktur-Unternehmen - mit FM-Monitoring beispielsweise das Verhältnis Wertstoffe zum Restabfall je Filiale aufgezeigt werden. Wenn dann eine Filiale unter einen vorgegebenen Wert rutscht, muss sie die Gründe dafür aufzeigen. Und wenn die Gründe für Fehlentwicklungen erstmal auf dem Tisch liegen, ist es meist einfacher, sie zu beseitigen und das Ergebnis wieder in den „grünen“ Bereich zu fahren. Europäische Konzepte Viele Unternehmen betreiben Standorte in unterschiedlichen Ländern Europas. Und jedes Land hat eigene Gesetze und spezielle Gegebenheiten. Daher zeigt sich gerade auf internationaler Ebene, welch breites Spektrum ein FM-Spezialist beherrschen muss: Die Märkte überblicken, landesspezifische und regionale Besonderheiten im Gesundheits-, Arbeits-, Brandschutz und Tarifrecht kennen, technische Anlagen gesetzeskonform betreiben. „Diese Voraussetzungen an allen internationalen Standorten zu gewährleisten und permanent zu sichern, kann für Unternehmen, deren Kernkompetenzen in einem anderen Bereich liegen, zur Herkulesaufgabe werden“, so Claus Vogt. Für ein international tätiges FM-Headquarter wie die Intesia Group gehört dies jedoch zum täglichen Brot. Zusammenfassend kann man sagen, dass ein professionelles Facility Management Blackboxes abschafft und Wege hin zur „gläsernen Immobilie“ öffnet. Das bringt die notwendige Transparenz, führt zu einer höheren Kosteneffizienz sowie besserer Qualität und senkt außerdem Risiken. Intesia Group | markus.targiel@holzmann-medien.de

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