Perfekte Fotos für die Dokumentation - rationell reinigen Gebäudedienste

IT-gestütztes Reinigungs- und Reklamationsmanagement hat einen praktischen Vorteil: Der Bildbeweis bei Qualitäts-Checks kann schnell und einfach eingesetzt werden. Denn moderne Software läuft auf allen Endgeräten: Dies gibt Reinigungsdienstleistern nicht nur eine hohe Flexibilität, weil die Reinigungskontrolle jederzeit und an jedem Ort im Betrieb stattfinden kann. Es ermöglicht auch die Nutzung von Fotos, die mit dem Smartphone erstellt werden.Die Fotodokumentation zum Qualitätscheck bringt Dienstleistern viele Vorteile. Bild: Neumann & NeumannIrgendwann reichte es Jürgen und Natalie Kalnbach. Die Reinigungsunternehmer aus dem schwäbischen Heidenheim achten seit Jahren auf eine hohe Qualität in ihrem Meisterbetrieb. Als Mitglied der Innung halten sie sich über aktuelle Neuerungen in der Branche auf dem Laufenden, schulen ihre Mitarbeiter regelmäßig und sind sogar dem Qualitätsverbund Gebäudedienste beigetreten – einem Zusammenschluss von Fachbetrieben der Branche, die sich freiwillig nach hohen Standards prüfen und zertifizieren lassen. Dennoch wurden die Gebäudereiniger beim Kundengespräch oder bei der Akquise von Neuaufträgen oft wie Billiglöhner behandelt. Und das, obwohl sie nicht nur auf faire Bezahlung und eine gute Qualifikation ihrer Mitarbeiter achten, sondern sich auch einer hohen Qualität ihrer Dienstleistung verpflichtet fühlen. Also gingen die Reinigungsexperten in die Offensive: Sie dokumentieren mittlerweile einen Großteil ihrer Arbeit auf der Firmen-Homepage und wollen so für Transparenz sorgen. Und damit nicht genug: Die Kalnbachs geben Interviews in der lokalen Presse und stehen dem örtlichen Gemeinderat auf seinen Sitzungen Rede und Antwort, wenn es um Fragen von Löhnen und Arbeitsbedingungen in der Gebäudereinigung geht. Mit so viel Transparenz wollen sie es schaffen, Vorurteile abzubauen und mehr Verständnis für die Branche zu wecken. Fast jeder qualitätsbewusste Reinigungsbetrieb hat schon einmal Erfahrungen gemacht wie das Ehepaar Kalnbach. Die schwarzen Schafe der Reinigungsbranche prägen bei vielen Unternehmern und Verbrauchern das Bild, das in der Öffentlichkeit vorherrscht. Diesen Vorurteilen im Geschäftsalltag zu begegnen, ist nicht immer einfach. Die hohe Qualität bei der Planung und Durchführung von Reinigungsaufträgen sowie ein ausgeprägtes Bewusstsein für Kundenzufriedenheit sind deshalb besonders wichtig. Diese Frage stellt sich bereits bei der Arbeitsorganisation: Wie müssen Personal, Abläufe und Ressourcen aufgeteilt werden, um die Grundlage für eine hohe Qualität der Arbeit zu schaffen? Nach wie vor spielt dabei das Festlegen von Qualitätszielen und ihr Abhaken auf der Checkliste für die Arbeitsorganisation eine bedeutende Rolle: Sind alle Papierkörbe in den Büroräumen geleert und gesäubert? Häkchen! Sind sämtliche sanitären Einrichtungen blitzblank und ist dort für ausreichend Papier und Seife gesorgt? Erledigt! Im Gegensatz zu früheren Jahren, in denen das Qualitätsmanagement oft eine umständliche Angelegenheit mit langen Listen auf Papierbögen war, lassen sich heute fast alle Abläufe digital organisieren und umsetzen. Moderne IT-Tools wie das in der Reinigungsbranche beliebte e-QSS helfen dabei, alle Prozesse im Griff zu haben und dabei den organisatorischen Aufwand so gering wie möglich zu halten. Die Umstellung auf ein IT-gestütztes Reinigungs- und Reklamationsmanagement hat dabei einen weiteren, sehr praktischen Vorteil: Der „Bildbeweis“ bei Qualitäts-Checks kann schnell und einfach eingesetzt werden. Denn moderne Software, die für die Gebäudereinigung eingesetzt wird, läuft auf allen Endgeräten: Stationärer PC, Tablet, Smartphone. Dies gibt Reinigungsdienstleistern nicht nur eine hohe Flexibilität, weil die Reinigungskontrolle jederzeit und an jedem Ort im Betrieb stattfinden kann. Es ermöglicht auch die Nutzung von Fotos, die mit dem Smartphone erstellt werden. Ein wertvoller Pluspunkt, denn mit Bildern, die bei Reinigungskontrollen aufgenommen werden, lässt sich der Zustand gereinigter Räume, Fenster oder Fassaden viel vorteilhafter dokumentieren als nur durch ein Häkchen auf der Checkliste. Schließlich wird mit dem „Bildbeweis“ eindeutig festgehalten, ob eine bestimmte Reinigungsaufgabe – wie beispielsweise beim Winterdienst – auch korrekt nach den Zielvorgaben erledigt wurde. Kontrolle und Dokumentation mit dem Kunden planenIn einem ersten Schritt sollten Reinigungsdienstleister mit ihren Kunden klar und transparent abstimmen, welche Stellen im Reinigungsprozess besonders wichtig sind, wo regelmäßig Checks stattfinden sollten und wie diese dokumentiert werden. Dabei kann es auch sinnvoll sein, auf Erfahrungen der Vergangenheit zurückzugreifen: Reicht der Intervall zur Reinigung der Fenster so wie er bisher war oder muss er erhöht werden, weil bereits mehrere Mitarbeiter über verschmutzte Fenster geklagt haben? Gibt es im Herbst regelmäßig Beschwerden, weil Laub und Blätter in den Eingangsbereich des Firmengebäudes wehen – und wie soll man zukünftig dagegen vorgehen? Alle Abläufe sollten klar und transparent festgelegt werden. Und: Bereits bei diesem ersten Schritt sollten sämtliche Kriterien digital im System hinterlegt werden. Denn das spart bei späteren Kontrollrundgängen und Dokumentationen Zeit und Mühe. Alle abzuprüfenden Punkte können dann beim zukünftigen Check sofort aufgerufen, abgehakt und in die Dokumentation überführt werden. Das Gleiche gilt für den Fall, dass Mängel bemerkt werden: Werden Maßnahmen für die Behebung von Problemen von Anfang an festgelegt, können zu einem späteren Zeitpunkt Auftragstickets direkt während der Kontrollrundgänge automatisch ausgelöst werden. Das passende Smartphone für den Reinigungs-CheckDas Smartphone ist mittlerweile der ideale Helfer für Foto-Dokumentationen. Die Bildqualität der Foto-Funktionen bei Modellen, die in den letzten Jahren auf den Markt gekommen sind, hat sich ständig verbessert. Die großen Anbieter Apple, Samsung, LG & Co. setzen dabei auf moderne Fototechnologie, haben Weitwinkel- und Tele-Funktionen eingebaut und nutzen Linsen, die von namhaften Kameraherstellern lizensiert worden sind. Reinigungsunternehmen, die auf den Bildbeweis bei ihren Dokumentationen setzen, sollten sich über entsprechende Testberichte zu Foto-Handys oder direkt vor Ort im Fachhandel informieren. Wichtig für den Einsatz bei Kontrollrundgängen im Reinigungsmanagement ist ein großes Display, das beim Fotografieren die Arbeit erleichtert. Bei Qualitätskontrollen gesäuberter Flächen oder Gegenstände kommt es oft auf kleine Details an. Diese lassen sich bei größeren Displays natürlich viel leichter erkennen und abfotografieren. Außerdem sollte das Smartphone auch dann gute Bilder machen, wenn kein Tageslicht zur Verfügung steht. Denn Reinigungsteams sind häufig am Abend oder in den frühen Morgenstunden am Werk, wenn die Büros leer stehen. Beim Kauf passender Modelle ist es deshalb entscheidend, auf die Qualität der Belichtungsfunktion und somit auch auf einen guten Blitz zu achten. Das zuverlässige Lesen von QR-Codes hilft außerdem, Abläufe im Qualitätsmanagement zu optimieren. So kann die Anwesenheit des Reinigungspersonals an den relevanten Stellen im Gebäude schnell und automatisiert festgehalten werden. Wichtig: Eine gründliche Einarbeitung der Mitarbeiter, die für Qualitäts-Checks und Dokumentationen zuständig sind. Sie sollten sich mit den wichtigsten Foto-Funktionen des Smartphones sehr gut auskennen und alle Abläufe von der Auswahl des Motivs und der Belichtung über das wackelfreie Auslösen bis hin zur richtigen Ablage in der digitalen Dokumentation kennen. Kleine Helfer wie ein automatischer Bildstabilisator (OIS) sorgen bei vielen Modellen dafür, dass auch Foto-Laien ein gutes Bild ohne Verwackeln erstellen. Eine hohe Farbtreue der Aufnahme ist wichtig, damit Missverständnisse vermieden werden: Abgebildete Gegenstände, Räume und Gebäude sollten schließlich keinen Farbstich haben, der eine Verschmutzung vermuten lässt. Häufige Stolperfallen sind Auflösung und Bildqualität. Mit neuen Smartphone-Modellen kann man in einer Auflösung von 12 bis 16 Megapixel fotografieren. Doch im Alltag kann das auch zum Problem werden. Zwar gilt: Ist die Auflösung zu niedrig, können wichtige Details auf dem Bild womöglich nicht erkannt werden. Aber: Ist sie zu hoch, nehmen Bilder aufgrund ihrer Dateigröße auf Dauer zu viel Speicherplatz in Anspruch. Ein empfehlenswerter Richtwert sind zwei aussagekräftige Aufnahmen pro Reinigungs-Check mit einer Dateigröße von circa 500 KB. Ein doppelter Bildbeweis mit je zwei Fotos pro aufzunehmendem Motiv sorgt außerdem für mehr Eindeutigkeit in der Dokumentation. Dienstleister und Kunde sollten sich vorab auf einen Weg einigen, der praktikabel und effizient ist. Informationen in Echtzeit, Problemlösung sofortDie Verfügbarkeit der IT auf allen Endgeräten sorgt dafür, dass Reinigungs-Checks überall im Betrieb sofort vorgenommen werden können. Mitarbeiter geben alle Informationen sofort vor Ort in das Smartphone ein. Die Digitalisierung der Abläufe sorgt dafür, dass von der Geschäftsführung über die technische Leistung eines Unternehmens bis hin zum Reinigungsdienstleister alle Beteiligten in Echtzeit informiert werden können. Der Einsatz von Fotos ermöglicht sogar eine schnelle und reibungslose Abstimmung mit dem Reinigungspersonal über Sprachbarrieren hinweg. Die Hersteller moderner IT-Anwendungen für das Reinigungsmanagement achten darauf, dass Software heute intuitiv bedienbar ist und ohne Schulungsaufwand genutzt werden kann. Der Einsatz von Smartphone, Tablet PC & Co. kommt dabei auch einer neuen Nutzer-Generation entgegen, die mit dem Handy aufgewachsen ist. Die Steuerung per Wisch-Effekt und Berührung des Displays ist gerade jüngeren Mitarbeitern vertrauter als der Knopfdruck bei Mobilfunkgeräten vergangener Jahre. Vernetzung mit dem betrieblichen QualitätsmanagementWenn Auftraggeber dies wünschen, können die Ergebnisse der Reinigungs-Checks an passenden Schnittstellen mit der IT-Infrastruktur des Unternehmens verknüpft und dabei eng mit dem gesamten Qualitätsmanagement eines Betriebs verzahnt werden. Ein Beispiel: Wird beim Reinigungs-Check eine ausgefallene Glühbirne im Lager entdeckt, kann dieses sofort fotografiert und mit einem Auftrag an das Facility Management des Kunden weitergegeben werden. Ist die Beschädigung entfernt, wird zur Bestätigung ein Foto an den Reinigungsdienstleister zurückgeschickt. Ebenso schnell werden Fehler gemeldet und behoben: Ist ein Fußboden im Büro nicht zufriedenstellend gereinigt, werden Information und Foto-Nachweis sofort versandt und eine ergänzende Reinigung veranlasst. Auch für die technische Wartung können die Ergebnisse der Reinigungs-Checks genutzt werden. Eine enge Verzahnung zwischen dem eigentlichen Reinigungsvorgang und anderen relevanten Bereichen des betrieblichen Qualitäts-Managements wird ohne großen Aufwand möglich. Eine ideale Grundlage für kontinuierliche Verbesserungsprozesse im Unternehmen des Auftraggebers. Bei Gebäudereinigungsbetrieben wiederum können die aufgenommenen Daten anschließend systematisch ausgewertet und eingesetzt werden: Zum Beispiel für die Planung von Personalschulungen oder die Anpassung von Angeboten und Dienstleistungen. Auf diesem Weg sorgen Reinigungsdienstleister nicht nur für mehr Kundenzufriedenheit bei den Reinigungsaufträgen im engeren Sinne; sie bieten sogar einen wichtigen Mehrwert für ihre Auftraggeber an und legen den Grundstein für einen engen, intensiven Austausch mit dem Kunden. Eva und Oswald Neumann | peter.hartmann@holzmann-medien.de

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