Erster Schritt in die Prozessoptimierung 5 S in der Reinigungskammer

Meine Oma pflegte immer zu sagen: „Ordnung fängt im Portemonnaie an und zieht sich dann durchs ganze Leben.“ Das setzt sich auch im beruflichen Umfeld fort. Bestes Beispiel ist die Reinigungskammer. Deren Organisation nach dem japanischen 5-S-System kann sehr hilfreich sein und damit als Einstieg in die Prozessoptimierung betrachtet werden.Kommt man mit Sachverständigen ins Gespräch und erörtert klassische Ortstermine, dann wird man immer wieder zu hören bekommen, dass ein wesentlicher Bestandteil des Ortstermins auch die Begehung der Reinigungskammer ist. Hier finden sich viele Indizien für den eigentlichen Reinigungszustand in den entsprechenden Objekten. Lassen Sie doch einfach einmal das Bildmaterial auf sich wirken und treffen Sie für sich selber eine Entscheidung, wie denn wohl der Reinigungszustand in den entsprechenden Objekten sein könnte. Darüber hinaus kann man sich mal Gedanken darüber machen, in welchem Zusammenhang Leistungskennzahlen stehen, die sich nicht nur aus der tatsächlichen Reinigungsleistung zusammensetzen, sondern auch aus den sogenannten Rüst- und Wegezeiten. Ist die Zeit, die dem Dienstleister heutzutage für Reinigungsarbeiten zur Verfügung steht, nicht viel zu kurz, um diese mit Suchen zu verbringen? Das 5-S-SystemIn dem Zuge sollten sich Dienstleister Gedanken darüber machen, ob das 5-S-System nicht auch im Bereich der Reinigungskammern anwendbar ist. Doch was ist 5 S? Die Abkürzung steht für die japanischen Begriffe: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu und Shitsuke. Geprägt wurden die 5 S durch den Japaner Taiichi Ohno im Zuge des Entwurfs eines Produktionssystems für Toyota: Die Produktion sollte möglichst effektiv gestaltet werden. Dieses System fand in den letzten Jahren in vielen weiteren Bereichen, so auch im Dienstleistungssektor, seine Anwendung. Die Übersetzungen für die japanischen Begriffe sind zum Teil unterschiedlich beziehungsweise etwas holprig, was der Tatsache geschuldet ist, dass man bei den Übersetzungen versucht hat, die Begrifflichkeiten mit „S“ beginnen zu lassen. Diese sind im Einzelnen: Seiri = Sortierung Der Begriff „Seiri/Sortierung“ beschreibt Anzahl, Art, Umfang und Anordnung der Gegenstände, die für die tägliche Arbeit benötigt werden. Dabei soll die Sortierung derart gestaltet sein, dass alles, was benötigt wird, sich visuell eindeutig in der Reinigungskammer befindet. Das heißt, dass alles auf Anhieb gefunden wird, ohne dass Produkte zur Seite geschoben werden müssen, um an dahinterliegende Produkte zukommen. Die Sortierung hat somit einen höheren Stellenwert als die Ausnutzung der gesamten Lagerfläche. Seiton = Setzen (Anordnen) Wie werden die Lagerflächen in der Reinigungskammer optimal genutzt? Welche Möglichkeit bietet die Reinigungskammer (von Objekt zu Objekt unterschiedlich), um die Rüstzeiten möglichst gering zu halten. Die Anordnung des Reinigungsequipments (Reinigungschemie, Reinigungstextilien, Reinigungsmaschinen, Reinigungswagen) soll sinnvoll und optimal gestaltet werden. Diese Anordnung ist durch Markierungen und Beschriftungen zu ergänzen, sodass sie in der Reinigungskammer für jeden nachvollziehbar und fortführbar ist. Seiso = Sauberkeit Die Sauberkeit in der Reinigungskammer überträgt sich auf die Sauberkeit im gesamten Objekt. Ein sauberer Reinigungswagen vermittelt sofort den Eindruck der Einsatzbereitschaft. Eine saubere und aufgeräumte Reinigungskammer sorgt für einen schnellen und effektiven Rüstprozess, um keine wesentlichen produktiven Zeiten (Reinigungszeit) zu verlieren. Seiketsu = Standardisierung Die Grundlagen werden standardisiert und auf andere Reinigungskammern, in denen gleiche Bedingungen herrschen, übertragen. Die Standardisierung verhindert in Verbindung mit stetigem Aufräumen, dass neue Gegenstände ungeplanten Zugang zum Arbeitsbereich finden. Damit die Standardisierung umgesetzt werden kann, lohnt es sich, die „Fünf-Minuten-Regel“ einzuführen. Das bedeutet, dass jede Reinigungskraft sich täglich fünf Minuten Zeit nimmt, um in ihrem Arbeitsbereich (Reinigungskammer, Reinigungswagen) die herkömmliche Ordnung wieder herzustellen. Shitsuke = Selbstdisziplin Ohne Selbstdisziplin wird schnell wieder das altbekannte Chaos in der Reinigungskammer herrschen. Die Reinigungskräfte, aber auch alle sonstigen Nutzer der Reinigungskammer (dazu zählen auch Objektleiter), sollen zur Selbstdisziplin angehalten werden. Vorgaben können durch Fotodokumentationen visuell dargestellt werden. Selbstdisziplin kommt nicht von alleine, sondern muss erlernt und trainiert werden. Ein dauerhafter Erfolg stellt sich nur dann ein, wenn die getroffenen Maßnahmen regelmäßig überprüft werden, um den geforderten Standard wiederherzustellen. Mit anderen Worten: Man muss ständig am Ball bleiben. Was bringt die 5-S-Methode in der Reinigungskammer? Eine unternehmensweite Umsetzung der Methodik führt dazu, dass sich die Grundeinstellung des Reinigungspersonals positiv verändert. Unordnung und Chaos in der Reinigungskammer werden schneller entdeckt und selbstständig beseitigt. Die Reinigungskräfte werden weniger Zeit mit Tätigkeiten verbringen, die keinen Mehrwert schaffen, und verlieren in ihrer eigenen Arbeitsvorbereitung keine Zeit mehr. Die Umsetzung von 5 S kann als Einstieg in die Prozessoptimierung betrachtet werden. Schnelle Erfolge in der Arbeitsorganisation (kein unnötiges Suchen, Zeitverschwendung) werden sich positiv auf die Arbeitsweise der Reinigungskräfte auswirken. Hinzu kommen geringe bis keine Kosten für das Unternehmen selbst, die mittelfristig zu einer positiven Veränderung der Unternehmenskultur führen. Was sind die Schlüsselfaktoren für eine erfolgreiche Prozessoptimierung mit 5 S? Grundsätzlich gilt: Etablieren Sie 5 S in der Reinigungskammer als Teil ihrer Unternehmenskultur. Denn: Was in der Reinigungskammer ein- beziehungsweise umgesetzt wird und sich etabliert, wird sich kurzfristig positiv auf das gesamte Objekt und somit auch auf die Reinigungsqualität übertragen. Die Prozessoptimierung in der Reinigungskammer soll, nachdem sie auf eine breite Akzeptanz in Ihrem Unternehmen gestoßen ist, in den gesamten Arbeitsalltag integriert werden. Denn dadurch wird das 5-S-System nicht ein Einzelprojekt bleiben, das sich auf einen kleinen Teil Ihres Unternehmens bezieht, sondern es wird Teil der japanischen Kaizen-Philosophie. Kaizen bedeutet so viel wie „ständige Verbesserung“ und ist somit eine dauerhafte Aufgabe, die wenig Zeit kostet, aber viel Wirkung zeigen kann. 5 S in der Reinigungskammer lässt sich nicht in wenigen Minuten oder Stunden umsetzen und zu einem dauerhaften Erfolg führen. Ständige Kontrollen, auch Selbstkontrollen, sind notwendig, um das Ordnungssystem zu etablieren. Die durch die Prozessoptimierung gewonnene Zeit (Arbeitszeit) wird sich in allen Bereichen positiv auswirken. Geben Sie dem Vorhaben mindestens sechs Wochen Zeit und lassen Sie sich nicht von Dauernörglern durch die Worte entmutigen: „Das haben wir schon immer so gemacht! Warum sollen wir das jetzt ändern?!“ Ich bin mir sicher, dass die hier gezeigten Beispielbilder in Ihren Objekten dann der Vergangenheit angehören werden. Sascha Hintze | markus.targiel@holzmann-medien.de

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