Interne Unternehmenskommunikation App bindet auch mobile Mitarbeiter ein

Ein Berliner Dienstleistungsunternehmen setzt für die interne Kommunikation auf eine App, um die 3.700 mobilen Beschäftigten zu informieren und alle miteinander zu vernetzen. Seit der Einführung der Lösung haben sich Austausch und Transparenz verbessert und die Kommunikation ist sicherer geworden.Rund 5.600 Menschen sind bei der Berliner Stadtreinigung beschäftigt. 3.700 von ihnen sind auf den Straßen Berlins unterwegs, um die Hauptstadt sauber zu halten. Ein Großteil der Beschäftigten sitzt also nicht im Büro an einem PC. Dies macht die interne Kommunikation für einen der größten Arbeitgeber Berlins zu einer besonderen Herausforderung. Seit der Einführung der Beschäftigten-App „myBSR“ im Herbst 2018 ermöglicht die BSR nun allen die zeitgleiche Information über wichtige Ereignisse im Unternehmen und den Austausch untereinander. „myBSR“ basiert auf der Kommunikationslösung Beekeeper und verbindet jedes einzelne Teammitglied über Smartphone oder PC in Echtzeit mit dem gesamten Unternehmen. So können sich alle 5.600 Mitarbeiter bereichsübergreifend austauschen und voneinander erfahren, was an den anderen Standorten im Berliner Stadtgebiet passiert. Dazu gehören neben der Zentrale in der Tempelhofer Ringbahnstraße insgesamt rund 40 weitere Standorte, zum Beispiel Betriebshöfe der Müllabfuhr, Liegenschaften der Straßenreinigung, Recyclinghöfe, Kfz-Werkstätten oder das Müllheizkraftwerk in Ruhleben. Schnelle und zeitgleiche Informationen„Die große Herausforderung war: Wie erreichen wir unsere Kollegen, die jeden Tag für die Sauberkeit Berlins unterwegs sind, im digitalen Kommunikationszeitalter? Die Lösung, ‚myBSR‘, ist ein Riesenschritt für die interne Kommunikation bei der BSR“, kommentiert René Worlitzer vom Vorstandsbüro Kommunikation. „Die direkte, für die tägliche Arbeit wichtige Kommunikation vor Ort erfolgt persönlich zum Beispiel durch Einsatzleiter. Das ist ein hohes Gut bei der BSR und wird von den Beschäftigten auch so erwartet. Unsere Mitarbeiterzeitschrift ‚Intern‘ erscheint einmal im Monat. Das ist ein Handicap, wenn es um schnelle direkte Infos geht, aber auch bei Veranstaltungen oder anderen Terminhinweisen.“ Dies bestätigt auch Sebastian Gerth, Anwendungsorganisator bei der BSR: „Die Kollegen in den Büros kamen über das Intranet, genauer die Intranetnews, einfach eher an die Informationen und konnten sich so beispielsweise für Veranstaltungen oder Seminare schneller anmelden. Die Möglichkeit für die Kollegen in Orange, sich via Extranet zu informieren, wurde nur von wenigen genutzt und war auch nicht besonders komfortabel.“ Kommunikation, Informationen und DatensicherheitUm Wünsche und Anforderungen an eine interne Kommunikationslösung zu ermitteln, befragte die BSR ihre Beschäftigten. Im Ergebnis wurde der ursprünglich geplante Ausbau des bestehenden Extranets zugunsten einer Mitarbeiter-App gestrichen. Eine Umfrage hatte ergeben, dass nur zwei Prozent der Angestellten das Angebot nutzten, da es ihnen zu kompliziert war. Stattdessen wurden Wünsche geäußert nach offener Kommunikation und schnellen Informationen über Entwicklungen im Unternehmen genauso wie zu alltäglichen Dingen wie Speiseplänen oder Jobangeboten. Weitere Anforderungen an die neue Lösung waren der Zugriff von möglichst allen Geräten aus, also PC genauso wie Smartphone, sowie die Sicherheit der Daten. Die Entscheidung fiel daraufhin auf die Kommunikationslösung von Beekeeper, Schweizer Anbieter einer mobilen Unternehmenslösung für die Kommunikation und Kollaboration. Die App von Beekeeper verbindet jedes einzelne Teammitglied mit dem gesamten Unternehmen – in Echtzeit über mobile Endgeräte, den Desktop oder auch Bildschirme, zum Beispiel in Aufenthaltsräumen. Im Rahmen einer Testphase von April bis August 2018 äußerten die am Test beteiligten Beschäftigten der BSR weitere Wünsche an ihre neue App: „Die Testphase führte zu sehr gutem Feedback. Und es zeigte sich, dass unser ursprünglicher Ansatz, zusätzlich zu Bereichskanälen nur einen Unternehmenskanal einzurichten, nicht ausreichte. Wir haben während der Testphase einen offenen unternehmensweiten Kanal für alle zum Ausprobieren eingerichtet. Der sollte unbedingt bleiben, war die einhellige Meinung. Und das haben wir dann auch so umgesetzt“, sagt Sebastian Gerth. Transparenz über alle Hierarchieebenen hinwegDie BSR zieht gut ein halbes Jahr nach Einführung der Mitarbeiter-App eine positive Bilanz. Rund 35 Prozent aller Beschäftigten nutzen heute die Kommunikationsplattform zur Information und zum Austausch, lassen andere an ihrem Arbeitsalltag teilnehmen, geben selbst Informationen weiter – zum Beispiel zur Situation im Straßenverkehr –, arbeiten gemeinsam an Dokumenten, rufen Speisenpläne ab oder informieren sich über betriebliche Veranstaltungen. Die App ermöglicht es, Neuigkeiten aus den Abteilungen mit allen zu teilen, zum Beispiel im April den Roll-out der Bio-Pflichttonne in Berlin. Der Austausch und die Transparenz im Unternehmen haben sich verbessert, auch über Hierarchieebenen hinweg. „Der Austausch untereinander funktioniert viel besser als früher über WhatsApp-Gruppen und wir steigern das Verständnis für die Jobs der Kollegen. Es gibt mehr Transparenz und dadurch bessere Einblicke in die verschiedenen Bereiche des Unternehmens. Auf der anderen Seite erfährt durch die App auch der Vorstand, was bei der Belegschaft auf der Straße los ist, und er gewinnt wertvolle Einblicke in deren Berufsalltag“, so das Fazit von Sebastian Gerth. Einen großen Vorteil sieht er darüber hinaus darin, dass die Kommunikation nun sicher ist und die Mitarbeiter keine privaten Informationen an Drittanbieter preisgeben müssen. Quelle: Beekeeper, BSR markus.targiel@holzmann-medien.de

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