Dokumentenmanagement, Rechnungswesen und Monitoring Alles in der Cloud

Ein deutschlandweit tätiges Instandhaltungsunternehmen, das sich insbesondere auf die Schimmelbeseitigung spezialisiert hat, setzt auf die Digitalisierung seiner Unternehmensprozesse mit einer cloudbasierten Softwarelösung.Handwerksbetriebe in Deutschland haben volle Auftragsbücher, erzielen Rekordergebnisse und das Geschäft wächst. Trotzdem sollte man das Thema Digitalisierung nicht auf die lange Bank schieben. Gerade in guten Zeiten ist es sinnvoll, sich langfristig auszurichten. Internetgiganten wie Google oder Amazon machen sich langsam breit im Bereich Dienstleistungen. Es ist nur noch eine Frage Zeit, bis das Internet einen Großteil der Aufträge einspielt, und es besteht die Gefahr, dass alteingesessene Handwerksbetriebe zu Subunternehmern von Internetfirmen werden. Neben einem funktionierenden Internetauftritt spielen jedoch vor allem die Organisation und die dazugehörigen Prozesse im operativen Bereich eine erhebliche Rolle. Auf dem Weg zum papierlosen Büro kommt man Stand heute nicht an Cloudlösungen vorbei. Da oftmals in den kleinen und mittelständischen Betrieben das notwendige Kapital beziehungsweise personelle Know-how fehlt, können standardisierte Lösungen kostengünstig Abhilfe schaffen. Instandhaltung mit Hilfe von CloudsoftwareVallovapor aus Berlin betreut seit 2009 deutschlandweit circa 600.000 Wohneinheiten für Verwalter und Eigentümer. Zum Kerngeschäft gehört die Schimmelbeseitigung mit einem innovativen Verfahren als Instandhaltungsmaßnahme in Mieterwohnungen. Mitarbeiter im Einsatz sind ausgerüstet mit Smartphones oder Tablets und einer openHandwerk-App. Die Mitarbeiter sind deutschlandweit in ihren Regionen im Einsatz. Gesteuert werden der operative Ablauf und die Einsätze aus der Niederlassung in Alfhausen bei Osnabrück. Arbeitsscheine oder Begehungsprotokolle holt im Büro niemand mehr ab. Per App oder E-Mail erhalten die Mitarbeiter ihre Aufträge auf ihr Endgerät, senden ihrerseits alle relevanten Daten und Dokumente über die openHandwerk-App in die Cloud in den entsprechend angelegten Auftrag beziehungsweise den dazugehörigen Dokumentenordner, aus denen sofort Rechnungen erstellt werden können. Das war nicht immer so. „Bis 2015 wurden die Dokumente vom Mitarbeiter postalisch ins Büro gesendet, Fotos per E-Mail übermittelt und in Ordnern abgelegt. Aufträge und der Auftragsstatus wurden in Excel-Listen oder Papierformat dokumentiert, bis man den Überblick verloren hatte“, berichtet Arkajd Treichler, Betriebsleiter bei Vallovapor. Eine Lösung musste her, die den Handwerksbetrieb operativ unterstützt und Arbeitsprozesse vereinfacht und ihn auf das wachsende Geschäft vorbereitet. In Zusammenarbeit mit openHandwerk, prämiert mit dem „Cloud Rocket Award” von Cancom/Pironet, wurde eine kostengünstige und intuitive Lösung für die Digitalisierung implementiert, die nahezu alle Prozesse im Büro abbildet. Digitalisierte ProzessabläufeAufträge, die per Telefon, Fax, E-Mail bei Vallovapor eingehen, werden im Büro in der Software erfasst. Auftraggeber erhalten sofort eine Auftragsbestätigung. Im Dokumentenmanagementsystem werden vorgegebene Ordner mit Auftragsbestätigungen, Angeboten, Lieferscheinen, Materialrechnungen befüllt. Jeder Auftrag ist somit komplett auch nach Jahren nachzuvollziehen und ist somit GoBD-konform. Nachdem die Büromitarbeiter den Auftrag terminiert haben, erhält der Auftraggeber eine Terminbestätigung per E-Mail und der zuständige Mitarbeiter alle notwendigen Informationen per App, die er bestätigt. Darüber hinaus hat der Mitarbeiter alle seine Termine für die Woche oder den Monat im Überblick und kann über seine App auch seine Arbeitszeiten erfassen, heruntergebrochen auf Fahrtzeiten, Arbeitszeiten, Pausen, Krankheits- und Urlaubszeiten. Nach Fertigstellung der Arbeiten kann der Mitarbeiter alle notwendigen Dokumente wie Arbeitsscheine, Begehungsprotokolle, Mieterdokumente, Nachträge, Vorher-nachher-Fotos sowie Videos per App oder E-Mail in die Cloudlösung senden. Über Statusanzeigen können die Mitarbeiter ihre Aufträge nach Dringlichkeit und Stand unterteilen. Vallovapor bindet bei größeren Aufträgen Subunternehmer anderer Gewerke in die Lösung mit ein. Diese liefern dann ebenfalls alle Daten und bekommen Auftragsinformationen per E-Mail oder App. Heute arbeitet das Instandhaltungsunternehmen besonders in Baden-Würtemberg und Bayern mit 25 Partnerbetrieben zusammen, die ebenfalls über die Software mit Informationen versorgt werden und die ihrerseits Dokumente in die Cloud einstellen. Auf dem gleichen Stand dank digitaler AuftragshistorieEine Auftragshistorie gibt den genauen Überblick, wann Aufträge angelegt, terminiert oder erledigt wurden, wann Informationen oder E-Mails an den Auftraggeber gingen, wann Briefe an Mieter automatisch versendet wurden, wann Termine abgestimmt oder Mieter oder Auftraggeber nicht telefonisch erreicht werden konnten. Jeder Mitarbeiter ist somit in der Lage, den aktuellen Status und was bisher geschah in der Software nachzuvollziehen. Jeder im Büro hat den Überblick über den Auftrag oder das Angebot. Zuvor waren Fragen zu Aufträgen oder Angeboten nicht zu beantworten, wenn Mitarbeiter krank oder im Urlaub waren. Bei Beschwerden von Kunden kann nunmehr per Knopfdruck ein Screenshot versendet werden, der dem Auftraggeber die Auftragshistorie anzeigt. Rechnungsstellung und digitales ArchivDie Rechnungsstellung erfolgt über die Cloudsoftware aus den bestehenden Aufträgen. Alle Angebots- und Rechnungsdaten sind mit den operativen Auftragsdaten und -unterlagen verknüpft. „Zu Beginn haben wir openHandwerk lediglich für die Dokumente zum Auftrag genutzt und zur Kommunikation mit den Kunden. Für die Rechnungsstellung nutzten wir ursprünglich unsere alte Branchensoftware. Wir waren jedoch von der Anzahl an Nutzerzugängen begrenzt. Ein Arbeiten an mehreren Standorten war fast unmöglich”, berichtet Inge Sowiak, Assistentin der Geschäftsführung. „Heute erstellen wir auch unsere Angebote und Rechnungen aus openHandwerk in der Cloud. Wir sind somit deutlich schneller und haben eine Lösung aus einer Hand.” Vallovapor wickelt in Deutschland mit zwei Büromitarbeitern im Jahr über 1.200 Instandhaltungsaufträge ab – von der Angebotserstellung, Terminierung und Abwicklung sowie Dokumentation bis hin zur Rechnungsstellung. „Durch digitale Archivfunktionen und durch die aktuellen Prozessabläufe sparen wir jährlich rund 20.000 Euro an Personalkosten ein und erhöhen unsere Qualität in der Abwicklung“, fasst Inge Sowiak zusammen. Übersicht im CockpitopenHandwerk funktioniert dabei wie ein Frontend oder Cockpit. Bereits vor Arbeitsbeginn sehen die Mitarbeiter im Büro, ob die Kollegen, die in der Instandhaltung tätig sind, pünktlich kommen oder sich verspäten. Mit Informationen wie diesen lässt sich die Kommunikation mit Kunden und die Kundenzufriedenheit deutlich erhöhen. Heutzutage verlangen Kunden eine umfangreiche Kommunikation. Kleine Betriebe haben hierfür oft nicht die notwendigen Ressourcen. Die Softwarelösung unterstützt hierbei, sei es mit Auftragsbestätigungen, Terminbestätigungen, Erledigungsvermerken oder automatisch generierten Kundenanschreiben. Der Mitarbeiter im Büro wird entlastet und er gewinnt mehr Zeit für das Wesentliche. Arbeitszeiterfassung per AppFrüher wurden Arbeitsscheine und Stundenkonten bei Vallovapor auf Papier erstellt. Es kam immer wieder vor, dass Mitarbeiter diese Dokumente oft unvollständig oder zu spät lieferten. Über die Lösung in der Cloud können Arbeitszeiten schnell und einfach per App oder Internet ausgefüllt und gesendet werden. Die Vorbereitung der Lohnabrechnung dauert nur noch Minuten. Darüber hinaus werden Nachrichten versendet, wenn Unterlagen fehlen. Das Unternehmen erhält deutlich mehr Informationen, da alle Zeiten mit den zugehörigen Aufträgen an einem Ort hinterlegt sind. Unterstützung beim VertriebIn der digitalen Auftragsmappe werden alle Aufträge mit den entsprechenden Dokumenten erfasst. Nach Begehungen zur Angebotserstellung sind die Aufmaße im Handumdrehen in der Cloud – bereit zur Angebotserstellung. Angebote können hier hinterlegt oder durch die Software erzeugt werden. Auf Wunsch erhalten die potenziellen Auftraggeber alle sieben Tage eine Erinnerung über das Angebot. Manchmal erhält Vallovapor dadurch auch noch nach Monaten Aufträge. Dokumentenmanagement, Rechnungswesensoftware und Monitoringwerkzeug „openHandwerk ist weit mehr als ein Dokumentenmanagement oder eine Rechnungswesensoftware, sondern auch ein Monitoringwerkzeug”, sagt Sascha Herzberg, CTO von openHandwerk. „Über Soll-Ist-Vergleiche können Aufträge und Zeitaufwand bewertet werden, genauso wie Mitarbeiter verglichen werden bezüglich Aufträgen und Umsätzen. Für Geschäftsführer oder Eigentümer gibt die Lösung einen Überblick, wie der Betrieb aktuell steht. Als Frontendlösung ist openHandwerk den ganzen Tag im Einsatz und unterstützt das Handwerksbüro beim ganztägigen Geschäft“, fasst Herzberg zusammen. Anhand des Beispiels Vallovapor zeigt sich exemplarisch, was mit Digitalisierung im Handwerk möglich ist. Es geht hierbei nicht um das Wegrationalisieren von Arbeitsplätzen. Es geht vielmehr um das Automatisieren von Arbeitsabläufen und die Schaffung von Wettbewerbsvorteilen. Gleichzeitig können Mitarbeitern Freiräume geschaffen werden, um andere Arbeiten zu erledigen, für die oft die Zeit fehlt. Mit digitalen Lösungen werden nicht nur die Prozesse im Büro optimiert. Gleiches gilt für Objekte oder Auftragsorte. Die Digitalisierung ist in allen Geschäftsbereichen angekommen. Dadurch bieten sich jedem Betrieb im Handwerk, vor allem auch kleineren, neue Chancen. Am Ende gewinnen diejenigen Betriebe, die nicht stehenbleiben. Martin Urbanek, Vallovapor/openHandwerkmarkus.targiel@holzmann-medien.de

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