Ein Thema für zwischendurch? - rationell reinigen Gebäudedienste

In den bisherigen Beiträgen dieser Serie haben wir einige unabkömmliche Sortimente in der Gebäudereinigung detailliert betrachtet, um einen genauen Blick und Kostentransparenz zu ermöglichen. Mit dem Thema Einkaufscontrolling möchten wir Ihnen Ideen und Anregungen geben und auf Punkte hinweisen, die vielleicht noch gar nicht betrachtet worden sind.Davon ausgehend, dass wir unsere Lieferanten und Hersteller kennen und bei Bedarf unsere Artikelstatistiken erhalten, kennen wir dann zumindest etwa unseren Jahreseinkaufsumsatz. Damit beginnt jedoch erst die Herausforderung im Einkauf. Gibt es darüber hinaus Standards, die Sie in Ihrem Hause bezogen auf das Einkaufscontrolling definiert haben? Ist die Buchhaltung darüber informiert, was der Einkäufer mit den Lieferpartnern vereinbart hat? Das können zunächst ganz einfache Elemente sein, die stichprobenartig einen Blick wert sind: 1. Einfache (erste) Rechnungsprüfung Beinhaltet die Rechnung den vereinbarten Skontosatz?Entspricht der berechnete Preis dem vereinbarten Preis? Erhalten Sie die vereinbarten Rabattsätze? Welche Jahrespreisliste ist die Basis Ihrer Vereinbarung?Wie zeitnah erfolgt die Rechnungslegung beziehungsweise wie ist die Rechnungslegung vereinbart?Handelt es sich um Rechnungen von Vertragspartnern? Kennt die Buchhaltung alle Vertragspartner? Wie geht man mit nicht gelisteten Rechnungslegern um? Erfolgt hier Controlling/Rücksprache zwischen Buchhaltung und Rechnungsfreigeber?Hier sollten im ersten Schritt Artikel und Konditionen eines weiteren Blickes würdig sein. Ein kleiner Tipp: Sie kennen doch bestimmt den Spruch „Traue keiner Statistik, die du nicht selbst gefälscht hast.“ Definieren Sie also genau, welche Parameter Ihre Artikelstatistiken beinhalten sollen und machen Sie Stichproben. Kumulierter Gesamtumsatz pro Artikel durch die kumulierte Menge sollte den korrekten vereinbarten Einzelpreis ergeben. Aber Vorsicht: Sollten Sie Differenzen feststellen, heißt es nicht automatisch, dass etwas nicht stimmt. Zum Beispiel kann eine vereinbarte, unterjährige Preisanpassung zu solchen Abweichungen führen. Wichtig ist, dass Sie bei Differenzen den Dialog mit dem Lieferanten suchen und man den Grund/Prozess der Abweichung versteht. 2. Sortiments- und Lieferantenanalyse Notwendig ist es, klare Vereinbarungen mit allen wichtigen Lieferanten zu haben. Viele von uns arbeiten seit Jahren vertrauensvoll mit Lieferanten zusammen. Trotzdem empfiehlt es sich für alle Beteiligten, vom Objektleiter, von der Buchhaltung bis hin zum Außen- und Innendienst der Lieferpartner, die Spielregeln der Zusammenarbeit zu kennen. Liefer- und Zahlungskonditionen?Wie wird die Versorgungssicherheit sichergestellt?Wann können Preise angepasst werden (nach oben und unten)? Laufzeit der Preise und Verträge?Regelung bei NICHT-Lieferfähigkeit von Produkten vorhanden?Haben Sie ein klares Kernsortiment? (Ein elementares Thema bei definierten Standards, um interne Abläufe zu erleichtern.) Die nächste Stufe ist es, anhand der Daten die Warenkörbe beziehungsweise Sortimentsentwicklungen (etwa die Anzahl der Produkte und Lieferanten in der Reinigungschemie) zu controllen. Dies gilt natürlich auch für die Bereiche Hygienepapier oder Reinigungsequipment und Maschinen. Dies muss jedoch kontinuierlich erfolgen. Nur so können wir die Entwicklung des Wareneinsatzes ins Verhältnis zur Gesamtumsatzentwicklung beziehungsweise der knapp kalkulierten Objekte bringen. Durch dieses einfache Controlling kann man erkennen, wie lebendig doch ein Sortiment sein kann und wie es von alleine wächst. Nicht immer kann nachvollzogen werden, wie Produkte in den Einkaufskorb gelangen und sich sogar zu sehr umsatzstarken Artikeln entwickeln können. Bei Nachfragen weiß oft keiner mehr, wie und warum das Produkt gelistet worden ist. Zu guter Letzt ist es der Endkunde, der genau auf diesem Produkt besteht! Also bestellen, sonst hätten Sie den Auftrag verloren … Die Reinigungsmaschinenthematik ist im Hinblick auf die Gesamtkosten ein ganz besonderes Thema, das oft unterschätzt wird. Dieses spannende Thema werden wir in einem der nächsten Beiträge genauer unter die Lupe nehmen. Die aufgeführten, doch relativ einfachen Methoden sollen Ihnen die Möglichkeit geben, ein Controlling mit einfachen Analysen, Prüfungen und Auswertungen aufzubauen. Das A und O eines funktionierenden Controllings ist die interne Kommunikation in den einzelnen Unternehmensbereichen: vom Einkauf, Objekt- und Bereichsleiter, QM-Abteilung bis zur Buchhaltung. Auf Anfrage unter www.sarikohn.de/Kontakt erhalten Sie eine tabellarische Übersicht (Excel) der genannten Möglichkeiten, um eine verlässliche Grundlage für Ihre Planung und Kontrolle zu schaffen. Fadime Sarikaya | peter.hartmann@holzmann-medien.de

Einkaufscontrolling Ein Thema für zwischendurch?

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