Flexibel dank neuer Softwarelösung
-Der Dienstleister TKW Gebäudeservice GmbH ist in den letzten Jahren über dem Branchendurchschnitt gewachsen. Folge: Man stieß bei der Bewältigung des operativen Geschäfts zusehends an seine Grenzen. Schnell war klar, dass weiteres strategisches Wachstum nur über eine neue und integrierte ERP-Lösung zu erreichen ist. Zielsetzung waren dabei vor allem drei Punkte: Erstens ging es um die Optimierung der Geschäftsprozesse und damit einhergehend um eine spürbare Steigerung der Effizienz. Zweitens sollte die Qualität der Kundenbeziehungen und Dienstleistungen verbessert und drittens sollte eine flexible Lösung geschaffen werden, um das konstante Wachstum des Unternehmens proaktiv managen zu können.
Ziel bei einer solchen Lösung sollte zudem die Verbesserung der Kommunikation und der Beziehungen zu den Kunden sein, das Qualitätsniveau sollte weiter angehoben und das Prozessmanagement optimiert werden – und nicht zuletzt galt es, interne und externe Abläufe zu verschlanken sowie einfacher, transparenter und effizienter zu gestalten. Um die gesteckten Ziele zu erreichen, hat die Geschäftsleitung entschieden, eine neue, ganzheitliche und modulbasierende Anwendungsplattform einzuführen.
Da die alte Lösung komplett ersetzt werden sollte, wurden die relevanten Fachbereiche wie Finanzbuchhaltung, Lohnabrechnung, Auftragsbearbeitung, Objektkontrolle und Kundenmanagement zu einem Projektteam zusammengeführt. Jeder Bereich hat sein Anforderungsprofil erstellt, dieser wurden anschließend in ein mehrseitiges Pflichtenheft übertragen, welches verschiedenen Softwareunternehmen zur Verfügung gestellt wurde. Ein 16-Punkte-Fragenkatalog wurde als flankierende Maßnahme zum Pflichtenheft an die Softwarefirmen verteilt. Die Antworten der Anbieter haben zu einer ersten Vorauswahl für die Digras-Software geführt. Bei den entscheidenden Gesprächen, Präsentationen und Trainings waren dann nicht nur Geschäftsführer Kai Kienzl und die kaufmännische Leiterin Christine Kehr eingebunden, sondern auch die Kolleginnen aus den Bereichen Personalwesen, Auftragsbearbeitung, Kundenmanagement und Finanzbuchhaltung.
So hat es in der „heißen Phase“, als es unter anderem um die Übernahme der Daten, die Gestaltung der TKW-spezifischen Formulare und die verschiedenen Schulungen der Mitarbeiterinnen ging, eine nahezu tägliche Abstimmung mit gegenseitigem Erfahrungsaustausch gegeben. Dabei haben beide Seiten konsequent das Ziel verfolgt, die neue Digras-Anwendungsplattform im gesteckten Zeitrahmen zu realisieren sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für die Nutzung zu schulen. Nicht zuletzt dank der partnerschaftlichen und dialogorientierten Arbeitsweise konnte dieses Ziel erreicht werden. Kai Kienzl und Christine Kehr sind sicher, die richtige Entscheidung getroffen zu haben: „Es ist uns schon jetzt gelungen, viele Arbeitsprozesse in der Sachbearbeitung zu verkürzen, beispielsweise im Bereich Faktura, Leistungslohnerfassung und Lieferscheinerstellung. Darüber hinaus ist es auch normal, dass wir hin und wieder neue Aufgaben zu lösen haben, schließlich lebt unser neues System und ist kein unveränderbarer Monolith. Genau darin sehen wir die Stärke, d.h., wir können mit dieser Plattform einerseits rasch auf die Wünsche unserer Kunden reagieren und uns andererseits zügig an die Entwicklungen des Marktes anpassen. Die über das System zu jeder Zeit verfügbaren bzw. abrufbaren Informationen mit gesicherter Aussagekraft bilden für uns wichtige Entscheidungshilfen in ganz unterschiedlichen Situationen. Das ist es, was wir zur Steuerung des Unternehmens brauchen.