Nicht ob, sondern wann die Betriebsprüfung erfolgt, lautet die Frage. Früher oder später wird praktisch jedes Unternehmen und damit auch die in der Reinigungsbranche tätigen Unternehmen entsprechenden Besuch erhalten. Mittelständische Unternehmen sind oft unsicher über das richtige Verhalten, ihre Rechte und Pflichten. Welche Vorbereitungen und Verhaltensweisen anzuraten sind, zeigt der folgende Beitrag auf.
Was tun, wenn der Betriebsprüfer klingelt?
- Der steuerlich korrekte Ausdruck ist Außenprüfung. Geprüft werden die tatsächlichen und rechtlichen Verhältnisse, die für die Steuerpflicht und für die Bemessung der Steuer maßgebend sind (Besteuerungsgrundlagen) zugunsten wie zuungunsten des Steuerpflichtigen. Es steht im Ermessen des Finanzamtes, ob und wann Prüfungen durchgeführt werden. Großunternehmen werden lückenlos geprüft, während entsprechende Prüfungen bei kleinen und mittelständischen Unternehmen rein statistisch alle 11 bis 20 Jahre erfolgen.
Deshalb liegen im Mittelstand häufig weder beim Inhaber noch den Mitarbeitern im Rechnungswesen Erfahrungen im Umgang mit der Betriebsprüfung vor. Kündigt sich eine Betriebsprüfung an, stellt sich die Frage, wie man sich verhalten soll. Ständiger Widerstand wird nur eine entsprechende Reaktion des Betriebsprüfers nach sich ziehen, anderseits wird aber kein Steuer-pflichtiger freiwillig Informationen herausgeben, welche den Betriebsprüfer auf Sachverhalte hinweisen, welche zu Nachforderungen des Finanzamtes führen können.
Der folgende Beitrag gibt Hinweise, wie man die Prüfungshandlungen beeinflussen kann, gleichzeitig jedoch die Gesetze einhält, um nicht unnötige, kostenspielige und letztlich zwecklose Auseinandersetzungen herbeizuführen.
Prüfungsvorbereitung
Der Zeitraum von 11 bis 20 Jahren zwischen zwei Betriebsprüfungen ist eine Durchschnittsgröße. Das Recht der Betriebsprüfung besteht selbstverständlich für jedes Geschäftsjahr. Entsprechend gibt es keine Möglichkeiten, eine Betriebsprüfung abzuwenden. Ein Hinweis darauf, dass es sich bei der geplanten Prüfung um die dritte innerhalb von zehn Jahren handelt, während das Reinigungsunternehmen im Nachbarort noch nie behelligt wurde, ist sinnlos.
Geprüft werden meistens drei zusammenhängende Jahre, bei einer Prüfung im Jahr 2009 werden also die Jahre 2006 bis 2008 behandelt. Damit wird jedoch nicht die Verjährungsfrist von zehn Jahren, welche bei Gesetzesverstößen gilt, außer Kraft gesetzt. Somit können Hinweise bis in das Jahr 1999 verwandt werden. Ziel der Betriebsprüfung ist eine Gesamtübersicht über alle steuerlichen Sachverhalte. Die Betriebsprüfung beschränkt sich nicht auf einzelne Steuerarten, es sei denn, dieses ist in der Ankündigung vermerkt.
Kein Reinigungsunternehmen wird von der Prüfung begeistert sein. Sicherlich wird Mehrarbeit verursacht, meistens werden auch Nachzahlungen fällig. Dennoch sollten sich vor Prüfungsbeginn Unternehmensleitung und Mitarbeiter auf einen distanzierten, gleichwohl freundlichen und korrekten Umgang mit dem Betriebsprüfer verpflichten. Dieser führt im Rahmen der Prüfung nur seinen Beruf aus. Wie bei jedem Menschen wird unfreundliches Verhalten nicht die Zusammenarbeit vereinfachen oder die Ergebnisse verbessern. Der Zeitraum der Ankündigung ist nicht grundsätzlich festgelegt, mindestens ein Monat Vorbereitungszeit sollte verbleiben. Bei kurzfristigen Ankündigungen ist ein Einspruch möglich. Ein formaler, rechtlicher Einspruch belastet das Klima vor der Prüfung unnötig, es ist besser, eine informelle Lösung zu finden. Falls also tatsächliche Gegebenheiten wie beispielsweise der lang geplante Urlaub des Buchhalters geplant sind, sollte telefonischer Kontakt aufgenommen werden, um eine Verschiebung zu erreichen.
Dem Betriebsprüfer ist ein adäquater Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen. Weiterhin sollte der Arbeitsplatz in räumlicher Nähe der hauptsächlichen Ansprechpartner liegen. Ein jeweils 15-minütiger Weg ist kaum zumutbar. Den Prüfungsbeginn abzuwarten, um dann dem Betriebsprüfer einen „Katzentisch“ in unbeheizten Lagerräumen anzubieten, wird die Zusammenarbeit verschlechtern und die Prüfungsergebnisse kaum positiv beeinflussen.
Häufig vergeben kleinere Reinigungsunternehmen die steuerlichen und buchhalterischen Angelegenheiten an einen externen Anbieter, meistens den Steuerberater. Dieser ist dann der bessere Ansprechpartner für den Betriebsprüfer. Grundsätzlich kann die Betriebsprüfung in den Räumlichkeiten des Steuerberaters erfolgen. Die in diesem Beitrag vorgestellten Vorgehensweisen sind dem Steuerberater vertraut, mögliche Fehler im Umgang mit dem Betriebsprüfer können so vermieden werden. Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass evtl. unbedarfte Mitarbeiter, welche unbedachte Äußerungen machen könnten, abgeschirmt werden. Ein Nachteil sind zusätzliche Kosten, will der Steuerberater seinen Aufwand doch vergütet haben. Tendenziell werden mit geringer Betriebsgröße jedoch die Vorteile einer Prüfung beim Steuerberater zunehmen. In jedem Fall ist der Steuerberater unmittelbar bei Ankündigung der Betriebsprüfung zu informieren, um die in diesem Beitrag dargestellten Schritte mit diesem abzustimmen.
Wenn es auch immer wieder aufgeschoben wurde, ist nunmehr der letzte Zeitpunkt, die Buchhaltung in Ordnung zu bringen. Von der Idee, mittels Chaos den Betriebsprüfer von seiner eigentlichen Prüfung abzuhalten, ist abzuraten. Es liegt in der ausschließlichen Verantwortlichkeit des geprüften Unternehmens, die erforderlichen Unterlagen in der notwendigen Ordnung bereitzustellen; kein Betriebsprüfer muss sich durch chaotische Unterlagen durcharbeiten.
Vor Beginn der Betriebsprüfung besteht auch die letzte Chance auf eine Selbstanzeige. Der Steuerpflichtige kann eine Nachmeldung vornehmen, muss dann allerdings die bisher vorenthaltenden Steuern plus Zinsen unverzüglich nachzahlen. Diese Möglichkeit endet in dem Moment, in dem der Prüfer die Prüfung aufnimmt. Eine Nachmeldung sollte nur in Absprache mit dem Steuerberater erfolgen.
Prüfungsbeginn
Bei Prüfungsaufnahme stellt sich oft heraus, dass der Be-triebsprüfer durchaus eine an-genehme Person ist. Zur Vorbereitung der eigentlichen Prüfungshandlungen findet oft ein belangloses, scheinbar nebensächliches Gespräch statt, um sich persönlich kennen zu lernen. Dagegen ist nichts einzuwenden, dennoch sollte sich vor allem der Unternehmensinhaber mit Hinweisen auf private Vorlieben und Verhältnisse zurückhalten. Häufig lassen sich Ausgaben nicht völlig dem Unternehmen oder der privaten Lebensführung zuordnen. Weiß der Betriebsprüfer um die Vorlieben des Steuerpflichtigen, werden schnell unvorteilhafte Schlussfolgerungen gezogen und im Zweifelsfall Betriebsausgaben der privaten Lebensführung zugeordnet. Deshalb sollte bei Fragen nach privaten Vorlieben einsilbig geantwortet werden und auf die schönen Abende vor dem Fernseher verwiesen werden. Weiterhin sind mögliche Hinweise im Büro zu entfernen. Wer auf einem Bild über seinem Schreibtisch stolz mit einem in Estland geschossenen Braunbären posiert, kann regelmäßige Reisen ins Baltikum kaum als „Geschäftsanbahnung“ deklarieren, insbesondere wenn keine geschäftlichen Erfolge verzeichnet werden.
Da der Betriebsprüfer Vorgaben bezüglich seiner Zeit bei dem geprüften Unternehmen hat, kann durchaus charmant versucht werden, alternative Beschäftigungen aufzuzeigen. Gelegentliche Einladungen zu einem auswärtigen Mittagessen stellen schließlich keine strafbaren Handlungen dar.
Beim ersten Gespräch gilt es, die Ansprechpartner im Unternehmen persönlich vorzustellen. Weiterhin wird die zeitliche Verfügbarkeit geklärt, hängen die Arbeitszeiten des Betriebsprüfers doch von seinen persönlichen Präferenzen ab. Falls an einzelnen Tagen bestimmte Ansprechpartner nicht zur Verfügung stehen, ist dies frühzeitig aufzuzeigen. Im Vorfeld der Prüfung sind die weiteren Mitarbeiter zum Schweigen anzuhalten. Ansprechpartner sind der Inhaber, der Leiter der Buchhaltung und evtl. der Steuerberater, sonst keine weiteren Mitarbeiter.
Mit der Einführung sollte auch die Bereitstellung von Kaltgetränke und Kaffee, evtl. auch kleinen Snacks, geklärt sein. Eine freundliche, zuvorkommende Behandlung wird dem Umgang miteinander sicherlich nicht schaden.
Prüfungsdurchführung
Was der Betriebsprüfer wie und in welcher Reihenfolge tut, steht in seinem persönlichen Ermessen. Ständiges Nachfragen, warum welche Handlung vorgenommen wird, ist ebenso überflüssig wie mögliche Kommentare, insbesondere über mangelnden Arbeitseifer von Beamten oder die zu hohe Steuerlast des Mittelstandes.
Der Betriebsprüfer hat keinen Zugriff auf sämtliche Unternehmensdaten, der Zugriff ist auf steuerlich relevante Daten beschränkt. Grundsätzlich entscheidet der Betriebsprüfer darüber, was relevant ist. Während bei Akten der Zugriff noch hinreichend kontrolliert werden kann, ist eine Trennung innerhalb der Datenverarbeitung oft schwierig. Insbesondere bei Personengesellschaften betreffen viele Sachverhalte sowohl den geschäftlichen als auch den privaten Bereich. Dem Betriebsprüfer ist ein Zugang zur Datenverarbeitung zu gewähren.
Datenanalysen werden heute digital durchgeführt. Mittels statistischer Methoden wie dem Chi-Quadrat-Test oder dem Benfordschen Gesetz lassen sich mögliche Manipulationen leicht aufdecken. So können kreative Selbstaufschreibungen, beispielsweise von durchgeführten Fahrten, problemlos als nachträgliche Angaben identifiziert werden. An dieser Stelle ist eine Warnung auszusprechen: Versucht ein Mensch, 100 zufällige Zahlen aufzuschreiben, wird dieser Versuch leicht als Fälschung aufgedeckt. Besteht die Möglichkeit, dass entsprechende Aufschreibungen existieren, sollte evtl. der Steuerberater vor der Betriebsprüfung entsprechende Tests durchführen, um mögliche Defizite aufzudecken und zu korrigieren.
Weiterhin sind Daten des Unternehmens und der privaten Lebensführung strikt zu trennen. Kommt der Betriebsprüfer zu der Einschätzung, dass innerhalb der privaten Lebensführung steuerlich relevante Vorgänge vorliegen, wird dieser hier nicht prüfen, allerdings das zuständige Finanzamt über einen möglichen Anfangsverdacht informieren. Gleiches gilt für Sachverhalte, welche die Sozialversicherung berühren.
Abzuraten ist allerdings von einer kurzfristig durchzuführenden Optimierung der buchhalterischen Unterlagen. Dazu war ausreichend Zeit vor Ankündigung der Prüfung, nunmehr ist es dazu zu spät. Wenn der Eindruck entsteht, dass es für den Steuerpflichtigen eng werden könnte, ist sofort der Steuerberater hinzuzuziehen. Privatverhandlungen und Erklärungsversuche gegenüber dem Betriebsprüfer sind zu vermeiden. Ebenfalls abzuraten ist in jedem Fall von allen Handlungen, welche den Eindruck einer Bestechung entstehen lassen könnten. Die Idee, mit Bargeld eine Steuernachzahlung zu vermeiden, erfüllt den Straftatbestand der Bestechung.
Abschlussbesprechung
Die Prüfer haben bei mittelständischen Unternehmen, worunter die meisten Reinigungsunternehmen fallen, durchschnittlich zehn, bei Kleinbetrieben circa sechs Arbeitstage Zeit für die Durchführung der Prüfung in den Betriebsräumen.
Abgeschlossen wird die Betriebsprüfung mit der Schlussbesprechung. Hier präsentiert der Betriebsprüfer mögliche Feststellungen. Zwar gibt es keine offiziellen Ziele bezüglich der Steuernachzahlung je Betriebsprüfung bzw. -prüfer, dennoch ist ein unausgesprochenes Ziel, Sachverhalte zu finden, welche zu Nachzahlungen führen. Die Feststellungen sind nicht bindend, ein Einspruch ist möglich, allerdings sollte erst mit dem Steuerberater das weitere Vorgehen abgesprochen werden. Dabei weiß der Betriebsprüfer selbstverständlich, wo sichere Anhaltspunkte vorliegen, welche auch bei einer rechtlichen Auseinandersetzung nicht umzustoßen sind, und wo eher vage Anhaltspunkte vorliegen.
Ist der Inhaber auch nach Rücksprache mit seinem Steuerberater grundsätzlich anderer Meinung als der Betriebsprüfer, sollte ein Einspruch erwogen werden. Diese Gedanken sind schon in der Schlussbesprechung zu äußern, wird sich der Betriebsprüfer doch unter Umständen als kompromissbereit erweisen, um nicht zusätzlichen Arbeitsaufwand zu schaffen. Natürlich sollten entsprechende Einwendungen auch fundiert sein, wozu meistens der Steuerberater benötigt wird.
Die Betriebsprüfer werden in der Regel Prüfungsfeststellungen haben, welche zu Steuernachzahlungen führen. Es ist wenig sinnvoll, den Verantwortlichen im Rechnungswesen oder dem Steuerberater Fehler vorzuwerfen, nur weil Nachzahlungen drohen.
Werden nach Abschluss der Prüfung noch entlastende Unterlagen, beispielsweise Belege, entdeckt, kann eine Änderung des Prüfungsberichtes veranlasst werden. In formellem Fall ist gegen den Änderungsbescheid Einspruch zu erheben. Nicht mehr möglich ist dieser nach einer erfolgten „tatsächlichen Verständigung“.
Mögliche Nachzahlungen werden sofort fällig. Je nach Höhe und finanzieller Lage des Reinigungsunternehmens werden Liquiditätsprobleme auftreten. Um eine Steuerstundung zu erreichen, kann die vierwöchige Einwendungsfrist genutzt werden. Der Betriebsprüfer muss Stellung beziehen. Nach der endgültigen Einigung geht der Bericht zum Veranlagungsbezirk des Finanzamtes und wird ausgewertet. Erst dann ergeht der Nachzahlungsbescheid. So können Zahlungen um bis zu drei Monate verzögert werden.