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Workplace as a Service: Ein Geschäftsmodell für Gebäudedienstleister?

Die Corona-Pandemie befeuert den Trend zum Homeoffice. Viele Unternehmen ­prüfen derzeit, wie viel Bürofläche sie künftig noch benötigen und planen unter ­Umständen Abmietungen. Was bedeutet dieser Trend für ­Immobilien­betreiber und die ­Dienstleister?

Was im ersten Halbjahr zunächst eine These war, zeigt sich immer deutlicher: Das Angebot von Home­office ist inzwischen für viele Unternehmen nicht mehr nur in Zeiten der Pandemie selbstverständlich, sondern gekommen, um zu bleiben. Das zeigen nicht nur ­unzählige Studien und Beiträge von Marktbe­obachtern, sondern auch der Immobilienmarkt.

Vor diesem Hintergrund spricht viel dafür, dass in ­Zukunft im Durchschnitt deutlich weniger Büroarbeitsplätze pro Mitarbeiter benötigt werden. Auf der anderen Seite wird die Auslastung der dann vorhandenen Plätze deutlich stärker schwanken. Denn auch wenn mehr Arbeit außerhalb des klassischen Büros stattfindet, ist de r Bedarf für das Büro weiterhin vorhanden. Meetings mit Kunden, wichtige Projekt­meetings und Konzeptarbeit lassen sich nur sehr eingeschränkt über Videokonferenzen durchführen. Das Gleiche gilt für alle Tätigkeiten, die eine besondere Ausstattung benötigen. Nur die wenigsten Menschen werden für ihr Homeoffice etwa Drucker für DIN-A0-Pläne anschaffen – um nur ein Beispiel zu nennen. Auch das Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen ist remote nicht so einfach.

Eine deutlich schwankende Büroauslastung stellt die Immobilienbetreiber und insbesondere das Real ­Estate oder Facility Management vor Herausforder­ungen. Wie viel Fläche wird tatsächlich benötigt und ist wirtschaftlich zu unterhalten? Der Anteil der dauerhaft benötigten Fläche lässt sich stärker reduzieren, wenn in der Nähe flexibler Büroraum kurzfristig an- und abmietbar ist. Für Gebäudedienstleister bedeutet dies jedoch, dass die zu bewirtschaftende Fläche abnehmen oder weniger stark wachsen wird als in der Vergangenheit. Damit wird sich auch die Nachfrage nach Unterhaltsreinigung abschwächen.

Coworking als Antwort?

Jede Veränderung bringt nicht nur negative Auswirkungen, sondern in ihr stecken auch Chancen. ­Diese Aussage ist inzwischen beinahe zu einer ­Binse verkommen, aber sie ist dennoch wahr. Bevor wir die Chancen für Facility-Service-Unternehmen und ­Gebäudereiniger diskutieren, stellt sich jedoch die Frage, wie die Kunden mit dieser Veränderung um­gehen könnten.

Spätestens bei diesem Gedankengang stellt sich die Frage nach Coworking als der naheliegenden Antwort. Das klassische Coworking richtet sich vor ­allem an Freiberufler, Selbstständige und Start-ups. ­ Etablierte Unternehmen benötigen für ihre Projektteams und Abteilungen weniger eine hippe Arbeitsatmosphäre mit trendigen Möbeln und offenen Räumen, als vielmehr funktional ausgerichtete Büroräume, die eine vertrauliche und sichere Zusammenarbeit zuverlässig ermöglichen. Für Kunden-Meetings ist es ­insbesondere von Relevanz, dass die flexibel buchbaren Räume mit Logo oder Farben auch optisch die Zugehörigkeit zum Unternehmen signalisieren. Das ist heutzutage über Monitore mit entsprechenden Einblendungen möglich – aber nicht in Open-Space-Konzepten, die im klassischen Coworking dominieren. Mindestens ebenso wichtig ist die räumliche Nähe zu den Unternehmensstandorten, die sich oft eben nicht in den teuren Innenstadtlagen befinden, sondern in Büro- und Gewerbegebieten.

Was bedeutet Workplace as a Service?

Wenn physische Arbeitsplätze nicht mehr dauerhaft von den Unternehmen gestellt werden, indem Büror­aum angemietet und Mobiliar erworben wird, sondern diese bei externen Anbietern nur für eine begrenzte Zeit inklusive der notwendigen Ausstattung angemietet werden, dann verändert sich der ­Charakter des Arbeitsplatzes. Er ist nicht mehr im ­„Besitz“ des Unternehmens, sondern wird als Dienstleistung in Anspruch genommen. Der vor­übergehende Nutzer muss sich somit nicht um Kauf von Ausstattung und Anschlussverwendung/Entsorgung kümmern, sondern bezahlt nur noch für die ­Inanspruchnahme ­einer Leistung. Aus der IT ist dieses Modell als „as a service“ bekannt. Übertragen auf Arbeitsplätze sprechen wir in diesem Zusammenhang folglich von Workplace as a Service – kurz WaaS.

Welche Anforderungen stellen Unternehmen an flexibel buchbaren Büroraum? Wichtig sind zunächst ein einfacher Buchungsprozess und ein kalkulierbarer Preis. Die Räumlichkeiten müssen darüber hinaus alle notwendigen Ausstattungsmerkmale und Services anbieten, sodass für den Nutzer möglichst wenige zu beachtende Aspekte hinzukommen. Ebenfalls von herausgehobener Bedeutung sind Sicherheit, Vertraulichkeit und Datenschutz.

Eigenbetrieb ermöglicht ergebnis­orientierte Leistungserbringung

Gebäudedienstleister bieten in diesem Kontext ­einen wesentlichen Vorteil gegenüber klassischen ­Coworking-Anbietern: Sie sind Profis in der Bewirtschaftung von Flächen. Für Coworking-Anbieter ­besteht das wirtschaftliche Risiko in der Anmietung der Flächen und der Beauftragung von Bewirtschaftungsdienstleistungen wie Reinigung, Catering, IT und vielem mehr. – Ein wirtschaftliches Risiko, dem im Wesentlichen nur durch die Preisgestaltung und eine hohe Auslastung zu begegnen ist.

Demgegenüber verfügen Facility-Service-Unternehmen über einen weiteren Hebel, der in der Debatte oft nicht mit berücksichtigt wird: Wenn sie gleichzeitig als Betreiber und Bewirtschafter einer Fläche auftreten, entfällt die vertragliche Vereinbarung von Bewirtschaftungsleistungen. Im Eigenbetrieb lassen sich die Flächen flexibel nach Nutzung und mit Ergebnisorientierung bewirtschaften. Momentan werden diese Flächen hingegen noch nahezu ausschließlich via Leistungsverzeichnis und damit starren Kosten für den Auftraggeber vereinbart.

Ergebnisorientierung heißt konkret: Die Arbeitsplätze müssen sauber sein. Wann und wie oft gereinigt wird, obliegt aber der Entscheidung des Bewirtschafters. In Zeiten geringer Auslastung sind bei ergebnis­orientierter Leistungserbringung die eigenen Mitarbeiter in anderen Objekten einsetzbar. Aufwände für ­Dokumentation und Controlling sinken gegenüber dem klassischen Auftraggeber-Auftragnehmer-­Verhältnis deutlich.

Nicht nur für Multidienstleister ­interessant

Das Modell der Bereitstellung und Vermietung flexibel buchbarer Büroarbeitsflächen bringt nicht nur für Multidienstleister, die alle relevanten Leistungen für die Bewirtschaftung von Büroflächen in Eigenleistung vorhalten, einen Mehrwert, sondern auch für ein Joint Venture oder eine Partnerschaft mehrerer Dienst­leister mit unterschiedlichem Leistungsportfolio. Zentrale Voraussetzung ist lediglich die Bereitschaft, Leistungen flexibel zu erbringen, abzurechnen und wettbewerbsfähige Verrechnungssätze zu kalkulieren.

Erfolgsentscheidend für ein Geschäftsmodell für ­eine VUCA-Welt (Volatility, Uncertainty, Complexity, ­Ambiguity) sind attraktive Preise für Kunden und das Vorhandensein geeigneter Flächen. Das könnten etwa Räume an den Standorten und in Niederlassungen der Gebäudedienstleister sein. IT-Systeme zur Raumbuchung und Abrechnung an den Kunden sind heute bereits etabliert und weit verbreitet. Da Bewirtschaftung und Abrechnung etablierte Prozesse sind, besteht lediglich hinsichtlich der Vermarktung und der Kundenansprache Nachholbedarf bei den Anbietern.

Es gibt bereits zahlreiche Beispiele und Indizien ­dafür, dass ein solches eine vielversprechende Zukunft hat. In zahlreichen Städten sind vergleichbare Konzepte bereits umgesetzt. Erst kürzlich hat etwa die ­Deutsche Bahn am Berliner Hauptbahnhof ein Coworking Space eröffnet, das sowohl Plätze für Einzelnutzer bereithält als auch klassische Büro­räume für mittelfristige Vermietung. Aber auch Facility-­Management-Dienstleister bieten Workplace as a ­Service an – zum Teil bereits seit mehreren Jahrzehnten. Zwei Beispiele sind etwa ISS und die Dussmann-Gruppe aus Berlin, die Dussmann Office bereits seit rund 30 Jahren betreibt.

Mehrkosten versus gesteigerte ­Flexibilität

Wie bereits erwähnt, folgt die Idee von Workplace as a Service dem aus der IT inzwischen fest etablierten Modell, ehemals als Produkte definierte und verkaufte Leistungen künftig als Service anzubieten. Der ­wesentliche Mehrwert für Unternehmen ist die deutlich gesteigerte Flexibilität. Hierfür werden inzwischen auf breiter Front monatliche Mehrkosten im Vergleich zu einer langen vertraglichen Bindung wie etwa bei der klassischen Anmietung von Büroflächen in Kauf genommen.

Festzuhalten bleibt: Das Jahr 2020 hat wie kaum ein anderes in der jüngeren Vergangenheit die Notwendigkeit deutlich gemacht, flexibel auf unvorher­gesehene Veränderungen reagieren zu müssen. Dienstleister treten damit immer stärker in die Rolle eines Flexibilisierungsinstruments ein. Insbesondere das zu übertragende wirtschaftliche Risiko kann ihnen künftig die Möglichkeit bieten, ihr Geschäftsmodell zu erweitern.

Vertiefende Informationen finden sich im Whitepaper „Workplace as a Service“, das Lünendonk & Hossenfelder mit Unterstützung von ISS erstellt hat. Dieses steht auf rationell-reinigen.de im Download-Bereich ­zur Verfügung.

Thomas Ball | guenter.herkommer@holzmann-medien.de

Tom Dreiner: "Das Future Office kommt mit großen Schritten"

Tom Dreiner

Tom Dreiner, Commercial Sales Director bei ISS Facilty Service: Was das Reinigungsgeschäft im Umfeld der büronahen Dienstleistungen betrifft, haben sich Umsatzverluste und Zuwächse im von Corona geprägten Jahr 2020 bei der ISS fast ausgeglichen – bei steigendem organisatorischen Aufwand. Zuwächse ergaben sich unter anderem durch eine höhere Reinigungsfrequenz und einen geänderten Fokus auf die zu reinigenden Flächen sowie Sonderreinigungen durch Schlussdesinfektion nach einer Kontamination. Entsprechend haben wir unter anderem ein neues Hygienekonzept entwickelt und unsere Mitarbeitenden in der Reinigung bei den Themen ­Hygiene und Dekontamination auf Covid-19 nachgeschult.

Nun kommt das Future Office mit großen Schritten: immer flexibler, digitaler und konsequent auf die Bedürfnisse der Nutzerinnen und Nutzer fokussiert. Gebäude und Räume werden bald einen eigenen IQ besitzen, der Arbeit und Prozessabläufe besser unterstützt. Wir begleiten unsere Kunden dabei, ihre Workplaces an diese neuen Anforderungen und Entwicklungen anzupassen. Was braucht es, dass die Mitarbeitenden produktiv an wechselnden Standorten arbeiten können? Die Lösungen sind aus unserer Sicht eine maßgeschneiderte Raumzonierung, einladende ergonomische Möblierung ­sowie eine medientechnische Ausstattung in Kombination mit Hygienekonzepten, die eine positiv erlebbare Workplace Experience ermöglichen.

Die Unternehmen selbst prüfen derzeit, wieviel Arbeitsraum an welchen Orten und in welcher Form nach Covid-19 noch nötig ist. Dabei wird der richtige Mix aus den vorhandenen Arbeitswelten und der Kombination aus Co-Working und ­Homeoffice bei jedem Kunden sehr individuell sein. Die ­Nutzung von Daten zur Gebäudeauslastung mit dem Ergebnis, wann und wo Reinigung benötigt wird, ist Teil dieses Trends. Gebäudereinigungsunternehmen bietet diese Entwicklung Chancen, sich am Markt neu zu positionieren. Das Arbeiten streng nach dem statischen Standardleistungsverzeichnis ist für diese Innovatoren jedoch ein Auslaufmodell.


Philipp Conrads: "Das Büro als ­Begegnungsstätte“

Philipp Conrads

Philipp Conrads, Vorsitzender der Geschäftsführung, Dussmann Service Deutschland: Homeoffice war auch vor der Krise ein breit diskutiertes ­Thema, nun aber ist das Arbeiten von Zuhause aus oft ­eine ­gesundheitliche Notwendigkeit geworden. In einigen ­Bereichen sind Präsenztermine jedoch nach wie vor wichtig und viele Mitarbeiter wünschen sich für wenigstens ein paar Tage in der Woche in ihre Büros zurück. Insofern wird die Wertschätzung für Büroräume als „Begegnungsstätte“ ­generell steigen.

Gerade diese Büros bedürfen einer intensiven Bewirtschaftung, denn die kontinuierliche und professionelle Reinigung sowie die Anschaffung von Ausstattung sind mit hohen ­Fixkosten verbunden. Für kleine Unternehmen, für die sich ­eigene Büros nicht lohnen, bieten wir mit dem Geschäftsbereich Dussmann Office planbare Alternativen – von Konferenz- und Besprechungsräumen bis hin zu komplett ausgestatteten Büros.
Im Bereich der büronahen Dienstleistungen fragen unsere Kunden vermehrt Cleaning on demand an: Büroräume ­werden nur noch dann gereinigt, wenn sie auch genutzt wurden. Zusätzliche Reinigungsleistungen wie Desinfektions- und Hygiene-Services sind ebenfalls stark nachgefragt und werden langfristig ein wichtiges Thema bleiben. Etwa mit ­speziellen Geräten zur Reinigung der Luft und für die Desinfektion von Oberflächen begleiten wir unsere Kunden auch durch diese schwierige Zeit. Viele Hersteller bieten Miet­modelle an, so dass der Kostenfaktor planbar bleibt, gerade auch für kleine und mittelständische Dienstleister.

Somit bin ich überzeugt, dass Unternehmen, die sich flexibel aufstellen und auf neue Arbeitsplatzanforderungen sowie unternehmerische Veränderungen reagieren, von den aktuellen Entwicklungen profitieren können. Als Next-Level-Servicepartner für ausgelagerte Geschäftsprozesse in der Immobilienbewirtschaftung bieten wir deshalb weitere, auf den Kundenbedarf zugeschnittene Dienstleistungskonzepte an, die von mobilen Kantinenkonzepten wie Food-Trucks bis hin zu Workplace as a Service reichen.

Erich B. Peterhoff: "Alter Wein in neuen ­Corona-Schläuchen"

Erich B. Peterhoff

Erich B. Peterhoff, Geschäftsführer gepe Gebäudedienste Peterhoff: Die Corona-Krise hat auch für uns organisatorische Herausforderungen mit sich gebracht. Zwar hatte der ­Homeoffice-Trend eine deutlich reduzierte Nutzung der Büroarbeitsplätze zur Folge – dies führte aber nicht gleichermaßen zu einer ­Reduzierung des Reinigungsbedarfs. Vielmehr wurden die Reinigungspläne angepasst und häufig um zusätzliche Desinfektionsarbeiten ergänzt. Für die höhere Flexibilität war die Anpassung bei der „unverhofft Brutto“-Regelung sehr hilfreich. Wir wären sonst an unsere Grenzen gestoßen, da ja auch bei uns Kollegen krankheitsbedingt zu ersetzen waren.

Über die langfristigen Auswirkungen dieser Entwicklung kann man geteilter Meinung sein. Meine Erfahrung gibt mir eher das Gefühl, dass viele Mitarbeiter sich ein dauerhaftes ­Arbeiten im Homeoffice nicht wünschen. Ich glaube daher, dass es nicht zu einer Auslagerung von flexiblen Büroeinheiten im großen Stil kommen wird. Dafür sind aus meiner Sicht aktuelle Mietverträge oder gar Eigentumsverhältnisse zu lange bindend.

Vor diesem Hintergrund erschließt sich mir nicht die logische Brücke, dass Gebäudedienstleister im eigenen Filialnetz durch flexible Untervermietung Potenziale heben könnten – erst recht nicht kleine und mittlere Betriebe.

Maximale Flexibilität ist gut für den Kunden – sicher. Die ­Erbringung von Dienstleistungen mit maximaler Flexibilität ist aber an arbeitsrechtliche und tarifliche Rahmenbedingungen gebunden – zum Glück. Was ich mir in dem Zusammenhang nicht vorstellen möchte ist, dass in einem solchen Modell zukünftig in großem Stil Leiharbeit oder die (Weiter-)Vergabe an Subunternehmen zur Problemlösung herangezogen werden. Schließlich machen nicht alle Facility Manager die Reinigung in Eigenregie.

Ehrlich gesagt sehe ich hier nicht viel Neues, eher „alten Wein in neuen Corona-Schläuchen“.

Weitere Downloads zu diesem Artikel
  • Whitepaper - Workplace as a Service (PDF, 1816 kB)

    Das von Lünendonk & Hossenfelder in Kooperation mit ISS erarbeitete Whitepaper liefert Zahlen, Daten und Fakten zur veränderten Nutzung von Arbeitsplätzen insbesondere in Zeiten von Corona und diskutiert mehr

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